Réceptionner et modifier la cotation

Akuiteo vous permet de créer des demandes de cotation afin de recueillir des propositions de la part des différents fournisseurs et d'obtenir ainsi les meilleurs prix.

En prévision d'un achat de matériel ou de service, vous devez créer un fournisseur prospect.

Pour créer un fournisseur / fournisseur prospect, allez dans Tiers > Fournisseurs > > Créer un fournisseur ou Créer un fournisseur prospect.

Note

Lors de la création d'un nouveau fournisseur prospect, ce prospect n'est pas directement comptabilisé, c'est-à-dire que son compte auxiliaire n'est pas automatiquement créé. Ce prospect doit être transformé en fournisseur pour qu'il soit comptabilisé.

Lors de la création d'un fournisseur, celui-ci est directement comptabilisé sauf si l'option Non comptabilisé est cochée depuis l'onglet Finances > section Paramètres Comptables. Dans ce cas, il faudra passer par le menu Edition > Suivi comptable > Gérer le fournisseur en comptabilité pour que son compte auxiliaire soit créé.

1 Sous l'onglet Général, saisissez le nom d'appel de votre fournisseur ou fournisseur prospect et ses coordonnées.
2 Ajoutez le logo de l'entreprise du fournisseur ou fournisseur prospect en le glissant déposant sur la zone Logo.
3 Renseignez les N° SIRET / SIREN afin de détecter les homonymes.

Si l'API SIRENE est configurée, cliquez sur à la droite du champ pour détecter le numéro de SIRET ou de SIREN et renseigner automatiquement les champs suivants : le nom d'appel, le code APE, l'adresse complète (SIRET seulement), la forme juridique et le SIREN (seulement si le SIRET est renseigné).

Important

Seuls les champs vides peuvent être renseignés par l'API SIRENE. Les champs déjà renseignés ne seront pas modifiés.

Référence

Pour plus d'informations sur la configuration de l'API SIRENE, voir le Configurer la connexion à l'API SIRENE.

4 Dans la section Coordonnées, renseignez le pays.
5 Dans la section Divers, renseignez les informations sur vos équipes amenées à s'occuper du fournisseur ou fournisseur prospect, comme :
  • Le code de votre société et l'établissement ou l'équipe en interne qui doit s'occuper du fournisseur ou fournisseur prospect.
  • Le responsable du fournisseur depuis le champ Suivi par. La liste d'aide affiche les collaborateurs :
    • ayant la fonction Achat : Acheteur
    • actifs sur la société du contexte de saisie
    • marqués comme Responsable multi-sociétés

    Ce responsable pourra être utilisé pour l'approbation des factures du fournisseurs.

  • Les dates d'ouverture et de fermeture du compte fournisseur ou fournisseur prospect.
1 Sous l'onglet Finances, saisissez les paramètres comptables comme les numéros de compte :
  • compte auxiliaire
  • compte collectif : compte de rattachement du compte de tiers qui regroupe tous les comptes auxiliaires et fournisseurs.
2 Cochez les cases :
  • Groupe : un fournisseur ou fournisseur prospect peut ou non faire partie du même groupe que la société de travail.
  • Étranger : si la nationalité du siège social du fournisseur ou fournisseur prospect est étrangère.
  • Collaborateur : si le fournisseur ou fournisseur prospect est également un collaborateur.
  • Concurrent fr : si le fournisseur ou fournisseur prospect est un concurrent.
  • Non comptabilisé : indique si le fournisseur ou fournisseur prospect est comptabilisé ou non.
  • Immobilisation : fournisseur ou fournisseur prospect d'immobilisation.
  • DAS2 : un fournisseur doit être marqué DAS2 ainsi que les comptes généraux qui lui sont associés.
  • BAP : cet indicateur n’est actif que si la règle de gestion FOU_BAP est activée et se paramètre au moment de l'enregistrement de vos factures d’achats.
  • Externe / interne / virtuel : concerne l'entreprise.
3 Renseignez les informations relatives à la TVA :
  • Exonéré : Cochez l'option si le fournisseur ou fournisseur prospect est exonéré de TVA. Cette option est affichée uniquement si le fournisseur est du pays FR (France).
  • Exonéré TVA Intracomm. : Cochez l'option si le fournisseur ou fournisseur prospect intracommunautaire est exonéré de TVA. Cette option est affichée uniquement si le fournisseur est intracommunautaire, c'est-à-dire lorsque le pays du fournisseur est coché UE.

Note

Si le pays du fournisseur n'est ni la France ni un pays intracommunautaire, le fournisseur est considéré comme exonéré de TVA.

  • Régime de T.V.A. pour l'encaissement.
4 Renseignez le Nombre de jours dans la section Retenue de garantie. Ce nombre de jours permet de calculer la date d'échéance pour les retenues de garantie associées à ce fournisseur. Si aucune valeur n'est renseignée, l'information sera cherchée au niveau de la fiche société.
5 Sous la section Exonération des frais de port, cochez la case Frais de port applicables pour gérer les informations d’exonération de frais de port :
  • Seuil d’exonération : si ce champ est renseigné avec une valeur supérieure à 0, alors l’exonération des frais de port ne s’appliquera que dans le cas où le montant de la commande atteint ou dépasse le montant saisi.
  • Seuil d’alerte exonération proche : permet de renseigner le montant de la commande qui, lorsqu’il est atteint, déclenche une alerte indiquant à l’utilisateur que l’exonération des frais de port peut être appliquée à sa commande s’il y ajoute un certain montant.
  • Frais de port dépendants du site de réception : permet d’indiquer, lors de la saisie d’une commande, que les frais de port doivent être gérés en fonction du site de réception.

La nature des produits achetés devront également être paramétrés en sélectionnant Frais de Port applicables. Les produits de nature Frais de port pourront alors être associés aux fournisseurs par des références achat afin de définir un tarif de port par défaut sur les fournisseurs.

1 Sous l'onglet Marketing, saisissez les informations statistiques comme :
  • Famille et sous-famille de classification du fournisseur ou fournisseur prospect.
  • Profession : profession du fournisseur ou fournisseur prospect.
  • Type : sélectionnez le type désiré depuis la liste d'aide. Si la case SIREN obligatoire est cochée dans le paramétrage du Type client et fournisseur sélectionné, il est alors nécessaire de remplir le champ N° SIREN dans l'onglet Général avant d'enregistrer la fiche fournisseur.
  • Regroupement 1, 2 et 3 : codes de regroupement.
  • Mots clés : choix de mot clés pour faire une recherche fournisseur ou fournisseur prospect.
2 Renseignez les informations juridiques et ajoutez des informations complémentaires d’intérêt.
3 Enregistrez votre fiche fournisseur ou fournisseur prospect.
4 Une fois toutes ces actions effectuées, vous devez valider pour enregistrer la fiche.

À partir de cette fiche, vous pourrez rapidement rechercher des pièces de gestion liées à cette fiche, comme toutes les commandes par exemple.

Note

Si vous voulez saisir plusieurs coordonnées bancaires sur un même fournisseur, vous pouvez créer plusieurs sites de facturation comprenant les coordonnées bancaires et ainsi vous éviter de créer plusieurs fournisseurs.

Vous pouvez créer plusieurs types de cotations :

  • cotation classique
  • cotation interne : dans le cadre d'échanges de prestations en internes, il peut être nécessaire de formaliser l'offre de prestation faite en interne à travers une cotation de type "interne" et obligatoirement émise pour le compte d'un client "interne". Chaque ligne de cotation sera nécessairement construite à partir d'un produit acheté associé à un compte de classe 9.
  • cotation Groupe : si vous faites une demande de cotation à destination d'une société externe appartenant au même groupe (de sociétés) que la vôtre, vous devez utiliser cette option. Chaque ligne de cotation sera nécessairement construite à partir d'un produit acheté lié au groupe.

La procédure de création reste la même.

Note

Il est possible de générer une cotation directement depuis un devis (créé au niveau du module Vente) en se basant sur les charges générées sur devis. Il faut, pour cela, lier un produit vendu et un produit acheté. Voir le Guide du module Vente.

1 Allez dans Gestion > Achats > Cotation >
2 Sous l'onglet Entête, saisissez les informations suivantes :
  • Numéro de la cotation. S'il n'est pas saisi par l'utilisateur, il est géré automatiquement.
  • Journal : journal d'achat associé à la cotation. Si un journal d'achat est paramétré par défaut pour l'utilisateur connecté, celui-ci est renseigné automatiquement mais peut être modifié.
  • Libellé : nom de la cotation.
  • Date de création de la cotation.
  • Signature prév. : date de signature prévisionnelle.
  • Collaborateurs acheteur et demandeur de la demande de cotation.
  • Établissement : établissement rattaché.
  • Devise et taux.
  • Référence fournisseur : code de la cotation chez le fournisseur.
  • Demande support lié éventuelle.
  • Tab. Fac. lié à la cotation.
  • Commande client à l’origine de cette cotation.
3 Saisissez les coordonnées et le contact fournisseur.
4 Saisissez les informations sur l'affaire :
  • Multi-affaire : coché si la cotation est imputable à plusieurs affaires, lots ou sous-lots.
  • Mono affaire et multi lots : permet d'imputer la totalité de la cotation à une subdivision de l'affaire (lot).
  • Contrat : date contrat par défaut si elle est renseignée dans l'entête. Correspond à la date à laquelle la société s'engage à réaliser la prestation décrite dans la ligne.
  • Prévision : date prévisionnelle de la réception ou de l'achèvement de la totalité de la prestation.
  • Dépôt : nom du dépôt qui va recevoir la réception.
  • Affaire : code de l'affaire, du lot et du sous-lot concerné.
5 Saisissez un commentaire au sujet de la cotation dans la zone Texte sur Commande. Notez que vous pouvez insérer automatiquement un texte déjà configuré en cliquant sur .

Ajouter une ligne à la cotation

1 Cliquez sur l'onglet Lignes puis sur .
2 Renseignez les champs situés dans la partie basse de l'écran :
  • Regroupement et référence et libellé du produit acheté.
  • Quantité achetées prévues.
  • Prix unitaire de l'article acheté. Si un prix d'achat est associé à l'article sélectionné, Akuiteo le propose automatiquement par défaut.
  • Rem. % : montant de la remise en pourcentage.
  • Affaire : code de l'affaire auquel la ligne d'offre fait référence. Cette information ne peut être saisie que si la cotation est marquée comme étant multi-affaires / lots / sous-lots (Multi = OUI).
  • Lot et sous lot : subdivision de l'affaire (lot) ou du lot (sous-lot) à laquelle la ligne d'offre fait référence. Cette information ne peut être saisie que si la cotation est marquée comme étant multi-affaires / lots / sous-lots (Multi = OUI).
  • Contrat : date de signature de la cotation.
  • Dates prévisionnelles correspondant à la date actualisée de la livraison de la prestation décrite dans la ligne.
  • Total Eur HT : montant total en euros.

L'onglet Destinataires s'affiche. Il permet de voir la liste des destinataires et leurs coordonnées, que vous avez définis au préalable dans une fiche contact. Vous pouvez ajouter des destinataires à cette liste et ainsi préciser si le contact est en copie ou en destinataire direct.

Dupliquer une ligne de cotation

1 Modifiez la fiche de la cotation souhaitée.

Note

La cotation ne doit pas déjà être validée.

2 Depuis l'onglet Lignes, sélectionnez une ou plusieurs lignes de la cotation, faites un clic droit sur la sélection puis cliquez sur Dupliquer les lignes sélectionnées.
3 Dans la fenêtre de duplication, sélectionnez le type de duplication :
Type Description
Duplication simple

Sélectionnez Duplication simple pour dupliquer la ou les lignes sélectionnées à l'identique un certain nombre de fois.

Pour cela, renseignez le nombre de duplications dans le champ associé.

Exemple

Si vous dupliquez deux lignes 3 fois, 6 nouvelles lignes seront créées :

  • 3 lignes identiques à la première ligne dupliquée,
  • 3 autres identiques à la deuxième ligne dupliquée.
Répétition par période

Sélectionnez Répétition par période si vous souhaitez répéter la ou les lignes dupliquées selon une période (année, trimestre, mois, semaine ou jour) et un nombre de fois défini par l'utilisateur.

Pour cela, renseignez le nombre de répétitions dans le champ associé et sélectionnez le type de période depuis la liste déroulante.

Exemple

Vous dupliquez une ligne dont toutes les dates sont renseignées au 31/08/2020. Pour la duplication, vous renseignez 2 fois par Année. 2 nouvelles lignes seront créées :

  • une première ligne dont toutes les dates sont renseignées au 31/08/2021,
  • une deuxième ligne dont toutes les dates sont renseignées au 31/08/2022.
4 Cliquez sur Valider.

La ou les lignes sélectionnées sont dupliquées dans la cotation.

Si vous souhaitez mettre en place une étape d'approbation avant validation de votre pièce de gestion, vous pouvez utiliser la fonction de demandes d'approbation.

Pour plus d'informations, veuillez vous référer à la section Approuver des pièces de gestion.

La validation est une étape importante de la cotation. Une cotation validée ne peut être ni modifiée, ni supprimée.

Vous pouvez simplement valider la cotation ou la valider et l'éditer en même temps. 

Pour valider la cotation, allez sur la cotation et cliquez sur Edition > Valider sans éditer. La date de validation est automatiquement renseignée avec la date du jour.

Pour valider la cotation et l'éditer :

1 Depuis la cotation, allez dans Edition > Valider et éditer. La cotation passe de l'état "Brouillon" à "Validée" et la fenêtre d'édition s'ouvre.
2 Sélectionnez le modèle d'édition de la cotation Akuiteo et validez.
Réviser la demande de cotation

Quand une cotation doit être modifiée, elle doit faire l'objet d'une révision.

1 Depuis la cotation validée, allez dans Edition > Réviser la demande de cotation. La cotation révisée est classée.
2 Dans l'écran de révision, saisissez un nouveau numéro de cotation. Une copie de cette cotation à l'état "Brouillon" est créée comprenant un lien hypertexte vers la cotation d'origine.
Archiver la demande de cotation

Quand un achat est abandonné, il faut ôter le budget de cotation des analyses du portefeuille. La cotation étant validée, elle ne peut être supprimée et doit être classée comme "Archivée".

1 Depuis la cotation validée, allez dans Edition > Archiver la demande de cotation.
2 Confirmez votre choix. La cotation est maintenant archivée.
DMF 040202 ACHATS DEMANDE COTATION MODIFIER

À savoir : Les cotations validées et signées ne peuvent être ni modifiées ni supprimées. La mise à jour d'une cotation validée passe par la révision préalable de cette cotation.

  • Pour modifier une cotation, allez dans Edition > Modifier cotation.
  • Pour supprimer une cotation, allez dans Edition > Supprimer.
DMF 040229 ACHATS DEMANDE COTATION MENU MODIFICATION TVA
Actualiser l'en-tête de la cotation
DMF 040230 ACHATS DEMANDE COTATION ACTUALISER

Une cotation validée ne pouvant pas être modifiée, sauf si elle a été révisée, les rubriques non financières suivantes peuvent être mises à jour :

  • les dates, qu'elles soient contractuelles ou de livraison,
  • le numéro de tableau de facturation
1 Depuis la cotation, allez dans Edition > Actualiser l'entête de la cotation.
2 Modifier les données comprises dans les champs jaunes et sauvegardez.
Reporter les dates des lignes des cotations

Vous pouvez reporter les dates des lignes des cotations, en lot depuis les résultats de recherche ou sur une seule cotation depuis la fiche d'une cotation. Les dates suivantes peuvent être reportées :

  • Dates de début et fin de période de la prestation ;
  • Date contractuelle ;
  • Date de livraison prévisionnelle.
1 Depuis les résultats de recherche de cotations ou depuis l'onglet Lignes d'une cotation, sélectionnez les lignes à reporter et faites un clic droit.
2 Cliquez sur Reporter les dates des lignes sélectionnées.
3 Dans la fenêtre de report, cochez pour chaque date le type de report souhaité :
  • Par période pour définir la durée au bout de laquelle la date doit être reportée. Si le nombre n'est pas renseigné, la date ne sera pas reportée.

Exemple

Pour reporter la date dans 3 semaines, renseignez 3 dans Nombre et cochez Semaine.

  • A une date précise pour sélectionner la date précise à laquelle la date doit être reportée.

Astuce

Une date peut être vidée en cochant A une date précise puis en laissant le champ vide.

4 Validez.

Les dates sont reportées.