Le plan de charges

Pour paramétrer le plan de charges, allez dans Paramétrage > Paramétrage Général > Paramètres spécifiques > Règles de gestion et créez et/ou activez la règle de gestion PL_CHARGE pour une ou plusieurs sociétés gérées dans Akuiteo.

Le fait d’activer la règle de gestion PL_CHARGE rend par défaut inopérant le planning graphique. Il faut renseigner PLG_GRAPHIQUE dans info1 si vous souhaitez aussi le planning graphique des collaborateurs.

Si vous utilisiez préalablement le planning graphique, le plan de charge reprend automatiquement le planning sans ressaisie, mais de façon très détaillée.

Lancez le plan de charges à partir des menus accessibles depuis les écrans suivants :

• Tableau de bord : menu Tableaux de bord > Main d'œuvre > Plan de charges
• Recherche de collaborateurs : sélection d'un ou plusieurs collaborateurs > bouton Plan de charges
• Fiche affaire : menu Edition > Planning >Plan de charges
• Résultat de recherche d'une fiche Affaire : clic droit sur le résultat de recherche
• Fiche client : menu Edition > Pièces de gestion liées > Plan de charges du client
• Résultat de recherche de client : bouton Plan de charges en haut à droite du résultat de recherche
• Mes Favoris/Mon plan de charges : menu Favoris > Mon plan de charges ou menu Favoris > Mon agenda puis en vue semaine, double-cliquez sur l'affectation pour charger Mon plan de charges
• TBI : menu Favoris
• Demandes d'absences : menu Favoris
• Compte rendu hebdomadaire : menu Favoris
• Demande et interventions : menu Edition d'une demande, on parle de planning en charge des interventions

À propos des vues par semaines, mois, trimestres et années

Vue semaine

En vue Semaine, Akuiteo affiche les 7 jours de la semaine associée. Le Titre des colonnes permet d’identifier le jour et le mois associé. On consulte et surtout on saisie les charges jour par jour en vue Semaine.

• Le titre de l’onglet permet d’identifier l’origine du Plan de Charge affiché (Tbord, affaire, client…), le n° de semaine et l’année analysée.
• L’icône Flèche haut permet de remonter à la vue Mensuelle.
• Pour créer/modifier une ligne de planning, on doit préciser les affaires, lots, sous-lots, tâches et codes actions….
• En création, on peut préciser plusieurs ressources. Cela permet, en un seul coup, de paramétrer plusieurs ressources (collaborateurs) qui vont intervenir ensemble sur la même tâche…
• En modification, une seule ressource est possible.

Vue Mois

En vue Mensuelle, Akuiteo affiche les 4 ou 5 semaines associées. Le total du mois de la vue Année peut être différent du total des 4 ou 5 semaines affichées. En effet, dans la vue Mensuelle, la première et la dernière semaine du mois peuvent être à cheval sur deux mois et Akuiteo affiche le total des charges de chaque semaine. Le Titre des colonnes permet d’identifier le numéro de la semaine et le premier jour de la semaine.

• Le Titre de l’onglet permet d’identifier l’origine du Plan de Charge (Tbord, affaire, client…), le mois et l’année analysée.
• Vous pouvez saisir une charge très importante et supérieur à 7 sur une semaine pour un collaborateur. Dans ce cas, vous raisonnez vraiment en reste à produire sur la semaine, le mois, le trimestre, le semestre ou l’année associée.
• L’icône Flèche haut permet de remonter à la vue année.
• Pour créer/modifier une ligne de planning, on doit bien sûr préciser les affaires, lots, sous-lots, tâches et codes actions….
• En création, on peut préciser plusieurs ressources. Cela permet en un seul coup de paramétrer deux consultants (ressource) qui vont intervenir ensemble sur la même mission…
• En modification, une seule ressource est possible.
• Dans la vue mensuelle, on consulte et surtout on saisie les charges semaine par semaine. La charge du planning correspondant est affectée automatiquement au 1er jour de la semaine.

Vue trimestre

En vue trimestre, Akuiteo affiche 3 colonnes correspondant aux trois mois du trimestre pour répartir la charge. La première colonne est celle du mois correspondant à la Date de référence renseignée au lancement du plan de charges.

Vue Année affichée en mois

En vue Année affichée en mois, Akuiteo affiche 14 colonnes pour répartir la charge en jours. Par défaut, la première colonne correspond au mois courant. De même, Akuiteo n’affiche que le planning actif et donc pas le planning réalisé. Le titre de la colonne correspond au mois et à l’année affichée.

Avant : si la première colonne correspond au mois courant, la colonne Avant est là pour indiquer un retard d’actualisation du planning.

• Soit le planning est réalisé. Il est donc dans le statut correspondant soit il est supprimé.
• Soit il faut le reporter dans le futur.

Quand on clique sur la colonne, on charge le planning du mois correspondant. Pour trier sur les colonnes de type charges, il faut faire un clic droit sur la colonne pour accéder à la fonction correspondante.

Le bouton + permet de créer une nouvelle affectation.

Les boutons suivant/précédent permettent d’avancer ou de reculer de 12 mois dans le temps. Le fait de cliquer sur le titre de la colonne Avant ou Après a le même résultat.

Pour créer/modifier une ligne de planning, on doit préciser les affaires, lots, sous-lots, tâches et codes actions.

En création, on peut préciser plusieurs ressources. Cela permet en un seul coup de paramétrer deux consultants (ressource) qui vont intervenir ensemble sur la même mission…

En modification, une seule ressource est possible.

Dans la vue annuelle, on consulte et surtout on saisit les charges mois par mois. La charge du planning correspondant est affectée automatiquement au premier jour du mois.

Vue Année affichée en trimestres

En vue Année affichée en trimestres, Akuiteo affiche 4 colonnes (T1, T2, T3 et T4) pour répartir la charge par trimestre. La première colonne est celle du trimestre correspondant à la Date de référence renseignée au lancement du plan de charges.

Dans toutes les vues du plan de charges, via un clic-droit, vous accédez à toutes les fonctions de ce module dans un menu contextuel.

La première partie du menu contextuel correspond aux fonctions standards d’Akuiteo des modules de recherche : Export Excel, Filtre, catégorisation, Gestion des colonnes

Pour chaque contexte et chaque vue, vous pouvez avoir une présentation des colonnes et une catégorisation différente. Pour mémoriser les présentations souhaitées, vous devez impérativement cocher l’option Sauvegarder la catégorisation.

Les fonctions

Créer à partir de l’affectation sélectionnée : cette fonction permet de ne pas partir d’un feuille blanche et de modifier juste ce qui doit l’être pour créer une nouvelle affectation.

Modifier les affectations sélectionnées : permet de modifier tout ce qui caractérise une ligne de planning et notamment l’affaire/lot/sous-lot et la tâche. Attention : toutes les lignes sélectionnées seront supprimées et recréées à partir des informations saisies dans l’écran de modification. Si votre sélection est multi affaire/lot/sous-lots et que vous ne voulez pas tout écraser, affinez votre sélection de lignes.

Réaffecter les affectations sélectionnées : permet de modifier la ressource et/ou le code action et/ou le lieu et/ou le commentaire et/ou le descriptif des lignes sélectionnées. Contrairement à la fonction Modifier, les lignes sélectionnées sont simplement et unitairement modifiées avec les valeurs précitées. Cette fonction est particulièrement utile pour réaffecter un planning d’une ressource générique sur une ressource réelle.

Supprimer les affectations sélectionnées : permet de supprimer toutes les lignes de planning sélectionnées. Attention : cette fonction est aussi accessible sur un regroupement de lignes (catégorisation). Toutes les lignes associées à un regroupement sont donc supprimées quand on utilise cette fonction à partir d’un regroupement.

Dupliquer les affectations sélectionnées : cette fonction permet de dupliquer, dans le futur, une affectation modèle sur une ou plusieurs occurrences : Sur n années ou trimestres ou A une date donnée ou Avec une occurrence.

Exemple : Y saisit une semaine modèle ou Y intervient chez le client le lundi et le mercredi. Y duplique avec l’occurrence 1 semaine jusqu’au 30/04 pour planifier la même chose, toutes les semaines jusqu’au 30 avril.

Éclater les affectations sélectionnées : cette fonction permet de répartir une charge Macro dans le futur sur : N Mois ou semaine ou jour. Pour les nouvelles affectations crées, vous pouvez choisir le statut : validée ou non validée. Exemple : le collaborateur hérite d’une charge de 5 jours sur une semaine. Il peut l’éclater sur tous les jours de la semaine pour notamment faciliter sa saisie des temps.

Plan de charges des affaires des affectations sélectionnées : cette fonction permet d’ouvrir dans un nouvel onglet le plan de charge des affaires associées aux lignes de planning sélectionnées. Cette fonction est accessible à partir d’un regroupement. Exemple : à partir du plan de charge d’un collaborateur, vous pouvez afficher le plan de charge complet des affaires sur lesquelles il est affecté.

Plan de charges des collaborateurs des affectations sélectionnées : cette fonction permet d’ouvrir dans un nouvel onglet le plan de charge des collaborateurs (ressource) associés aux lignes de planning sélectionnées. Cette fonction est accessible à partir d’un regroupement. Exemple : à partir du plan de charge d’une affaire, vous pouvez afficher le plan de charge complet des collaborateurs qui ont au moins une affectation sur cette affaire.

Historique : tant que la fonction Modifier n’a pas été utilisée, cette fonction vous permet de tracer qui à crée, réaffecter, reporter la ligne sélectionnée.

Valider ou Dévalider les affectations sélectionnées : par défaut, une affectation est associée au statut DEMANDE (non validé). Ces deux fonctions permettent de modifier ce statut. La colonne Type de validation contient deux valeurs : DEMANDE ou VALIDE. Via la fonction Mise en forme conditionnelle , on peut donc identifier facilement les affectations par statut.

Transférer les affectations sélectionnées dans les temps : cette fonction permet de générer des lignes de temps passés à partir du plan de charges.

Associer le planning des affectations sélectionnées à une demande : normalement, on génère le plan de charges pour traiter les demandes du support à partir du module support. Cette fonction permet à l’inverse de rattacher une affectation à une demande pour gérer les cas particulier.

Ouvrir la demande : si l’affectation est associée à une demande du module support, cette fonction permet de charger dans un nouvel onglet la demande (Évolution, Bug, Assistance …)

Ouvrir l’intervention : si l’affectation est associée à une intervention du module support, cette fonction permet de charger dans un nouvel onglet la fiche d’intervention.

Analyse des taux de planification des affectations sélectionnées : pour les collaborateurs sélectionnés, ce tableau indique pour une période donnée, la capacité de production en jours ouvrés, le nombre de jours planifiés, le reste à planifier par différence des deux colonnes et le taux de planification. Ces informations se déclinent par compétence principale des ressources, par type de ressource (interne, générique, externe), par ressource et par affaires. On peut lancer le tableau des statistiques directement à partir d’une recherche de collaborateur. Les collaborateurs sans plan de charges apparaissent dans ce tableau avec un taux de planification à 0.

Plan de charges des collaborateurs des affectations sélectionnées : cette fonction charge dans un nouvel onglet, le plan de charge de la ressource sélectionnée.

Afficher les compétences des collaborateurs des affectations sélectionnées : cette fonction permet tout simplement de lancer le tableau de bord des compétences pour la liste des collaborateurs associés aux affectations sélectionnées.