Créer une dépense dans une note de frais

DMF	190502 PORTAIL NOTES DE FRAIS MODIFICATION

Une note de frais est composée d'une ou plusieurs lignes de dépense. Par défaut, s'il n'y a aucune note de frais en cours lorsqu'un collaborateur saisit une ligne de dépense, une nouvelle note est créée automatiquement. Si une note de frais est déjà ouverte, la ligne de dépense s'ajoute aux autres lignes de dépense de la note en cours.

Il est possible de contrôler le comportement lors de la saisie d'une nouvelle dépense : selon la date de la dépense, celle-ci sera orientée vers la note de frais du mois ou de la semaine en fonction du paramétrage de la règle de gestion NDF_PAR_PERIODE.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage de la règle de gestion NDF_PAR_PERIODE, voir Gérer les notes de frais par mois ou par semaine.

Référence

Cette documentation concerne la gestion globale des notes de frais.

Pour plus d'informations sur les dépenses de type indemnités kilométriques, voir Gérer les indemnités kilométriques.

Les lignes de dépense peuvent être saisies :

En créant une nouvelle dépense ;
À partir des temps, pour reprendre automatiquement tous les champs renseignés dans un bloc de temps et modifier uniquement les valeurs souhaitées ;
En dupliquant une ligne de dépense existante ;
Grâce au Smartscan.

En créant une nouvelle dépense

Depuis le menu Notes de frais, cliquez sur + Dépense à droite de l'écran.

Depuis le formulaire, renseignez les informations :

Champ	Description
Nature	Renseignez les premières lettres de la nature recherchée et sélectionnez-la depuis la liste d'aide. Cette nature représente le type de dépense effectué : une nuit d'hôtel, un repas au restaurant, un péage autoroutier, etc. Référence Pour plus d'informations sur le paramétrage des natures de dépense, voir Natures de dépense. Un profil de note de frais peut être attribué à un collaborateur. Ce profil permet d'indiquer les natures de dépense autorisées pour le collaborateur et permet ainsi de filtrer la liste des natures disponibles lorsque le collaborateur saisit ses notes de frais. Référence Pour plus d'informations sur les profils de note de frais, voir Définir un profil de notes de frais.
Option de saisie du montant	Ce champ est uniquement visible si l'option Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense. Dans ce cas, cochez l'une des options suivantes : Montant unitaire : Le montant de la dépense correspond à la Quantité * Montant TTC. Il s'agit du fonctionnement de base. La TVA correspond au montant total calculé pour la dépense. Pour plus d'informations, voir Quantité Montant total : Le montant de la dépense correspond au montant total renseigné. Le montant unitaire d'une part correspond au Montant TTC / Nb de parts. La TVA correspond au montant total de la dépense. Pour plus d'informations, voir Nb de parts.
Date	Renseignez la date de la dépense. Par défaut, la date du jour est renseignée.
Quantité	Ce champ est uniquement visible si l'option Quantité affichée est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense. Si l'option Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense est cochée, ce champ est uniquement visible si l'option Montant unitaire est sélectionnée. Renseignez la quantité. Par défaut, cette quantité est égale à 1. Si la nature de dépense est de type Péage, cette valeur n'est pas modifiable.
Nb de parts	Ce champ est uniquement visible si l'option Quantité affichée est cochée pour la nature de dépense correspondante. Si l'option Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense est cochée, ce champ est uniquement visible si l'option Montant total est sélectionnée. Renseignez le nombre de parts de la note de frais.
Puissance	Si la nature est de type Indemnités kilométriques, sélectionnez la puissance fiscale du véhicule depuis la liste déroulante (sauf si le feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule est activé). Cette liste peut être limitée en fonction des puissances fiscales autorisées sur la fiche du collaborateur.
Montant TTC	Renseignez le montant TTC de la dépense. En fonction du paramétrage de la nature de dépense : un montant par défaut peut être renseigné ; ce montant par défaut peut être non modifiable. Dans le cas où l'option Montant total est sélectionnée, renseignez le montant total réglé pour la dépense.
Devise	Sélectionnez la devise associée au montant TTC de la dépense depuis la liste déroulante. Par défaut, la devise de la société est renseignée. Ce champ est masqué si la nature est de type Indemnités kilométriques.
TVA	Sélectionnez le code TVA correspondant à la nature de la dépense depuis la liste déroulante. S'il n'y a qu'un seul taux de TVA utilisé, le montant de la TVA est calculé automatiquement en fonction du montant renseigné et est affiché dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Cependant, si le paramètre TVA non modifiable et non affichée est coché pour la nature de dépense correspondante, la TVA ne sera pas visible dans le formulaire. Si plusieurs taux de TVA sont utilisés, le montant du premier taux de TVA doit être renseigné manuellement dans le champ Montant %. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA n'est pas affiché.
TVA 2	Ce champ est uniquement visible si la nature est de type Restaurant / Triple TVA. Sélectionnez le code du deuxième taux de TVA depuis la liste déroulante. Lorsque plusieurs taux de TVA sont utilisés, il faut renseigner manuellement les montants associés à chaque taux de TVA dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Il est également possible de renseigner un taux à 0 % ou de supprimer le code s'il est inutile. Exemple Un collaborateur saisit une dépense pour un repas au restaurant d'un montant de 20 euros : 15 euros pour son repas, 5 euros pour un verre d'alcool. Il sélectionne donc un premier code de TVA à 10 % et renseigne 1,36 dans le champ Montant % associé. Il sélectionne ensuite le deuxième code de TVA à 20 % et renseigne 0,83 dans le champ Montant % associé. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA 2 n'est pas affiché.
TVA 3	Ce champ est uniquement visible si la nature est de type Restaurant / Triple TVA. Sélectionnez le code du troisième taux de TVA depuis la liste déroulante. Lorsque plusieurs taux de TVA sont utilisés, il faut renseigner manuellement les montants associés à chaque taux de TVA dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Il est également possible de renseigner un taux à 0 % ou de supprimer le code s'il est inutile. Exemple Un collaborateur saisit une dépense pour un repas au restaurant d'un montant de 35 euros : 14,30 euros pour son repas à emporter, 9,90 euros pour un verre d'alcool, 10,80 euros pour une consommation de type snack. Il sélectionne donc un premier code de TVA à 10 % et renseigne 1,30 dans le champ Montant % associé. Il sélectionne ensuite le deuxième code de TVA à 20 % et renseigne 1,65 dans le champ Montant % associé. Enfin, il sélectionne le troisième code de TVA à 5,5 % et renseigne 0,56 dans le champ Montant % associé. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA 3 n'est pas affiché.
Montant non soumis à TVA	Ce champ est uniquement visible si l'option Inclure un montant non soumis à TVA est cochée pour la nature de dépense. Saisissez le montant non soumis à TVA pour votre ligne de dépense, le cas échéant.
Invités	Ce champ est uniquement visible si la nature de dépense est cochée Saisie des invités requises. Renseignez les 3 premières lettres du collaborateur invité. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec les collaborateurs correspondants. Sélectionnez le collaborateur souhaité depuis la liste d'aide. Pour ajouter un invité externe, saisissez directement l'invité aux formats Prénom Nom (Société) ou Nom (Société), puis appuyez sur la touche Entrée. Si vous saisissez seulement le prénom ou le nom de l'invité externe, la société manquante sera indiquée par (?).
Commentaire	Renseignez un commentaire pour la dépense.
Commentaire (suite)	Ce champ est uniquement visible si l'option Suite commentaire affichée est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense. Si besoin, renseignez une suite pour le commentaire de la dépense.
Client et affectation	Renseignez le Client et les champs de l'affectation à associer au temps : Affaire Lot Sous-lot Tâche Si un client et une affaire/lot/sous-lot sont définis dans le champ Affectation par défaut de la fiche du collaborateur, ils sont renseignés automatiquement (voir Saisir les coordonnées et informations générales). Pour renseigner rapidement l'affectation, cliquez sur à côté du champ Client afin d'ouvrir le champ de recherche permettant de sélectionner une tâche. Si le client est déjà renseigné, les tâches disponibles dans la recherche sont filtrées en fonction de ce client.
Demande interne	Ce champ est uniquement visible si la nature de dépense est paramétrée comme une nature de dépense prévue. Renseignez le numéro de la demande interne associée à la dépense.
Réglée par carte entreprise	Cochez cette case pour marquer la dépense comme "réglée par carte entreprise". La ligne de la dépense sera identifiée par l'icône .
Refacturable	Cette option est uniquement visible si l'option "Refacturable" affiché est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense. Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir refacturer la dépense au client sélectionné.
Non remboursable	Cochez cette case si la dépense ne doit pas être remboursée.
N° de justificatif	Ce champ est uniquement visible si N° de justificatif affiché est coché dans le paramétrage de la nature de dépense. Renseignez le numéro du justificatif ajouté à la dépense.

Dans le formulaire, ajoutez un ou plusieurs justificatifs de dépense, par exemple la photo d'un ticket de caisse ou le justificatif d'achat d'un billet de train. Pour cela, vous pouvez :

glisser et déposer les justificatifs souhaités sur l'icône ;
cliquer sur pour ouvrir l'explorateur de documents et sélectionner les justificatifs souhaités.

Note

Si l'ajout d'un justificatif a été défini comme obligatoire dans le paramétrage de la nature de dépense correspondante, un contrôle sera effectué lors de la sauvegarde de la dépense. Si des justificatifs obligatoires sont manquants, la note de frais ne pourra pas être terminée ou facturée. Les dépenses avec un justificatif obligatoire manquant sont identifiées avec l'icône .

Astuce

Les justificatifs ajoutés à une dépense s'ouvrent à gauche du formulaire de saisie. Vous pouvez donc visualiser le justificatif en même temps que le formulaire pour simplifier la saisie.

Cliquez sur Enregistrer.

La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais appropriée dans le menu Notes de frais. Depuis le menu Agenda, une icône et le montant associé indiquent les jours avec des dépenses.

À partir des temps

Pour créer une dépense directement liée à des temps :

Depuis le menu Agenda, cliquez sur depuis le temps concerné par la dépense puis cliquez sur Ajouter une dépense.
Depuis le menu Mon activité, cliquez sur dans la colonne Actions pour la ligne de temps concernée par la dépense, puis cliquez sur Ajouter une dépense.

Une fenêtre de saisie de la note de frais s'ouvre. Le client et l'affaire renseignés dans les temps sont repris automatiquement.

Dans la fenêtre de saisie, renseignez les champs nécessaires.

Cliquez sur Enregistrer.

La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais en cours dans le menu Notes de frais. Depuis le menu Agenda, une icône et le montant associé indiquent les jours avec des dépenses.

En dupliquant une ligne de dépense existante

DMF	190507 PORTAIL NOTES DE FRAIS DUPLIQUER NDF

Une dépense existante peut être dupliquée pour créer rapidement une nouvelle dépense.

À droite de la ligne de dépense souhaitée en vue Liste, cliquez sur

Tous les champs de la dépense d'origine sont repris à l'identique.

Modifiez les champs souhaités puis cliquez sur Enregistrer.

La nouvelle dépense est créée.

Grâce au Smartscan

DMF	190513 PORTAIL NOTES DE FRAIS OCR

Prérequis :

Le Smartscan doit être activé et configuré depuis la Console d'administration (voir Configurer l'OCR).
Des natures de dépense externe doivent être paramétrées depuis l'Application Desktop (voir Natures de dépense externes).

Akuiteo intègre un système d'OCR (Optical Character Recognition), ou reconnaissance optique de caractères en français, pour simplifier la saisie des dépenses dans une note de frais. Lorsqu'un justificatif est pris en photo, les caractères sont reconnus automatiquement et sont ainsi ajoutés dans les champs concernés de la dépense.

Depuis le menu Notes de frais, cliquez sur le bouton Smartscan à droite du champ de recherche.

Sélectionnez le justificatif souhaité depuis l'explorateur de documents.

Le Smartscan reconnaît les caractères dans le justificatif sélectionné. La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais appropriée dans le menu Notes de frais. Depuis le menu Agenda, une icône et le montant associé indiquent les jours avec des dépenses.

Important

Vous devez vérifier la dépense créée et les valeurs détectées par le Smartscan. En effet, certaines valeurs peuvent être erronées et d'autres peuvent manquer si le Smartscan n'a pas pu reconnaître les caractères.