Natures de dépense

Les natures de dépense permettent de qualifier et de catégoriser les dépenses saisies dans une note de frais. Une dépense peut, par exemple, être de nature Repas au restaurant, Billets de train ou encore Péage.

Chaque nature de dépense peut être paramétrée différemment de sorte que le formulaire de saisie d'une dépense sera différent en fonction de la nature sélectionnée.

Exemple

Pour la nature de dépense Repas au restaurant, il est possible de rendre la saisie des invités obligatoire et d'appliquer une triple TVA. Pour la nature de dépense Billets de train, ces deux paramètres ne seront pas nécessaires.

Le paramétrage pour les natures de dépense est accessible depuis Paramétrage Général > Notes de frais > Nature de Dépense. Une fenêtre de résultats de recherche affiche la liste de toutes les natures de dépense paramétrées pour la société de l'utilisateur connecté. Pour modifier les natures de dépense en lot, faites un clic droit sur une sélection de natures et sélectionnez Modifier en lot les natures sélectionnées.

Cliquez sur dans la barre d'action pour créer une nouvelle nature ou double-cliquez sur une nature pour ouvrir sa fiche.

Paramétrer la nature

Dans la section Nature, paramétrez les champs suivants :

Champ	Description
Code	Renseignez le code unique de la nature de la dépense.
Date de fin	Si besoin, renseignez une date de fin pour la nature de dépense. Lorsque la date est atteinte, la nature ne peut plus être utilisée pour créer de nouvelles dépenses.
Libellé	Renseignez le libellé de la nature de la dépense.
Icône	Associez une icône à la nature de dépense. Cette icône sera visible sur l'Application Desktop et sur le Portail Collaborateur. Pour ajouter une icône : Cliquez sur l'option pour ouvrir le catalogue d'icônes. Double-cliquez sur l'icône souhaitée. Cliquez sur pour retirer l'icône sélectionnée.
Type	Sélectionnez le type de dépense associé à la nature : Cochez Normal si la dépense ne possède aucune particularité. Cochez Indemnités kilométriques pour que le montant de la dépense soit quantifié en nombre de kilomètres et en fonction du véhicule du collaborateur. Cochez Péage pour utiliser les péages paramétrés afin de déterminer le prix unitaire. Cochez Restaurant / Triple TVA pour activer le deuxième et le troisième taux de TVA lors de la saisie d'une dépense pour un repas.
Quote-part ticket restaurant	Ce champ est visible uniquement si le type Restaurant / Triple TVA est coché. Renseignez le montant à déduire si vous devez prendre en compte les tickets restaurant.
Par défaut, refacturer au client	Sélectionnez le comportement lors de la refacturation au client : Cochez le montant remboursé pour que l'option Refacturable soit cochée par défaut sur la dépense. Seul le montant remboursé au collaborateur est refacturé. Si une partie du montant de la dépense n'est pas remboursable, cette partie n'est pas refacturée au client. Cochez le montant saisi pour que l'option Refacturable soit cochée par défaut sur la dépense. La totalité du montant saisi par le collaborateur est refacturée, y compris les montants non remboursables. Cochez ne rien refacturer pour que l'option Refacturable soit décochée par défaut sur la dépense. Aucun montant n'est ainsi refacturé au client.
Ne pas relancer (TBI)	Lorsque l'option est cochée, un contrôle est effectué dans le tableau de bord personnel interactif (Favoris > Tableau de bord personnel interactif ou Portail Collaborateur > Tableau de bord) sur les notes de frais terminées mais non validées sur cette nature de dépense et qui appartiennent à l'utilisateur connecté. Lorsque l'option n'est pas cochée, ce contrôle n'est pas effectué.
Saisie des invités requise	Lorsque l'option est cochée, l'ajout d'un ou de plusieurs invités est obligatoire lors de la saisie d'une dépense sur cette nature. Lorsque l'option n'est pas cochée, la saisie des invités n'est pas disponible.
Justificatif requis	Lorsque l'option est cochée, il est obligatoire d'ajouter au moins un justificatif pour les dépenses créées sur cette nature. Sans justificatif, la note de frais ne pourra ni être terminée ni validée. Lorsque l'option n'est pas cochée, l'ajout d'un justificatif est optionnel.

Paramétrer les éléments comptables

Dans la section Éléments comptables, paramétrez les champs suivants :

Champ	Description
Produit acheté	Sélectionnez le produit acheté depuis la liste d'aide à associer à la nature de dépense. Par le biais de cette association, Akuiteo peut générer une ou plusieurs factures d'achat à partir d'une note de frais.
TVA 1	Sélectionnez le code de TVA pour le premier taux de TVA. Ce taux sera utilisé par défaut pour les dépenses créées sur cette nature.
TVA 2	Ce champ est visible uniquement si le type Restaurant / Triple TVA est coché. Sélectionnez le code de TVA pour le deuxième taux de TVA.
TVA 3	Ce champ est visible uniquement si le type Restaurant / Triple TVA est coché. Sélectionnez le code de TVA pour le troisième taux de TVA.
TVA non modifiable et non affichée	Cette option est grisée si le type Restaurant / Triple TVA est coché. Lorsque l'option est cochée, les collaborateurs ne peuvent pas modifier la TVA et celle-ci est masquée, sauf pour les utilisateurs disposant du DMF 041543 ACHATS NOTES DE FRAIS MODIFIER 'TOUJOURS TVA'. Lorsque l'option n'est pas cochée, la TVA est visible et peut être modifiée lors de la saisie d'une dépense sur cette nature.

Paramétrer les plafonds de remboursement

Dans la section Plafonds, paramétrez les champs suivants :

Champ	Description
Plafond par dépense	Renseignez le montant du plafond à appliquer pour chaque dépense saisie sur cette nature. Le montant du remboursement de chaque dépense ne pourra pas excéder le plafond renseigné. Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense Lorsque l'option Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense, le collaborateur peut saisir une dépense en sélectionnant l'une des deux options suivantes : Montant unitaire : Le comportement correspond au comportement par défaut d'Akuiteo. Montant total : Si le montant TTC saisi est inférieur ou égal au plafond par dépense * nombre de parts, le remboursement sera égal au montant TTC saisi ; Si le montant TTC saisi est strictement supérieur au plafond par dépense * nombre de parts, le remboursement sera égal au plafond par dépense * le nombre de parts.
Pas de TVA si dépassement	Lorsque l'option est cochée, la TVA est forcée à 0 et ne peut pas être modifiée si le montant de la dépense dépasse le plafond. Si le montant est modifié pour être inférieur au plafond, la TVA redevient modifiable.

Champ

Description

Plafond par dépense

Renseignez le montant du plafond à appliquer pour chaque dépense saisie sur cette nature. Le montant du remboursement de chaque dépense ne pourra pas excéder le plafond renseigné.

Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense

Lorsque l'option Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense, le collaborateur peut saisir une dépense en sélectionnant l'une des deux options suivantes :

Montant unitaire : Le comportement correspond au comportement par défaut d'Akuiteo.
Montant total :
- Si le montant TTC saisi est inférieur ou égal au plafond par dépense * nombre de parts, le remboursement sera égal au montant TTC saisi ;
- Si le montant TTC saisi est strictement supérieur au plafond par dépense * nombre de parts, le remboursement sera égal au plafond par dépense * le nombre de parts.

Pas de TVA si dépassement

Lorsque l'option est cochée, la TVA est forcée à 0 et ne peut pas être modifiée si le montant de la dépense dépasse le plafond. Si le montant est modifié pour être inférieur au plafond, la TVA redevient modifiable.

Paramétrer le montant de la dépense

Dans la section Montant de la dépense, paramétrez les champs suivants :

Champ	Description
Montant par défaut	Renseignez le montant qui sera renseigné par défaut lors de la saisie d'une dépense sur cette nature.
Montant non modifiable	Lorsque l'option est cochée, le Montant par défaut renseigné n'est pas modifiable lors de la saisie d'une dépense. Lorsque l'option n'est pas cochée, le Montant par défaut est renseigné par défaut mais peut être modifié lors de la saisie d'une dépense.
Non remboursable	Lorsque l'option est cochée, l'option Non remboursable est cochée par défaut lors de la saisie d'une dépense sur cette nature.
Inclure un montant non soumis à TVA	Cette case est visible uniquement pour les natures de dépense de type Normal ou Restaurant / Triple TVA. Lorsque l'option est cochée, le champ Montant non soumis à TVA est disponible lors de la saisie d'une dépense. Le champ Montant non soumis à TVA permet de saisir dans une seule dépense un montant non soumis à TVA et le ou les montants soumis à TVA (par exemple une taxe de séjour pour un séjour dans un hôtel).

Paramétrer l'affichage sur le Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile

Dans la section Affichage Portail et Mobile, paramétrez les champs suivants :

Champ	Description
Commentaire obligatoire	Lorsque l'option est cochée, l'ajout d'un commentaire est obligatoire lors de la saisie d'une dépense sur cette nature depuis l'Application Desktop, le Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile.
'Non remboursable' non modifiable	Lorsque l'option est cochée, l'option Non remboursable ne peut pas être modifiée lors de la saisie d'une dépense sur cette nature depuis le Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile. Si le paramètre Non remboursable est coché pour cette nature, les collaborateurs ne pourront pas décocher cette case dans le formulaire de saisie.
'Refacturable' non modifiable	Lorsque l'option est cochée, l'option Refacturable ne peut pas être modifiée lors de la saisie d'une dépense sur cette nature depuis le Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile. Si le paramètre Par défaut, refacturer au client est positionné sur ne rien refacturer, les collaborateurs ne pourront pas cocher l'option Refacturable dans le formulaire de saisie.
Quantité affichée	Lorsque l'option est cochée, le champ Quantité est affiché dans le formulaire de saisie depuis l'Application Desktop, le Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile. L'option Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense devient également visible si le type de nature de dépense est Normal ou Restaurant / Triple TVA. Lorsque la nature de dépense est de type Indemnités kilométriques, l'option est grisée et décochée. Lorsque l'option n'est pas cochée, la quantité est réglée automatiquement sur 1 et le champ Quantité est masqué dans le formulaire de saisie d'une dépense.
N° de justificatif affiché	Lorsque l'option est cochée, le champ N° justificatif est affiché dans le formulaire de saisie depuis le Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile. Lorsque l'option n'est pas cochée, ce champ est masqué. Sur l'Application Desktop, le champ N° justificatif est toujours affichée, peu importe si le paramètre N° de justificatif affiché est coché ou non.
Suite commentaire affichée	Lorsque l'option est cochée, le champ Commentaire (suite) est affiché dans le formulaire de saisie depuis le Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile. Lorsque l'option n'est pas cochée, ce champ est masqué. Sur l'Application Desktop, le champ Commentaire (suite) est toujours affichée, peu importe si le paramètre Suite commentaire affichée est coché ou non.
"Refacturable" affiché	Lorsque l'option est cochée, le champ Refacturable est affiché dans le formulaire de saisie depuis l'Application Desktop, le Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile. Lorsque l'option n'est pas cochée, ce champ est masqué. Important Si cette option est désactivée, l'option Refacturable n'est plus visible mais une dépense peut toujours être considérée comme refacturable. Ainsi, dans le paramétrage de la nature de dépense : Si Par défaut, refacturer au client est défini sur le montant remboursé ou le montant saisi, l'option Refacturable n'est pas visible lors de la création d'une dépense mais sera tout de même considérée cochée. Si Par défaut, refacturer au client est défini sur ne rien refacturer, l'option Refacturable n'est pas visible lors de la création d'une dépense et sera considérée décochée.
Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense	Cette case est visible uniquement si le case Quantité affichée est cochée et que la nature de dépense est de type Normal ou Restaurant / Triple TVA. Lorsque l'option est cochée, la section Option de saisie du montant s'affiche lors de la saisie d'une dépense depuis le Portail Collaborateur, Akuiteo Mobile ou l'Application Desktop. Le collaborateur peut renseigner un Montant unitaire ou un Montant total. Référence Pour plus d'informations sur la catégorie de montant, voir Option de saisie du montant.

Paramétrer les contrôles

Dans la section Contrôles, paramétrez les champs suivants :

Champ	Description
Activation du contrôle de doublon des dépenses	Lorsque l'option est cochée, Akuiteo effectue un contrôle sur les dépenses saisies en double par un ou plusieurs collaborateurs. Si un doublon est détecté : Dans l'Application Desktop, les colonnes Doublon dépense même collab ou Doublon dépense autre collab sont renseignées avec la valeur Oui. Dans le Portail Collaborateur > Collaborateur> Notes de frais et sur Akuiteo Mobile > Notes de frais, l'icône s'affiche sur la ligne de dépense concernée lorsque le collaborateurconnecté a saisi sa dépense en double. L'icône s'affiche sur la ligne de dépense concernée lorsque plusieurs collaborateurs ont saisi la même dépense. Dans le Portail Collaborateur > Manager > Approbations et Approbations, l'icône s'affiche sur la ligne de dépense concernée. L'icône s'affiche sur la ligne de dépense concernée.
Activation du contrôle de dépenses sur un jour non travaillé	Lorsque l'option est cochée, Akuiteo effectue un contrôle sur les dépenses saisies par un collaborateur sur un jour non travaillé (paramétré depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Semaine type). Si une dépense sur un jour non travaillé est détectée : Dans l'Application Desktop, la colonne Dépense sur jour non travaillé est renseignée avec la valeur Oui. Dans le Portail Collaborateur >Manager > Notes de frais et Approbations, l'icône s'affiche sur la ligne de dépense concernée.
Activation du contrôle de dépense sur un jour avec demande d'absence	Sur un jour avec une demande d'absence : Lorsque l'option et cette option sont cochées, Akuiteo effectue un contrôle sur les dépenses saisies par un collaborateur sur un jour où une demande d'absence a été faite. Si une dépense sur un jour avec une demande d'absence est détectée : Dans l'Application Desktop, la colonne Dépense sur jour avec absence est renseignée avec la valeur Oui. Dans le Portail Collaborateur >Manager > Notes de frais et Approbations, l'icône s'affiche sur la ligne de dépense concernée. Sur un jour avec un temps ou un planning sur une affaire d'absence : Lorsque l'option et cette option sont cochées, Akuiteo effectue un contrôle sur les dépenses saisies par un collaborateur sur un jour avec un temps ou un planning sur une affaire d'absence. Si une dépense avec un temps ou un planning sur une affaire d'absence est détectée : Dans l'Application Desktop, la colonne Dépense sur jour avec absence est renseignée avec la valeur Oui. Dans le Portail Collaborateur > Manager >Notes de frais et Approbations, l'icône s'affiche sur la ligne de dépense concernée

Champ

Description

Activation du contrôle de doublon des dépenses

Lorsque l'option est cochée, Akuiteo effectue un contrôle sur les dépenses saisies en double par un ou plusieurs collaborateurs.

Si un doublon est détecté :

Dans l'Application Desktop, les colonnes Doublon dépense même collab ou Doublon dépense autre collab sont renseignées avec la valeur Oui.

Dans le Portail Collaborateur > Collaborateur> Notes de frais et sur Akuiteo Mobile > Notes de frais, l'icône s'affiche sur la ligne de dépense concernée lorsque le collaborateurconnecté a saisi sa dépense en double. L'icône s'affiche sur la ligne de dépense concernée lorsque plusieurs collaborateurs ont saisi la même dépense.
Dans le Portail Collaborateur > Manager > Approbations et Approbations, l'icône s'affiche sur la ligne de dépense concernée. L'icône s'affiche sur la ligne de dépense concernée.

Activation du contrôle de dépenses sur un jour non travaillé

Lorsque l'option est cochée, Akuiteo effectue un contrôle sur les dépenses saisies par un collaborateur sur un jour non travaillé (paramétré depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Semaine type).

Si une dépense sur un jour non travaillé est détectée :

Dans l'Application Desktop, la colonne Dépense sur jour non travaillé est renseignée avec la valeur Oui.

Dans le Portail Collaborateur >Manager > Notes de frais et Approbations, l'icône s'affiche sur la ligne de dépense concernée.

Activation du contrôle de dépense sur un jour avec demande d'absence

Sur un jour avec une demande d'absence : Lorsque l'option et cette option sont cochées, Akuiteo effectue un contrôle sur les dépenses saisies par un collaborateur sur un jour où une demande d'absence a été faite.

Si une dépense sur un jour avec une demande d'absence est détectée :

Dans l'Application Desktop, la colonne Dépense sur jour avec absence est renseignée avec la valeur Oui.
Dans le Portail Collaborateur >Manager > Notes de frais et Approbations, l'icône s'affiche sur la ligne de dépense concernée.

Sur un jour avec un temps ou un planning sur une affaire d'absence : Lorsque l'option et cette option sont cochées, Akuiteo effectue un contrôle sur les dépenses saisies par un collaborateur sur un jour avec un temps ou un planning sur une affaire d'absence.

Si une dépense avec un temps ou un planning sur une affaire d'absence est détectée :

Dans l'Application Desktop, la colonne Dépense sur jour avec absence est renseignée avec la valeur Oui.

Dans le Portail Collaborateur > Manager >Notes de frais et Approbations, l'icône s'affiche sur la ligne de dépense concernée

Paramétrer le calcul des kilomètres

Important

Ce paramétrage est disponible uniquement si les conditions suivantes sont réunies :

Les API Place Autocomplete et Distance Matrix sont activées depuis la Console d'administration (voir Configurer les API Google). Pour pouvoir utiliser les API Google, veuillez consulter votre chef de projets Akuiteo.
La nature de dépense est de type Indemnités kilométriques.

Les options de ce paramétrage affectent uniquement le nouveau Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile.

Dans la section Calcul des Kilomètres, paramétrez les champs suivants :

Champ	Description
Calculer le nombre de kilomètres avec les API Google	Cochez cette case si vous souhaitez que le nombre de kilomètres soit calculé automatiquement en renseignant une adresse de départ et une adresse d'arrivée. L'activation de cette option rend disponibles les champs Adresse de départ et Adresse d'arrivée lors de la saisie d'une dépense kilométrique sur le nouveau Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile.
Ne pas autoriser la saisie libre de kilomètres	Cochez cette case si vous souhaitez que le nombre de kilomètres ne puisse pas être renseigné manuellement. Ainsi, seules l'adresse de départ et l'adresse d'arrivée permettront de calculer et renseigner le nombre de kilomètres sur le nouveau Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile. L'option ne peut pas être cochée si l'option Calculer le nombre de kilomètres avec les API Google est décochée.

Champ

Description

Calculer le nombre de kilomètres avec les API Google

Cochez cette case si vous souhaitez que le nombre de kilomètres soit calculé automatiquement en renseignant une adresse de départ et une adresse d'arrivée.

L'activation de cette option rend disponibles les champs Adresse de départ et Adresse d'arrivée lors de la saisie d'une dépense kilométrique sur le nouveau Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile.

Ne pas autoriser la saisie libre de kilomètres

Cochez cette case si vous souhaitez que le nombre de kilomètres ne puisse pas être renseigné manuellement. Ainsi, seules l'adresse de départ et l'adresse d'arrivée permettront de calculer et renseigner le nombre de kilomètres sur le nouveau Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile.

L'option ne peut pas être cochée si l'option Calculer le nombre de kilomètres avec les API Google est décochée.