Publier et gérer des documents

DMF

2101** PORTAIL CLIENT DOCUMENTS *

210101 PORTAIL CLIENT DOCUMENTS CONSULTER

Akuiteo vous permet de publier et retirer à tout moment des documents.

La publication et la gestion des documents se fait au niveau de l'Application Desktop. Vous pouvez aussi publier des documents directement depuis le Portail Client.

DMF

210102 PORTAIL CLIENT DOCUMENTS UPLOAD

210103 PORTAIL CLIENT DOCUMENTS UPLOAD DROPBOX

210104 PORTAIL CLIENT DOCUMENTS UPLOAD GOOGLE DRIVE

L'écran de gestion des documents est accessible depuis le menu Documents.

Rappels

  • Il est conseillé de restreindre la taille autorisée d'un document ou d'autoriser seulement certaines extensions de fichiers. Pour cela, vous devez éditer les paramètres Tomcat suivants t9gest.uploadmaxsize, t9gest.allowext et t9gest.disallowext dans les fichiers de configuration. Pour plus d'informations, référez-vous à la documentation sur les paramètres Tomcat.
  • Par défaut, un document est publié sans date de fin.
  • Un document ajouté via le Portail Client figure au même endroit dans l'Application Desktop.

Ajouter un fichier depuis un ordinateur

1 Sélectionnez votre fichier en suivant la méthode que vous préférez :
  1. Glissez-déposez votre document sur la zone Déposer un document.
  2. Cliquez sur la zone Déposer un document et sélectionnez le fichier.
  3. Au-dessus de la zone Déposer un document, cliquez sur > Fichier puis sélectionnez votre fichier.
2 Dans la fenêtre Nouveau document, entrez un titre et sélectionnez la catégorie et sous-catégorie existante.
3 Validez en cliquant sur Sauvegarder.

Ajouter une adresse web

1 Cliquez sur puis sur Adresse web.
2 Dans la fenêtre Nouveau document, entrez l'adresse web du site Internet et sélectionnez la catégorie et sous-catégorie existante.
3 Validez en cliquant sur Sauvegarder.

Ajouter un fichier depuis une Dropbox

1 Cliquez sur puis sur Dropbox.
2 Depuis la page Dropbox, connectez-vous à votre compte et sélectionnez votre fichier. Pensez à autoriser le partage de votre document.
3 Dans l’écran Nouveau document, entrez un titre et sélectionnez la catégorie et la sous-catégorie existante. L'URL du document est partagée.

Gérer l'affichage de la liste

En bas de page, les icônes suivantes sont disponibles :

  • L'icône permet d'exporter au format Excel la liste. Un fichier est automatiquement téléchargé sur votre ordinateur.
  • L'icône ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez configurer les colonnes affichées à l'écran.
  • L'icône permet de rafraîchir la liste.

Supprimer un document

Pour supprimer un document que vous avez publié sur le Portail Client, cliquez sur dans la colonne ACTIONS.

Lorsque vous supprimez un document depuis le Portail Client, il est automatiquement supprimé de l'Application Desktop. Vous ne pouvez supprimer que les documents que vous avez vous-même publiés.

Vous pouvez rechercher directement des documents depuis le Portail Client.

Pour retrouver rapidement un document depuis le Portail Client, vous pouvez :

  • Saisir du texte dans la zone de recherche située en haut à droite : la recherche se fait sur le texte visible à l'écran (nom du document, du fichier, de la personne qui a publié, etc) et non sur le contenu du document.
  • Filtrer des documents : dans la partie gauche de l'écran, des champs de filtre sont disponibles. Vous pouvez filtrer par documents lus / non lus, catégories, sous-catégories, contacts qui ont publié ou périodes de publication.
  • faire défiler le tableau en cliquant sur les flèches de défilement en bas de la page.

Pour télécharger un document depuis le Portail Client, publié par vous-même ou par un autre contact :

  • Cliquez sur le titre du document ou sur le nom du fichier dans le tableau.
  • Cliquez sur .

Le fichier est téléchargé sur votre disque dur et l'action est automatiquement enregistrée dans l'historique de la fiche document consultable depuis l'Application Desktop.