Clôturer un exercice
Les étapes suivantes sont nécessaires pour clôturer un exercice.
Fermer des tiers et clôturer leurs comptes
Lors de la clôture d’un exercice, il est recommandé de fermer certains compte de tiers. Cette fermeture concernera tous les tiers avec lesquels il n’y aura plus d’échange au cours de l’exercice à créer.
Les affaires de ce tiers sont terminées et clôturées, il n’y aura plus d’affaires ni de flux financiers avec ce tiers au cours de l’exercice à venir. Il n’est donc pas nécessaire de conserver une fiche tiers active, et le compte auxiliaire en comptabilité n’a plus lieu d’exister.
Fermer un client
| 1 | Ouvrez la fiche client à fermer et allez dans Edition > Suivi comptable > Fermer le compte. |
| 2 | Dans l'écran qui s'affiche, indiquez la date de fermeture du compte et validez. |
Les comptes liés au client seront clôturés et les liens avec ce client seront supprimés.
Fermer un fournisseur
| 1 | Ouvrez la fiche fournisseur à fermer et allez dans Edition > Suivi comptable > Fermer le compte. |
| 2 | Dans l'écran qui s'affiche, indiquez la date de fermeture du compte et validez. |
La fiche tiers est masquée dans les résultats de recherche par défaut. Vous pouvez néanmoins lancer des recherches parmi les fiches fermées en cliquant sur le critère de recherche Tous ou Clôturés.
Note
Les tiers inactifs ne pourront plus être utilisés pour la création d’une affaire ou d’une pièce de gestion. Cependant, ces tiers pourront de nouveau être rendus actifs. Pour cela, rendez-vous dans le menu Edition > Suivi comptable > Réouvrir le compte.
Fermer / clôturer un compte auxiliaire
Un compte auxiliaire peut également être fermé ou clôturé sans que la fiche du tiers soit elle-même clôturée.
| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Comptabilité générale > Comptes auxiliaires. |
| 2 | Sélectionnez le compte auxiliaire à fermer ou clôturer et lancez une recherche. |
| 3 | Ouvrez le compte à clôturer et allez dans Edition > Fermer ou Clôture. |
Fermer un compte retire le compte des listes d’aide. Il ne peut plus être utilisé pour de nouvelles pièces. Néanmoins, les pièces déjà existantes continuent d'exister.
Clôturer le compte empêche toute utilisation du compte, même pour la validation de pièces existantes.
Fermer les comptes généraux
Le fonctionnement est identique pour la clôture ou fermeture des comptes généraux.
| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Comptabilité générale > Comptes généraux. |
| 2 | Sélectionnez le compte général à fermer ou clôturer et lancez une recherche. |
| 3 | Ouvrez le compte à clôturer et allez dans Edition > Fermer ou Clôture. |
Créer un nouvel exercice
La création d'un nouvel exercice vous oblige à fermer l'ancien car la norme NF 203 ne permet pas l'existence de deux exercices ouverts, à l'exception des exercices de reprise.
Il faut créer un exercice par société. Si le nombre de sociétés est important, vous pouvez également Créer un exercice en masse.
Les numéros d'écritures sont uniques dans la base, il faut donc déterminer des plages d'écritures par société.
| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Comptabilité générale. |
| 2 | Double cliquez sur Exercices >  . |
| 3 | Basez-vous sur le contenu du champ Numéro pour déterminer le numéro de la première écriture pour votre exercice à créer. Ex : pour l'exercice en cours 12, vous avez le numéro 12005979, vous créerez l'exercice 13 avec 13000000. |
| 4 | Saisissez un code, des dates de début et fin de votre exercice comptable à ouvrir et renseignez le numéro d'écriture que vous avez saisi dans la première étape, en tant que "plus grand numéro d'écritures". |
| 5 | Enregistrez. |
Créer un exercice en masse
| DMF | 070851 COMPTA GENE TXPERIO OUVERTURE D'UN OU PLUSIEURS EXERCICES |
Pour faciliter la création des exercices lorsque le nombre de sociétés est important, il est possible d'ouvrir un nouvel exercice sur plusieurs sociétés en une fois.
| 1 | Ouvrez le menu Comptabilité > Travaux périodiques > Ouverture d'un ou plusieurs exercices. |
La fenêtre Ouverture d'exercice s'ouvre.
| 2 | Renseignez les champs suivants : |
| Champ | Description |
|---|---|
| Code |
Renseignez le code du nouvel exercice. Important Il ne peut y avoir plus de deux exercices en cours à la fois. Si vous saisissez un nouveau code alors qu'il existe déjà deux exercices en cours, la création en masse ne fonctionnera pas. |
| Libellé | Renseignez le libellé du nouvel exercice. |
| Date de début et Date de fin | Renseignez les dates de début et de fin du nouvel exercice. |
| Préfixe, Numéro et Longueur | Définissez la nomenclature pour la numérotation des écritures au brouillard. |
| 3 | Sélectionnez les sociétés concernées pour la création du nouvel exercice depuis la section Ouverture des exercices. |
Le tableau affiche toutes les sociétés paramétrées. Cochez la case correspondante dans la première colonne pour sélectionner une ou plusieurs sociétés. Dans l'en-tête de la colonne, cliquez sur 
puis sur Tout sélectionner ou Tout désélectionner pour cocher ou décocher toutes les sociétés en une fois.
Le tableau affiche les exercices N-1 et N pour chaque société. Si un exercice est clôturé, la mention (Clôturé) est ajoutée à côté du code de l'exercice. La colonne Plan comptable N permet de connaître le statut du plan de compte sur l'exercice N.
| 4 | Cliquez sur Créer les exercices sélectionnés. |
Un nouvel exercice est créé pour chaque société sélectionnée. La création d'exercice s'effectue en tâche de fond mais son avancement peut être suivi depuis l'écran Ouverture d'exercice : chaque ligne est mise à jour une fois le traitement effectué. Si une ligne est en erreur, les détails de cette erreur sont disponibles dans la colonne Détails.
Note
Depuis le menu Paramétrage Général > Comptabilité générale > Paramétrage comptable, vous pouvez renseigner une adresse mail et configurer la tâche de vérification du plan compte auxiliaire.
Ainsi, lors de la création des comptes auxiliaires, une vérification sera effectuée (suivant la configuration) et un mail sera envoyé à l'adresse renseignée en cas d'erreurs.
Paramétrer des numéros de pièce
Rappel : Le changement de numérotation des pièces doit être fait pour tous les journaux de ventes et d'achats et pour toutes les sociétés.
| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Comptabilité générale > Journaux d'achats et Journaux de vente. |
| 2 | Recherchez le journal voulu et passez en modification. |
| 3 | Sous la section Numérotation des pièces, supprimez toutes les informations de la colonne Exercice n :. |
| 4 | Coupez puis collez tout le contenu de la colonne Exercice N+ 1 dans la colonne Exercice N :. La colonne Exercice N+1 est maintenant vide. |
| 5 | Dans la colonne Exercice N+1, renseignez tous les numéros de pièce par une numérotation équivalente. Ex : si vous avez 1300420 dans la colonne Exercice N :, vous pouvez mettre 1400000 dans la colonne Exercice N+1. |
Paramétrer des numérotations automatiques
Selon votre utilisation d’Akuiteo, il est possible que vous utilisiez une numérotation automatique pour certains éléments tels que les affaires, les bordereaux d’affacturage, les opportunités, etc.
Si cette numérotation tient compte des exercices dans leur préfixe ou leur compteur, il faudra donc procéder à la mise à jour de ces éléments.
Important
Cette opération doit être faite en début d’année ou en début d'exercice car elle sera effective dès l’enregistrement de la mise à jour !
| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Société > Numérotation automatique des pièces et lancez la recherche. |
| 2 | Mettez à jour la numérotation des pièces. Ex : si votre codification d'affaire comporte le numéro d'exercice, ouvrez la ligne dont le code est "AFF" et modifiez la numérotation. |
Générer les à-nouveaux
Cette étape permet de clôturer un exercice et de passer automatiquement l'écriture d'à-nouveau provisoire.
Prérequis :
- Toutes vos écritures doivent être validées (sauf le journal de simulation).
- Le lettrage doit être effectué.
- Le rapprochement bancaire doit être effectué.
Paramétrer les à-nouveaux
Akuiteo génère une écriture d’à-nouveaux non validés. Les attributs de cette écriture sont définis dans le paramétrage.
| 1 | Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Comptabilité générale > A-nouveaux. |
| 2 | Indiquez un Journal d’à-nouveau par défaut qui alimente automatiquement le Numéro du compte de contrepartie qui se trouve sur le journal d’à-nouveau. |
| 3 | Sauvegardez. |
Rappel : le journal d’à-nouveau est un journal de nature OD et de type Journal d’à-nouveaux.
Générer des à-nouveaux
| 1 | Allez dans Comptabilité > Travaux périodiques > Clôture d'un exercice > Génération des à-nouveaux. |
| 2 | Indiquez les exercices à reporter et à ouvrir ainsi que le journal d'à-nouveaux. |
| 3 | Sélectionnez les comptes de classes auxiliaires et généraux à traiter. |
| 4 | Renseignez les champs obligatoires et cliquez dans Édition > Génération des à-nouveaux. Cette opération peut être renouvelée plusieurs fois où seuls les nouveaux éléments seront traités. |
| 5 | Vérifiez le montant de l'exercice qui s'affiche et validez. |
| 6 | Confirmez ou refusez la mise à jour du lettrage et du pointage pour l’exercice à clôturer et validez. |
La génération des à-nouveaux commence. Une fois la génération terminée, vous devez contrôler les soldes.
| 1 | Allez dans Comptabilité > Travaux périodiques > Clôture d'un exercice > Contrôle des soldes. |
| 2 | Indiquez l'exercice a clôturer et validez. |
| 3 | Dans la fenêtre d'édition, imprimez votre contrôle des soldes. |
L’édition présente le solde des comptes pour l’exercice à clôturer, le solde des à-nouveaux sur le nouvel exercice et l’écart entre ces montants. L’écart doit toujours être nul. Si ce n’est pas le cas, cela signifie qu’il y a des anomalies (lettrages, rapprochements absents, etc). La validation définitive des à-nouveaux ne peut avoir lieu qu’une fois tous les écarts à 0.
Vous pouvez effectuer les actions suivantes depuis Comptabilité > Travaux périodiques > Clôture d'un exercice.
- Annulation de l'à-nouveaux : permet de supprimer les écritures d'à-nouveaux qui ont été générées.
- Validation de l'à-nouveaux : permet de valider les écritures d'à-nouveaux qui ont été générées.
- Clôture définitive : permet de générer l'écriture de résultat et déclenche la clôture de l'exercice. Le compte 120000 doit exister dans les comptes généraux.
Établir le calendrier des arrêtés
Pour accéder au calendrier des arrêtés, allez dans Paramétrage > Paramétrage général > Affaires > Calendrier des arrêtés.
Un tableau s'affiche contenant les dates d’arrêtés d'une pièce par mois et année.
Principe cas standard
Une pièce est bloquée si elle répond à la règle suivante :
Date pièce (DP) <= date arrêté <= date jour (DJ)
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Date système ou date du jour (DJ) |
Date pièce (DP) | ||
| 02/07 | 28/07 | 31/07 | |
| 02/07 |
(autorisé) |
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| 28/07 |
(bloqué) |
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| 31/07 |
|
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- Pour les devis, cotations et commandes, la validation des pièces de gestion est bloquée.
- Pour les livraisons et factures, la création de pièce est bloquée.
Principe avec le pilotage applicatif DECALE_DTARRETE
Ce pilotage permet à certains utilisateurs de saisir des pièces au-delà de la date d’arrêté, le délai supplémentaire étant défini par le nombre de jours dans le paramétrage.
Pour cela vous devez :
- Activer le pilotage applicatif DECALE_DTARRETE dans lequel le nombre de jours (entier) que l’on ajoutera à la date d’arrêté est indiqué dans le champ Info 1.
- Ajouter le DMF 090134 aux utilisateurs concernés.
Principe avec le pilotage applicatif BLOQUE_DTARRETE
Une pièce est bloquée si elle répond à la règle suivante :
Date arrêté <= date jour (DJ)
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Date système ou date du jour (DJ) |
Date pièce (DP) | ||
| 02/07 | 28/07 | 31/07 | |
| 02/07 |
(autorisé) |
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| 28/07 |
(bloqué) |
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| 31/07 |
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