Automatiser la création de contrats - les contrats temporaires

Si le volume de contrat à créer est important, vous pouvez paramétrer la création automatique d’un contrat temporaire; ce contrat sera à compléter avant d’être prêt à générer de la facturation récurrente.

Des informations de récurrence doivent aussi être paramétrées sur les produits vendus concernés dans les devis.

1 Créez un devis :
  • Utilisez le produit vendu décrivant le service qui sera facturé de manière récurrente et utilisé. Vous pouvez compléter les informations de récurrence sur la ligne de devis (périodicité, date de début, etc).
  • D’autres produits peuvent être ajoutés. Ils seront facturés unitairement de manière classique.
2 Transformez le devis en commande.
3 Livrez la commande :
  • Le produit vendu récurrent n'apparaîtra pas dans la livraison.
  • Le produit récurrent ne sera pas facturé depuis la livraison.
  • Akuiteo propose de créer le contrat temporaire correspondant aux produits vendus récurrent : C’est par là que ces produits seront facturés.
  • Les autres produits vendus non récurrents apparaîtront bien dans la livraison.
  • Si vous ne créez pas le contrat temporaire immédiatement, vous pouvez le créer ultérieurement à partir de la commande livrée (qui contient toujours le produit vendu récurrent mais qui ne figure pas dans la livraison).
4 Complétez le contrat temporaire avec les conditions de facturation du contrat.

Des informations de récurrence doivent être paramétrés sur les produits vendus :

  • Une prestation modèle
  • Un pourcentage (100% = reprend le montant présent dans la commande)
  • Périodicité de facturation
  • Date de début du contrat (mot clé donnant automatiquement une date par défaut, par exemple, 1er jour du mois suivant)
  • Durée du contrat en mois
  • Indicateur "Tacite reconduction"
  • Terme "A échoir" ou "Echu"

Les produits vendus de gestion de parc, pour créer les produits maintenus, doivent être paramétrés :

  • Produit géré en parc
  • Code modèle
  • Type de produit, classification, marque

  • Le produit vendu récurrent lié au produit en parc (ex : un produit vendu "Imprimante" géré en parc est lié au produit "Maintenance matériel" paramétré avec les informations de récurrence)

Dans un devis, doivent figurer une ligne pour la vente de la licence et une ligne pour la vente de la maintenance :

  • Le produit vendu "Licence" comporte les informations "Produit géré en parc".
  • Le produit vendu "Maintenance" comporte les informations "Prestation associée" et "Récurrence".

Quand on livre ces 2 lignes :

  • La ligne de "Licence" est à facturer dans le Bon de Livraison.
  • Le produit vendu "Licence" génère un nouveau produit maintenu, lié au client (Gestion de Parc).
  • Akuiteo demande de créer un contrat temporaire. Une liste est présentée avec les lignes "Maintenance", auxquelles il faut lier le produit "Licence".
  • Le produit vendu "Maintenance" n'apparaîtra pas dans le Bon de Livraison (car la ligne est transformée en ligne de contrat).

Ainsi, on a un contrat temporaire avec :

  • Les informations de récurrence paramétrées sur le produit vendu "Maintenance".
  • La ligne de contrat avec le montant de "Maintenance" et le produit maintenu généré à partir du produit vendu de "Licence".

Note

Une règle de gestion permet de déterminer si le produit vendu "Licence" génère un nouveau produit maintenu ou met à jour un produit maintenu existant.

Regroupement ERP XL ERP XL
Référence MAINTENANCE ERP XL LICENCE ERP XL
Famille ERP XL ERP XL
Sous-famille MAINTENANCE LICENCE
Récurrence

Périodicité : Annuelle

Mot clé date début : DATE_DEB_MOIS_M+1

Durée : 24

Terme : A échoir

Tacite reconduction : Oui

 Unique
Prestation associée

Prestation modèle : Facturation

Pourcentage : 100%

 Référence du produit vendu : MAINTENANCE ERP XL
Produit géré en parc   Oui
Code modèle   ERP XL
Type de produit   ERP XL
Classification   LOG
Marque    

Le principe est le même en remplaçant le produit vendu de licence par le produit vendu matériel.

Si le matériel est sérialisé :

  • le produit maintenu existe déjà avec le numéro de série.
  • on a un contrat temporaire avec la ligne de contrat avec le montant de "Maintenance" et le produit maintenu correspondant au produit sérialisé.

Ce cas concerne les produits de type Hébergement ou Saas.

Dans le cas où le produit récurrent est aussi le produit maintenu utilisé dans le module support, il n’y aura qu’un seul produit vendu, sur lequel on paramètre les informations de récurrence et de gestion de parc.