Gérer les dépenses prévues

Un collaborateur peut ajouter une ou plusieurs dépenses prévues dans une demande interne. S'il s'agit d'un ordre de mission par exemple, le collaborateur peut renseigner les dépenses prévues pour son déplacement (hôtel, transport, repas, etc.).

DMF 191112 PORTAIL DEMANDE INTERNE CRÉER NOTE DE FRAIS
1 Cliquez sur + Ligne > Ajouter une ligne à droite de la demande interne concernée.

Une fenêtre de saisie s'ouvre. Les informations relatives au client et à l'affectation sont déjà renseignées avec celles de la demande interne.

2 Dans la fenêtre de saisie, renseignez les champs suivants :
Champ Description
Nature prévue Sélectionnez la nature de dépense prévue depuis la liste d'aide.
Quantité et PU

Renseignez la quantité et le prix unitaire pour la nature sélectionnée.

La devise est renseignée automatiquement en fonction de la devise sélectionnée pour la demande interne.
Notes de frais Cochez cette case pour reporter automatiquement la dépense prévue en note de frais à la date de la demande interne.
Commentaire Renseignez une description pour apporter plus de précisions sur la dépense.
3 Cliquez sur Enregistrer.

Une icône apparaît sur la ligne de la demande avec le montant associé. Une ligne est également ajoutée sous la demande interne reprenant les informations renseignées lors de la saisie de la dépense.

Des modèles de dépenses prévues peuvent être paramétrés dans l'Application Desktop (Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Demandes internes > Modèles de lignes de NDF) afin de simplifier la saisie des dépenses pour les collaborateurs. Un modèle contient une ou plusieurs lignes de dépense prédéfinies. Ainsi, le collaborateur n'a pas besoin d'ajouter chaque ligne de dépense manuellement et peut si besoin modifier les informations.

1 Cliquez sur + Ligne à droite de la ligne concernée, puis survolez Ajouter depuis un modèle.

Une liste déroulante affiche la liste des modèles paramétrés.

2 Cliquez sur le modèle souhaité.
3 Remplissez les informations nécessaires dans la fenêtre dédiée puis cliquez sur Ajouter.

Une icône apparaît sur la ligne de la demande avec le montant associé. Une ligne est également ajoutée sous la demande interne.

1 Cliquez sur à droite de la ligne concernée.
2 Effectuez les modifications souhaitées.
3 Cliquez sur Enregistrer.

La dépense est modifiée.

Prérequis : La demande doit être à l'état Approuvée.

Lorsqu'une demande interne contenant des lignes de dépenses est approuvée, il est possible de générer les dépenses afin de les voir dans le menu Notes de frais.

1 Cliquez sur à droite de la ligne concernée.
2 Cliquez sur Générer les dépenses.

La ligne de dépense est visible dans la note de frais en cours, dans le menu Notes de frais. Si aucune note de frais n'était en cours, une nouvelle note de frais est créée avec la ligne de dépense.

Prérequis : La demande doit être à l'état À demander.

1 Cliquez sur à droite de la ligne concernée.
2 Confirmez la suppression.

La dépense est supprimée.