Batch PlanningGoogleAgenda

Le batch PlanningGoogleAgenda permet de transférer dans un agenda Google Agenda les plannings enregistrés dans Akuiteo. Ainsi, sans action de leur part, les collaborateurs utilisant un compte Google professionnel peuvent voir leurs plannings facilement depuis leur agenda Google. Cela permet d'alimenter automatiquement les agendas électroniques des collaborateurs tout en gardant la gestion des plannings centralisée directement dans Akuiteo.

Ce batch peut être paramétré par collaborateur afin de cloisonner certains types de plannings à des collaborateurs spécifiques. Ce cloisonnement est facilité grâce à une clé qui est renseignée sur la fiche collaborateur.

Important

Le batch PlanningGoogleAgenda ne permet pas de transférer les modifications effectuées dans l'agenda Google Agenda vers Akuiteo. Si un collaborateur modifie un rendez-vous depuis son agenda Google, cette modification ne sera pas reportée dans le planning Akuiteo et sera remise à jour par le batch. La donnée de référence reste le planning Akuiteo.

L'interface avec Google Cloud doit être paramétrée pour pouvoir accéder et mettre à jour les plannings dans Google Agenda lorsque le batch PlanningGoogleAgenda est exécuté.

Note

Les procédures ci-dessous sont réalisées sur l'application Google Cloud, éditée par l'entreprise Google. Ces procédures peuvent être différentes si une mise à jour de la plateforme Google Cloud a été réalisée entre temps. Dans ce cas, contactez votre chef de projets Akuiteo pour plus d'informations.

1 Dans un navigateur web, entrez l'adresse https://console.developers.google.com/ et connectez-vous en tant qu'administrateur Google Suite.
2 Dans l'entête de Google Cloud, cliquez sur la liste déroulante Sélectionnez un projet, puis cliquez sur NOUVEAU PROJET.
3 Dans l'écran de création, renseignez le Nom du projet puis cliquez sur CRÉER.
1 Depuis le menu de gauche, cliquez sur Écran de consentement OAuth.
2 Sélectionnez le User Type de type Interne, puis cliquez sur CRÉER.
3 Renseignez les informations obligatoires suivantes :
  • Nom de l'application - Nom de votre choix pour identifier l'application
  • Adresse e-mail d'assistance utilisateur - Adresse mail d'un administrateur Google Suite
  • Coordonnées du développeur - Adresse mail du développeur
4 Cliquez sur ENREGISTRER ET CONTINUER.
1 Depuis le menu de gauche, cliquez sur API et services activés puis sur ACTIVER LES API ET LES SERVICES.
2 Dans la barre de recherche des API et services, renseignez Agenda et lancez la recherche.
3 Depuis les résultats de recherche, cliquez sur l'API Google Agenda API, puis cliquez sur ACTIVER.
1 Cliquez sur l'icône du menu de navigation à gauche du logo Google Cloud, puis cliquez sur IAM et administration > Comptes de service.
2 Cliquez sur CRÉER UN COMPTE DE SERVICE.
3 Renseignez le Nom du compte de service avec le nom de votre choix pour identifier le compte de service. L'ID du compte de service est renseigné automatiquement à partir du nom saisi.
4 Cliquez sur CRÉER ET CONTINUER.
5 Dans la liste déroulante Sélectionnez un rôle, cliquez sur Actuellement utilisés puis sur Propriétaire.
6 Cliquez sur OK en bas de l'écran pour créer le compte de service.
1 Depuis le tableau de bord des comptes de service (IAM et administration > Comptes de service), cliquez sur le lien pour ouvrir le compte de service créé.
2 Depuis l'onglet CLÉS, cliquez sur AJOUTER UNE CLÉ > Créer une clé.
3 Dans la fenêtre de création, sélectionnez le type JSON et cliquez sur CRÉER.

La clé est créée et téléchargée. Cette clé sera utilisée dans les paramètres du batch.

DMF

160840 VOIR MODES DE SAISIE ET PLANNING

160841 MODIFIER MODES DE SAISIE ET PLANNING

Le champ Collab. pris en compte dans les batchs ayant cette clé permet de renseigner une clé de valeur qui peut être utilisée dans le batch PlanningGoogleAgenda. Ce champ est disponible dans la fiche collaborateur > onglet Collaborateur > section Choix du mode de saisie des temps et planning.

Cette clé peut être attribuée à un ou plusieurs collaborateurs en fonction des besoins et permet de retrouver ces collaborateurs lors du lancement du batch.

Exemple

Vous souhaitez ajouter les plannings Akuiteo dans les agendas des consultants de votre entreprise. Cependant, ces plannings ne sont pas nécessaires pour les autres collaborateurs de l'entreprise.

Vous renseignez la clé BATCH_CONSULT sur la fiche collaborateur de chacun des consultants. Vous utilisez cette clé dans le paramétrage du batch. Ainsi, lorsque le batch est lancé, les collaborateurs avec la clé BATCH_CONSULT sont retrouvés et seuls leurs agendas sont alimentés avec les plannings renseignés dans Akuiteo.

Lors de la création du batch, le modèle de batch à sélectionner dans la liste déroulante Modèle de batch est PlanningGoogleAgenda.

Lorsque le batch est lancé, les plannings sont transférés vers Google Agenda en fonction des paramètres renseignés.

Les paramètres du tableau suivant correspondent seulement aux paramètres spécifiques au batch PlanningGoogleAgenda.

Référence

Pour consulter les paramètres communs à la plupart des batchs, voir Configurer les paramètres communs.

Code Description Type Obligatoire
AFFECTATIONS_VALIDEES Lorsque le paramètre est Vrai, seules les affectations validées depuis Akuiteo sont transférées et conservées dans Google Agenda. Booléen Non
AGENDA_DEFINI

Nom de l'agenda Google Agenda à utiliser pour transférer les plannings Akuiteo.

Si vide, l'agenda par défaut de l'utilisateur est utilisé. Cela permet aux utilisateurs de séparer leur calendrier personnel de leur calendrier alimenté par Akuiteo dans leur agenda Google Agenda.

Chaîne

Ex : CalendrierCRM

 Non
AJOUTER_VALIDATION Lorsque le paramètre est Vrai, les informations de validation sont ajoutées dans le titre et la description de l'événement Google Agenda. Booléen Non
CODE_COLLAB_EXCLU Codes des collaborateurs à exclure du transfert Google Agenda lors du lancement du batch. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Chaîne

Ex : AAA;BBB;CCC

 Non
COULEUR

Ce paramètre permet de faire correspondre un code action Akuiteo avec une couleur dans Google Agenda. Ainsi, lorsque les plannings Akuiteo sont importés dans Google Agenda, les événements sont créés en utilisant les couleurs correspondantes en fonction des codes action.

Renseignez des paires CODE ACTION:NUMERO_COULEUR séparées par des points-virgules.

Les numéros correspondants pour chaque couleur sont les suivants :

  • 1 : #A4BDFC (lavande)
  • 2 : #7AE7BF (vert sauge)
  • 3 : #DBADFF (violet raisin)
  • 4 : #FF887C (rose clair)
  • 5 : #FBD75B (jaune banane)
  • 6 : #FFB878 (mandarine)
  • 7 : #46D6DB (bleu paon)
  • 8 : #E1E1E1 (anthracite)
  • 9 : #5484ED (myrtille)
  • 10 : #51B749 (vert basilic)
  • 11 : #DC2127 (rouge tomate)

Exemple

INTERNE:3;FACTURABLE:6;TELETFACT:10

Notes

Les couleurs sont paramétrées sur un événement au moment de la création seulement. Si le code action est modifié, la couleur devra être modifiée manuellement dans Google Agenda.

Chaîne

Ex: INTERNE:3

 Non
DESCRIPTION_EVENEMENT

Codes des champs composant la description de l'événement dans Google Agenda. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Les valeurs suivantes sont possibles : CodeAffaire, NomAffaire, CodeClient, NomClient, CodeLot, LibelleLot, CodeSousLot, LibelleSousLot, Tache, CodeAction, LibelleAction, Lieu, Commentaire

Dans la description Google Agenda, les champs sont affichés de la manière suivante :

Libellé du champ 1 : valeur

Libellé du champ 2 : valeur

Etc.

Chaîne

Ex : CodeAffaire;NomClient;
CodeAction;
Commentaire

 Oui
EXCLURE_AFFAIRE_ABSENCE Lorsque le paramètre est Vrai, les affaires d'absence sont exclues du transfert Google Agenda. Booléen Non
EXCLURE_AFFAIRE_EXTERNE Lorsque le paramètre est Vrai, les affaires externes sont exclues du transfert Google Agenda. Booléen Non
EXCLURE_AFFAIRE_INTERNE Lorsque le paramètre est Vrai, les affaires internes qui ne sont pas des absences sont exclues du transfert Google Agenda. Booléen Non
EXCLURE_COLLAB_CANDIDAT Lorsque le paramètre est Vrai, les collaborateurs externes sont exclus du transfert Google Agenda. Booléen Non
EXCLURE_COLLAB_EXTERNE Lorsque le paramètre est Vrai, les collaborateurs externes sont exclus du transfert Google Agenda. Booléen Non
EXCLURE_COLLAB_NE_PAS_RELANCER

Lorsque le paramètre est Vrai, les collaborateurs qui ne doivent pas être relancés sur les temps sont exclus du transfert Google Agenda.

Il s'agit des collaborateurs pour lesquels l'option Ne pas relancer sur les temps est cochée dans l'onglet Collaborateur > section Choix du mode de saisie des temps et planning.

 Booléen Non
EXCLURE_PLA_DEVIS Lorsque le paramètre est Vrai, les plannings créés sur les devis sont exclus du transfert Google Agenda. Booléen Non
EXTERNAL_APPLICATION_KEY

Renseignez le contenu du fichier JSON récupéré lors de la création de la clé Google Suite.

Référence

Pour plus d'informations sur la création de cette clé, voir Paramétrer l'interface avec Google Cloud et Créer une clé.

 Chaîne Oui
FILTRE_CLE_COLLAB

Clé du batch pour filtrer les collaborateurs pris en compte pour le transfert Google Agenda. Si plusieurs clés sont renseignées, chaque clé doit être séparée par un point-virgule.

Si une clé est renseignée, seuls les collaborateurs possédant cette clé sur leur fiche collaborateur sont pris en compte. Si le paramètre est vide, aucun filtre n'est appliqué et tous les collaborateurs sont pris en compte.

Référence

Pour plus d'informations sur la clé du batch, voir Préparer les fiches collaborateurs.

Chaîne

Ex : BATCH_CONSULT

 Non
FILTRE_CODE_COLLAB

Codes collaborateur pour filtrer les collaborateurs pris en compte pour le transfert Google Agenda. Si plusieurs codes sont renseignés, chaque code doit être séparé par un point virgule.

Si le paramètre est vide, aucun filtre n'est appliqué et tous les collaborateurs sont pris en compte.

Chaîne

Ex : AAA;BBB;CCC

 Non
FILTRE_COLLAB_OPERATIONNEL Lorsque le paramètre est Vrai, seuls les collaborateurs opérationnels sont pris en compte pour le transfert Google Agenda. Booléen Non
MESSAGE_VALIDATION_DESCRIPTION Message qui sera ajouté dans la description de l'événement Google Agenda si la validation du planning est activée. Chaîne Non
MODE_PURGE Lorsque le paramètre est Vrai, la purge des événements est activée. Cette purge permet de supprimer de l'agenda Google Agenda tous les événements transférés avec Akuiteo dans la plage de travail, avant d'effectuer le transfert attendu. Booléen Non
PERIODE_NB_JOURS_APRES Nombre de jours pris en compte après la date du jour. Cela permet de limiter le nombre de plannings à transférer.

Nombre

Ex : 30

 Oui
PERIODE_NB_JOURS_AVANT Nombre de jours pris en compte avant la date du jour. Cela permet de limiter le nombre de plannings à transférer.

Nombre

Ex : 10

 Oui
PREFIXE_VALIDATION Préfixe qui sera ajouté dans le titre de l'événement Google Agenda si la validation du planning est activée.

Chaîne

Ex : PLA

 Non
SOCIETES Codes des sociétés pour filtrer les plannings pris en compte en fonction de la société Akuiteo. Si plusieurs sociétés sont renseignées, chaque société doit être séparée par un point-virgule.

Chaîne

Ex : SOCIETE1;SOCIETE2

 Non
TITRE_EVENEMENT

Codes des champs composant le titre de l'événement Google Agenda. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Les valeurs suivantes sont possibles : CodeAffaire, NomAffaire, CodeClient, NomClient, CodeLot, LibelleLot, CodeSousLot, LibelleSousLot, Tache, CodeAction, LibelleAction, Lieu, Commentaire

Dans le titre de l'événement Google Agenda, les champs sont affichés l'un après l'autre, séparés par un espace.

Chaîne

Ex : CodeAffaire;NomClient;
CodeAction;
Commentaire

 Oui