Les autres modules concernés par le RGPD

Certains modules Akuiteo peuvent être utilisés pour contenir des données personnelles. Après avoir fait l’inventaire de l'usage de vos données personnelles, les actions suivantes sont possibles à partir de la version 4.1 pour protéger les coordonnées personnelles et professionnelles dans les modules concernés.

Une fiche document peut être marquée comme contenant des données personnelles.

Seuls les utilisateurs qui possèdent le DMF 100119 peuvent ouvrir les fiches documents identifiées comme contenant des données personnelles ou télécharger les fichiers liés. De même, si les documents présents dans l'onglet des documents liés (toutes pièces de gestion confondues) sont marqués, seuls les utilisateurs qui possèdent le DMF 100119 peuvent voir ces documents. Si un onglet ne contient que des documents personnels, un utilisateur ne disposant pas du DMF ne verra pas l'onglet des documents liés.

Marquer un document contenant des données personnelles

Pour marquer une fiche document contenant des données personnelles, il faut posséder le DMF 100120.

Depuis la fiche du document souhaitée, accédez au menu Edition > Contient des données personnelles puis cliquez sur Oui pour confirmer.

Dans la fiche document, la case Contient des données personnelles est cochée dans la section Propriétés.

Il est possible de modifier cet état pour indiquer que le document ne contient pas ou plus de données personnelles depuis le menu Edition > Ne contient pas de données personnelles.

Marquer en lot des documents contenant des données personnelles

Les fiches documents peuvent être marquées en lot comme contenant des données personnelles depuis les résultats de recherche des documents. Pour cela, il faut posséder le DMF 100121. Sélectionnez les documents puis faites un clic droit et sélectionnez Contient des données personnelles.

De la même façon, il est possible d'annuler en lot cet état en faisant un clic droit > Ne contient pas de données personnelles.

Rechercher des documents

Le critère Contient des données personnelles (Tous / Oui / Non) est présent dans l'onglet principal de la recherche de documents. Ce critère est uniquement exploitable par les utilisateurs qui disposent du DMF 100119. Pour les utilisateurs qui ne disposent pas de ce DMF, le critère de recherche est figé sur Non.

Restreindre la visualisation d'un document

Un DMF libre peut être attribué à une fiche document depuis l'onglet Autorisation. Ainsi, seuls les utilisateurs possédant ce DMF pourront visualiser cette fiche document.

Les DMF suivants permettent de restreindre l'accès aux données personnelles des fournisseurs collaborateurs :

  • Le DMF 040132 permet d'accéder aux fiches des fournisseurs collaborateurs. Un utilisateur qui ne possède pas ce DMF ne peut pas ouvrir de fiche fournisseur collaborateur (même depuis une facture fournisseur) et ne peut pas faire une recherche de fournisseurs collaborateurs.
  • Le DMF 040650 permet d'accéder aux factures et aux avoirs des fournisseurs collaborateurs. Un utilisateur qui ne possède pas ce DMF ne peut pas ouvrir une facture d'un fournisseur collaborateur et ne peut pas trouver les factures des fournisseurs collaborateurs depuis une recherche de factures.

Un DMF libre peut être attribué à une catégorie d'événement. Ainsi, seuls les utilisateurs possédant ce DMF pourront visualiser les événements de cette catégorie.

Pour paramétrer un DMF pour une catégorie d'événement :

1 Ouvrez le menu Outils > Paramétrage.
2 Allez dans Paramétrage Général > Transverse > Catégories d'événements.
3 Ouvrez la catégorie d'événement souhaitée. Le champ DMF se trouve dans l'onglet Autorisation.

Le DMF 160420 conditionne l'affichage des colonnes Tél. direct, Tél. Mobile et E-mail pro dans les onglets Contacts et Général. Un utilisateur qui ne possède pas ce DMF ne peut pas voir ces colonnes.

Le DMF 160420 conditionne également l'affichage des champs Portable, Ligne directe et Email depuis le Portail Collaborateur, dans l'onglet Contacts de la fiche client.

Certaines données personnelles peuvent être accessibles dans les résultats du requêteur CRM. L'affichage des colonnes ne peut pas être conditionné car les valeurs affichées sont entièrement paramétrables. C'est donc l'ouverture du module qui est conditionnée : le module est seulement accessible aux utilisateurs qui possèdent les DMF 160419 et 160420.