Réaliser des virements, prélèvements et avances SEPA

Vous devez paramétrer les informations suivantes :

Vous devez créer un ou plusieurs journaux de trésorerie par lesquels se feront les prélèvements ou virements.

1 Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Comptabilité générale > Journaux de trésorerie.
2 Depuis l'onglet Journal de trésorerie, mettez à jour les coordonnées bancaires.
3 Depuis l'onglet Virement / Prélèvements, renseignez les informations des prélèvements / virements liés au journal de trésorerie :
  • Renseignez le numéro de donneur d'ordre de prélèvement ou virement (donné par la banque).
  • Renseignez obligatoirement le prochain numéro de bordereau.
  • Indiquez les répertoires dans lesquels seront générés les fichiers de transfert, sans inclure le nom du fichier dans le chemin d'accès.

Vous devez paramétrer la Référence Unique de Mandat (RUM).

1 Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Société > Numérotation automatique des pièces.
2 Dans le champ Type, saisissez RUM (obligatoire).
3 Dans le champ Préfixe, saisissez un numéro composé de 35 caractères maximum sans espace ni caractère latin.

Note

Seuls les mandats actifs peuvent être utilisés dans les prélèvements.

1 Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Société > Société.
2 Dans le champ ICS, indiquez l'Identifiant Créancier SEPA.

Tous les clients susceptibles de régler par prélèvement doivent avoir leurs conditions de règlement de type Prélèvement et leurs coordonnées bancaires à jour.

1 Ouvrez la fiche de votre client et cliquez sur l'onglet Finances.
2 Sous la section Conditions de règlement, sélectionnez Prélèvement dans la liste déroulante.
3 Mettez bien à jour les coordonnées bancaires de votre client.

Tous les fournisseurs susceptibles d’être payés par virement doivent avoir leur mode de règlement de type Virement à jour.

1 Ouvrez la fiche de votre fournisseur et cliquez sur l'onglet Finances.
2 Sous la section Conditions de règlement, sélectionnez Virement dans la liste déroulante.
3 Mettez bien à jour les coordonnées bancaires de votre fournisseur.

Si vous avez un nombre important de prélèvements à réaliser, il est fortement conseillé de paramétrer le batch adéquat. Il permettra de réaliser la génération des règlements en tâche de fond sans impacter la génération du prélèvement.

Pour cela :

1 Activez le pilote BATCH_PRELEV sur la société qui réalisera les prélèvements puis redémarrez Akuiteo.
2 Créez un utilisateur dédié au batch de prélèvement. Ex : USRBATCHPRELVT. Il permettra de bloquer la modification d'une facture en cours de prélèvement.
3 Allez dans Outils > Paramétrage > Batchs > Batch création et modification > > créez votre batch > Sélectionnez GenererPrelevements et insérez le code de l'utilisateur dédié au batch dans le paramètre BATCH_USER.

Il y a 2 façons de créer un mandat :

Créer un nouveau mandat directement

1 Depuis le menu Trésorerie > Mandats > .
2 Renseignez les informations suivantes :
  • Client
  • Site client : si le mandat doit être rattaché au RIB du site client
  • Type de paiement : Récurrent ou Ponctuel
  • État : Brouillon (par défaut)/Actif/Désactivé/Révoqué/Expiré
  • SDD Core : cochez si le débiteur est un particulier
  • Dates du mandat, d’envoi, de signature et d’échéance
  • RUM : numéro généré automatiquement par Akuiteo après enregistrement. Vous pouvez aussi le saisir directement si le DMF 081408 est actif.
  • Dates d’activation, de désactivation, d’expiration
  • Date de First : premier prélèvement SEPA émis et traité pour ce mandat, même si il y a déjà eu des prélèvements nationaux émis et acceptés pour ce mandat

Si le type est Récurrent :

  • Encaissement d’ouverture: lien vers l’encaissement ayant généré le FIRST.
  • Encaissement de fermeture: lien vers l’encaissement ayant généré le LAST.

Si le type est Ponctuel :

  • Encaissement : lien vers l’encaissement (ONE OFF) du mandat.

Il n’est pas possible de créer un nouveau mandat si un mandat brouillon ou actif existe déjà sur le client (ou le site, en fonction du contexte).

Créer un mandat depuis la fiche ou le site client

Depuis la fiche client, un onglet Mandats vous donnera la possibilité de voir et créer les mandats existants sur ce client.

Important

Par défaut, l'onglet Mandats ne s'affiche pas sur la fiche client. Pour afficher cet onglet, désactivez la préférence Ne pas afficher l'onglet Mandats dans Edition > Préférences > Générales > Ventes > Clients.

Depuis le site client, un onglet Mandats vous donnera la possibilité de voir et créer les mandats existants sur ce client.

Note

Pour pouvoir modifier un mandat, vous devez activer DMF 081403 TRESORERIE MANDATS MODIFIER.

Pour pouvoir supprimer un mandat, vous devez activer DMF 081404 TRESORERIE MANDATS SUPPRIMER (fonction active sur les mandats brouillon uniquement).

Activer un mandat

Note

Si le site de facturation de la facture (ou à défaut, le client) ne possède pas de mandat actif, Akuiteo vous le signalera.

Une fois le mandat créé, vous devez l'activer pour pouvoir prélever. Cette fonction n’est active que sur les mandats brouillons.

1 Activez le DMF 081405 TRESORERIE MANDATS ACTIVER.
2 Utilisez l'une des fonctions suivantes pour activer le mandat :
  • Depuis un mandat, allez dans Edition > Activer le mandat.
  • Depuis le résultat de recherche des mandats > clic droit sur une sélection de mandats > Activer les mandats sélectionnés.

Le champ Date d’activation est automatiquement mis à jour à la date courante.

Modifier la séquence

Pour les mandats ponctuels, seule la valeur ONE-OFF est disponible pour la séquence.

Pour les mandats récurrents, les valeurs FIRST / RECURRENT / LAST sont disponibles :

  • FIRST est appliquée par défaut si le mandat est actif et qu'il n'y a jamais eu de prélèvements.
  • RECURRENT est appliquée si le mandat est actif et que la séquence FIRST a déjà été utilisée.
  • LAST peut être appliquée manuellement s'il s'agit du dernier prélèvement pour le mandat récurrent.

Désactiver un mandat

Cette action permet de désactiver un mandat sans attendre le dernier prélèvement par exemple. Cette fonction n’est active que sur les mandats brouillons.

1 Activez le DMF 081406 TRESORERIE MANDATS FORCER DESACTIVATION.
2 Utilisez l'une des fonctions suivantes pour désactiver le mandat :
  • Depuis un mandat > allez dans Edition > Forcer la désactivation du mandat.
  • Depuis le résultat de recherche des mandats > clic droit sur une sélection de mandats > Forcer la désactivation des mandats sélectionnés.

La date de désactivation est automatiquement mise à jour à la date courante.

Faire expirer le mandat

1 Activez le DMF 081407 TRESORERIE MANDATS FAIRE EXPIRER.
2 Depuis le mandat, allez dans Edition > Faire expirer le mandat.

Dans cet écran, vous pouvez rechercher les prélèvements à générer :

1 Allez dans Trésorerie > Editions et traitements en lot > Prélèvements.

L'écran de recherche Prélèvements s'ouvre et une recherche est lancée automatiquement. L'écran des résultats affiche donc la liste de tous les prélèvements à générer, tous journaux de trésorerie confondus.

2 Renseignez les critères de recherche souhaités :
  • Journal de trésorerie : Liste d'aide avec tous les journaux de trésorerie actifs, pour filtrer en fonction du journal lié au prélèvement.
  • Collaborateur créateur : Liste d'aide avec tous les collaborateurs actifs, pour filtrer en fonction du collaborateur à l'origine du prélèvement.
  • Statut : Permet de filtrer en fonction du statut des prélèvements (validés ou en cours).
3 Lancez la recherche.

Les résultats de recherche affichent une ligne par prélèvement correspondant aux critères renseignés.

Astuce

La colonne En-cours affiche, pour chaque ligne, la somme des prélèvements sur le même journal de trésorerie et à la même date d'opération, pour vous permettre de contrôler que le plafond journalier de prélèvements n'est pas atteint.

Pour créer un nouveau prélèvement qui contiendra les différentes échéances à prélever :

1 Cliquez sur dans la barre d'action des résultats de recherche des prélèvements, ou sur dans la barre d'action de l'écran de recherche Prélèvements.
2 Renseignez les champs suivants :
Champ Description
Libellé Renseignez le libellé du prélèvement.
Journal de trésorerie

Sélectionnez le journal de trésorerie lié au prélèvement depuis la liste d'aide.

Le journal de trésorerie sélectionné doit être correctement paramétré pour les virements et prélèvements.
Date d'opération Renseignez la date d'opération du prélèvement.
3 Cliquez sur Valider.

Le prélèvement vide est créé et est affiché automatiquement à l'écran.

Depuis l'écran des résultats de recherche, sélectionnez les prélèvements que vous souhaitez saisir puis cliquez sur dans la barre d'action pour ouvrir l'écran de saisie des prélèvements. Vous pouvez sélectionner et afficher jusqu'à 5 prélèvements différents, appartenant à des journaux de trésorerie et des créateurs différents.

Dans l'écran de saisie, chaque prélèvement est affiché séparément dans son propre tableau, dont les lignes représentent les échéances concernées par le prélèvement. Si le tableau est vide, vous devez alors rajouter les factures souhaitées.

Pour effectuer un prélèvement, vous devez :

  1. ajouter les échéances souhaitées dans le prélèvement,
  2. valider le prélèvement,
  3. générer le fichier SEPA,
  4. générer les prélèvements afin de solder les factures en attente de prélèvement, de créer les règlements client imputés sur les factures concernées et de générer l'écriture de règlement dans le journal de trésorerie.

Gérer les prélèvements

Les fonctions disponibles pour gérer les prélèvements sont accessibles en haut à droite de chaque tableau :

Fonction Description
DMF

081132 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE MODIFIER PRELEVEMENT

Note

Un prélèvement validé ne peut pas être modifié.

Permet de modifier le libellé, le journal de trésorerie ou la date d'opération du prélèvement.

Si vous modifiez l'entête d'un prélèvement, l'écran de saisie est mis à jour pour afficher uniquement le prélèvement modifié.

Permet d'ajouter des échéances au prélèvement.

Référence

Pour plus d'informations, voir Ajouter des échéances à un prélèvement.
ou
DMF

081113 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE VALIDER PRELEVEMENT

081115 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE DEVALIDER PRELEVEMENT

Permet de valider ou de dévalider le prélèvement.
DMF

081121 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE GÉNÉRER LE FICHIER DE PRELEVEMENT SEPA

081122 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE REGÉNÉRER LE FICHIER DE PRELEVEMENT SEPA

Note

Le fichier peut seulement être généré si le prélèvement est validé.

Permet de générer le fichier de prélèvement SEPA, qui comprend les échéances ajoutées dans le tableau correspondant. Vous devez sélectionner l'emplacement pour enregistrer le fichier généré. Par défaut, l'emplacement suggéré est celui renseigné dans le paramétrage du journal de trésorerie concerné (voir Le journal de trésorerie et les prélèvements / virements).

Lorsque la règle de gestion TRS_FICPRLV_NOM est activée et selon son paramétrage, il est possible que la fenêtre d'enregistrement ne s'ouvre pas et que le fichier soit directement enregistré sur le poste.

Il est possible de regénérer ce fichier SEPA si besoin.

Note

Le fichier SEPA doit être généré avant de pouvoir générer les prélèvements.

Permet de générer les prélèvements pour les clients concernés.

Lorsque les prélèvements sont générés :

  • les factures concernées ne sont plus en attente de prélèvement et sont soldées,
  • un ou plusieurs règlements client sont créés et imputés sur les factures correspondantes,
  • une écriture de règlement est générée dans le journal de trésorerie et cette écriture est lettrée avec l'écriture de la facture.

Pour le mandat de prélèvement :

  • Pour les lignes avec une séquence FIRST, le champ Encaissement d'ouverture est mis à jour sur le mandat avec le numéro d’encaissement généré.
  • Pour les lignes avec une séquence LAST, le champ Encaissement de fermeture est mis à jour sur le mandat avec le numéro d’encaissement généré.
  • Pour les lignes avec une séquence ONE OFF :
    • le champ Encaissement est mis à jour sur le mandat avec le numéro d’encaissement généré,
    • le mandat est désactivé,
    • une date d'expiration est ajoutée sur le mandat.
DMF

081117 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE SUPPRIMER PRELEVEMENT

Note

Un prélèvement validé ne peut pas être supprimé.

Permet de supprimer le prélèvement et de le retirer automatiquement de l'écran de saisie.

Ajouter des échéances à un prélèvement

Note

L'ajout de lignes à un prélèvement est uniquement disponible pour les prélèvements non validés.

1 Depuis l'écran de saisie des prélèvements, cliquez sur en haut à droite du tableau pour le prélèvement concerné.

L'écran de recherche des factures pour les prélèvements SEPA s'ouvre. Cet écran permet de rechercher :

  • les factures client comptabilisées non soldées avec un mode de règlement par prélèvement,
  • les encaissements non imputés.
2 Renseignez les critères de recherche souhaités puis lancez la recherche.

La liste des résultats affiche les lignes correspondant aux critères de recherche.

Note

Dans la colonne Statut :

  • L'icône est affichée pour les échéances qui ne sont pas déjà dans un prélèvement.
  • L'icône est affichée et la ligne est en rouge si le BIC et l'IBAN ne sont pas correctement renseignés dans la fiche du client lié à la facture. Dans ce cas, la ligne peut tout de même être ajoutée au prélèvement.
  • L'icône est affichée et la ligne est en gras si cette ligne a déjà été ajoutée à un prélèvement. Dans ce cas, la ligne ne peut pas être sélectionnée.
3 Cochez la ou les échéances à ajouter puis :
  • cliquez sur dans la barre d'action.
  • faites un clic droit dans le tableau et cliquez sur Ajouter les échéances sélectionnées au prélèvement.

Les lignes cochées sont ajoutées au prélèvement concerné.

Gérer les échéances dans un prélèvement

Note

Si le prélèvement est validé, les fonctions suivantes ne sont plus disponibles.

Depuis un clic droit sur une ou plusieurs lignes dans le même prélèvement :

Fonction Description
Supprimer les lignes sélectionnées Permet de supprimer la ou les lignes sélectionnées du prélèvement.
Associer une adresse de règlement

Permet de modifier l'adresse du site à utiliser comme adresse de règlement pour la ligne sélectionnée :

  • S'il y a plusieurs adresses, cochez la ligne souhaitée.
  • S'il n'y a qu'une seule ligne, c'est cette adresse qui est sélectionnée sans autre choix possible.

Les adresses disponibles correspondent aux adresses des sites liés au client de la facture et pour lesquels la case Adresse de Reglement est cochée dans la section Utilisation du site.

Cette fonction est également accessible en double-cliquant sur la ligne souhaitée.
Transférer
DMF

081120 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE TRANSFERER LIGNE PRELEVEMENT

Permet de transférer une ou plusieurs lignes vers un autre prélèvement de l'écran de saisie.

Dans la fenêtre, sélectionnez le Prélèvement cible depuis la liste déroulante. Cette liste déroulante affiche tous les prélèvements en cours (non validés) qui sont affichés en plus du prélèvement source dans l'écran de saisie.

Dans cet écran, vous pouvez rechercher les virements à générer :

1 Allez dans Trésorerie > Editions et traitements en lot > Virements.

L'écran de recherche Virements SEPA s'ouvre et une recherche est lancée automatiquement. L'écran des résultats affiche donc la liste de tous les virements à générer, tous journaux de trésorerie confondus.

2 Renseignez les critères de recherche souhaités :
  • Journal de trésorerie : Liste d'aide avec tous les journaux de trésorerie actifs, pour filtrer en fonction du journal lié au virement.
  • Collaborateur créateur : Liste d'aide avec tous les collaborateurs actifs, pour filtrer en fonction du collaborateur à l'origine du virement.
  • Statut : Permet de filtrer en fonction du statut des virements (validés ou en cours).
3 Lancez la recherche.

Les résultats de recherche affichent une ligne par virement correspondant aux critères renseignés.

Astuce

La colonne En-cours affiche, pour chaque ligne, la somme des virements sur le même journal de trésorerie et à la même date d'opération, pour vous permettre de contrôler que le plafond journalier de virements n'est pas atteint.

Pour créer un nouveau virement qui contiendra les différentes échéances à régler :

1 Cliquez sur dans la barre d'action des résultats de recherche des virements, ou sur dans la barre d'action de l'écran de recherche Virements SEPA.
2 Renseignez les champs suivants :
Champ Description
Libellé Renseignez le libellé du virement.
Journal de trésorerie

Sélectionnez le journal de trésorerie lié au virement depuis la liste d'aide.

Le journal de trésorerie sélectionné doit être correctement paramétré pour les virements et prélèvements.
Date d'opération Renseignez la date d'opération du virement.
3 Cliquez sur Valider.

Le virement vide est créé et est affiché automatiquement à l'écran.

Depuis l'écran des résultats de recherche, sélectionnez les virements que vous souhaitez saisir puis cliquez sur dans la barre d'action pour ouvrir l'écran de saisie des virements. Vous pouvez sélectionner et afficher jusqu'à 5 virements différents, appartenant à des journaux de trésorerie et des créateurs différents.

Dans l'écran de saisie, chaque virement est affiché séparément dans son propre tableau, dont les lignes représentent les échéances concernées par le virement. Si le tableau est vide, vous devez alors rajouter les factures souhaitées.

Pour effectuer un virement, vous devez :

  1. ajouter les échéances souhaitées dans le virement,
  2. valider le virement,
  3. générer le fichier SEPA,
  4. générer les règlements afin de créer les règlements fournisseur, de solder les factures concernées et de générer l'écriture de règlement dans le journal de trésorerie.

Gérer les virements

Les fonctions disponibles pour gérer les virements sont accessibles en haut à droite de chaque tableau :

Fonction Description
DMF

081131 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE MODIFIER VIREMENT

Note

Un virement validé ne peut pas être modifié.

Permet de modifier le libellé, le journal de trésorerie ou la date d'opération du virement.

Si vous modifiez l'entête d'un virement, l'écran de saisie est mis à jour pour afficher uniquement le virement modifié.

Permet d'ajouter des échéances au virement.

Référence

Pour plus d'informations, voir Ajouter des échéances à un virement.
ou
DMF

081109 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE VALIDER VIREMENT

081110 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE DÉVALIDER VIREMENT

Permet de valider ou de dévalider le virement.
DMF

081107 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE GÉNÉRER LE FICHIER DE VIREMENT SEPA

081111 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE REGÉNÉRER LE FICHIER DE VIREMENT SEPA

Note

Le fichier peut seulement être généré si le virement est validé.

Permet de générer le fichier de virement SEPA, qui comprend les échéances ajoutées dans le tableau correspondant. Vous devez sélectionner l'emplacement pour enregistrer le fichier généré. Par défaut, l'emplacement suggéré est celui renseigné dans le paramétrage du journal de trésorerie concerné (voir Le journal de trésorerie et les prélèvements / virements).

Il est possible de regénérer ce fichier SEPA si besoin.

Permet d'éditer le virement concerné au modèle d'édition souhaité.

L'édition n'est plus disponible une fois les règlements générés.

Permet d'envoyer le virement concerné par mail aux fournisseurs des factures liées.

L'envoi par mail est disponible seulement si :

  • le virement est validé,
  • le fichier SEPA est généré,
  • un contact coché Dest. Règlement est paramétré sur la fiche fournisseur.

Note

Le fichier SEPA doit être généré avant de pouvoir générer les règlements.

Permet de générer les règlements pour les fournisseurs concernés.

Lorsque les règlements sont générés :

  • les factures concernées ne sont plus en attente de virement et sont soldées,
  • un ou plusieurs règlements fournisseur sont créés et imputés sur les factures correspondantes,
  • une écriture de règlement est générée dans le journal de trésorerie et cette écriture est lettrée avec l'écriture de la facture.
DMF

081108 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE SUPPRIMER VIREMENT

Note

Un virement validé ne peut pas être supprimé.

Permet de supprimer le virement et de le retirer automatiquement de l'écran de saisie.

Ajouter des échéances à un virement

Note

L'ajout de lignes à un virement est uniquement disponible pour les virements non validés.

Pour être ajoutées à un virement :

  • Les factures avec un BAP doivent avoir un pourcentage de BAP supérieur à 0 %.
  • Les factures doivent être validées.
1 Depuis l'écran de saisie des virements, cliquez sur en haut à droite du tableau pour le virement concerné.

L'écran de recherche des factures pour les virements SEPA s'ouvre. Cet écran permet de rechercher :

  • les factures fournisseur comptabilisées non soldées avec un mode de règlement par virement,
  • les décaissements non imputés.
2 Renseignez les critères de recherche souhaités puis lancez la recherche.

La liste des résultats affiche les lignes correspondant aux critères de recherche.

Note

Dans la colonne Statut :

  • L'icône est affichée pour les échéances qui ne sont pas déjà dans un virement.
  • L'icône est affichée et la ligne est en rouge si le BIC et l'IBAN ne sont pas correctement renseignés dans la fiche du fournisseur lié à la facture. Dans ce cas, la ligne peut tout de même être ajoutée au virement.
  • L'icône est affichée et la ligne est en gras si cette ligne a déjà été ajoutée à un virement. Dans ce cas, la ligne ne peut pas être sélectionnée.
3 Cochez la ou les échéances à ajouter puis :
  • cliquez sur dans la barre d'action.
  • faites un clic droit dans le tableau et cliquez sur Ajouter les échéances sélectionnées au virement.

Les lignes cochées sont ajoutées au virement concerné.

Gérer les échéances dans un virement

Note

Si le virement est validé, les fonctions suivantes ne sont plus disponibles.

Depuis un clic droit sur une ou plusieurs lignes dans le même virement :

Fonction Description
Supprimer les lignes sélectionnées Permet de supprimer la ou les lignes sélectionnées du virement.
Associer une adresse de règlement

Permet de modifier l'adresse du site à utiliser comme adresse de règlement pour la ligne sélectionnée :

  • S'il y a plusieurs adresses, cochez la ligne souhaitée.
  • S'il n'y a qu'une seule ligne, c'est cette adresse qui est sélectionnée sans autre choix possible.

Les adresses disponibles correspondent aux adresses des sites liés au fournisseur de la facture et pour lesquels la case Adresse de Reglement est cochée dans la section Utilisation du site.

Cette fonction est également accessible en double-cliquant sur la ligne souhaitée.
Modifier les lignes sélectionnées

Permet de modifier le motif économique lié à l'échéance ou aux échéances sélectionnées.

Les motifs sont paramétrés depuis le menu Paramétrage Général > Vente > Motifs économiques des virements (Banque de France).
Transférer
DMF

081112 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE TRANSFERER LIGNE VIREMENT

Permet de transférer une ou plusieurs lignes vers un autre virement de l'écran de saisie.

Dans la fenêtre, sélectionnez le Virement cible depuis la liste déroulante. Cette liste déroulante affiche tous les virements en cours (non validés) qui sont affichés en plus du virement source dans l'écran de saisie.

Dans cet écran, vous pouvez rechercher les avances à générer :

1 Allez dans Trésorerie > Editions et traitements en lot > Avances.

L'écran de recherche Avances SEPA s'ouvre et une recherche est lancée automatiquement. L'écran des résultats affiche donc la liste de toutes les avances à générer, tous journaux de trésorerie confondus.

2 Renseignez les critères de recherche souhaités :
  • Journal de trésorerie : Liste d'aide avec tous les journaux de trésorerie actifs, pour filtrer en fonction du journal lié à l'avance.
  • Collaborateur créateur : Liste d'aide avec tous les collaborateurs actifs, pour filtrer en fonction du collaborateur à l'origine de l'avance.
  • Statut : Permet de filtrer en fonction du statut des avances (validées ou en cours).
3 Lancez la recherche.

Les résultats de recherche affichent une ligne par avance correspondant aux critères renseignés.

Astuce

La colonne En-cours affiche, pour chaque ligne, la somme des avances sur le même journal de trésorerie et à la même date d'opération, pour vous permettre de contrôler que le plafond journalier d'avances n'est pas atteint.

Pour créer une nouvelle avance qui contiendra les différents fournisseurs :

1 Cliquez sur dans la barre d'action des résultats de recherche des avances, ou sur dans la barre d'action de l'écran de recherche Avances SEPA.
2 Renseignez les champs suivants :
Champ Description
Libellé Renseignez le libellé de l'avance.
Journal de trésorerie

Sélectionnez le journal de trésorerie lié à l'avance depuis la liste d'aide.

Le journal de trésorerie sélectionné doit être correctement paramétré pour les virements et prélèvements.
Date d'opération Renseignez la date d'opération de l'avance.
3 Cliquez sur Valider.

L'avance vide est créée et est affichée automatiquement à l'écran.

Depuis l'écran des résultats de recherche, sélectionnez les avances que vous souhaitez saisir puis cliquez sur dans la barre d'action pour ouvrir l'écran de saisie des avances. Vous pouvez sélectionner et afficher jusqu'à 5 avances différentes, appartenant à des journaux de trésorerie et des créateurs différents.

Dans l'écran de saisie, chaque avance est affichée séparément dans son propre tableau, dont les lignes représentent les fournisseurs concernés par l'avance. Si le tableau est vide, vous devez alors rajouter les fournisseurs souhaités.

Pour effectuer une avance, vous devez :

  1. ajouter les fournisseurs souhaités dans l'avance,
  2. valider l'avance,
  3. générer le fichier SEPA,
  4. générer les règlements afin de créer les règlements fournisseur et de générer l'écriture de règlement dans le journal de trésorerie.

Gérer les avances

Les fonctions disponibles pour gérer les avances sont accessibles en haut à droite de chaque tableau :

Fonction Description
DMF

081133 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE MODIFIER AVANCE

Note

Une avance validée ne peut pas être modifiée.

Permet de modifier le libellé, le journal de trésorerie ou la date d'opération de l'avance.

Si vous modifiez l'entête d'une avance, l'écran de saisie est mis à jour pour afficher uniquement l'avance modifiée.

Permet d'ajouter des fournisseurs à l'avance.

Référence

Pour plus d'informations, voir Ajouter des fournisseurs à une avance.
ou
DMF

081114 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE VALIDER AVANCE

081116 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE DÉVALIDER AVANCE

Permet de valider ou de dévalider l'avance.
DMF

081128 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE GÉNÉRER LE FICHIER D'AVANCE SEPA

081129 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE REGÉNÉRER LE FICHIER D'AVANCE SEPA

Note

Le fichier peut seulement être généré si l'avance est validée.

Permet de générer le fichier d'avance SEPA, qui comprend les fournisseurs ajoutés dans le tableau correspondant. Vous devez sélectionner l'emplacement pour enregistrer le fichier généré.

Il est possible de regénérer ce fichier SEPA si besoin.

Permet d'éditer l'avance concernée au modèle d'édition souhaité.

L'édition n'est plus disponible une fois les règlements générés.

Note

Le fichier SEPA doit être généré avant de pouvoir générer les règlements.

Permet de générer les règlements pour les fournisseurs concernés.

Lorsque les règlements sont générés :

  • un ou plusieurs règlements fournisseur sont créés,
  • une écriture de règlement est générée dans le journal de trésorerie.
DMF

081118 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE SUPPRIMER AVANCE

Note

Une avance validée ne peut pas être supprimée.

Permet de supprimer l'avance et de la retirer automatiquement de l'écran de saisie.

Ajouter des fournisseurs à une avance

Note

L'ajout de lignes à une avance est uniquement disponible pour les avances non validées.

1 Depuis l'écran de saisie des avances, cliquez sur en haut à droite du tableau pour l'avance concernée.

L'écran de recherche des fournisseurs pour les avances SEPA s'ouvre. Cet écran permet de rechercher les fournisseurs et collaborateurs.

2 Renseignez les critères de recherche souhaités puis lancez la recherche.

La liste des résultats affiche les lignes correspondant aux critères de recherche.

Note

Dans la colonne Statut :

  • L'icône est affichée pour les fournisseurs qui ne sont pas déjà dans une avance.
  • L'icône est affichée et la ligne est en rouge si le BIC et l'IBAN ne sont pas correctement renseignés dans la fiche du fournisseur. Dans ce cas, la ligne peut tout de même être ajoutée à l'avance.
  • L'icône est affichée et la ligne est en gras si cette ligne a déjà été ajoutée à une avance. Dans ce cas, la ligne peut tout de même être ajoutée à d'autres avances.
3 Cochez le ou les fournisseurs à ajouter puis :
  • cliquez sur dans la barre d'action.
  • faites un clic droit dans le tableau et cliquez sur Ajouter les fournisseurs sélectionnés.

Les lignes cochées sont ajoutées à l'avance concernée.

Gérer les fournisseurs dans une avance

Note

Si l'avance est validée, les fonctions suivantes ne sont plus disponibles.

Depuis un clic droit sur une ou plusieurs lignes dans la même avance :

Fonction Description
Supprimer les lignes sélectionnées Permet de supprimer la ou les lignes sélectionnées de l'avance.
Associer une adresse de règlement

Permet de modifier l'adresse du site à utiliser comme adresse de règlement pour la ligne sélectionnée :

  • S'il y a plusieurs adresses, cochez la ligne souhaitée.
  • S'il n'y a qu'une seule ligne, c'est cette adresse qui est sélectionnée sans autre choix possible.

Les adresses disponibles correspondent aux adresses des sites liés au fournisseur et pour lesquels les cases Adresse de Reglement et Par défaut sont cochées dans la section Utilisation du site.

Cette fonction est également accessible en double-cliquant sur la ligne souhaitée.
Modifier les lignes sélectionnées

Permet de saisir le montant de l'avance pour le ou les fournisseurs sélectionnés. Ce montant est ensuite affiché dans la colonne Montant avance de l'écran de saisie.
Transférer
DMF

081119 TRESORERIE REGLEMENT AUTOMATIQUE TRANSFERER LIGNE AVANCE

Permet de transférer une ou plusieurs lignes vers une autre avance de l'écran de saisie.

Dans la fenêtre, sélectionnez l'Avance cible depuis la liste déroulante. Cette liste déroulante affiche toutes les avances en cours (non validées) qui sont affichées en plus de l'avance source dans l'écran de saisie.
Puis-je modifier mes coordonnées bancaires si un mandat existe ?

Afin de simplifier les prélèvements SEPA dans Akuiteo, il n'est pas possible de modifier les coordonnées bancaires d’un client ou d’un site lorsqu’il existe un mandat actif.

La solution est donc de créer un nouveau mandat à chaque modification de coordonnées bancaires du débiteur.

Lorsque je génère les prélèvements, le client sort en FIRST alors que j'ai déjà opéré des prélèvements SEPA sur ce client. Il devrait pourtant être en RECURRENT ?

L'encaissement du premier prélèvement FIRST a été supprimé manuellement. Ceci a mis la date du FIRST à vide.

En forçant manuellement la date du FIRST sur le mandat, le prochain prélèvement sera bien RECURRENT.

Que signifie le message "la séquence doit être la même pour tous les prélèvements" ?

Les banques refusent la mixité dans un même prélèvement. C’est pourquoi il faut d’abord générer un fichier pour les FIRST et ensuite pour le RECURRENT.