Plannings

Le planning permet à un collaborateur d'organiser ses journées de travail à l'avance et de planifier son agenda. Par exemple, un consultant peut utiliser son planning pour organiser ses semaines en fonction de ses clients ou un développeur peut planifier ses journées de support à l'avance pour mieux organiser son agenda. Le planning permet ainsi de visualiser les tâches prévues sur une ou plusieurs affaires ou encore de vérifier le plan de charge d'un collaborateur.

Les collaborateurs peuvent modifier leurs plannings à tout moment jusqu'à ce qu'ils les transfèrent dans leurs temps. Ainsi, un bloc de planning peut être converti en bloc de temps sans que le collaborateur n'ait besoin de saisir ce temps séparément.

Le planning peut être géré depuis deux menus dans le module Collaborateur :

  • le menu Agenda, qui affiche le planning sous forme d'agenda ;
  • le menu Mon activité, qui affiche le planning sous forme de tableau détaillé.

Les temps passés sont gérés de la même façon que le planning. Cependant, les temps représentent des blocs de temps de travail réellement effectués par le collaborateur alors que le planning est une prévision des journées de travail du collaborateur.

Référence

Le collaborateur peut également déclarer et planifier ses journées passées en télétravail pour en informer son entreprise. Pour plus d'informations, voir Déclarer le télétravail.

Le planning peut être saisi :

1 Depuis les menus Agenda ou Mon activité, positionnez-vous sur le jour souhaité :
  • Cliquez sur Aujourd'hui pour afficher la date du jour directement, ou sur les flèches pour naviguer jusqu'au jour souhaité.
  • Sélectionnez l'affichage en Mois, Semaine ou Jour. Pour l'affichage en mois dans l'agenda, vous ne pouvez pas créer de planning directement pour un jour précis car l'icône n'est pas affichée.
2 Cliquez sur dans l'agenda pour le jour souhaité ou sur Créer depuis la section Actions du panneau de droite.

Une fenêtre de saisie du planning s'ouvre.

3 Dans la fenêtre de saisie, assurez-vous que l'onglet Planning est sélectionné, puis renseignez les champs suivants pour le travail prévu :
Champ Description

La date est déterminée par défaut en fonction de la méthode utilisée :

  • Si vous avez cliqué sur pour un jour en particulier, c'est ce jour qui est renseigné.
  • Si vous avez cliqué sur Créer, c'est le premier jour du mois, de la semaine ou le jour en question qui est renseigné, en fonction du filtre choisi (Mois, Semaine ou Jour).

Si besoin, cliquez sur le champ pour afficher un calendrier et modifiez la date renseignée.

Note

La règle de gestion PLG_HORODATE permet de saisir des plannings en horodaté. Si cette règle est activée, vous devez alors saisir une date et une heure de début et de fin pour votre élément de planning.

Sélectionnez depuis la liste déroulante la position du bloc de planning dans la journée.

La journée de travail est divisée en quarts. Par exemple, si vous sélectionnez Premier quart de la journée, le bloc de planning sera positionné au début de la journée.

Note

Si la règle de gestion PLG_HORODATE est activée, ce champ est masqué.
Réunion visio

Lorsque la case est cochée, l'élément de planning est prévu à distance, grâce à un outil de visioconférence.

Cette option permet de transférer un rendez-vous en visio dans un agenda Outlook grâce au batch PlanningExchange.

Référence

Pour plus d'informations sur le batch PlanningExchange, voir Batch PlanningExchange.
Journée entière

Note

Ce champ est uniquement disponible si la règle de gestion PLG_HORODATE est activée.

Cochez l'option Journée entière si vous souhaitez définir la planification en journées entières. Dans ce cas, les dates de début et de fin de l'élément sont toujours saisissables, mais les heures de début et de fin sont masquées.

Dans ce cas :

  • Cochez Termine à midi si vous souhaitez planifier un élément de planning de plus d'une journée qui se termine en fin de matinée.
  • Cochez Commence l'après-midi si vous souhaitez planifier un élément de planning de plus d'une journée qui commence en début d'après-midi.

Exemples

Vous souhaitez planifier un élément sur la journée du lundi 25 : vous planifiez du 25 au 25 et cochez Journée entière. L'élément créé a une durée d'1 jour.

Vous souhaitez planifier 2 jours et demi, du lundi 25 au mercredi 27 : vous planifiez du 25 au 27 et cochez Journée entière.

  • Si vous cochez Termine à midi, l'élément sera planifié du lundi matin au mercredi midi. L'élément créé a une durée de 2 jours et demi.
  • Si vous cochez Commence l'après-midi, l'élément sera planifié du lundi en début d'après-midi au mercredi soir. L'élément créé a une durée de 2 jours et demi.
  • Si vous cochez à la fois Commence l'après-midi et Termine à midi, l'élément sera planifié du lundi en début d'après-midi au mercredi midi. L'élément créé a dans ce cas une durée de 2 jours.
Renseignez les premières lettres du client souhaité. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec les clients correspondants. Sélectionnez le client souhaité depuis la liste d'aide.

Sélectionnez l'affaire depuis la liste d'aide. Si le client sélectionné ne possède qu'une seule affaire, celle-ci est renseignée automatiquement.

Si les DMF 190110 jusqu’à 190118 sont activés, cliquez sur pour définir le filtre à appliquer sur les affaires. Lorsqu'un filtre est sélectionné, l'icône devient .
Lot Sélectionnez le lot depuis la liste d'aide. Si l'affaire sélectionnée ne possède qu'un seul lot, celui-ci est renseigné automatiquement.
Sous-lot Sélectionnez le sous-lot depuis la liste d'aide. Si le lot sélectionné ne possède pas de sous-lot, ce champ n'est pas affiché.
Tâche

Sélectionnez la tâche depuis la liste d'aide. Si le lot sélectionné ne possède qu'une seule tâche, celle-ci est renseignée automatiquement.

Cliquez sur pour ouvrir une fenêtre contenant les informations suivantes pour les tâche, lot, sous-lot et affaire sélectionnés :

  • Charge : lue sur l'élément
  • Temps passés : somme de tous les temps passés sur l'élément
  • Planifié : somme de tous les plannings sur l'élément
  • Ecart = Charge - Temps passés - Planifié
Sélectionnez l'action depuis la liste d'aide.

Pour renseigner la durée, indiquez une valeur dans le champ ou cliquez sur la roue pour sélectionner la durée souhaitée. Il est possible de renseigner une durée de 0,25 à 1 jour.

Note

Si la règle de gestion PLG_HORODATE est activée, ce champ est masqué.
Renseignez le lieu.
Renseignez un commentaire pour apporter plus de précision sur le travail prévu.
Renseignez une description supplémentaire pour le bloc de planning.
4 Cliquez sur Valider.

Un bloc de couleur rouge est créé dans l'agenda pour la date renseignée. Ce bloc correspond au planning renseigné. Ce planning est également disponible sous forme de ligne dans le menu Mon activité.

Un bloc de planning existant peut être dupliqué pour créer rapidement un nouveau bloc.

Il existe deux manières pour dupliquer un bloc de planning depuis le menu Agenda :

  • Sélectionnez un bloc de planning en gardant la touche CTRL appuyée, puis déposez le bloc sur le jour souhaité.
  • Cliquez sur le bloc pour ouvrir la palette Planning puis cliquez sur . Modifiez les informations souhaitées dans la fenêtre de saisie puis cliquez sur Valider pour créer le nouveau bloc de planning.

Depuis le menu Mon activité, cliquez sur dans la colonne Actions pour la ligne de planning à dupliquer, puis cliquez sur . Modifiez les informations souhaitées dans la fenêtre de saisie puis cliquez sur Valider pour créer la nouvelle ligne de planning.

Pour modifier un bloc de planning, cliquez sur le bloc pour ouvrir la palette Planning puis cliquez sur .

Si vous souhaitez déplacer un bloc d'un jour à l'autre, glissez et déposez le bloc sur le jour souhaité.

Si vous souhaitez rapidement modifier la durée d'un bloc, sélectionnez le bord haut ou bas du bloc, puis glissez le curseur vers le haut ou vers le bas. La durée du bloc est directement modifiée.

Note

Si la règle de gestion PLG_HORODATE est activée, il n'est pas possible de modifier la durée d'un planning en sélectionnant le bord haut ou bas.

Pour valider un bloc de planning ou annuler sa validation, cliquez sur le bloc pour ouvrir la palette Planning puis cliquez sur . La validation du planning permet au collaborateur d'ajouter un indicateur validé ou non pour ses journées planifiées. Un bloc de planning validé ne peut plus être modifié.

Pour modifier une ligne de planning, cliquez sur pour la ligne souhaitée.

Pour valider une ligne de planning ou annuler sa validation, cliquez sur dans la colonne Actions pour la ligne de planning puis cliquez sur . La validation du planning permet au collaborateur d'ajouter un indicateur validé ou non pour ses journées planifiées. Une ligne de planning validée ne peut plus être modifiée.

Prérequis : Au moins un modèle d'édition des plannings doit être paramétré.

1 Depuis les menus Agenda ou Mon activité, ouvrez le panneau de droite.
2 Cliquez sur Planning dans la section Actions.
3 En fonction de vos paramétrages, une fenêtre peut s'ouvrir pour choisir le modèle d'édition ou renseigner les paramètres. Renseignez les champs puis cliquez sur Télécharger.

Le planning est édité et enregistré sur votre machine.

Le planning peut être transféré dans les temps afin de reprendre automatiquement les informations du planning sans avoir à tout ressaisir pour créer les temps. En fonction de la durée contractuelle par jour, le planning en pourcentage est converti en heures minutes.

Bloc de planning

Depuis le menu Agenda, cliquez sur le bloc pour ouvrir la palette Planning puis cliquez sur . Le bloc de planning est converti en bloc de temps.

Depuis le menu Mon activité, cliquez sur dans la colonne Actions pour la ligne de planning à transférer, puis cliquez sur . La ligne de planning est convertie en ligne de temps.

Semaine complète

Il est également possible de transférer dans les temps tous les blocs de planning sur une semaine complète.

1 Depuis les menus Agenda ou Mon activité, positionnez-vous sur la semaine souhaitée (vue Semaine).
2 Depuis la section Actions du panneau de droite, cliquez sur Transférer planning dans les temps.
3 Cliquez sur Valider.

Tous les plannings de la semaine concernée sont convertis en temps.

Le menu Mon activité affiche les temps et les plannings sous forme de tableau détaillé. Cette vue permet aux collaborateurs de visualiser plus rapidement le détail de leurs temps et plannings pour le mois, la semaine ou le jour, principalement si le collaborateur saisit de nombreuses lignes différentes.

Les fonctionnalités disponibles depuis le menu Agenda se retrouvent dans le menu Mon activité. Il est également possible d'effectuer les actions suivantes grâce aux trois icônes disponibles en bas de l'écran Mon activité :

  •  : Exporter le tableau des lignes de temps et de planning au format Excel. L'export dépend de la date affichée et de la vue Mois / Semaine / Jour sélectionnée.
  •  : Gérer les colonnes affichées dans le tableau ainsi que l'ordre de ces colonnes.
  •  : Mettre à jour le tableau.

Important

La suppression d'un planning est définitive.

Note

Les plannings validés ne peuvent pas être supprimés.

Depuis le menu Agenda, cliquez sur le bloc pour ouvrir la palette Planning, puis cliquez sur et confirmez la suppression.

Depuis le menu Mon activité, cliquez sur dans la colonne Actions pour la ligne de planning, puis cliquez sur et confirmez la suppression.