Batch Arkhineo

Important

Pour pouvoir activer le batch Arkhineo et archiver vos PDF originaux, contactez votre chef de projets Akuiteo.

Un PDF original archivé dans le coffre-fort numérique Arkhineo ne peut jamais être supprimé du coffre-fort.

Le batch Arkhineo permet de mettre en place l'archivage à valeur probante des PDF originaux générés par Akuiteo. Ainsi, tous les PDF originaux et cachetés disponibles dans l'entrepôt des documents ou au répertoire indiqué dans le paramétrage du cachetage sont envoyés vers un coffre-fort numérique Arkhineo et sont ainsi archivés.

Les documents cachetés et archivés sont toujours accessibles depuis l'Application Desktop par le client. Cependant, le contenu du coffre-fort n'est pas accessible ni administrable par le client, seul Akuiteo gère ce coffre-fort.

Note

Si vous souhaitez accéder à votre coffre-fort ou récupérer son contenu, par exemple en cas de contrôle fiscal, faites une demande au support d'Akuiteo. Toutes les modalités d'accès et de récupération sont prévues au contrat.

Seuls les documents cachetés sont archivés afin de garantir un archivage à valeur probante.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage et l'activation du cachetage, voir Paramétrer le cachetage des PDF originaux.

Lors de la création du batch, le modèle de batch à sélectionner dans la liste déroulante Modèle de batch est Arkhineo.

Important

Les paramètres du batch sont différents pour les environnements de production et de test, notamment les identifiants Arkhineo.

Deux types de section sont disponibles chez Arkhineo :

  • une section pour l'archivage à 6 ans, conseillé pour les justificatifs de notes de frais,
  • une section pour l'archivage à 10 ans, conseillé pour les factures.

Si vous utilisez une section seulement : paramétrez un seul batch Arkhineo en renseignant le ou les types de documents souhaités.

Si vous utilisez les deux sections pour l'archivage de vos documents : paramétrez 2 batchs Arkhineo (un par section) en renseignant les types de documents en fonction de la section d'archivage.

Lorsque le batch est lancé, Akuiteo scanne l'entrepôt des documents ou les répertoires spécifiques renseignés dans le paramétrage du cachetage. Tous les PDF originaux des types concernés (notes de frais, factures/avoirs client, factures/avoirs fournisseur) qui possèdent un cachet sont récupérés et envoyés vers le coffre-fort numérique Arkhineo.

Note

Si l'utilisateur qui lance le batch est paramétré sur *****, les documents liés aux pièces de gestion sont scannés pour toutes les sociétés confondues.

Si l'utilisateur est paramétré sur une société, un filtre est appliqué et seuls les documents liés aux pièces de la société en question sont scannés.

Une fois qu'un PDF cacheté est archivé, celui-ci ne pourra pas être archivé à nouveau. Dans l'Application Desktop, la fiche d'un document archivé comprend :

  • la mention Archivage du document Arkhineo en date du... dans sa Description,
  • la date de transmission à Arkhineo dans le champ Transmis le de la section Publication.

Les paramètres du tableau suivant correspondent seulement aux paramètres spécifiques au batch Arkhineo.

Référence

Pour consulter les paramètres communs à la plupart des batchs, voir Configurer les paramètres communs.

Code Description Type Obligatoire
ALWAYS_SEND_MAIL Lorsque le paramètre est Vrai, le log du batch est envoyé par mail même si l'exécution du batch s'est déroulée sans erreur (statut completed). Le mail est envoyé à l'adresse renseignée dans le paramètre BATCH_MAIL. Booléen Non
ARKHINEO_WEB_SERVICE_LOGIN Login pour se connecter au web service Arkhineo, fourni par Akuiteo. Chaîne Oui
ARKHINEO_WEB_SERVICE_PASSWORD Mot de passe associé au login pour se connecter au web service Arkhineo, fourni par Akuiteo. Chaîne Oui
ARKHINEO_WEB_SERVICE_URL URL pour se connecter au web service Arkhineo, fournie par Akuiteo. Chaîne Oui
CODE_CLIENT

Code du client, fourni par Akuiteo.

Si le code client n'est pas renseigné, le code C2181 est utilisé par défaut.

 Chaîne Non
DATE_CREATION

Permet de renseigner une date de début de traitement pour le batch.

Si une date est renseignée, le batch traitera uniquement les PDF cachetés à partir de cette date. Si aucune date n'est renseignée, tous les PDF cachetés non traités depuis la dernière exécution du batch seront traités.

 Date Non
IDENTIFIANT_COFFRE Identifiant du coffre Arkhineo dans lequel les documents sont archivés. Cet identifiant est fourni par Akuiteo. Chaîne Oui
IDENTIFIANT_COMPARTIMENT Identifiant du compartiment client qui se trouve dans la section de destination dans laquelle les documents sont archivés. Cet identifiant est fourni par Akuiteo. Chaîne Oui
IDENTIFIANT_SECTION Identifiant de la section du coffre Arkhineo dans laquelle les documents sont archivés. Cet identifiant est fourni par Akuiteo. Chaîne Oui
TYPES_DOCUMENTS_PRIS_EN_COMPTE

Renseignez le ou les types de documents à archiver lors du lancement du batch. Chaque type de document doit être séparé par un point-virgule. Les valeurs suivantes sont disponibles :

  • NDF pour les notes de frais
  • FACCLI pour les factures et avoirs client
  • FACFOU pour les factures et avoirs fournisseur

Un type de document ne peut être paramétré qu'une seule fois dans un seul batch.

Chaîne

Ex : NDF;FACCLI;FACFOU

 Oui