Passer une commande au fournisseur

La solution la plus rapide est de créer une commande depuis votre cotation. Cela permet de rapatrier les informations de la cotation sans devoir les ressaisir.

Pré-requis : La cotation doit être validée.

La commande est créée et s'ouvre dans un nouvel onglet.

Vous pouvez créer plusieurs types de commande :

• commande classique
• commande interne : dans le cadre d'échanges de prestations en interne, il peut être nécessaire de formaliser l'offre de prestation faite en interne à travers une commande de type "interne" et obligatoirement émis pour le compte d'un client "interne". Chaque ligne de commande sera nécessairement construite à partir d'un produit associé à un compte de classe 9.
• commande Groupe : si vous faites une commande à destination d'une société externe appartenant au même groupe (de sociétés) que la vôtre, vous devez utiliser cette option. Chaque ligne de commande sera nécessairement construite à partir d'un produit acheté lié au groupe.
• Depuis une commande client en passant par Edition > Créer les commandes fournisseur.

La procédure de création reste la même.

Saisir les informations générales

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Allez dans Gestion > Achats > Commandes fournisseurs > .

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Sous l'onglet Entête, saisissez les informations suivantes :

• Numéro de la commande. S'il n'est pas saisi par l'utilisateur, il est géré automatiquement.
• Journal : journal d'achat associé à la commande. Si un journal d'achat est paramétré par défaut pour l'utilisateur connecté, celui-ci est renseigné automatiquement mais peut être modifié.
• Libellé : nom de la commande.
• Date de création de la cotation.
• Signature prév. : date de signature prévisionnelle.
• Collaborateurs acheteur et demandeur de la commande.
• Établissement : établissement rattaché.
• Devise et taux.
• Référence fournisseur : code de la commande chez le fournisseur.
• Demande support liée éventuelle.
• Tab. Fac. lié à la commande.
• Commande client liée à celle-ci.
• Soumis à notification : Cochez cette case si les lignes de commande doivent être notifiées avant d'être réceptionnées. Lorsque l'option est cochée, les champs Date notifiée et Commentaire de la notification sont disponibles sur chaque ligne de la commande.

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Saisissez les coordonnées et le contact fournisseur.

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Saisissez les informations sur l'affaire :

• Multi-affaires : coché si la commande est imputable à plusieurs affaires, lots ou sous-lots.
• Mono affaire et multi lots : permet d'imputer la totalité de la commande à une subdivision de l'affaire (lot).
• Contrat : date contrat par défaut si elle est renseignée dans l'entête. Correspond à la date à laquelle la société s'engage à réaliser la prestation décrite dans la ligne.
• Prévision : date prévisionnelle de la réception ou de l'achèvement de la totalité de la prestation.
• Dépôt : nom du dépôt qui va recevoir la réception.
• Affaire : code de l'affaire, du lot et du sous-lot concerné.

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Saisissez un commentaire au sujet de la commande dans la zone Texte sur commande.

Gérer les lignes de la commande

Ajouter une ligne à la commande

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Cliquez sur l'onglet Lignes puis sur .

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Renseignez les champs situés dans la partie basse de l'écran :

Champ	Description
Regroupement	Regroupement des prestations à mettre dans la commande.
Référence	Références des produits.
Quantité	Quantité d'articles vendus et du conditionnement du stock.
Px unitaire	Prix unitaire de l'article acheté. Si un prix d'achat est associé à l'article sélectionné, il est proposé par défaut.
Remise	Montant de la remise en pourcentage ou en montant.
Total H.T.	Montant total H.T. en euros.
Compte	Numéro du compte comptable.
Affaire	Code de l'affaire auquel la ligne d'offre fait référence. Cette information ne peut être saisie que si le devis est marqué comme étant multi-affaires / lots / sous-lots (Multi = OUI).
Lot / Sous-lot	Subdivision de l'affaire (lot) et du lot (sous-lot) à laquelle la ligne d'offre fait référence. Cette information ne peut être saisie que si le devis est marqué comme étant multi-affaires / lots / sous-lots (Multi = OUI).
Contrat	Date à laquelle prend effet le contrat.
Prévision	Date prévue et actualisée de réception de la prestation associée à la ligne.
Période du ... au ...	Date de début et de fin de la commande.
Ressource	Collaborateur associé à la commande.
Date notifiée et Commentaire de la notification	Ces champs sont affichés uniquement si l'option Soumis à notification est cochée dans l'entête de la commande. Renseignez la date à partir de laquelle la ligne de commande pourra être réceptionnée. Lorsqu'une date est renseignée, la ligne est considérée comme notifiée. Vous pouvez renseigner si besoin un commentaire associé à la notification. La date peut être modifiée par clic droit sur une sélection de lignes > Lignes à notifier. Cette fonction est soumise au DMF 040329 ACHATS COMMANDE NOTIFICATION et reste accessible lorsque la commande est validée.

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Si le prix de la ligne de commande est amené à être révisé, renseignez les champs suivants dans la section Révision :

Champ	Description
Indice	Sélectionnez l'indice de révision depuis la liste d'aide. Si un indice est défini sur le produit acheté lié à la ligne de commande, cet indice est renseigné par défaut. Les indices sont paramétrés depuis le menu Paramétrage Général > Transverse > Indices. Les champs suivants ne sont pas affichés si le champ Indice est vide.
Périodicité	Sélectionnez la périodicité depuis la liste déroulante. Si une périodicité est définie sur le produit acheté lié à la ligne de commande, cette périodicité est renseignée par défaut. La périodicité permet de déterminer automatiquement la date de prochaine révision lors de la révision des prix. Exemple Pour une ligne, la date de prochaine révision était renseignée au 01/01 et la périodicité est définie sur Semestrielle. Lors du calcul des prix révisés, la date de prochaine révision sera donc le 01/07.
Prochaine rév.	Renseignez la date de la prochaine révision. Cette date permet de retrouver la commande en question lorsque vous utilisez la fonctionnalité de révision des prix dans les commandes.
Date N-1	Indique la date de la dernière révision. Ce champ est renseigné automatiquement lorsque le prix de la ligne de commande est révisé. Si le champ est vide, cela indique que le prix de la ligne de commande n'a jamais été révisé.
Valeur N-1	Indique la valeur de l'indice lors de la dernière révision. Ce champ est renseigné automatiquement lorsque le prix de la ligne de commande est révisé. Si le champ est vide, cela indique que le prix de la ligne de commande n'a jamais été révisé.
PU HT N-1	Indique le prix unitaire HT de la ligne de commande lors de la dernière révision. Ce champ est renseigné automatiquement lorsque le prix de la ligne de commande est révisé. Si le champ est vide, cela indique que le prix de la ligne de commande n'a jamais été révisé.
Date N	Renseignez la date de référence actuelle de l'indice. En fonction des valeurs renseignées dans le paramétrage de l'indice, cette date de référence permet de déterminer la Valeur N de cet indice. Exemple Le paramétrage de l'indice (fractionnement de type mensuel) indique que la valeur au mois de juin est de 275,0. Si vous renseignez le 10/06 comme Date N de référence, le champ Valeur N sera automatiquement renseigné avec la valeur 275,0.
Valeur N	Indique la valeur actuelle de l'indice en fonction de la Date N de référence renseignée. Cette valeur est renseignée automatiquement et ne peut pas être modifiée.

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Ajoutez la ligne en cliquant sur .

5

Si vous voulez dupliquer, éclater ou ventiler une ligne, faites un clic droit sur la ligne et sélectionnez l'option correspondante.

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Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez les périodes et la manière de scinder les lignes.

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Sauvegardez votre commande.

Une fois sauvegardée, vous pouvez générer des lignes d'acompte en faisant un clic droit sur la ligne et en sélectionnant l'option correspondante.

Vous pouvez ensuite consulter l'historique et les destinataires de la commande à tout moment.

Dupliquer une ligne de commande

1

Modifiez la fiche de la commande souhaitée.

Note

La commande ne doit pas déjà être validée.

2

Depuis l'onglet Lignes, sélectionnez une ou plusieurs lignes de la commande, faites un clic droit sur la sélection puis cliquez sur Dupliquer les lignes sélectionnées.

3

Dans la fenêtre de duplication, sélectionnez le type de duplication :

Type	Description
Duplication simple	Sélectionnez Duplication simple pour dupliquer la ou les lignes sélectionnées à l'identique un certain nombre de fois. Pour cela, renseignez le nombre de duplications dans le champ associé. Exemple Si vous dupliquez deux lignes 3 fois, 6 nouvelles lignes seront créées : 3 lignes identiques à la première ligne dupliquée, 3 autres identiques à la deuxième ligne dupliquée.
Répétition par période	Sélectionnez Répétition par période si vous souhaitez répéter la ou les lignes dupliquées selon une période (année, trimestre, mois, semaine ou jour) et un nombre de fois défini par l'utilisateur. Pour cela, renseignez le nombre de répétitions dans le champ associé et sélectionnez le type de période depuis la liste déroulante. Exemple Vous dupliquez une ligne dont toutes les dates sont renseignées au 31/08/2020. Pour la duplication, vous renseignez 2 fois par Année. 2 nouvelles lignes seront créées : une première ligne dont toutes les dates sont renseignées au 31/08/2021, une deuxième ligne dont toutes les dates sont renseignées au 31/08/2022.

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Cliquez sur Valider.

La ou les lignes sélectionnées sont dupliquées dans la commande.

Si vous souhaitez mettre en place une étape d'approbation avant validation de votre pièce de gestion, vous pouvez utiliser la fonction de demandes d'approbation.

Pour plus d'informations, veuillez vous référer à la section Approuver des pièces de gestion.

Une commande validée ne peut être ni modifiée, ni supprimée.

Vous pouvez simplement valider la commande ou la valider et l'éditer en même temps. 

Pour valider la commande, depuis la commande, allez dans Edition > Valider sans éditer. La commande passe de l'état "Brouillon" à l'état "Validé".

Pour valider la commande et l'éditer :

A savoir :

• La date de validation est automatiquement renseignée avec la date du jour.
• Valider la commande permettra de démarrer la réception et le paiement de la facture. De plus, seules les commandes validées sont prises en compte dans les flux initiaux et prévisionnels.

Selon la durée d'une commande, vous pouvez être amené à devoir réviser les prix des prestations en fonction de la valeur de l'indice de révision concerné.

Rechercher les commandes révisables

Calculer les prix révisés

La fonction de calcul des prix révisés permet d'effectuer une simulation des nouveaux prix des lignes de commande révisables, en fonction de la valeur de l'indice à la date de référence sélectionnée. L'affichage des valeurs dans le tableau est ainsi mis à jour mais les données ne sont pas modifiées.

Depuis la liste des résultats des commandes révisables, cliquez sur en haut à droite de l'écran pour afficher le calcul des prix révisés pour les lignes du tableau :

• Les valeurs des colonnes Date N, Valeur N et PU HT N sont déplacées respectivement dans les colonnes Date N-1, Valeur N-1 et PU HT N-1.
• La colonne Date N affiche désormais le premier jour du mois pour la date de référence renseignée (par exemple, pour une date de référence renseignée au 20/06/2020, la colonne Date N affiche 01/06/2020).
• La colonne Valeur N affiche désormais la valeur de l'indice à la Date N.
• La colonne PU HT N affiche désormais le prix unitaire de la ligne de commande, calculé avec la Valeur N de l'indice.
• La colonne Prochaine rév. affiche la nouvelle échéance, calculée en prenant la date de prochaine révision d'origine et en ajoutant la Périodicité associée.

Mettre à jour les prix

Depuis la liste des résultats des commandes révisables, cliquez sur puis confirmez la révision des prix. Toutes les lignes affichées sont révisées, en fonction de la valeur de l'indice à la date de référence sélectionnée. Les données liées à la révision sont ainsi modifiées.

Réviser la commande

Une commande validée ne peut pas être modifiée. Elle doit faire l'objet d'une révision.

Historiser la commande

Historiser une commande permet de conserver l'image de la commande initiale. Il faut effectuer ce type d'archivage avant livraison de la commande si elle n'est pas issue d'une cotation historisée.

Rappel : Historiser une commande n'est possible que si la commande n'a pas fait l'objet au préalable d'une cotation, elle-même historisée.

Depuis la commande validée, allez dans Edition > Historiser la commande. La commande est automatiquement ajoutée à l'historique des commandes.

A savoir

Les commandes validées et les commandes annulées ou réceptionnées ne peuvent être ni modifiées ni supprimées. La mise à jour d'une commande validée passe par la révision préalable de cette commande :

• Pour modifier une commande, allez dans Edition > Modifier.
• Pour supprimer une commande, allez dans Edition > Supprimer.

Annuler une commande

Dans certains cas (ex: projet stoppé en cours en raison d'un litige avec un fournisseur), les reliquats de commande doivent être annulés car les prestations ne seront ni réalisées ni facturées.

Annuler une commande passe le statut de la commande de l'état "Validée" à l'état "Annulée" et génère une copie de cette commande aux montants négatifs à l'état "Annulée".

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Depuis la commande, allez dans Edition > Annuler la commande.

2

Saisissez la date d'annulation.

Relancer les destinataires de la commande

Vous pouvez envoyer des emails de relance aux fournisseurs ou aux collaborateurs responsables. Vous pouvez notamment :

• Générer des emails de relance vers les fournisseurs en cas de non réception des commandes,
• Générer des emails de confirmation des dates prévisionnelles de réception des commandes.

1

Activez les DMF suivants :

• 040324 ACHATS/COMMANDE/ENVOYER AUX FOURNISSEURS
• 040325 ACHATS/COMMANDE/RELANCER LES FOURNISSEURS
• 040326 ACHATS/COMMANDE/ENVOYER EN INTERNE

2

Depuis une fiche Commandes fournisseur, allez dans Edition > Envoyer aux fournisseurs / Relancer les fournisseurs.

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Depuis plusieurs commandes :

• Lancez une recherche de commandes fournisseurs en cours et non réceptionnées.
• Dans le résultat de recherche, faites un clic droit sur les commandes à relancer et sélectionnez le système de relance souhaité.
• Dans l’écran d’édition qui s’affiche, précisez le destinataire et le modèle d’édition à utiliser.

Modifier les destinataires

Si vous souhaitez modifier les destinataires de la commande rapidement, vous pouvez le faire depuis le menu Edition > Modifier les destinataires.

Changer le fournisseur à facturer

Si vous souhaitez modifier le fournisseur rapidement :

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Allez dans Edition > Changer le fournisseur qui facture.

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Dans la fenêtre des fournisseurs liés, sélectionnez le tiers correspondant et validez.

Créer le tableau de facturation

Cette fonction permet, en une seule opération de :

• créer un tableau de facturation, à l'image de la commande
• associer le tableau de facturation ainsi créé à la commande, par mention du numéro de ce tableau dans l'entête de la commande.

Pour cela, allez dans Edition > Créer le tableau de facturation.

Actualiser l'entête de la commande

DMF	040230 ACHATS DEMANDE COTATION ACTUALISER

Une commande validée ne peut pas être modifiée (elle doit être révisée). Toutefois, certaines rubriques (non financières) peuvent être mises à jour en actualisant l'entête de la commande. C'est notamment le cas des dates, qu'elles soient contractuelles ou de livraison, mais aussi du numéro de tableau de facturation.

Allez dans Edition > Actualiser l'entête de la commande.

Reporter les dates des lignes des commandes

Vous pouvez reporter les dates des lignes des commandes, en lot depuis les résultats de recherche ou sur une seule commande depuis la fiche d'une commande. Les dates suivantes peuvent être reportées :

• Dates de début et fin de période de la prestation ;
• Date contractuelle ;
• Date de livraison prévisionnelle.

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Depuis les résultats de recherche de commandes ou depuis l'onglet Lignes d'une commande, sélectionnez les lignes à reporter et faites un clic droit.

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Cliquez sur Reporter les dates des lignes sélectionnées.

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Dans la fenêtre de report, cochez pour chaque date le type de report souhaité :

• Par période pour définir la durée au bout de laquelle la date doit être reportée. Si le nombre n'est pas renseigné, la date ne sera pas reportée.

Exemple

Pour reporter la date dans 3 semaines, renseignez 3 dans Nombre et cochez Semaine.

• A une date précise pour sélectionner la date précise à laquelle la date doit être reportée.

Astuce

Une date peut être vidée en cochant A une date précise puis en laissant le champ vide.

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Validez.

Les dates sont reportées.