Gérer les indemnités kilométriques
| DMF |
0415** ACHATS NOTES DE FRAIS * |
Important
Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Transverse > Libellé Puissance Fiscale Par Vehicule.
Akuiteo permet de saisir des notes de frais contenant des indemnités kilométriques depuis Favoris > Ma note de frais, qui sont ensuite validées par le manager depuis Edition > Valider la note de frais, puis remboursées au collaborateur selon un barème défini par l'administration fiscale. Ces notes de frais sont saisies sur une nature de dépense de type Indemnités kilométriques.
Référence
Pour plus d'informations sur le paramétrage des natures de dépenses, voir Natures de dépense.
Pour toutes les informations concernant la création, la saisie et la gestion des dépenses dans les notes de frais, voir Les notes de frais. Les informations suivantes présentent uniquement les spécificités des indemnités kilométriques avec le feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule activé.
Créer une note de frais contenant des indemnités kilométriques
| 1 | Depuis Favoris > Ma note de frais, cliquez sur  . |
| 2 | Dans le champ Nature dépense, renseignez une nature de dépense de type indemnité kilométrique. |
| 3 | Renseignez les informations suivantes concernant les indemnités kilométriques : |
| Champ | Description |
|---|---|
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Véhicule, Puissance et Kilomètres |
Ces champs remplacent les champs Puissance et Km / Total. Sélectionnez le véhicule du collaborateur et le nombre de kilomètres parcourus dans le cadre de la dépense. La liste d'aide Véhicule ou Puissance affiche les véhicules associés au collaborateur et à la nature sélectionnée. |
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Km parcourus total |
Affiche le nombre de kilomètres parcouru par le collaborateur qui correspond à la somme du nombre de kilomètres renseigné sur la dépense actuelle et du nombre total de kilomètres parcourus par le collaborateur :
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Montant calculé |
Affiche le montant calculé qui correspond au montant total de la dépense actuelle et des dépenses kilométriques déjà saisies par le collaborateur :
Note En cas de passage à un seuil de remboursement supérieur sur la note de frais, le changement de seuil est reflété dans les montants uniquement après avoir terminé la note de frais. |
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Montant déjà remboursé |
Affiche le montant déjà remboursé qui correspond au montant total des dépenses kilométriques déjà saisies par le collaborateur :
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Montant à rembourser |
Affiche le montant à rembourser qui correspond au montant de la dépense actuelle. Il est calculé selon la formule suivante : Montant calculé - Montant déjà remboursé |
Note
Lorsque le feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule est activé, les champs Chevaux fiscaux et Total sont masqués.
| 4 | Renseignez les autres champs nécessaires à la création de la dépense puis cliquez sur  en haut à droite de l'écran pour enregistrer. |
| 5 | Renseignez les informations nécessaires à la création ou modification de la note de frais puis enregistrez. |
Terminer une note de frais
| DMF |
041517 ACHATS NOTES DE FRAIS TERMINER 041521 ACHATS NOTES DE FRAIS ANNULER TERMINAISON NDF 041542 ACHATS NOTES DE FRAIS TERMINER NDF EN LOT |
Les notes de frais doivent être terminées dans l'ordre. Ainsi, il n'est pas possible de terminer une note de frais si sa date est postérieure à la date d'une autre note de frais non terminée.
Exemple
Le collaborateur A saisit une note de frais pour le mois de févier 2025 et possède déjà une note de frais non terminée pour le mois de janvier 2025. Il devra en premier lieu terminer la note de frais de janvier 2025 avant de pouvoir terminer la notre de frais de février 2025.
L'annulation de la terminaison d'une note de frais doit s'effectuer dans l'ordre. Ainsi, il n'est pas possible d'annuler la terminaison d'une note de frais s'il existe une note de frais postérieure terminée.
Exemple
Le collaborateur B possède deux notes de frais terminées. L'une pour la semaine du 17 février 2025 et l'autre pour la semaine du 24 février 2025. S'il souhaite modifier sa note de frais du 17 février 2025, il doit :
- annuler la terminaison de sa note de frais du 24 février 2025 ;
- annuler la terminaison de sa note de frais du 17 février 2025 ;
- modifier puis terminer sa note de frais du 17 février 2025 ;
- terminer sa note de frais du 24 février 2025.
Valider une note de frais
| DMF |
041507 ACHATS NOTES DE FRAIS VALIDER UNE NDF TERMINÉE 041520 ACHATS NOTES DE FRAIS DEVALIDER NDF 041527 ACHATS NOTES DE FRAIS VALIDER UNE NDF NON TERMINÉE 041540 ACHATS NOTES DE FRAIS VALIDER NDF EN LOT |
Les notes de frais doivent être validées dans l'ordre. Ainsi, il n'est pas possible de valider une note de frais si sa date est postérieure à la date d'une autre note de frais non validée.
Exemple
Le manager A doit valider deux notes de frais : l'une pour le mois de févier 2025 une autre pour le mois de janvier 2025. Il devra en premier lieu valider la note de frais de janvier 2025 avant de pouvoir valider la notre de frais de février 2025.
L'annulation de la validation d'une note de frais doit s'effectuer dans l'ordre. Ainsi, il n'est pas possible d'annuler la validation d'une note de frais s'il existe une note de frais postérieure validée.
Exemple
Le collaborateur B possède deux notes de frais validées. L'une pour la semaine du 17 février 2025 et l'autre pour la semaine du 24 février 2025. S'il souhaite modifier sa note de frais du 17 février 2025, il doit :
- demander l'annulation de la validation de sa note de frais du 24 février 2025 ;
- demander l'annulation de la validation de sa note de frais du 17 février 2025 ;
- modifier puis terminer sa note de frais du 17 février 2025 ;
- terminer sa note de frais du 24 février 2025.
