Notes de frais

Un collaborateur amené à effectuer des dépenses professionnelles doit saisir une note de frais pour être remboursé par son entreprise. Le collaborateur doit donc saisir chaque dépense effectuée ainsi que les informations requises par son entreprise.

Une note de frais est composée de plusieurs lignes de dépense. Lorsqu'une nouvelle note de frais est ouverte et que le collaborateur ajoute des lignes de dépense au fur et à mesure, la note de frais est "en cours". Une fois toutes les dépenses ajoutées, le collaborateur doit terminer sa note de frais. La terminaison de la note de frais permet d'envoyer les demandes d'approbation aux approbateurs paramétrés ou, si aucune approbation n'est paramétrée, de directement transférer cette note au manager afin qu'il la valide (ou la refuse). La note de frais est ainsi en état "terminé" et le collaborateur ne peut plus ajouter de dépenses supplémentaires.

Les notes de frais sont principalement gérées depuis le menu Notes de frais dans le module Collaborateur. Cependant, il est également possible d'ajouter des lignes de dépense depuis des temps ou des plannings.

Rechercher des notes de frais

Le menu Notes de frais permet d'accéder à toutes les notes de frais du fournisseur lié au collaborateur connecté. Seules les notes de frais les plus récentes sont affichées mais il est possible d'accéder aux notes de frais plus anciennes en cliquant sur Afficher davantage de notes de frais en bas de l'écran.

Le bouton Tout replier ou Tout déplier, situé en haut dans l'en-tête de l'écran, permet de replier ou de déplier toutes les notes de frais visibles afin d'afficher ou de masquer le détail des dépenses.

Depuis le champ de recherche , renseignez les premières lettres du ou des mots clés recherchés. Les dépenses correspondant à la recherche sont mises à jour en temps réel.

Depuis l'en-tête de l'écran, il est également possible de restreindre les dépenses et les notes de frais affichées pour faciliter la recherche :

Champ	Description
Trier par	Sélectionnez l'ordre de tri depuis la liste déroulante pour trier les dépenses. Date - tri en fonction de la date, par ordre croissant ou décroissant Commentaire - tri en fonction du commentaire de la dépense, par ordre alphabétique ou inversé (si le Commentaire n'est pas renseigné, le tri s'effectue sur le libellé de la nature de dépense) Affectation - tri en fonction du nom de l'affaire affectée à une dépense, par ordre alphabétique ou inversé Montant saisi - tri en fonction du montant saisi pour la dépense, par ordre croissant ou décroissant Note Ces tris s'effectuent sur les dépenses contenues dans chaque note de frais. En fonction du tri appliqué, l'ordre des dépenses est impacté mais les notes de frais restent dans le même ordre.
Seulement les refus	Lorsque ce critère est activé (affiché en rouge), seules les dépenses refusées sont visibles à l'écran. Si une note de frais contient à la fois des lignes validées et refusées, seules les lignes refusées sont affichées.

Champ

Description

Trier par

Sélectionnez l'ordre de tri depuis la liste déroulante pour trier les dépenses.

Date - tri en fonction de la date, par ordre croissant ou décroissant
Commentaire - tri en fonction du commentaire de la dépense, par ordre alphabétique ou inversé (si le Commentaire n'est pas renseigné, le tri s'effectue sur le libellé de la nature de dépense)
Affectation - tri en fonction du nom de l'affaire affectée à une dépense, par ordre alphabétique ou inversé
Montant saisi - tri en fonction du montant saisi pour la dépense, par ordre croissant ou décroissant

Note

Ces tris s'effectuent sur les dépenses contenues dans chaque note de frais. En fonction du tri appliqué, l'ordre des dépenses est impacté mais les notes de frais restent dans le même ordre.

Seulement les refus

Lorsque ce critère est activé (affiché en rouge), seules les dépenses refusées sont visibles à l'écran. Si une note de frais contient à la fois des lignes validées et refusées, seules les lignes refusées sont affichées.

Saisir une dépense dans une note de frais

Une note de frais est composée d'une ou plusieurs lignes de dépense. Par défaut, s'il n'y a aucune note de frais en cours lorsqu'un collaborateur saisit une ligne de dépense, une nouvelle note est créée automatiquement. Si une note de frais est déjà ouverte, la ligne de dépense s'ajoute aux autres lignes de dépense de la note en cours.

Il est possible de contrôler le comportement lors de la saisie d'une nouvelle dépense : selon la date de la dépense, celle-ci sera orientée vers la note de frais du mois ou de la semaine en fonction du paramétrage de la règle de gestion NDF_PAR_PERIODE.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage de la règle de gestion NDF_PAR_PERIODE, voir Gérer les notes de frais par mois ou par semaine.

Les lignes de dépense peuvent être saisies :

En créant une nouvelle dépense ;
À partir des temps, pour reprendre automatiquement tous les champs renseignés dans un bloc de temps et modifier uniquement les valeurs souhaitées ;
En dupliquant une ligne de dépense existante
Grâce au Smartscan.

En créant une nouvelle dépense

Depuis le menu Notes de frais, cliquez sur le bouton + Dépense en haut à droite de l'écran.

Un formulaire s'ouvre pour saisir la dépense.

Dans le formulaire, renseignez les champs suivants pour la dépense :

Champ	Description
Nature	Renseignez les premières lettres de la nature recherchée et sélectionnez-la depuis la liste d'aide. Cette nature représente le type de dépense effectué : une nuit d'hôtel, un repas au restaurant, un péage autoroutier, etc. Les différentes natures sont paramétrables depuis l'Application Desktop. Référence Pour plus d'informations sur le paramétrage des natures de dépense, voir Natures de dépense. Un profil de note de frais peut être attribué à un collaborateur. Ce profil permet d'indiquer les natures de dépense autorisées pour le collaborateur et permet ainsi de filtrer la liste des natures disponibles lorsque le collaborateur saisit ses notes de frais.
Date	Renseignez la date de la dépense. Par défaut, la date du jour est renseignée.
Quantité	Renseignez la quantité, ou le nombre de kilomètres si la nature est de type Indemnités kilométriques. Par défaut, cette quantité est égale à 1. Si la nature de dépense est de type Péage, cette valeur n'est pas modifiable.
Montant TTC	Renseignez le montant TTC de la dépense. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante : un montant par défaut peut être renseigné ; ce montant par défaut peut être non modifiable.
Devise	Sélectionnez la devise associée au montant TTC de la dépense depuis la liste déroulante. Par défaut, la devise de la société est renseignée.
Kilomètres (non disponible si feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule activé)	Si la nature est de type Indemnités kilométriques, renseignez le nombre de kilomètres associés à la dépense.
Puissance (non disponible si feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule activé)	Si la nature est de type Indemnités kilométriques, sélectionnez la puissance fiscale du véhicule depuis la liste déroulante. Cette liste peut être limitée en fonction des puissances fiscales autorisées sur la fiche du collaborateur.
TVA	Sélectionnez le code TVA correspondant à la nature de la dépense depuis la liste déroulante. S'il n'y a qu'un seul taux de TVA utilisé, le montant de la TVA est calculé automatiquement en fonction du montant renseigné et est affiché dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Cependant, si le paramètre TVA non modifiable et non affichée est coché pour la nature de dépense correspondante, la TVA ne sera pas visible dans le formulaire. Si plusieurs taux de TVA sont utilisés, le montant du premier taux de TVA doit être renseigné manuellement dans le champ Montant %.
TVA 2	Ce champ est uniquement visible si la nature est de type Restaurant / Triple TVA. Sélectionnez le code du deuxième taux de TVA depuis la liste déroulante. Lorsque plusieurs taux de TVA sont utilisés, il faut renseigner manuellement les montants associés à chaque taux de TVA dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Il est également possible de renseigner un taux à 0 % ou de supprimer le code s'il est inutile. Exemple Un collaborateur saisit une dépense pour un repas au restaurant d'un montant de 20 euros : 15 euros pour son repas, 5 euros pour un verre d'alcool. Il sélectionne donc un premier code de TVA à 10 % et renseigne "1,36" dans le champ Montant % associé. Il sélectionne ensuite le deuxième code de TVA à 20 % et renseigne "0,83" dans le champ Montant % associé.
TVA 3	Ce champ est uniquement visible si la nature est de type Restaurant / Triple TVA. Sélectionnez le code du troisième taux de TVA depuis la liste déroulante. Lorsque plusieurs taux de TVA sont utilisés, il faut renseigner manuellement les montants associés à chaque taux de TVA dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Il est également possible de renseigner un taux à 0 % ou de supprimer le code s'il est inutile. Exemple Un collaborateur saisit une dépense pour un repas au restaurant d'un montant de 35 euros : 14,30 euros pour son repas à emporter, 9,90 euros pour un verre d'alcool, 10,80 euros pour une consommation de type snack. Il sélectionne donc un premier code de TVA à 10 % et renseigne "1,30" dans le champ Montant % associé. Il sélectionne ensuite le deuxième code de TVA à 20 % et renseigne "1,65" dans le champ Montant % associé. Enfin, il sélectionne le troisième code de TVA à 5,5 % et renseigne "0,56" dans le champ Montant % associé.
Montant non soumis à TVA	Ce champ est uniquement visible si l'option Inclure un montant non soumis à TVA est cochée pour la nature de dépense. Saisissez le montant non soumis à TVA pour votre ligne de dépense, le cas échéant.
Invités	Renseignez les 3 premières lettres du collaborateur invité. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec les collaborateurs correspondants. Sélectionnez le collaborateur souhaité depuis la liste d'aide. Pour ajouter un invité externe, saisissez directement l'invité aux formats Prénom Nom (Société) ou Nom (Société), puis appuyez sur la touche Entrée. Si vous saisissez seulement le prénom ou le nom de l'invité externe, la société manquante sera indiquée par (?).
Commentaire	Renseignez un commentaire pour la dépense.
Commentaire (suite)	Si besoin, renseignez une suite pour le commentaire de la dépense.
Affectation	Pour affecter un client et une affaire à la dépense : Dans le champ de recherche , renseignez les 3 premières lettres du nom ou du code du client, de l'affaire, du lot ou du sous-lot recherchés. La liste des affaires correspondantes est affichée automatiquement. Cette liste comprend uniquement les affaires avec un code état permettant la saisie des frais. Sélectionnez l'affaire souhaitée. L'affaire, le lot et le sous-lot sélectionnés sont renseignés dans le champ Affectation du formulaire. Le champ Client est automatiquement renseigné avec le client associé à l'affectation. Si un client et une affaire/lot/sous-lot sont définis dans le champ Affectation par défaut de la fiche du collaborateur, ils sont renseignés automatiquement (voir Saisir les coordonnées et informations générales). Note Lorsque l'affectation est renseignée, le champ Client peut seulement être modifié s'il s'agit d'une affaire multi-clients.
Réglée par carte entreprise	Cochez cette case pour marquer la dépense comme "réglée par carte entreprise". La ligne de la dépense sera identifiée par l'icône .
Refacturable	Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir refacturer la dépense au client sélectionné. L'option est masquée si "Refacturable" affiché est décoché sur le paramétrage de la nature de dépense.
Non remboursable	Cochez cette case si la dépense ne doit pas être remboursée.
N° justificatif	Renseignez le numéro du justificatif ajouté à la dépense.
N° demande interne	Renseignez le numéro de la demande interne associée à la dépense. Ce champ est uniquement visible si la nature de dépense est paramétrée comme une nature de dépense prévue.

Dans le formulaire, ajoutez un ou plusieurs justificatifs de dépense, par exemple la photo d'un ticket de caisse ou le justificatif d'achat d'un billet de train. Pour cela, vous pouvez :

glisser et déposer les justificatifs souhaités vers l'icône ;
cliquer sur pour ouvrir l'explorateur de documents et sélectionner les justificatifs souhaités.

Note

Si l'ajout d'un justificatif a été défini comme obligatoire dans le paramétrage de la nature de dépense correspondante, un contrôle sera effectué lors de la sauvegarde de la dépense. Si des justificatifs obligatoires sont manquants, la note de frais ne pourra pas être terminée ou facturée. Les dépenses avec un justificatif obligatoire manquant sont identifiées avec l'icône .

Astuce

Les justificatifs ajoutés à une dépense s'ouvrent à gauche du formulaire de saisie. Vous pouvez donc visualiser le justificatif en même temps que le formulaire pour simplifier la saisie.

Cliquez sur Enregistrer.

La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais appropriée dans le menu Notes de frais. Depuis le menu Agenda, une icône indique les jours avec des dépenses.

À partir des temps

Pour créer une dépense directement liée à des temps :

Depuis le menu Agenda, cliquez sur le bloc de temps concerné par la dépense pour ouvrir la palette Temps passés, puis cliquez sur .
Depuis le menu Mon activité, cliquez sur dans la colonne Actions pour la ligne de temps concernée par la dépense, puis cliquez sur .

Une fenêtre de saisie de la note de frais s'ouvre. Le client et l'affaire renseignés dans les temps sont repris automatiquement.

Dans la fenêtre de saisie, renseignez les champs nécessaires.

Cliquez sur Enregistrer.

La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais en cours dans le menu Notes de frais. Depuis le menu Agenda, une icône indique les jours avec des dépenses.

Grâce au Smartscan

Important

Pour utiliser le Smartscan, celui-ci doit être activé et configuré depuis la Console d'Administration et des natures de dépense externe doivent être paramétrées depuis l'Application Desktop.

Akuiteo intègre un système d'OCR (Optical Character Recognition), ou reconnaissance optique de caractères en français, pour simplifier la saisie des dépenses dans une note de frais. Lorsqu'un justificatif est pris en photo, les caractères sont reconnus automatiquement et sont ainsi ajoutés dans les champs concernés de la dépense.

Depuis le menu Notes de frais, cliquez sur le bouton Smartscan en haut à droite de l'écran.

Sélectionnez le justificatif souhaité depuis l'explorateur de documents.

Le Smartscan reconnaît les caractères dans le justificatif sélectionné. La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais appropriée dans le menu Notes de frais. Depuis le menu Agenda, une icône indique les jours avec des dépenses.

Important

Vous devez vérifier la dépense créée et les valeurs détectées par le Smartscan. En effet, certaines valeurs peuvent être erronées et d'autres peuvent manquer si le Smartscan n'a pas pu reconnaître les caractères.

Gérer les notes de frais

Le menu Notes de frais affiche toutes les notes de frais en cours, terminées ou validées de l'utilisateur connecté. Cliquez sur dans l'en-tête d'une note de frais pour afficher la liste de ses dépenses ou cliquez sur pour masquer les dépenses et afficher seulement l'en-tête de la note de frais.

L'en-tête de la note de frais comprend les informations suivantes :

Le titre de la note de frais, avec son état et la date de ce changement d'état (par exemple terminée le 9 septembre 2019).
Les différentes icônes correspondant aux actions réalisables sur la note de frais.
Le montant dépensé et le montant à rembourser/remboursé. Survolez cette zone pour obtenir le détail de ces montants :
- Total dépensé NDF - Montant total de toutes les dépenses saisies dans la note de frais
- Total CB - Si le collaborateur a une carte entreprise de type Débit compte entreprise paramétrée depuis sa fiche collaborateur, les dépenses réglées par carte entreprise ne seront pas remboursées au collaborateur. Le montant des dépenses réglées par carte entreprise est indiqué dans le champ Payé CB dans l’en-tête de la note de frais. En survolant pour accéder au détail des montants, le montant payé par carte est également indiqué en Total CB.
- Dont CB - Si le collaborateur a une carte entreprise de type Débit compte du collaborateur paramétrée depuis sa fiche collaborateur, les dépenses réglées par carte entreprise seront remboursées au collaborateur. Dans ce cas, en survolant pour accéder au détail des montants, le montant Dont CB indique la somme des dépenses réglées par carte entreprise, cette somme étant comprise dans le Total à rembourser. Le montant des dépenses réglées par carte entreprise est également indiqué dans le champ Payé CB dans l’en-tête de la note de frais.
- Non remboursable - Somme des dépenses non remboursables, par exemple dans le cas d'une dépense marquée comme non remboursable ou d'une dépense refusée
- Dépassement de plafond - Somme de la valeur de chaque dépassement pour les dépenses dont le plafond de remboursement est dépassé
- Total à rembourser - Montant à rembourser au collaborateur

Modifier une note de frais

Cliquez sur

dans l'en-tête de la note de frais souhaitée puis sur Modifier.

Modifiez le Titre et la Date de la note de frais.

Cliquez sur Modifier pour prendre en compte les modifications.

Le titre et la date de la note de frais sont modifiés.

Changer le collaborateur

DMF	190509 PORTAIL NOTES DE FRAIS CHANGER DE COLLABORATEUR N-1 (DONT JE SUIS LE RESPONSABLE) 190510 PORTAIL NOTES DE FRAIS CHANGER DE COLLABORATEUR (TOUS LES COLLABORATEURS)

Par défaut, lorsqu'un utilisateur accède au menu Notes de frais, le collaborateur lié à cet utilisateur est renseigné dans le champ Collaborateur. Les notes de frais affichées sont donc celles du fournisseur lié au collaborateur.

Il est possible de changer ce collaborateur afin de saisir les dépenses d'un autre collaborateur et d'afficher la liste de ses notes de frais. Lorsque le collaborateur est changé, toutes les règles, tous les profils de notes de frais et tous les plafonds de remboursement sont rechargés pour appliquer ceux du collaborateur sélectionné.

Exemple

Un responsable doit saisir un frais de déplacement pour l'un de ses salariés. Ce responsable ne possède aucun plafond de remboursement lorsqu'il saisit ses frais de déplacement mais le salarié en question est plafonné à hauteur de 50 euros pour ses déplacements.

Lorsque le responsable sélectionne le nom du salarié dans le champ Collaborateur et saisit la dépense, le plafond de remboursement de 50 euros sera bien appliqué.

Pour changer le collaborateur, sélectionnez le collaborateur souhaité depuis la liste déroulante du champ Collaborateur dans l'en-tête du menu Notes de frais.

Cliquez sur dans le champ Collaborateur pour retirer le collaborateur renseigné.

Terminer une note de frais

Une fois toutes les dépenses créées pour la note de frais en cours, le collaborateur doit terminer sa note de frais afin d'envoyer les demandes d'approbation aux approbateurs paramétrés ou de la transférer en validation à son manager.

Important

Si l'ajout d'un justificatif a été défini comme obligatoire dans le paramétrage d'une ou plusieurs des natures de dépense utilisées dans la note de frais, un contrôle est effectué lors de la terminaison. Si certains justificatifs obligatoires manquent, il sera impossible de terminer la note de frais.

Dans l'en-tête de la note de frais souhaitée, cliquez sur le bouton Terminer.

Confirmez la terminaison.

Des contrôles sont effectués en fonction du paramétrage des natures de dépense utilisées dans la note de frais. Si aucune erreur n'est repérée, la note de frais est terminée et est affichée avec l'état terminée le jj/mm/aaaa.

Les dépenses associées à cette note de frais ne sont plus modifiables. Si le collaborateur a fait une erreur dans la saisie et qu'il dispose des droits requis, la terminaison peut être annulée en cliquant sur le bouton Annuler la terminaison.

Éditer une note de frais

Prérequis : Au moins un modèle d'édition de type Notes de frais ou Liste de notes de frais doit être paramétré.

Dans l'en-tête de la note de frais souhaitée, cliquez sur

Sélectionnez le Modèle depuis la liste déroulante puis sélectionnez le format d'édition.

Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop.

Cliquez sur Valider.

En fonction du paramétrage du modèle d'édition, une fenêtre peut s'ouvrir. Renseignez les paramètres d'édition puis cliquez sur Valider.

La note de frais est éditée et enregistrée sur votre machine.

Télécharger les documents liés

Dans l'en-tête de la note de frais souhaitée, cliquez sur

Une fenêtre s'ouvre avec la liste des documents liés à la note de frais.

Cliquez sur les documents souhaités pour les télécharger.

Gérer les dépenses

Dans le menu Notes de frais, chaque dépense est représentée par une ligne dans une note de frais.

Une ligne de dépense comprend les informations suivantes :

La date, la nature, l'affectation et le montant de la dépense (si un commentaire est renseigné, celui-ci remplace le libellé de la nature).
L'icône paramétrée pour la nature de la dépense, le cas échéant.
Différentes icônes peuvent être affichées à gauche du montant saisi :
- - Lorsque la présence d'un justificatif est obligatoire pour la nature de la dépense, cette icône indique qu'un justificatif obligatoire est manquant.
- - Indique la présence d'un ou plusieurs justificatifs, avec le nombre de justificatifs en info-bulle.
- - Indique que la dépense a été réglée par une carte entreprise.
- - Indique que la dépense a été refusée.

Déplacer une dépense

Important

Cette fonctionnalité est disponible seulement si la règle de gestion NDF_PAR_PERIODE est activée.

Une dépense peut être déplacée d'une note de frais en cours vers une autre note en cours, par exemple s'il y a eu une erreur sur la date de la dépense et que cette dépense doit se trouver dans une autre note de frais.

Cliquez sur

dans la ligne de la dépense souhaitée puis sur Déplacer.

Une fenêtre s'ouvre avec la liste de toutes les notes de frais en cours pour l'utilisateur connecté.

Modifiez la date de la dépense pour qu'elle corresponde à la note de frais vers laquelle la dépense sera déplacée.

Sélectionnez la note de frais vers laquelle la dépense doit être déplacée ou cliquez sur Nouvelle note de frais pour créer une note de frais à la volée.

Cliquez sur Déplacer.

La dépense est déplacée vers la note de frais sélectionnée avec la date de dépense indiquée.

Reprendre ou abandonner une dépense

Les dépenses d'une note de frais peuvent être rejetées par l'approbateur. Les dépenses approuvées sont remboursées mais les dépenses refusées ne sont pas comptées dans le montant total remboursé de la note de frais.

La ligne d'une dépense rejetée est identifiée en rouge avec l'icône .

Reprendre une dépense

Une dépense rejetée peut être reprise, c'est-à-dire que la dépense sera ajoutée à la note de frais en cours la plus récente. Le collaborateur peut ainsi modifier les informations nécessaires et soumettre à nouveau la dépense pour remboursement.

Cliquez sur

dans la ligne de la dépense rejetée puis sur Reprendre.

Confirmez la reprise.

La dépense est reprise dans la note de frais en cours la plus récente.

Abandonner une dépense

Une dépense rejetée peut être abandonnée, c'est-à-dire que le collaborateur accepte le refus de cette dépense et que celle-ci ne lui sera pas remboursée.

Cliquez sur

dans la ligne de la dépense rejetée puis sur Abandonner.

Confirmez l'abandon.

La dépense est toujours marquée comme refusée mais ne peut plus être reprise.