Facturer la réception

Les factures peuvent être créées par les collaborateurs autorisés soit :

  • À partir d’une réception,
  • À partir d’un tableau de facturation
  • Directement dans le module de gestion des factures fournisseurs.

Vous pouvez créer plusieurs types de facture ou avoir :

  • facture indépendante : consiste en l'insertion d'une entête et d'une ou plusieurs lignes de facture.
  • facture interne : dans le cadre d'échanges de prestations en internes, il peut être nécessaire de formaliser l'offre de prestation faite en interne à travers une facture de type "interne" et obligatoirement émis pour le compte d'un client "interne". Chaque ligne de la facture sera nécessairement construite à partir d'un produit vendu associé à un compte de classe 9.
  • facture Groupe : si vous faites une facture à destination d'une société externe appartenant au même groupe (de sociétés) que la vôtre, vous devez utiliser cette option. Chaque ligne de facture sera nécessairement construite à partir d'un produit vendu lié au groupe.
  • facture à recevoir.

La procédure de création reste la même.

1 Allez dans Gestion > Achats > Factures > .
2 Sous l'onglet En-tête, saisissez les informations suivantes et sauvegardez :
  • Numéro : Numéro de la facture. S'il n'est pas saisi par l'utilisateur, il est géré automatiquement par Akuiteo.
  • Journal : journal d'achat associé à la facture. Si un journal d'achat est paramétré par défaut pour l'utilisateur connecté, celui-ci est renseigné automatiquement mais peut être modifié.
  • les dates de création, validation, envoi et règlement de la facture.
  • le nom et l'établissement du collaborateur acheteur.
  • les coordonnées du fournisseur
  • les références fournisseur, c'est-à-dire le numéro de la facture chez le fournisseur.
  • Bon à payer le / par : date et nature du paiement. BAP % autorisé : Bon à payer autorisé.
  • les informations sur l'affaire.
1 Cliquez sur l'onglet Lignes > .
2 Sélectionnez le type de TVA à appliquer :
  • Sans T.V.A. : permet d'émettre une facture en exonération de taxe. Cette option est cochée par défaut si le client est marqué comme étant exonéré de TVA.
3 Dans la sous-section Détails, renseignez les différents champs et sauvegardez :
  • Regroupement : regroupement des prestations facturées.
  • Référence : références des produits.
  • Quantité : nombre de produits facturés dans la ligne.
  • Prix unitaire : tarif unitaire de l'article acheté.
  • Remise : pourcentage ou montant de la remise.
  • Compte / Compte collectif : numéro du compte comptable et collectif ou non .
  • Affaire / Lot / Sous-lot : code de l'affaire auquel la ligne d'offre fait référence et subdivision de l'affaire (lot/sous-lot). Cette information ne peut être saisie que si le devis est marqué comme étant multi-affaires / lots / sous-lots (Multi = OUI).
  • Date de début et date de fin.
  • Ressource : ressource (humaine ou autre) de la prestation.
  • Réception associée à la facture.
  • Retenue de garantie : permet de marquer la ligne comme une retenue de garantie (soumis au DMF 040653).
4 Faites un clic droit sur les lignes pour préciser si elles sont re-facturables et/ou re-facturées. Pour cela, vous devez activer les DMFs 040637 ACHATS FACTURE MARQUER REFACTURABLEet 040722 ACHATS AVOIR MARQUER REFACTURABLE.
5 Sauvegardez.

Vous pouvez ajouter les dates d'échéances, les destinataires ou d'autres informations en cliquant sur les onglets correspondants.

Vous pouvez créer une facture depuis une existante en la dupliquant via le menu Edition > Dupliquer la facture.

Note

Si la règle de gestion FF_RETENUE_GAR est activée, une ligne d'échéance sera créée pour chaque ligne de facture marquée comme Retenue de garantie. La date de l'échéance est déterminée en fonction du Nombre de jours renseigné dans la section Retenue de garantie au niveau :

  • de l'affaire ;
  • du fournisseur (si non défini sur l'affaire) ;
  • de la société (si non défini sur le fournisseur).

Les échéances de type Retenue de garantie ne peuvent être ni modifiées ni supprimées.

1 Double cliquez dans le résultat de recherche pour ouvrir la réception à facturer.
2 Allez dans Edition > Réceptionner la livraison.
3 Renseignez la fiche facture.

Grouper plusieurs réceptions dans une même facture

Vous pouvez également grouper plusieurs réceptions dans une seule et même facture fournisseur.

Pour cela :

1 Lancez une recherche sur réceptions non facturées.
2 Dans le résultat de recherche, sélectionnez les réceptions et cliquez sur .
3 Dans la fenêtre qui s'ouvre, renseignez les informations sur la facture à créer.

Votre nouvelle facture est créée.

Saisir les informations générales

1 Allez dans Gestion > Achats > Tableau de facturation fournisseurs > .
2 Sous l'onglet Entête, saisissez les informations suivantes :
  • Numéro : Numéro du tableau de facturation. S'il n'est pas saisi par l'utilisateur, il est géré automatiquement par Akuiteo. Cette numérotation est paramétrable dans les options de la gestion des ventes (module d'administration) en fonction de la société, de l'exercice et du journal.
  • Journal : journal d'achat associé au tableau de facturation. Si un journal d'achat est paramétré par défaut pour l'utilisateur connecté, celui-ci est renseigné automatiquement mais peut être modifié.
  • Date de création de la facture.
  • Pour le client :
  • Validé le : date de validation.
  • Abonnement : permet de prendre le compte comptable abonnement défini sur le produit acheté.
  • Date Cde : date de création de la commande.
  • Responsable : nom du collaborateur responsable du tableau de facturation.
  • Établissement : établissement auquel l'offre est rattachée.
  • Devise : code de la devise dans laquelle l'offre est réalisée. Par défaut, la devise du tableau de facturation est la référence.
  • Taux devise : taux de la devise en vigueur à la date de l'offre. Par défaut le taux est 1.00000000.
  • Référence fournisseur
3 Indiquez le fournisseur lié au tableau. Les coordonnées sont ajoutées automatiquement.
4 Saisissez les informations sur l'affaire :
  • Multi-affaires : permet d'indiquer si le tableau de facturation est imputable à plusieurs affaires, lots ou sous-lots.
  • Mono affaire et multi lots : permet d'imputer la totalité du tableau de facturation à une subdivision de l'affaire (lot).
  • Contrat : date contrat par défaut si elle est renseignée dans l'entête. Correspond à la date à laquelle la société s'engage à réaliser la prestation décrite dans la ligne.
  • Prévision : date prévisionnelle de la livraison ou de l'achèvement de la totalité de la prestation.
  • Affaire : code de l'affaire, du lot et du sous-lot concerné.

Ajouter des lignes de facturation

1 Cliquez sur l'onglet Lignes puis sur .
2 Dans la section TVA, cocher la case Sans T.V.A. Cela permet d'obtenir un tableau de facturation en exonération de taxe . Cette case est cochée par défaut .
3 Dans la section Détails, renseignez les champs suivants :
  • Référence des produits.
  • Quantité vendues prévues et prix unitaire de l'article. Si un prix de vente est associé à l'article sélectionné, Akuiteo le propose automatiquement par défaut.
  • Remise : pourcentage ou montant de la remise.
  • Total H.T . : montant total H.T. en Euros.
  • Affaire, lot et sous lot : code de l'affaire auquel la ligne d'offre fait référence. Cette information ne peut être saisie que si le tableau de facturation est marqué comme étant multi-affaires / lots / sous-lots (Multi = OUI).
  • Date du contrat, date prévisionnelle de facturation et date de début et de fin.
  • Ressource associée à la facture.
4 Si le prix de la ligne de facturation est amené à être révisé, renseignez les champs suivants dans la section Révision :
Champ Description
Indice

Sélectionnez l'indice de révision depuis la liste d'aide. Si un indice est défini sur le produit acheté lié à la ligne de facturation, cet indice est renseigné par défaut.

Les indices sont paramétrés depuis le menu Paramétrage Général > Transverse > Indices.

Les champs suivants ne sont pas affichés si le champ Indice est vide.
Périodicité

Sélectionnez la périodicité depuis la liste déroulante. Si une périodicité est définie sur le produit acheté lié à la ligne de facturation, cette périodicité est renseignée par défaut.

La périodicité permet de déterminer automatiquement la date de prochaine révision lors de la révision des prix.

Exemple

Pour une ligne, la date de prochaine révision était renseignée au 01/01 et la périodicité est définie sur Semestrielle. Lors du calcul des prix révisés, la date de prochaine révision sera donc le 01/07.
Prochaine rév. Renseignez la date de la prochaine révision. Cette date permet de retrouver le tableau de facturation en question lorsque vous utilisez la fonctionnalité de révision des prix dans les tableaux de facturation.
Date N-1

Indique la date de la dernière révision.

Ce champ est renseigné automatiquement lorsque le prix de la ligne de facturation est révisé. Si le champ est vide, cela indique que le prix de la ligne de facturation n'a jamais été révisé.
Valeur N-1

Indique la valeur de l'indice lors de la dernière révision.

Ce champ est renseigné automatiquement lorsque le prix de la ligne de facturation est révisé. Si le champ est vide, cela indique que le prix de la ligne de facturation n'a jamais été révisé.
PU HT N-1

Indique le prix unitaire HT de la ligne de facturation lors de la dernière révision.

Ce champ est renseigné automatiquement lorsque le prix de la ligne de facturation est révisé. Si le champ est vide, cela indique que le prix de la ligne de facturation n'a jamais été révisé.
Date N

Renseignez la date de référence actuelle de l'indice. En fonction des valeurs renseignées dans le paramétrage de l'indice, cette date de référence permet de déterminer la Valeur N de cet indice.

Exemple

Le paramétrage de l'indice (fractionnement de type mensuel) indique que la valeur au mois de juin est de 275,0. Si vous renseignez le 10/06 comme Date N de référence, le champ Valeur N sera automatiquement renseigné avec la valeur 275,0.
Valeur N Indique la valeur actuelle de l'indice en fonction de la Date N de référence renseignée. Cette valeur est renseignée automatiquement et ne peut pas être modifiée.

Valider le tableau de facturation

Une fois votre achat livré et facturé, votre tableau de bord doit être clos pour empêcher toute modification.

Pour cela, allez dans Edition > Valider sans éditer ou Edition > Valider et éditer si vous voulez valider et imprimer votre tableau de bord.

La date de validation est automatiquement renseignée avec la date du jour. Le titre de la fenêtre indique que la pièce est validée.

Si vous voulez une nouvelle version du tableau de facturation modifiable, il doit être révisé.

Des modifications peuvent être apportés au tableau de facturation. Vous pouvez :

  • réviser le budget et ainsi modifier certains champs autorisés uniquement.
  • actualiser le tableau de facturation après d'éventuelles modifications via le menu Edition > Administration > Actualiser le Tableau de Facturation.
  • dupliquer ou supprimer le tableau depuis le menu Edition.
DMF

Modifier en lot les données personnalisées

DMF

040821 ACHATS TABFAC MODIFIER EN LOT

040811 ACHATS TABFAC MODIF PIECE VALIDE

Prérequis : Des données personnalisées doivent être créées (voir Données personnalisées).

La modification des données personnalisées en lot permet de modifier les données personnalisées de plusieurs pièces de gestion à la fois.

1 Lancez une recherche et sélectionnez les résultats à modifier.
2 Faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Modification des données personnalisées.

La fenêtre Modifier les données personnalisées s'ouvre.

3 Cochez les données personnalisées à modifier et renseignez la nouvelle valeur pour chaque élément coché.
4 Cliquez sur Valider.

Les données personnalisées sont modifiées pour les pièces de gestion concernées.

DMF

040817 ACHATS TABFAC REVISER LES PRIX

Selon la durée de facturation pour un tableau de facturation, vous pouvez être amené à devoir réviser les prix des prestations en fonction de la valeur de l'indice de révision concerné.

Important

Pour pouvoir réviser les lignes d'un tableau de facturation, vous devez au préalable avoir renseigné la section Révision pour les lignes de facturation concernées.

Le tableau de facturation doit être validé mais non livré.

Rechercher les tableaux de facturation révisables

1 Cliquez sur le menu Gestion > Achats > Réviser les prix > Tableaux de facturation.

L'écran de recherche s'ouvre. Cet écran est identique à celui pour la recherche des tableaux de facturation, avec un onglet Révision des prix supplémentaire.

2 Renseignez les critères de recherche souhaités. Dans l'onglet Révision des prix, renseignez les critères suivants :
Critère Description
Date de référence

Renseignez la date de référence qui sera utilisée pour mettre à jour les prix dans les lignes de facturation, en fonction de la valeur de l'indice à cette date. Par défaut, la date du jour est renseignée.

Exemple

Le paramétrage de l'indice (fractionnement de type mensuel) indique que la valeur au mois de juin est de 275,0. Si vous renseignez le 10/06 comme date de référence, c'est la valeur 275,0 qui sera utilisée pour réviser les prix.
Indice

Sélectionnez l'indice recherché depuis la liste d'aide.

Les indices sont paramétrés depuis le menu Paramétrage Général > Transverse > Indices.
À réviser entre le ... et le ... Renseignez la période de révision, qui correspond à la date de prochaine révision renseignée dans les lignes de facturation.
3 Lancez la recherche.

Les tableaux de facturation validés et révisables correspondant aux critères de recherche sont affichés dans la fenêtre des résultats.

Calculer les prix révisés

La fonction de calcul des prix révisés permet d'effectuer une simulation des nouveaux prix des lignes de facturation révisables, en fonction de la valeur de l'indice à la date de référence sélectionnée. L'affichage des valeurs dans le tableau est ainsi mis à jour mais les données ne sont pas modifiées.

Depuis la liste des résultats des tableaux de facturation révisables, cliquez sur en haut à droite de l'écran pour afficher le calcul des prix révisés pour les lignes du tableau :

  • Les valeurs des colonnes Date N, Valeur N et PU HT N sont déplacées respectivement dans les colonnes Date N-1, Valeur N-1 et PU HT N-1.
  • La colonne Date N affiche désormais le premier jour du mois pour la date de référence renseignée (par exemple, pour une date de référence renseignée au 20/06/2020, la colonne Date N affiche 01/06/2020).
  • La colonne Valeur N affiche désormais la valeur de l'indice à la Date N.
  • La colonne PU HT N affiche désormais le prix unitaire de la ligne de facturation, calculé avec la Valeur N de l'indice.
  • La colonne Prochaine rév. affiche la nouvelle échéance, calculée en prenant la date de prochaine révision d'origine et en ajoutant la Périodicité associée.

Exemple

Pour une ligne, la date de prochaine révision était renseignée au 01/01 et la périodicité est définie sur Semestrielle. Lors du calcul des prix révisés, la date de prochaine révision sera donc le 01/07.

Mettre à jour les prix

Depuis la liste des résultats des tableaux de facturation révisables, cliquez sur puis confirmez la révision des prix. Toutes les lignes affichées sont révisées, en fonction de la valeur de l'indice à la date de référence sélectionnée. Les données liées à la révision sont ainsi modifiées.

Note

La liste des résultats est mise à jour. En fonction des critères renseignés dans l'écran de recherche, les lignes de facturation peuvent ne plus être affichées, par exemple si vous avez renseigné une période pour le critère À réviser entre le ... et le ... et que la nouvelle date de prochaine révision n'est plus comprise dans cette période.

Prérequis : Le tableau de facturation doit être validé.

1 Ouvrez votre tableau de facturation et cliquez sur l'onglet Lignes.
2 Sélectionnez une ou plusieurs lignes à régler et faites un clic droit.
3 Sélectionnez Régler les lignes sélectionnées.
4 Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez les paramètres de facturation et validez.

Il est possible de générer automatiquement les demandes d'approbation lors de la comptabilisation de la facture fournisseur, afin de garantir une cohérence entre les approbations demandées et reçues sur la facture et la réalité de la facture.

Pour mettre en place la génération automatique des approbations, deux éléments doivent être paramétrés :

  • Dans le menu Paramétrage Général > Achat > Enregistrement des factures d'achat, l'option suivante doit être à OUI : Si vous souhaitez que le logiciel impose un visa ou un bon à payer [...] ;
  • Dans la fiche du fournisseur > onglet Finances > section Paramètres Comptables, l'option BAP doit être cochée.

Les approbations peuvent également être demandées manuellement. Pour plus d'informations, voir Demander une approbation.

Quand toutes les demandes d'approbation de rangs différents ont été approuvées, le BAP de la facture passe à 100 %. La date du BAP correspond à la date de la dernière approbation.

Important

Si l'option Contrôle de la présence d'un PDF original est sélectionnée pour les factures et avoirs fournisseur dans le paramétrage des PDF originaux, un contrôle est effectué au moment de la comptabilisation. Si la facture ou l'avoir fournisseur ne possède pas de PDF original, la comptabilisation sera impossible.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des PDF originaux, voir Documents - Gestion des PDF originaux par type de document.

L'étape de comptabilisation est essentielle pour que le règlement de la facture soit prise en compte dans Akuiteo. Une facture comptabilisée ne peut plus être modifiée ni supprimée.

Plusieurs types de comptabilisation sont possibles :

1 Ouvrez une facture.
2 Allez dans Edition > Comptabiliser la facture.

Cette opération s'accompagne d'une comptabilisation de la facture si la gestion intégrée est active. L'écriture générée en comptabilité est automatiquement validée à la date du jour.

1 Ouvrez une facture.
2 Allez dans Edition > Comptabiliser et éditer la facture.
3 Dans la fenêtre d'édition, sélectionnez le modèle à utiliser et validez.

Cette opération s'accompagne d'une comptabilisation de la facture si la gestion intégrée est active. L'écriture générée en comptabilité est automatiquement validée à la date du jour.

Cette fonction permet aussi d'imprimer la facture.

Cette fonction permet de comptabiliser en lot une sélection de factures.

Depuis un résultat de recherche de factures, faites un clic droit sur une sélection de factures et cliquez sur Comptabiliser les factures / avoirs sélectionnés.

Cette opération s'accompagne d'une comptabilisation de la facture si la gestion intégrée est active. L'écriture générée en comptabilité est automatiquement validée à la date du jour.

Cette fonction permet de visualiser la position comptable du fournisseur (liste des factures et liste des règlements).

1 Ouvrez la facture.
2 Allez dans Edition > Position comptable du fournisseur.

Cette fonction permet d'enregistrer la synthèse de la facture dans les flux de l'affaire

1 Ouvrez la facture.
2 Allez dans Edition > Administration > Passer la facture dans les flux.

Cette fonction permet de simuler un règlement. Attention, ce traitement est à utiliser dans des cas particuliers de reprise de données ou d'erreurs.

1 Ouvrez la facture.
2 Allez dans Edition > Administration > Marquer comme réglée.

Si vous voulez la marquer comme non réglée, suivez la même procédure et sélectionnez Marquer comme non réglée.

Lorsque des demandes d'approbation ont été générées, il est possible de forcer le BAP afin de passer outre le circuit d'approbation des factures, même s'il y a des approbations non approuvées sur la facture. Cette fonction est soumise au DMF 040614.

1 Ouvrez la facture.
2 Allez dans Edition > Administration > Forcer BAP.

Les approbations en cours sur la facture sont supprimées. Les demandes d'approbation approuvées ou refusées sont conservées.

Cette fonction permet d'annuler et solder la facture sélectionnée. La facture doit être comptabilisée.

  • Depuis la facture, allez dans Edition > Avoir global. L'avoir ainsi créé est soldé.

Cette fonction permet d'annuler partiellement la facture sélectionnée.

  • Depuis la facture, allez dans Edition > Avoir partiel. La facture et l'avoir ne sont pas soldés.

Vous pouvez transformer en avoir une facture non comptabilisée qui présente un total négatif. Cette fonction doit être réservée à un nombre restreint d'utilisateurs et de préférence au responsable de la facturation.

1 Ouvrez une facture à transformer en avoir.
2 Allez dans Edition > Administration > Transformer la facture en avoir.

Un message de confirmation vous indique que l'avoir a bien été créé.

Vous pouvez créer un avoir en reprenant les informations de la facture initiale.

1 Ouvrez une facture.
2 Allez dans Edition > Nouveau > Dupliquer la facture en avoir.

Un nouvel avoir indépendant s'ouvre.

Il est possible de rattacher et détacher un avoir d'une facture sans mettre à jour le solde.

1 Depuis l'avoir concerné, cliquez sur Edition > Administration > Rattacher l'avoir à une facture sans mise à jour du solde.
2 Renseignez dans la fenêtre le numéro de la Facture à laquelle rattacher l'avoir depuis la liste d'aide ainsi que la Date de rattachement.
3 Cliquez sur Valider.

L'avoir est lié à la facture. Les soldes ne sont pas mis à jour. Il est possible de retrouver la facture liée depuis l'onglet Historique.

Pour détacher l'avoir de la facture sans mettre à jour le solde, allez dans Edition > Administration > Détacher de la facture sans mise à jour du solde.

Afin de détacher un avoir d'une facture tout en mettant à jour les soldes, vous devez suivre les actions suivantes :

4 Utilisez cette fonction depuis Edition > Administration> Détacher de la facture.

Certaines modifications sont possibles sur une facture avant d'être validées.

Cette fonction permet d'apporter des modifications à l'onglet Entête d'une facture.

1 Ouvrez la facture
2 Allez dans Edition > Administration > Actualiser l'en-tête de la facture ou cliquez sur la flèche à droite de l'icône dans l'entête de l'écran.
3 Effectuez les modifications désirées puis cliquez sur pour enregistrer les modifications.

Vous pouvez modifier la liste des destinataires de la facture. Les destinataires sont filtrés selon le nom du client et peuvent être en destinataire ou en copie.

1 Ouvrez la facture.
2 Allez dans Edition > Modifier les destinataires.

Cette fonction permet de modifier les échéances de règlement.

1 Ouvrez la facture.
2 Allez dans Edition > Modifier l'échéancier de règlement.
3 L'onglet Echéances s'ouvre dans lequel vous pouvez définir les dates et les échéances par ligne.

Note

Certains fournisseurs peuvent souhaiter le paiement de 95 % des factures émises et le paiement des 5 % restant à la fin de la période de garantie. Pour exclure ces retenues de garantie de la balance âgée fournisseur, une ligne d'échéancier peut être identifiée comme étant une Retenue de garantie. Pour pouvoir utiliser cette option de retenue de garantie, activez la règle de gestion FF_RETENUE_GAR.

DMF 040652 ACHATS FACTURE NEUTRALISER TVA

Cette fonction permet de neutraliser la TVA pour une ligne d'échéance. Les lignes marquées comme TVA neutralisée sont exclues des déclarations de TVA.

1 Depuis la fiche de la facture, ouvrez l'onglet Echéances.
2 Faites un clic droit sur la ligne souhaitée puis cliquez sur Neutraliser dans la TVA.
3 Confirmez.

L'indicateur de la colonne TVA neutralisée est désormais coché.

Pour retirer l'indicateur TVA neutralisée, faites un clic droit sur la ligne souhaitée, cliquez sur Marquer non neutralisée dans la TVA puis confirmez.

Re-facturer permet de créer une nouvelle commande. Les informations relatives au fournisseur sont pré-remplies.

1 Ouvrez la facture.
2 Allez dans Edition > Refacturer au client.
DMF 040640 ACHATS FACTURE MODIFIER EN LOT

Si vous devez modifier un élément dans plusieurs factures fournisseur, vous pouvez le faire rapidement en lot.

1 Lancez une recherche de fournisseurs.
2 Sélectionnez les factures à modifier et cliquez sur le bouton Modifier en lot en haut du résultat de recherche.
3 Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, renseignez les informations à modifier et validez.

Les informations sont mises à jour.