Le contrôle budgétaire

Le contrôle budgétaire peut être utilisé sur une affaire, un marché, une liste d’affaires ou un client.

Les principales fonctions du contrôle budgétaire sont les suivantes :

  • Effectuer un suivi de la main d’œuvre,
  • Voir l’avancement d’une affaire,
  • Suivre les postes budgétaires (répartitions des charges et produits),
  • Suivre, corriger et analyser le RAF,
  • Calculer une marge brute/marge à terminaison.

La règle de gestion CTRL_BUD_AFF doit être activée pour pouvoir gérer et personnaliser les modèles de plan budgétaire utilisés.

Les DMF suivants doivent être activés :

  • 060124 CTRLBUDAFF / CONSULTER
  • 060125 CTRLBUDAFF / DETAIL DES TEMPS
  • 060126 CTRLBUDAFF / MODIFIER - REVISER
  • 060127 CTRLBUDAFF / IMPRIMER
  • 060153 CTRLBUDAFF / MODE TEMPS VALORISATION DIRECT
  • 060156 CTRLBUDAFF / SAISIE DU RAF
  • 060157 CTRLBUDAFF / SAISIE DU BUDGET
  • 060161 CTRLBUDAFF / SAISIE DU RAF PAR LOT
  • 060162 CTRLBUDAFF / SAISIE DU BUDGET PAR LOT

Pour accéder au contrôle budgétaire depuis une affaire, au choix :

  • Allez dans Edition > Tableau de bord > Contrôle budgétaire par affaire.
  • Cliquez sur > Contrôle budgétaire par affaire.
  • Cliquez sur dans la barre d'action.

Astuce

Par défaut, l'icône permettant d'accéder au contrôle budgétaire directement à partir de la barre d'action de l'affaire n'est pas affichée. Pour afficher cette icône, activez la préférence Contrôle budgétaire dans Edition > Préférences > Générales > Affaire > Actions.

Pour accéder au contrôle budgétaire depuis une recherche d'affaires :

  • Cliquez sur > Contrôle budgétaire par affaire.

En fonction de la date d’arrêté choisie, les résultats seront différents.

Depuis les lignes du contrôle budgétaire, double-cliquez sur les postes et vérifiez que les données rapportées sont justes.

Cela ramène tous les objets de gestion utilisés pour ce poste, comme par exemple l’ensemble des factures fournisseurs avec leurs dates, montant, description, Tiers, Famille de produit, Affaire et compte, ainsi que le Total H.T qui permettra de vérifier la justesse du contrôle budgétaire.

La démarche est identique pour le détail du prévisionnel.

Le contrôle budgétaire est exportable vers Excel à l’aide d’un clic droit directement dans le tableau.

La colonne budget fait partie des colonnes disponibles par défaut dans le contrôle budgétaire.

Pour cela, allez dans Paramétrage > décocher la case Budget.

Il est conseillé de saisir son budget initial pour effectuer divers calculs.

Ex : voir l’évolution de son budget par rapport au réalisé et au prévisionnel. Pour cela, on insère une nouvelle colonne de type formule permettant de voir le dépassement du budget :

  • Code : DB
  • Libellé : Dépassement du budget

Cette formule doit être saisie quand on dispose de données prévisionnelles.

Pour éditer un contrôle budgétaire :

1 Passer en modification et double cliquez sur la ligne.
2 Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez le budget.

Les colonnes saisissables apparaissent en bleu dans le contrôle budgétaire.

Règles de gestion et prérequis

La règle de gestion nécessite un Reste à Faire (RAF) uniquement si Akuiteo n’est pas suffisamment alimenté pour calculer une colonne de prévisionnel (ex : PR).

Les saisies du budget et du RAF permettent de réaliser un contrôle budgétaire plus riche en gérant les données du mois (M) et du mois précédent (M-1).

Les données de l'historique sont figées et ne peuvent plus être modifiées, ce qui facilite la gestion du RAF du mois en cours.

Si le RAF doit être géré, il faut activer la règle AFF_MEMO_ARRETE.

L’arrêté société

Depuis la recherche d’affaires, allez dans le menu Edition > Arrêté société (la règle AFF_MEMO_ARRETE doit être activée).

Cette fonction permet d’historiser le RAF présent jusqu’à la date d’arrêté. Cette date est, par défaut, le dernier jour du mois précédent. Cela permettra la saisie du RAF pour le mois en cours.

Donc tout le RAF présent sur toutes les affaires en cours, jusqu’à cette date sera historisé dans le RAF n-1.

Mise à jour du budget et du RAF

Depuis le contrôle budgétaire, cliquez sur la flèche à droite de l'icône dans la barre de menu pour afficher les différentes options de mise à jour.

Ainsi, en fonction du choix fait pendant le paramétrage de votre contrôle budgétaire sur la saisie du budget et du RAF (détail ou affaire), vous pouvez choisir votre type de mise à jour. Cette option permet de saisir le budget puis le RAF.

Visibilité des postes pour la saisie des budgets et RAF

Dans le paramétrage des postes, une option de visibilité est ajoutée sur la saisie des budgets et RAF. Cochez cette option pour autoriser la saisie du budget et RAF dans la fonction de mise à jour du budget et RAF pour ce poste. Sinon, vous ne pourrez pas saisir de montant dans les colonnes saisissables pour ce poste.

Nouvelles colonnes

Dans le paramétrage des postes, vous pouvez ajouter des colonnes en standard.

Toutes les colonnes (n-1) correspondent aux données de la période précédente qui ont été historisées (si l’on historise les données à chaque fin de mois, alors le RAF n-1 correspond au RAF du mois précédent).

Visibilité des colonnes pour la saisie des budgets et RAF

Dans le paramétrage des colonnes > onglet Général, plusieurs options sont ajoutées pour choisir de masquer les colonnes lors de la mise à jour du budget et RAF (c’est-à-dire la saisie des montants). Par défaut, toutes les colonnes sont invisibles, hormis les colonnes saisissables.

Nouvelles périodes

Dans le paramétrage des colonnes > onglet Objets de gestion, plusieurs options sont disponibles pour les Périodes.

Vous devez cocher les périodes pertinentes pour que la colonne récupère les données correspondantes pour chaque poste.

Exemples de postes à paramétrer

Dans le paramétrage expert, toutes les cases des colonnes standards sont cochées sauf le budget.

Code Libellé Type de ligne Type de poste Signe Valeurs associées/Formules Description des colonnes/Formules
VE Ventes Poste comptable Produit 1   Sous-total des postes : MARGE
MOE Main d’œuvre Poste MOE valorisé Valorisation MOE -1   Sous-total des postes : MARGE
ACH Achats Poste comptable Charge -1   Sous-total des postes : MARGE
MARGE Marge Sous-total ou Formule Produit 1 retour=MARGE=VE-MOE-ACH Si on utilise le champ Sous-total des postes alors pas besoin de saisir une formule.
TXM Taux de marge Formule Produit 1 retour=pourcentage(MARGE,VE); On peut aussi calculer le taux de marge grâce aux champs n° 2 et n° 3 du Sous-total des postes qui permet de diviser le numérateur par le dénominateur de notre choix (saisir les codes correspondant aux postes).

Exemples de colonnes à paramétrer

Code Libellé Type de ligne Valeurs associées/Formules Description des colonnes/Formules
RE Réalisé Calcul en fonction paramètre ligne    
PR Prévisionnel Calcul en fonction paramètre ligne    
RP Re-prévision Formule retour=RP=RE+PR  
DB Dépassement du budget Formule retour=DB=budget-RE-PR Si l’on utilise le RAF, il faut ajouter la colonne dans le paramétrage expert, puis ajouter le calcul suivant dans la colonne DB : retour=DB=budget-RE-resteafaire