Qu'est-ce que l'état de situation analytique

Ce module peut être utilisé depuis une affaire, une liste d’affaire ou depuis le module Tableaux de bord > Affaires.

L’état de situation analytique est un tableau de bord qui permet de calculer des indicateurs clés sur une liste d’affaires. On peut, par exemple, calculer un pourcentage d’avancement théorique, une marge et un résultat sur des affaires externes. Ces indicateurs peuvent être distingués (ou cumulés) sur quatre axes temporels :

Avant la période d’analyse,
Pendant une période sélectionnée (entre le premier jour de l’exercice et la date d’arrêté),
Après l’arrêté jusqu’à la fin de la période sélectionnée,
Après la période d’analyse.

Les principales caractéristiques de l’état de situation analytique sont les suivantes :

Suivi d’indicateurs calculés à partir des objets de gestion liés à l’affaire (avancement calculé, marge brute, marge à terminaison…)
Affichage des indicateurs issus de colonnes calculées et paramétrables
Se présente comme un tableau de résultat de recherche (il est possible de faire des recherches enregistrées)

On peut paramétrer plusieurs modèles pour afficher des indicateurs aux usages différents (calcul de marge, surveillance de dépenses) et filtrer les données sur différents axes (BU / établissements, états d’affaires, familles…).

Si vous souhaitez mettre en avant la transparence et la responsabilisation de tous les acteurs sur la bonne marche de l’entreprise, l’état de situation analytique peut être disponible à différentes populations de collaborateurs sous forme de recherche mémorisée depuis Favoris > Recherches Partagées > État de situation analytique.

Paramétrer l'état de situation analytique

Paramétrer l'état de situation

Paramétrage général

Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Affaire > Etat de situation analytique.

Cliquez sur

pour ajouter un état.

Renseignez les informations sous les onglets.

Onglet Général

Code / Libellé : Il est nécessaire de saisir un code et un libellé pour nommer votre état de situation analytique.
Fin de validité : permet de désactiver le paramétrage d’un état de situation analytique

Onglet Niveau de détail de l'état de situation analytique

Cet onglet permet de paramétrer :

Le niveau de détail : Affaire (une ligne par affaire), lot, sous lot, affaire + famille produit vendu…
Le choix de la valorisation des temps :Historique du collaborateur (le taux paramétré par défaut), Taux spécifiquement saisi dans cet écran de paramétrage (c’est un taux moyen pour tous les collaborateurs, à saisir par période et par établissement)

Paramétrage des postes

Vous devez cliquer sur pour créer un nouveau poste dans le paramétrage de l'état de situation analytique. Les boutons en haut à droite permettent de réorganiser l’ordre de ces postes. Chaque poste paramétré correspondra à une colonne dans les résultats de recherche de l'état de situation analytique.

Onglet Général

Code : Code qui sera utilisé pour écrire les formules (si besoin).
Libellé : Donnée qui sera affichée sur l’état de situation analytique
Type de colonne :
- Données comptables : ramène toutes les pièces de gestion paramétrées ;
- Colonne calculée ;
- 2ème type : montant ou quantité.
Description : Texte permettant de décrire le paramétrage effectué pour le poste
Formule : Permet de réaliser un calcul entre les colonnes. Il faut respecter l’ordre des colonnes. Exemple : C1 + C2 = C3
Format : Choix du format du nombre affiché (avec/sans décimales, K€, jours, heures-minutes, heures-centièmes…)
Signe : Remplir ce champ par « 1 » ou « -1 » en fonction du signe que l’on souhaite afficher devant sa donnée. Ce signe sera repris dans le calcul en cas d’insertion d’un sous-total ou total.
Opération à effectuer dans le total : Dans le total de la colonne (poste), on peut paramétrer le calcul à effectuer : Somme, moyenne, maximum, minimum, somme HH :MM (heures-minutes)

Onglet Objets de gestion

Sous l’onglet Objets de gestion, vous devez choisir les objets de gestion à afficher pour chaque poste.

Charges/produits : Les objets de gestion Ventes et Achats et Main d’œuvre
OD comptables : Cette partie permet de sélectionner les OD comptables, si l’on souhaite les prendre en compte
Période : Les notions de périodes et de temps sont importantes pour la récupération des pièces de gestion correspondantes et pour la valorisation de la main d’œuvre

Note

L'option Réalisé du premier jour de la période d'analyse à la date de l'arrêté permet, lorsqu'elle est cochée, de prendre toutes les pièces entre le premier jour de la période d'analyse et la date de l'arrêté. Le terme "réalisé" est générique pour toutes les pièces à paramétrer pour le poste et n'a pas de lien avec le planning réalisé.

Collaborateurs : Permet de filtrer les Temps et Planning des collaborateurs par leur type
Autres objets de gestion : Permet de filtrer les affaires par leur type, permet de prendre en compte le journal de situation

Onglet Filtre

Dans l’onglet Filtre, on peut filtrer pour un poste, si besoin, les données issues des objets de gestion selon différents critères :

Sur les affaires : Établissement, division, état, famille, sous famille,
Sur les pièces de gestion : Journal, famille et sous famille de produit vendu ou produit acheté, compte
Main d’œuvre : Compétence principale du collaborateur, code action des temps ou planning
Poste budgétaire : uniquement si le module état de situation analytique est utilisé

Constituer son état de situation analytique

Affichage depuis une affaire

Allez dans Edition> Tableaux de bord > Etat de situation analytique.

Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez les paramètres de l’état de situation analytique :

Début / fin de période
Date d’arrêté
Modèle d’état de situation analytique

Affichage depuis une liste d’affaires

Depuis une recherche d’affaires, vous pouvez afficher l’état de situation analytique pour une seule affaire, ou pour une liste d’affaires, en cliquant sur le bouton .

Affichage depuis le module Tableaux de bord

Les collaborateurs peuvent se constituer leur propre état de situation analytique à partir d’un catalogue de colonnes pré-paramétrées dans le modèle "État de situation analytique" et en choisissant les critères de sélection des affaires qui leur conviennent.

Allez dans Tableaux de bord > Affaires > Etat de situation analytique.

Sélectionnez les critères de sélection des affaires.

Sélectionnez les paramètres de l’état de situation analytique :

Début / fin de période
Date d’arrêté
Modèle d’état de situation analytique

Une fois les critères choisis, appuyez sur Entrée.

Note

Vous pouvez mémoriser les critères comme n’importe quelle autre recherche via Favoris > Mes recherches.