Saisir les lignes du contrat

Le contrat Akuiteo contient un niveau intermédiaire entre le contrat et les lignes, à savoir la prestation du contrat.

Ce niveau est obligatoire et permet de regrouper les lignes de contrats par ensemble cohérent (ex : maintenance Logicielle, maintenance des postes, maintenance des serveurs…)

Certaines informations sont communes aux différentes lignes, mais ne peuvent pas être mémorisées sur l’entête du contrat, car elles ne concernent pas toutes les lignes du contrat, comme :

  • Indice de révision des prix et date de prochaine révision
  • Prorata des prix
  • En particulier, les informations concernant les demandes support : groupe de travail, valeurs par défaut des demandes, GTI/GTR, alertes…

Contrats logiciels : Maintenance logiciel, SAAS, Souscription, Hébergement, Maintenance Premium

Contrats matériels : Maintenance 5j/7, Maintenance GTR 4h…

Pour ajouter une prestation :

1 Au préalable, préparez une liste de prestations modèles codifiées de la même manière (code de prestation modèle) dans les différents contrats.
2 Sous l'onglet Prestations, cliquez sur .
3 Sous la section Indice, indiquez le coefficient de l'indice utilisé (ex : Syntec) et sa révision.
4 Sous la section Prorata des prix, indiquez la règle de prorata à appliquer. Si vous n'appliquez pas de prorata, la formule ne s'activera pas. Ce prorata n'a pas de lien avec l'indice.
5 Sauvegardez.

Sous l’onglet Lignes (ou détail du contrat), saisissez les lignes qui correspondront au final aux lignes de factures.

Pour cela :

1 Cliquez sur puis sur .
2 Indiquez le produit maintenu concerné par le contrat (ex : logiciel, service ou maintenance d’un matériel facturé mensuellement), les quantités, les montants, les libellés détaillés et le code affaire (s’il n’est pas précisé sur l’onglet principal du contrat).
3 Dans le champ Désignation, saisissez le libellé de la ligne de facture.
4 Dans les champs Valide du/au, indiquez les dates quand les lignes doivent être prises en compte au moment de la facture. Ces champs sont utiles lors d'un ajout de ligne car ils permettent de calculer le prix par rapport à la date d’échéance. En effet, ces dates vont déclencher un calcul de prorata, si elles sont dans la période à facturer.
5 Dans le champ Date indice, indiquez la date qui vous permet d'indiquer sur la ligne quand l'indice doit être pris en compte. La valeur d'indice est remplie automatiquement en fonction du paramétrage.
6 Depuis le champ Remise, sélectionnez l'option de remise souhaitée et renseignez la remise :
  • Sélectionnez % pour renseigner un pourcentage de remise sur la ligne. Renseignez ensuite le pourcentage dans le champ Remise.
  • Sélectionnez Mt pour renseigner un montant de remise. Renseignez ensuite le montant dans le champ Remise.
7 Cochez la case PU fixe pour ne pas faire varier le prix unitaire. Les champs P.U. permettent de prendre en compte la période de facturation si aucune règle de gestion n'a été activée.
8 Renseignez les champs Titre, Sous-titre et Sous-titre 2 si vous souhaitez catégoriser les lignes de contrats et, par la suite, créer des titres et des sous-titres de regroupement pour les lignes de livraisons issues des contrats. Ainsi, les lignes de contrats ayant le même titre, sous-titre et/ou sous-titre 2 sont regroupées ensemble.

Pour renseigner un sous-titre, le titre doit obligatoirement être renseigné. De même, pour renseigner un sous-titre 2, le titre et le sous-titre doivent obligatoirement être renseignés.

Note

Ces champs sont renseignés automatiquement pour les lignes de contrats issues de lignes de commandes appartenant à un titre de niveau 1, 2 ou 3.