Validation des notes de frais

DMF

1908** PORTAIL VALIDATION NOTES DE FRAIS *

190801 PORTAIL VALIDATION NOTES DE FRAIS EQUIPE

190802 PORTAIL VALIDATION NOTES DE FRAIS EQUIPES

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail collaborateur > Libellé Employee Manager Expenses.

Lorsqu'un collaborateur fait une note de frais depuis le module Collaborateur ou depuis l'Application Desktop, le responsable doit ensuite traiter la demande du collaborateur afin qu'il la valide (ou la refuse).

Un responsable peut afficher le détail de la note de frais avant de la valider ou de la refuser. En fonction des responsabilités du responsable, celui-ci peut valider les notes de frais de plusieurs équipes ou même valider ses propres notes de frais.

Les validations des notes de frais sont gérées depuis le module Manager > menu Notes de frais.

Dans le menu Notes de frais, chaque dépense est représentée par une ligne dans une note de frais.

En vue Liste, une ligne de dépense comprend les informations suivantes :

  • La date, la nature, l'affectation et le montant de la dépense (si un commentaire est renseigné, celui-ci remplace le libellé de la nature).
  • L'icône paramétrée pour la nature de la dépense, le cas échéant.
  • Différentes icônes peuvent être affichées à gauche du montant saisi :
    • - Lorsque la présence d'un justificatif est obligatoire pour la nature de la dépense, cette icône indique qu'un justificatif obligatoire est manquant.
    • - Indique la présence d'un ou plusieurs justificatifs, avec le nombre de justificatifs en info-bulle.
    • - Indique que la dépense a été réglée par une carte entreprise.
    • - Indique que la dépense a été refusée.
    • - Indique que le collaborateur a saisi sa dépense en double.
    • - Indique que plusieurs collaborateurs ont saisi la même dépense.
    • - Indique que le collaborateur a saisi sa dépense sur un jour non travaillé.
    • - Indique que le collaborateur a saisi sa dépense sur un jour où une demande d'absence a été saisie.

En vue Tableau, dans la colonne Indicateur de la ligne d'une dépense, différentes icônes peuvent être affichées :

  • - Indique que le collaborateur a saisi sa dépense en double.
  • - Indique que plusieurs collaborateurs ont saisi la même dépense.
  • - Indique que le collaborateur a saisi sa dépense sur un jour non travaillé.
  • - Indique que le collaborateur a saisi sa dépense sur un jour où une demande d'absence a été saisie.

Une nouvelle dépense peut être créée grâce au bouton + Dépense.

Référence

Pour plus d'informations sur la création de dépense, voir En créant une nouvelle dépense.

Une dépense ne peut pas être déplacée, dupliquée ou supprimée depuis le module Manager.

Lorsqu'une note de frais contient plusieurs dépenses, il est possible de naviguer entre les dépenses de celle-ci. Depuis le menu Notes de frais en vue Liste ou Tableau, cliquez sur dans la ligne d'une dépense pour ouvrir son détail puis cliquez sur les flèches et depuis l'entête du formulaire pour visualiser les différentes dépenses de la note de frais concernée.