Cotations

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Sous l'onglet Général, saisissez le nom d'appel de votre fournisseur ou fournisseur prospect et ses coordonnées.

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Ajoutez le logo de l'entreprise du fournisseur ou fournisseur prospect en le glissant déposant sur la zone Logo.

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Renseignez les N° SIRET / SIREN afin de détecter les homonymes.

Si l'API SIRENE est configurée, cliquez sur à la droite du champ pour détecter le numéro de SIRET ou de SIREN et renseigner automatiquement les champs suivants : le nom d'appel, le code APE, l'adresse complète (SIRET seulement), la forme juridique et le SIREN (seulement si le SIRET est renseigné).

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Dans la section Coordonnées, renseignez le pays.

5

Dans la section Divers, renseignez les informations sur vos équipes amenées à s'occuper du fournisseur ou fournisseur prospect, comme :

• Le code de votre société et l'établissement ou l'équipe en interne qui doit s'occuper du fournisseur ou fournisseur prospect.
• Le responsable du fournisseur depuis le champ Suivi par. La liste d'aide affiche les collaborateurs :
  • ayant la fonction Achat : Acheteur
  • actifs sur la société du contexte de saisie
  • marqués comme Responsable multi-sociétés

  Ce responsable pourra être utilisé pour l'approbation des factures du fournisseurs.

• Les dates d'ouverture et de fermeture du compte fournisseur ou fournisseur prospect.

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Sous l'onglet Finances, saisissez les paramètres comptables comme les numéros de compte :

• compte auxiliaire
• compte collectif : compte de rattachement du compte de tiers qui regroupe tous les comptes auxiliaires et fournisseurs.

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Cochez les cases :

• Groupe : un fournisseur ou fournisseur prospect peut ou non faire partie du même groupe que la société de travail.
• Étranger : si la nationalité du siège social du fournisseur ou fournisseur prospect est étrangère.
• Collaborateur : si le fournisseur ou fournisseur prospect est également un collaborateur.
• Concurrent fr : si le fournisseur ou fournisseur prospect est un concurrent.
• Non comptabilisé : indique si le fournisseur ou fournisseur prospect est comptabilisé ou non.
• Immobilisation : fournisseur ou fournisseur prospect d'immobilisation.
• DAS2 : un fournisseur doit être marqué DAS2 ainsi que les comptes généraux qui lui sont associés.
• BAP : cet indicateur n’est actif que si la règle de gestion FOU_BAP est activée et se paramètre au moment de l'enregistrement de vos factures d’achats.
• Externe / interne / virtuel : concerne l'entreprise.

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Sous la section Conditions de règlement, renseignez les dates de conditions de règlement à appliquer pour le fournisseur.

Dans la liste déroulante située à droite du champ Jour, sélectionnez une option parmi :

• Début de mois : permet d'indiquer que le paiement doit être effectué en début de mois.
• Fixe : permet d'indiquer que le paiement doit être effectué à date fixe. Le jour doit être indiqué dans le champ le.
• Fin de mois : permet d'indiquer que le paiement doit être effectué en fin de mois.

Un jour du mois fixe peut être défini en renseignant une valeur entre 01 et 30 dans le champ le.

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Renseignez les informations bancaires, le mode de tarification de la facturation, les devises monétaires et le journal de banque.

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Renseignez les informations relatives à la TVA :

• Exonéré : Cochez la case si le fournisseur ou fournisseur prospect est exonéré de TVA. Cette option est affichée uniquement si le fournisseur est du pays FR (France).
• Exonéré TVA Intracomm. : Cochez la case si le fournisseur ou fournisseur prospect intracommunautaire est exonéré de TVA. Cette option est affichée uniquement si le fournisseur est intracommunautaire, c'est-à-dire lorsque le pays du fournisseur est coché UE.

• Régime de T.V.A. pour l'encaissement.

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Renseignez le Nombre de jours dans la section Retenue de garantie. Ce nombre de jours permet de calculer la date d'échéance pour les retenues de garantie associées à ce fournisseur. Si aucune valeur n'est renseignée, l'information sera cherchée au niveau de la fiche société.

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Sous la section Exonération des frais de port, cochez la case Frais de port applicables pour gérer les informations d’exonération de frais de port :

• Seuil d’exonération : si ce champ est renseigné avec une valeur supérieure à 0, alors l’exonération des frais de port ne s’appliquera que dans le cas où le montant de la commande atteint ou dépasse le montant saisi.
• Seuil d’alerte exonération proche : permet de renseigner le montant de la commande qui, lorsqu’il est atteint, déclenche une alerte indiquant à l’utilisateur que l’exonération des frais de port peut être appliquée à sa commande s’il y ajoute un certain montant.
• Frais de port dépendants du site de réception : permet d’indiquer, lors de la saisie d’une commande, que les frais de port doivent être gérés en fonction du site de réception.

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Sous l'onglet Marketing, saisissez les informations statistiques comme :

• Famille et sous-famille de classification du fournisseur ou fournisseur prospect.
• Profession : profession du fournisseur ou fournisseur prospect.
• Type : sélectionnez le type désiré depuis la liste d'aide. Si la case SIREN obligatoire est cochée dans le paramétrage du Type client et fournisseur sélectionné, il est alors nécessaire de remplir le champ N° SIREN dans l'onglet Général avant d'enregistrer la fiche fournisseur.
• Regroupement 1, 2 et 3 : codes de regroupement.
• Mots clés : choix de mot clés pour faire une recherche fournisseur ou fournisseur prospect.

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Renseignez les informations juridiques et ajoutez des informations complémentaires d’intérêt.

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Enregistrez votre fiche fournisseur ou fournisseur prospect.

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Une fois toutes ces actions effectuées, vous devez valider pour enregistrer la fiche.

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Allez dans Gestion > Achats > Cotation >

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Sous l'onglet Entête, saisissez les informations suivantes :

• Numéro de la cotation. S'il n'est pas saisi par l'utilisateur, il est géré automatiquement.
• Journal : journal d'achat associé à la cotation. Si un journal d'achat est paramétré par défaut pour l'utilisateur connecté, celui-ci est renseigné automatiquement mais peut être modifié.
• Libellé : nom de la cotation.
• Date de création de la cotation.
• Signature prév. : date de signature prévisionnelle.
• Collaborateurs acheteur et demandeur de la demande de cotation.
• Établissement : établissement rattaché.
• Devise et taux.
• Référence fournisseur : code de la cotation chez le fournisseur.
• Demande support lié éventuelle.
• Tab. Fac. lié à la cotation.
• Commande client à l’origine de cette cotation.

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Saisissez les coordonnées et le contact fournisseur.

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Saisissez les informations sur l'affaire :

• Multi-affaire : coché si la cotation est imputable à plusieurs affaires, lots ou sous-lots.
• Mono affaire et multi lots : permet d'imputer la totalité de la cotation à une subdivision de l'affaire (lot).
• Contrat : date contrat par défaut si elle est renseignée dans l'entête. Correspond à la date à laquelle la société s'engage à réaliser la prestation décrite dans la ligne.
• Prévision : date prévisionnelle de la réception ou de l'achèvement de la totalité de la prestation.
• Dépôt : nom du dépôt qui va recevoir la réception.
• Affaire : code de l'affaire, du lot et du sous-lot concerné.

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Saisissez un commentaire au sujet de la cotation dans la zone Texte sur Commande. Notez que vous pouvez insérer automatiquement un texte déjà configuré en cliquant sur .

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Cliquez sur l'onglet Lignes puis sur .

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Renseignez les champs situés dans la partie basse de l'écran :

• Regroupement et référence et libellé du produit acheté.
• Quantité achetées prévues.
• Prix unitaire de l'article acheté. Si un prix d'achat est associé à l'article sélectionné, Akuiteo le propose automatiquement par défaut.
• Rem. % : montant de la remise en pourcentage.
• Affaire : code de l'affaire auquel la ligne d'offre fait référence. Cette information ne peut être saisie que si la cotation est marquée comme étant multi-affaires / lots / sous-lots (Multi = OUI).
• Lot et sous lot : subdivision de l'affaire (lot) ou du lot (sous-lot) à laquelle la ligne d'offre fait référence. Cette information ne peut être saisie que si la cotation est marquée comme étant multi-affaires / lots / sous-lots (Multi = OUI).
• Contrat : date de signature de la cotation.
• Dates prévisionnelles correspondant à la date actualisée de la livraison de la prestation décrite dans la ligne.
• Total Eur HT : montant total en euros.

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Modifiez la fiche de la cotation souhaitée.

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Depuis l'onglet Lignes, sélectionnez une ou plusieurs lignes de la cotation, faites un clic droit sur la sélection puis cliquez sur Dupliquer les lignes sélectionnées.

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Dans la fenêtre de duplication, sélectionnez le type de duplication :

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Cliquez sur Valider.

La ou les lignes sélectionnées sont dupliquées dans la cotation.