Définir des versions de contrats et des avenants

Vous pouvez utiliser la gestion des versions de contrats afin d’historiser toute modification d’un contrat support, de facturer partiellement ces modifications et de gérer les avenants des clients. Une version d’un contrat n’est pas forcément un avenant côté client, on parle alors de version interne.

Cette fonction est facultative, vous pouvez l’utiliser pour certains contrats et pas pour les autres.

Quand utiliser les versions ?

Un de mes clients veut modifier son contrat sur une période déjà facturée. Comment faire ? Exemple : Vous avez créé et facturé un contrat client pour l'année en cours (janvier à décembre) avec l'option "Terme à échoir" cochée. Ex : 12000 euros. En cours d'année (01/04), votre client décide de modifier son contrat (module, option, etc). Ex : option à 6000 euros.

2 solutions sont possibles :

Si ce cas se présente de manière exceptionnelle, la saisie manuelle de la ligne et de la facture reste la meilleure option.

• Ouvrez votre contrat et sous l'onglet Lignes, ajoutez manuellement votre ligne de contrat.
• Créez votre facture manuellement en ayant calculé au préalable le prorata à appliquer à la facture.

Si ce cas se présente de manière régulière, et que vous souhaitez tracer de manière détaillée chaque modification, vous pouvez utiliser la fonction de versions de contrats pour prendre en compte le prorata à calculer sur l'année. Les prérequis sont :

• Adaptation de la procédure de génération des BL pour facturer une version.
• Votre contrat doit être validé avant tout ajout d'une version de contrat.
• Ce paramétrage s'applique contrat par contrat et non sur l'ensemble des contrats.
• Lorsque vous passez en mode version de contrats, vous devez continuer sur ce principe.