Batch RendezVousExchange

Le batch RendezVousExchange permet de transférer dans un agenda Microsoft Exchange les événements de type "Rendez-vous" enregistrés dans Akuiteo. Ainsi, sans action de leur part, les commerciaux ou les collaborateurs itinérants peuvent voir leurs rendez-vous facilement dans leur agenda Exchange depuis un smartphone ou une tablette. Cela permet d'alimenter automatiquement les agendas électroniques des collaborateurs tout en gardant la gestion des rendez-vous centralisée directement dans Akuiteo.

Ce batch peut être paramétré par collaborateur afin de cloisonner certains types de rendez-vous à des collaborateurs spécifiques. Ce cloisonnement est facilité grâce à une clé qui est renseignée sur la fiche collaborateur.

Les informations transférées lors du lancement du batch ne prennent pas en compte :

  • les pièces jointes liées au rendez-vous Akuiteo ;
  • les autorisations paramétrées pour le rendez-vous, que ce soit par le biais des droits ou des niveaux d'habilitation.

Important

Le batch RendezVousExchange ne permet pas de transférer les modifications effectuées dans l'agenda Exchange vers Akuiteo. Si un collaborateur modifie un rendez-vous depuis son agenda Exchange, cette modification ne sera pas reportée dans le rendez-vous Akuiteo et sera remise à jour par le batch. La donnée de référence reste le rendez-vous Akuiteo.

DMF

160840 VOIR MODES DE SAISIE ET PLANNING

160841 MODIFIER MODES DE SAISIE ET PLANNING

Le champ Collab. pris en compte dans les batchs ayant cette clé permet de renseigner une clé de valeur qui peut être utilisée dans le batch RendezVousExchange. Ce champ est disponible dans la fiche collaborateur > onglet Collaborateur > section Choix du mode de saisie des temps et planning.

Cette clé peut être attribuée à un ou plusieurs collaborateurs en fonction des besoins et permet de retrouver ces collaborateurs lors du lancement du batch.

Exemple

Vous souhaitez ajouter les rendez-vous Akuiteo dans les agendas des commerciaux de votre entreprise. Cependant, ces rendez-vous ne sont pas nécessaires pour les autres collaborateurs de l'entreprise.

Vous renseignez la clé BATCH_COM sur la fiche collaborateur de chacun des commerciaux. Vous utilisez cette clé dans le paramétrage du batch. Ainsi, lorsque le batch est lancé, les collaborateurs avec la clé BATCH_COM sont retrouvés et seuls leurs agendas sont alimentés avec les rendez-vous renseignés dans Akuiteo.

Lors de la création du batch, le modèle de batch à sélectionner dans la liste déroulante Modèle de batch est RendezVousExchange.

Lorsque le batch est lancé, les événements de type "Rendez-vous" sont transférés vers Exchange en fonction des paramètres renseignés.

Les paramètres du tableau suivant correspondent seulement aux paramètres spécifiques au batch RendezVousExchange.

Référence

Pour consulter les paramètres communs à la plupart des batchs, voir Configurer les paramètres communs.

Code Description Type Obligatoire
CALENDRIER_DEFINI

Nom du calendrier Microsoft Exchange utilisé pour transférer les rendez-vous Akuiteo.

Si vide, le calendrier par défaut de l'utilisateur Exchange est utilisé.

Chaîne

Ex : CalendrierCRM

 Non
CATEGORIE_EXCHANGE Lorsque le paramètre est Vrai, la catégorie du rendez-vous Akuiteo est copiée dans la catégorie du rendez-vous Exchange. Booléen Oui
CATEGORIES_A_EXCLURE Nom des catégories de rendez-vous Akuiteo qui ne doivent pas être transférées vers Exchange lors du lancement du batch.

Chaîne

Ex : PROSPECT

 Non
CATEGORIES_RDV

Nom des catégories de rendez-vous Akuiteo qui doivent être transférées vers Exchange lors du lancement du batch.

Si vide, toutes les catégories de rendez-vous qui existent dans Akuiteo sont transférées, sauf celles renseignées dans CATEGORIES_A_EXCLURE.

Chaîne

Ex : RDV;DEMO;REU

 Non
COL_LIES_EXCHANGE Lorsque le paramètre est Vrai, les rendez-vous seront créés dans les agendas Exchange des collaborateurs liés (liste des tiers liés) au rendez-vous Akuiteo. Booléen Oui
COMMENTAIRE_EXCH_PIECES Lorsque le paramètre est Vrai, la liste des pièces présentes dans le tableau Objets akuiteo liés du rendez-vous Akuiteo est ajoutée dans le commentaire Exchange. Booléen Oui
COMMENTAIRE_EXCH_TIERS Lorsque le paramètre est Vrai, la liste des tiers présents dans le tableau Tiers liés du rendez-vous Akuiteo est ajoutée dans le commentaire Exchange. Booléen Oui
COMMENTAIRE_EXCHANGE

Codes des champs composant le commentaire Exchange. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Les valeurs suivantes sont possibles : CATEGORIE, PROPRIETAIRE, OBJET, PRIORITE, DATE_DEBUT, DATE_FIN, DATE_RAPPEL, NOTE, CODE_AFFAIRE, NOM_AFFAIRE, NOM_CLIENT

Dans le commentaire Exchange, les champs sont affichés de la manière suivante :

Libellé du champ 1 : valeur

Libellé du champ 2 : valeur

Etc.

Notes

Pour le code PROPRIETAIRE, le nom et le prénom du propriétaire sont affichés.

Pour le client et l'affaire, le premier client ou la première affaire est affiché(e), suivi(e) d'un "+" s'il y a plusieurs clients ou affaires.

Chaîne

Ex : CATEGORIE;OBJET;
DATE_DEBUT;
DATE_FIN

 Oui
EXCLURE_COLLAB_EXTERNE Lorsque le paramètre est Vrai, les collaborateurs externes sont exclus du transfert vers Exchange. Booléen Non
EXCLURE_COLLAB_NON_OPERATIONNEL Lorsque le paramètre est Vrai, les collaborateurs non opérationnels sont exclus du transfert Exchange. Booléen Non
EXCLURE_EVT_ARCHIVES Lorsque le paramètre est Vrai, les rendez-vous archivés sont exclus du transfert Exchange. Booléen Non
EXCLURE_EVT_AUTO Lorsque le paramètre est Vrai, les rendez-vous créés automatiquement sont exclus du transfert Exchange. Booléen Non
EXCLURE_EVT_SUPPORT Lorsque le paramètre est Vrai, les rendez-vous issus du module Support sont exclus du transfert Exchange. Booléen Non
FILTRE_CLE_COLLAB

Clé du batch pour filtrer les collaborateurs pris en compte pour le transfert Exchange. Si plusieurs clés sont renseignées, chaque clé doit être séparée par un point-virgule.

Si une clé est renseignée, seuls les collaborateurs possédant cette clé sur leur fiche collaborateur sont pris en compte. Si le paramètre est vide, aucun filtre n'est appliqué et tous les collaborateurs sont pris en compte.

Référence

Pour plus d'informations sur la clé du batch, voir Préparer les fiches collaborateurs.

Chaîne

Ex : BATCH_COM

 Non
OBJET_EXCHANGE

Codes des champs composant l'objet Exchange. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Les valeurs suivantes sont possibles : CATEGORIE, PROPRIETAIRE, OBJET, PRIORITE, DATE_DEBUT, DATE_FIN, DATE_RAPPEL, NOTE, CODE_AFFAIRE, NOM_AFFAIRE, NOM_CLIENT

Dans l'objet Exchange, les champs sont affichés l'un après l'autre, séparés par un espace.

Notes

Pour le code PROPRIETAIRE, le nom et le prénom du propriétaire sont affichés.

Pour le client et l'affaire, le premier client ou la première affaire est affiché(e), suivi(e) d'un "+" s'il y a plusieurs clients ou affaires.

Chaîne

Ex : CATEGORIE;OBJET

 Oui
PERIODE_NB_JOURS_APRES Nombre de jours pris en compte après la date du jour.

Nombre

Ex : 30

 Oui
PERIODE_NB_JOURS_AVANT Nombre de jours pris en compte avant la date du jour.

Nombre

Ex : 10

 Oui
SOCIETES Codes des sociétés pour filtrer les rendez-vous pris en compte en fonction de la société Akuiteo. Si plusieurs sociétés sont renseignées, chaque société doit être séparée par un point-virgule.

Chaîne

Ex : SOCIETE1;SOCIETE2

 Oui
UNIQUEMENT_EVT_CRM

Lorsque le paramètre est vrai, seuls les rendez-vous Akuiteo visibles sur le Portail CRM sont pris en compte pour le transfert Exchange.

Pour qu'un rendez-vous soit visible sur le Portail CRM, la case Visible dans le portail CRM doit être cochée dans le paramétrage de la catégorie d'événement liée au rendez-vous.

 Booléen Oui