Gérer la configuration d'Akuiteo depuis la Console d'administration

Cet écran permet de configurer l'envoi de mail par Akuiteo. En fonction de certaines actions (fonctionnalités, déclencheurs, etc.), il y a un système d'envoi de mail intégré à Akuiteo. Akuiteo utilise le protocole d'échange SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) pour envoyer des mails.

Les propriétés mail sont configurées dans la Console d'administration, depuis Configuration > Mail.

Si vous souhaitez configurer l'envoi de mail pour les cas de configuration les plus courants, veuillez vous référer à :

• Configuration pour Office 365
• Configuration pour Microsoft Graph
• Configuration pour Google Suite

Renseignez les propriétés suivantes et cliquez sur Enregistrer pour chaque information renseignée ou modifiée :

Configuration pour Office 365

Accéder au portail Azure

1

Dans un navigateur web, entrez l'adresse https://portal.azure.com/ et connectez-vous en tant qu'administrateur.

2

Sur la page d’accueil, cliquez sur Azure Active Directory.

Déclarer Akuiteo comme application de l'annuaire Azure AD

1

Cliquez sur Inscriptions d'applications dans le menu de gauche, puis cliquez sur Nouvelle inscription.

2

Renseignez le Nom de cette nouvelle inscription (par exemple Akuiteo Exchange 365) et laissez l'option Comptes dans cet annuaire d'organisation uniquement (XXX uniquement - Locataire unique) cochée. Cliquez ensuite sur S'inscrire.

La page de l'application est affichée.

3

Copiez les informations suivantes :

• ID d'application (client)
• ID de l'annuaire (locataire)

Pour cela, passez la souris sur un champ concerné puis cliquez sur l'icône permettant de copier l'information dans le presse-papier. Conservez ces informations dans un document à part.

Créer un "secret client" pour identifier le serveur Akuiteo

1

Cliquez sur Certificats & secrets dans le menu de gauche, puis cliquez sur Nouveau secret client.

2

Renseignez une Description (par exemple Client Secret Akuiteo) et sélectionnez la Date d’expiration de la clé en fonction de votre politique de sécurité. Cliquez ensuite sur Ajouter.

Important

Une fois la date d'expiration passée, vous devrez créer un nouveau "secret client".

3

Passez la souris sur le champ Valeur puis cliquez sur le bouton permettant de copier l'information dans le presse-papier. Conservez cette information dans un document à part.

Important

Vous devez copier cette valeur juste après la création du secret client car l'information ne sera plus accessible par la suite et vous devrez régénérer un nouveau "secret client".

Demander les autorisations d'API

1

Depuis le menu API autorisées, cliquez sur Ajouter une autorisation puis sur API utilisées par mon organisation.

2

Dans la liste des API, cherchez et cliquez sur l'API Office 365 Exchange Online puis cliquez sur Autorisations d'application.

3

Depuis la liste des autorisations, cochez l'autorisation full_access_as_app puis cliquez sur le bouton Ajouter des autorisations.

4

Depuis la page Autorisations configurées, cliquez sur le bouton Accorder un consentement d'administrateur pour XXX, puis cliquez sur Oui pour confirmer.

Configurer la Console d'administration dans Akuiteo

Dans la Console d'administration, depuis Configuration > Mail, renseignez les champs suivants et cliquez sur Enregistrer pour chaque information renseignée ou modifiée :

Champ	Description
Processus d'envoi des emails activé	Cochez cette option pour activer l'envoi des mails.
Hôte SMTP	Vide.
Port SMTP	Vide.
Utilisateur SMTP	Vide.
Mot de passe SMTP	Vide.
Utiliser une authentification OAUTH (Exchange 365 seulement)	Cochez cette case.
Tenant ID	Renseignez la valeur ID de l'annuaire (locataire) récupérée sur Azure.
Client ID	Renseignez la valeur ID d'application (client) récupérée sur Azure.
Client Secret	Renseignez la Valeur du secret client récupérée sur Azure.
Utiliser la commande STARTTLS	Cochez cette case.
Mail postmaster	Si le paramètre Forcer le postmaster comme envoyeur de tous les emails est coché, renseignez l'adresse mail utilisée comme expéditeur de tous les mails envoyés. Cette adresse mail peut ne pas correspondre à une adresse mail existante, par exemple nepasrépondre@akuiteo.com.
Forcer le postmaster comme envoyeur de tous les emails	Cochez cette case si vous souhaitez utiliser une adresse mail "postmaster" comme expéditeur de tous les mails envoyés. Important Pour des raisons de sécurité, cochez cette option. Si l'option n'est pas cochée, l'adresse de la personne connectée est utilisée comme expéditeur pour chaque mail envoyé.
Délai au-delà duquel le système n'essaye plus d'envoyer les mails en défaut	Valeur par défaut.
Intervalle de temps entre 2 exécutions du processus d'envoi de mails	Valeur par défaut.
Profondeur de conservation des e-mails envoyés dans la base	Valeur par défaut.
Au démarrage, n'envoie pas les mails en attente	Valeur par défaut.

Configuration pour Microsoft Graph

Accéder au portail Azure

1

Dans un navigateur web, entrez l'adresse https://portal.azure.com/ et connectez-vous en tant qu'administrateur.

2

Sur la page d’accueil, cliquez sur Microsoft Entra ID.

Déclarer Akuiteo comme application de l'annuaire Azure AD

1

Cliquez sur Inscriptions d'applications dans le menu de gauche, puis cliquez sur Nouvelle inscription.

2

Renseignez le Nom de cette nouvelle inscription (par exemple Akuiteo Microsoft Graph Mail) et laissez l'option Comptes dans cet annuaire d'organisation uniquement (XXX uniquement - Locataire unique) cochée. Cliquez ensuite sur S'inscrire.

La page de l'application est affichée.

3

Copiez les informations suivantes :

• ID d'application (client)
• ID de l'annuaire (locataire)

Pour cela, passez la souris sur un champ concerné puis cliquez sur l'icône permettant de copier l'information dans le presse-papiers. Conservez ces informations dans un document à part.

Créer un "secret client" pour identifier le serveur Akuiteo

1

Cliquez sur Certificats & secrets dans le menu de gauche, puis cliquez sur Nouveau secret client.

2

Renseignez une Description (par exemple Client Secret Akuiteo) et sélectionnez la Date d’expiration de la clé en fonction de votre politique de sécurité. Cliquez ensuite sur Ajouter.

Important

Une fois la date d'expiration passée, vous devrez créer un nouveau "secret client".

3

Passez la souris sur le champ Valeur puis cliquez sur le bouton permettant de copier l'information dans le presse-papiers. Conservez cette information dans un document à part.

Important

Vous devez copier cette valeur juste après la création du secret client car l'information ne sera plus accessible par la suite et vous devrez régénérer un nouveau "secret client".

Demander les autorisations d'API

1

Depuis le menu API autorisées, cliquez sur Ajouter une autorisation puis sur API Microsoft Graph.

2

Cliquez sur Autorisations d'application.

3

Depuis la liste des autorisations, cochez les autorisations Mail.ReadWrite et Mail.Send puis cliquez sur le bouton Ajouter des autorisations.

4

Depuis la page Autorisations configurées, cliquez sur le bouton Accorder un consentement d'administrateur pour XXX, puis cliquez sur Oui pour confirmer.

Configurer la Console d'administration dans Akuiteo

Dans la Console d'administration, depuis Configuration > Mail, renseignez les informations nécessaires (voir Configurer les envois de mail).

Configuration pour Google Suite

Paramétrer Google Suite

1

Dans un navigateur web, entrez l'adresse https://admin.google.com pour accéder à la console d'administration Google et connectez-vous en tant qu'administrateur.

2

Créez un compte utilisateur dédié à l'envoi de mails si ce n'est pas déjà fait :

1. Depuis l'onglet Accueil, cliquez sur Ajouter un utilisateur.
2. Saisissez les informations du compte.
3. Cliquez sur le bouton AJOUTER UN NOUVEL UTILISATEUR.
4. Cliquez sur COPIER LE MOT DE PASSE pour récupérer le mot de passe de l'utilisateur créé.
5. Déconnectez-vous de la console d'administration et connectez-vous une première fois avec ce compte nouvellement créé à l'adresse https://www.google.fr/.
6. Déconnectez-vous à nouveau et revenez sur la console d'administration.

3

Depuis le menu Sécurité > Contrôle des accès et des données > Applications moins sécurisées, cochez Autoriser les utilisateurs à gérer leur accès aux applications moins sécurisées puis cliquez sur ENREGISTRER.

4

Déconnectez-vous de la console d'administration et connectez-vous en tant qu'utilisateur dédié à l'adresse https://www.google.fr/.

5

Accédez à l'adresse https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps et activez le paramètre "Autoriser les applications moins sécurisées".

Configurer la Console d'administration dans Akuiteo

Dans la Console d'administration, depuis Configuration > Mail, renseignez les champs suivants et cliquez sur Enregistrer pour chaque information renseignée ou modifiée :

Champ	Description
Processus d'envoi des emails activé	Cochez cette option pour activer l'envoi des mails.
Hôte SMTP	Renseignez : smtp.gmail.com
Port SMTP	Renseignez : 587
Utilisateur SMTP	Renseignez l'adresse mail de l’utilisateur dédié à l’envoi de mails.
Mot de passe SMTP	Renseignez le mot de passe de l'utilisateur dédié.
Utiliser une authentification OAUTH (Exchange 365 seulement)	Case non cochée.
Tenant ID	Vide.
Client ID	Vide.
Client Secret	Vide.
Utiliser la commande STARTTLS	Cochez cette case.
Mail postmaster	Si le paramètre Forcer le postmaster comme envoyeur de tous les emails est coché, renseignez l'adresse mail utilisée comme expéditeur de tous les mails envoyés. Cette adresse mail peut ne pas correspondre à une adresse mail existante, par exemple nepasrépondre@akuiteo.com.
Forcer le postmaster comme envoyeur de tous les emails	Cochez cette case si vous souhaitez utiliser une adresse mail "postmaster" comme expéditeur de tous les mails envoyés. Important Pour des raisons de sécurité, cochez cette option. Si l'option n'est pas cochée, l'adresse de la personne connectée est utilisée comme expéditeur pour chaque mail envoyé.
Délai au-delà duquel le système n'essaye plus d'envoyer les mails en défaut	Valeur par défaut.
Intervalle de temps entre 2 exécutions du processus d'envoi de mails	Valeur par défaut.
Profondeur de conservation des e-mails envoyés dans la base	Valeur par défaut.
Au démarrage, n'envoie pas les mails en attente	Valeur par défaut.

Les utilisateurs d'Akuiteo peuvent être amenés à uploader des fichiers dans les portails web afin de, par exemple, justifier une note de frais ou apporter des informations supplémentaires.

Le CatchMail doit d'abord être configuré depuis la Console d'administration pour pouvoir être utilisé.

Configuration pour Microsoft Graph

Accéder au portail Azure

1

Dans un navigateur web, entrez l'adresse https://portal.azure.com/ et connectez-vous en tant qu'administrateur.

2

Sur la page d’accueil, cliquez sur Microsoft Entra ID.

Déclarer Akuiteo comme application de l'annuaire Azure AD

1

Cliquez sur Inscriptions d'applications dans le menu de gauche, puis cliquez sur Nouvelle inscription.

2

Renseignez le Nom de cette nouvelle inscription (par exemple Akuiteo Microsoft Graph CatchMail) et laissez l'option Comptes dans cet annuaire d'organisation uniquement (XXX uniquement - Locataire unique) cochée. Cliquez ensuite sur S'inscrire.

La page de l'application est affichée.

3

Copiez les informations suivantes :

• ID d'application (client)
• ID de l'annuaire (locataire)

Pour cela, passez la souris sur un champ concerné puis cliquez sur l'icône permettant de copier l'information dans le presse-papiers. Conservez ces informations dans un document à part.

Créer un "secret client" pour identifier le serveur Akuiteo

1

Cliquez sur Certificats & secrets dans le menu de gauche, puis cliquez sur Nouveau secret client.

2

Renseignez une Description (par exemple Client Secret Akuiteo) et sélectionnez la Date d’expiration de la clé en fonction de votre politique de sécurité. Cliquez ensuite sur Ajouter.

Important

Une fois la date d'expiration passée, vous devrez créer un nouveau "secret client".

3

Passez la souris sur le champ Valeur puis cliquez sur le bouton permettant de copier l'information dans le presse-papiers. Conservez cette information dans un document à part.

Important

Vous devez copier cette valeur juste après la création du secret client car l'information ne sera plus accessible par la suite et vous devrez régénérer un nouveau "secret client".

Demander les autorisations d'API

1

Depuis le menu API autorisées, cliquez sur Ajouter une autorisation puis sur API Microsoft Graph.

2

Cliquez sur Autorisations d'application.

3

Depuis la liste des autorisations, cochez les autorisations Mail.Read puis cliquez sur le bouton Ajouter des autorisations.

4

Depuis la page Autorisations configurées, cliquez sur le bouton Accorder un consentement d'administrateur pour XXX, puis cliquez sur Oui pour confirmer.

Configurer la Console d'administration dans Akuiteo

Dans la Console d'administration, depuis Configuration > Catch Mail, renseignez les informations nécessaires (voir Configurer le CatchMail).

Un webhook permet de notifier un serveur externe d'un événement qui se produit dans Akuiteo. L'objectif est d'exploiter informatiquement les événements détectés.

Dans le cadre des webhooks, un événement est composé de deux informations majeures :

• L'objet concerné (ex : un collaborateur, une dépense, etc.) ;
• L'action effectuée sur cet objet (ex : création, modification, suppression).

Lorsqu'un webhook est configuré pour détecter un certain événement et que celui-ci se produit, le webhook envoie une requête vers une adresse web appelée point de terminaison.

Un point de terminaison (ou endpoint) est un lien hypertexte sur un serveur externe qui permet de recevoir les requêtes envoyées par des webhooks.

Chaque requête contient des données concernant l'événement qui s'est produit, ou à minima l'identifiant de l'objet associé à l'événement.

Le webhook détecte les événements dans la globalité d'Akuiteo. Par exemple, il n'est pas possible de configurer un webhook afin qu'il détecte un événement effectué par certains utilisateurs en particulier.

Les webhooks sont configurés dans la Console d'administration, depuis Configuration > Webhooks.

Créer un webhook

1

Dans l'écran Webhooks, cliquez sur Créer un nouveau webhook.

2

Renseignez les informations de la section Propriétés :

Champ	Description
Nom	Renseignez un libellé pour nommer le webhook.
EndPoint (URL)	Renseignez le lien correspondant au point de terminaison du webhook. Le point de terminaison est le lien hypertexte sur un serveur externe qui reçoit les requêtes envoyées par le webhook.
Activé	Il est possible d'activer ou de désactiver le webhook en cliquant sur l'option. Le webhook doit être activé pour fonctionner. S'il est désactivé, il ne fonctionnera pas et ne pourra envoyer aucune requête. Un webhook peut être activé à tout moment à partir de l'écran Webhooks.

3

Renseignez les informations de la section Sécurité :

Champ	Description
Secret	Renseignez le secret si le point de terminaison utilise un secret. Important Le point de terminaison doit être un site en HTTPS pour que le secret fonctionne. Note La signature est générée grâce au protocole cryptographique HMAC-SHA256 en Base64. Fonctionnement Lorsqu'une requête est envoyée par le webhook en utilisant un secret, elle comporte une signature insérée en tant qu'entête. Cette signature est une combinaison unique dépendant mathématiquement du contenu de la requête et du secret utilisé. Il est possible que le système externe recevant la requête soit programmé pour vérifier cette signature. Dans ce cas, ce système essaiera de régénérer la signature grâce au contenu de la requête et au secret : Si la signature régénérée est identique à celle dans l'entête de la requête, le secret est correct et le contenu de la requête n'a pas été altéré. L'authenticité de la requête est alors assurée. Si la signature régénérée est différente de celle présente dans l'entête de la requête, il est possible que le secret soit incorrect ou que le contenu de la requête ait été altéré. L'authenticité de la requête n'est alors pas assurée.
Header name	Renseignez le nom de l'entête si le point de terminaison utilise un entête de sécurité. L'entête est un élément de sécurité qui peut être utilisé par le point de terminaison afin qu'il accepte uniquement les requêtes de webhooks comportant cet entête ainsi que sa valeur renseignée dans le champ Header value.
Header value	Renseignez la valeur liée à l'entête renseignée dans le champ Header name si le point de terminaison utilise un entête de sécurité. Si la valeur de l'entête renseignée dans le champ Header value est différente de celle attendue au point de terminaison, la requête pourrait être considérée non authentique et ne pas provenir d'Akuiteo.

4

Renseignez les informations de la section Événement :

Champ	Description
Event type	Sélectionnez le type de l'événement depuis la liste déroulante. Le type de l'événement correspond au type d'objet sur lequel le webhook doit détecter une certaine action (ex : un collaborateur, une dépense, etc.).
Event action(s)	Sélectionnez l'action de l'événement depuis la liste déroulante. Il s'agit de l'action pour laquelle le webhook doit envoyer une requête à chaque fois qu'elle se produit sur le type d'objet en question (ex : création, modification, suppression).

5

Cliquez sur Créer.

Le webhook est créé. Il doit être activé pour fonctionner.

Modifier un webhook

1

Sur la ligne du webhook à modifier, cliquez sur .

2

Effectuez les modifications souhaitées.

3

Cliquez sur Mettre à jour.

Le webhook est modifié.

Configurer les propriétés de connexion

Sous la section Propriétés de connexion à Akuiteo, renseignez les identifiants de l'utilisateur utilisé pour se connecter à Akuiteo dans le cadre des webhooks :

Champ	Description
Utilisateur Akuiteo	Renseignez l'identifiant de l'utilisateur utilisé pour le traitement des webhooks et cliquez sur Enregistrer. Il est conseillé de renseigner un utilisateur technique, c'est-à-dire un utilisateur coché Utilisateur technique ? sur l'Application Desktop puis dans Tiers > Gestion des utilisateurs.
Mot de passe Akuiteo	Renseignez le mot de passe de l'utilisateur utilisé pour le traitement des webhooks et cliquez sur Enregistrer.
Timeout (endPoint)	Renseignez la valeur (en ms) à partir de laquelle le webhook arrête d'attendre la réponse du serveur (Timeout) et cliquez sur Enregistrer.
Nombre maximum d'essais (1-8)	Renseignez le nombre maximum d'essais en cas d'échec de la requête. Une requête est considérée échouée lorsque le code HTTP de la réponse obtenue commence par un chiffre différent de 2.
Mode de réessai de production	Cette option permet de définir le comportement des essais lors de l'échec des requêtes. L'option est cochée par défaut. Lorsque l'option est cochée, l'intervalle entre chaque essai augmente exponentiellement entre chaque essai. La formule de calcul du délai est : Timeout (endPoint) + numéro d'essai4 Cette disposition est recommandée si vous utilisez les webhooks en conditions réelles car elle permet de mieux gérer l'utilisation simultanée de nombreux webhooks. Lorsque l'option est décochée, l'intervalle entre chaque essai est de 3 secondes. Cette disposition est recommandée uniquement si vous souhaitez tester le bon fonctionnement des webhooks dans un environnement de test car elle réduit l'intervalle des essais.

Cliquez sur le bouton Tester pour tester la connexion à l'interface Webhook à partir des valeurs renseignées.

Consulter les requêtes des webhooks

Les colonnes suivantes présentent des informations sur les réponses aux requêtes des webhooks :

Champ	Description
Dernière réponse	Affiche le code de réponse HTTP de la dernière requête effectuée par le webhook. Si le code obtenu commence par le chiffre 2, la requête a réussi et la cellule est verte. Si le code obtenu commence par le chiffre 4, la requête a échoué et la cellule est rouge. Si le code obtenu est N/A, la requête n'a pas encore été envoyée.
Appels réussis	Affiche le nombre de requêtes qui sont parvenues avec succès au point de terminaison.
Nb total d'appels	Affiche le nombre de fois que le webhook a détecté un événement et a donc envoyé une requête vers le point de terminaison.
Log	L'icône dans cette colonne permet de télécharger le fichier de log du webhook. Le log est un fichier texte d'extension .log qui contient l'historique de toutes les requêtes effectuées par le webhook. Il est possible de l'ouvrir grâce à un éditeur de texte.

Actualiser un webhook

Il est possible d'actualiser les webhooks sans avoir besoin de recharger entièrement la page sur laquelle ils se trouvent.

Sur la ligne du webhook, cliquez sur dans la colonne Actions.

Supprimer un webhook

Important

La suppression d'un webhook est définitive.

Sur la ligne du webhook, cliquez sur dans la colonne Actions et confirmez la suppression.

Un proxy est un serveur qui agit comme une passerelle entre un ordinateur et les serveurs externes.

Si votre organisation a mis en place un proxy, il est possible de le renseigner dans la Console d'administration afin qu'Akuiteo passe par le proxy pour se connecter aux API externes : Arkhineo, Universign, Chorus, etc.

Le proxy est renseigné dans la Console d'administration, depuis Configuration > Configuration du proxy.

Pour renseigner le proxy :

Un feature flag permet l'activation d'une fonctionnalité dans Akuiteo. Cette fonctionnalité pouvant impacter l'existant, Akuiteo la rend disponible à ses utilisateurs grâce à un mécanisme d'activation/de désactivation pour minimiser au maximum les impacts sur un environnement client et permettre de tester certaines fonctionnalités avant une utilisation en production. Cependant, un feature flag n'a pas vocation à rester dans le temps et sera rendu disponible en standard le plus rapidement possible.

Les feature flags sont disponibles et activables depuis la Console d'administration, depuis Configuration > Features.

Le menu Features affiche la liste de tous les feature flags disponibles pour la révision en cours d'Akuiteo. Activez le ou les feature flags souhaités depuis la colonne Actif, puis reconnectez-vous pour accéder aux nouvelles fonctionnalités.

Lorsqu'une nouvelle fonctionnalité soumise à feature flag est passée en standard à partir d'une certaine révision, celle-ci est ainsi disponible à tous les utilisateurs de cette révision et des révisions suivantes. Le feature flag est alors retiré de la liste dans la Console d'administration.

Certaines fonctionnalités soumises à feature flag nécessiteront un paramétrage préalable (paramétrage, DMF, etc.). Cependant, pour les utilisateurs ayant déjà activé le feature flag, le passage en standard sera transparent. Tout paramétrage, personnalisation ou autre réalisé pour la fonctionnalité sous feature flag ne devra pas être fait une deuxième fois lorsque la fonctionnalité est passée en standard.