Le contrôle budgétaire

Le contrôle budgétaire peut être utilisé sur une affaire, un marché, une liste d’affaires ou un client.

Les principales fonctions du contrôle budgétaire sont les suivantes :

  • Effectuer un suivi de la main d’œuvre,
  • Voir l’avancement d’une affaire,
  • Suivre les postes budgétaires (répartitions des charges et produits),
  • Suivre, corriger et analyser le RAF,
  • Calculer une marge brute/marge à terminaison.

La règle de gestion CTRL_BUD_AFF doit être activée pour pouvoir gérer et personnaliser les modèles de plan budgétaire utilisés.

Les DMF suivants doivent être activés :

  • 060124 CTRLBUDAFF / CONSULTER
  • 060125 CTRLBUDAFF / DETAIL DES TEMPS
  • 060126 CTRLBUDAFF / MODIFIER - REVISER
  • 060127 CTRLBUDAFF / IMPRIMER
  • 060153 CTRLBUDAFF / MODE TEMPS VALORISATION DIRECT
  • 060156 CTRLBUDAFF / SAISIE DU RAF
  • 060157 CTRLBUDAFF / SAISIE DU BUDGET
  • 060161 CTRLBUDAFF / SAISIE DU RAF PAR LOT
  • 060162 CTRLBUDAFF / SAISIE DU BUDGET PAR LOT

Vous pouvez créer plusieurs contrôles budgétaires qui pourront être édités au format xls ou pdf. Néanmoins, il est recommandé de ne paramétrer qu'un seul contrôle budgétaire, surtout s’il est utilisé pour stocker des valeurs de budget et reste à faire.

1 Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Affaire > Contrôle budgétaire - Postes > .
2 Saisissez un code et un libellé pour ajouter un nouveau contrôle budgétaire.
3 Cliquez sur pour créer un nouveau poste (ligne).
4 Suivez les procédures suivantes, dans l'ordre, puis sauvegardez :
1 Saisissez le code du poste qui sera utilisé pour écrire les formules (si besoin).
2 Saisissez le libellé qui sera affiché sur le contrôle budgétaire de l’affaire.
3 Dans le champ Signe, indiquez 1 ou -1 en fonction du signe que vous souhaitez afficher devant une donnée. Ce signe sera repris dans le calcul en cas d’insertion d’un sous-total ou total.
4 Sélectionnez dans les champs déroulants les types de lignes à afficher :
  • Total (somme des sous-totaux)
  • Sous-Total (somme des postes désirés)
  • Poste comptable : ramène toutes les pièces de gestion souhaitées
  • Poste calculé
  • Pourcentage
  • Formule
5 Sélectionnez dans les champs déroulants les types de postes à afficher :
  • Produit
  • Charge
  • Quantité MOE
  • Valorisation MOE
  • Quantité Produits
  • Quantité Charges
6 Dans la zone Sous total des postes, saisissez le poste qui contiendra le sous-total de toutes les lignes.
7 Dans la zone Formule, saisissez les formules selon le poste.
8 Indiquez le responsable validation, c'est-à-dire la personne en charge de valider la ligne (ou poste).

Cet onglet permet de paramétrer le contrôle budgétaire et notamment d’afficher ou masquer les colonnes présentes par défaut. Mais aussi celles que l’on souhaite voir apparaître ou non dans notre future édition (en .xls ou en .pdf).

Champ Description
Section Calculs
Autoriser l’utilisation des formules sur les postes de type Poste Comptable Permet d’utiliser des formules sur un type de poste qui n’en a pas à la base.
Re-calculer les postes de somme en fin de traitement Permet de vérifier les calculs.
Calculer les formules colonne avant les formules poste Permet de calculer d’abord les formules des colonnes puis dans un second temps les formules des postes qui viendront remplacer les formules de colonnes si interaction entre les deux.
Relancer le calcul en fin de traitement Permet de vérifier les calculs.
Prendre en compte la date de validation des commandes fournisseurs et clients Permet d'indiquer que la commande apparaîtra comme validée dans les données du contrôle budgétaire à la date d’arrêtée, même si la pièce a été validé après.
Valoriser le collaborateur générique Donner une valeur au collaborateur générique.
Section Saisie
Autorise la saisie des RAF négatif Afficher le RAF en négatif.
Section Affichage
Forcer l’affichage en jour/heure Permet de choisir l’affichage par défaut.
1 Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Affaire > Contrôle budgétaire - Colonnes > .
2 Choisissez le contrôle budgétaire et double cliquez pour saisir les colonnes.
3 Cliquez sur puis sur pour créer une nouvelle colonne.
4 Suivez les procédures suivantes, dans l'ordre :
1 Saisissez le code sur 2 caractères, il sera utilisé pour écrire des formules.
2 Saisissez le libellé qui sera affiché sur le contrôle budgétaire.
3 Saisissez les informations dans Type de colonne :
  • Formule : permet de réaliser un calcul entre les colonnes. Il faut respecter l’ordre des colonnes. Exemple : C1 + C2 = C3
  • Calcul en fonction paramètre ligne : le calcul s’effectuera en fonction du type de ligne
  • Saisie montant : colonne dans laquelle on pourra saisir directement une valeur depuis le contrôle budgétaire. Ce dernier se mettra automatiquement à jour après la saisie. Ces colonnes apparaissent en bleu.
  • Saisie en pourcentage : même commentaire que ci-dessus.
  • Description : colonne dans laquelle on pourra insérer un commentaire.

On peut choisir d’afficher ou non la colonne. En effet, une colonne peut être utilisée pour effectuer un calcul, sans pour autant qu’il soit utile de l’afficher.

Cet onglet permet de cocher les objets que l’on souhaite calculer dans les postes d'une colonne.

1 Paramétrez un poste de type comptable et de type de ligne produit.
2 Paramétrez une colonne de type calcul en fonction du paramètre ligne.
3 Sous la section Produit, calculez l’ensemble des devis signés. Ainsi la case dans laquelle le poste et la colonne se croisent rapportera l’ensemble des devis signés.
4 Indiquez avec attention les périodes de temps pour la récupération des pièces de gestion correspondantes et la valorisation de la main d’œuvre.
5 Dans le champ Formule, utilisez le champ code que vous avez paramétré au préalable.
6 Enregistrez.

Il est possible de créer des formules de poste et de colonne dans Akuiteo.

Pour cela, les champs des colonnes Poste et Libellé sont utilisés. Un indicateur est une donnée affichée au-dessus du contrôle budgétaire qui indique le croisement entre une colonne et un poste.

Poste
Calcul de la marge

Les formules de poste permettent de calculer des sous-totaux et des totaux. Par exemple, vous voulez calculer un sous total nommé MARGE.

Insérez pour chaque poste le poste MARGE dans la case Sous-Total des postes. Ce sera le nom utilisé pour le poste de type Sous Total.

Par exemple, lors du paramétrage du Poste VE, MARGE a été saisi dans le champ Sous-Total des postes. Cela signifie donc que le poste MARGE sera la somme de tous les postes ayant dans leur Sous-Total des postes le nom « MARGE ».

Pour réaliser un calcul de marge, vous pouvez aussi vous servir du type de ligne Formule. Dans ce cas, vous devez insérer directement la formule dans le champ prévu à cet effet.

Calcul du taux de marge

Vous pouvez réaliser des calculs de taux, par exemple un taux de marge. Vous pouvez effectuer le calcul de deux manières :

1 Créez un poste de type Pourcentage.
2 Renseignez le numérateur dans la seconde case du Sous-Total des postes.
3 Renseignez le dénominateur dans la troisième case du Sous-Total des postes.

ou

1 Créez un poste de type formule.
2 Renseignez le calcul à effectuer dans le champ Formule en vous basant sur le champ Poste.
Calcul avec une condition

Le contrôle budgétaire permet aussi de réaliser des calculs avec des conditions. Par exemple, vous pouvez réaliser le calcul dans le poste, si les colonnes correspondent au réalisé (RE) ou à la reprévision (RP), mais renvoyer zéro si la colonne correspond au prévisionnel (PR).

Formule de colonne
Additions et soustractions

Vous pouvez réaliser des calculs entre les différentes colonnes en conservant l’ordre des colonnes : C1 + C2 = C3 et non pas : C1 + C3 = C2.

Par exemple, vous voulez calculer la re-prévision (RP), c'est-à-dire la somme du réalisé (RE) et du prévisionnel (PR).

1 Dans l’onglet Général,saisissez la colonne de Reprévision (RP) de type Formule.
2 Inscrivez la formule dans le champ dédié.
Calcul avec condition

Comme pour les postes, vous pouvez saisir des formules conditionnées pour les colonnes.

if(codePoste.equals) pour un poste

if(colonne.equals) pour une colonne

Les indicateurs

Paramétrez les indicateurs dans le paramétrage du contrôle budgétaire postes sous l’onglet Indicateur. L’indicateur est la rencontre du poste avec la colonne.

L’indicateur permet de mettre en avant une donnée. Ces indicateurs se trouvent au-dessus du contrôle budgétaire. Un message d’alerte en cas d’indicateur négatif est paramétrable.

Pour accéder au contrôle budgétaire depuis une affaire, au choix :

  • Allez dans Edition > Tableau de bord > Contrôle budgétaire par affaire.
  • Cliquez sur > Contrôle budgétaire par affaire.
  • Cliquez sur dans la barre d'action.

Astuce

Par défaut, l'icône permettant d'accéder au contrôle budgétaire directement à partir de la barre d'action de l'affaire n'est pas affichée. Pour afficher cette icône, activez la préférence Contrôle budgétaire dans Edition > Préférences > Générales > Affaire > Actions.

Pour accéder au contrôle budgétaire depuis une recherche d'affaires :

  • Cliquez sur > Contrôle budgétaire par affaire.

En fonction de la date d’arrêté choisie, les résultats seront différents.

Depuis les lignes du contrôle budgétaire, double-cliquez sur les postes et vérifiez que les données rapportées sont justes.

Cela ramène tous les objets de gestion utilisés pour ce poste, comme par exemple l’ensemble des factures fournisseurs avec leurs dates, montant, description, Tiers, Famille de produit, Affaire et compte, ainsi que le Total H.T qui permettra de vérifier la justesse du contrôle budgétaire.

La démarche est identique pour le détail du prévisionnel.

Le contrôle budgétaire est exportable vers Excel à l’aide d’un clic droit directement dans le tableau.

La colonne budget fait partie des colonnes disponibles par défaut dans le contrôle budgétaire.

Pour cela, allez dans Paramétrage > décocher la case Budget.

Il est conseillé de saisir son budget initial pour effectuer divers calculs.

Ex : voir l’évolution de son budget par rapport au réalisé et au prévisionnel. Pour cela, on insère une nouvelle colonne de type formule permettant de voir le dépassement du budget :

  • Code : DB
  • Libellé : Dépassement du budget

Cette formule doit être saisie quand on dispose de données prévisionnelles.

Pour éditer un contrôle budgétaire :

1 Passer en modification et double cliquez sur la ligne.
2 Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez le budget.

Les colonnes saisissables apparaissent en bleu dans le contrôle budgétaire.

Règles de gestion et prérequis

La règle de gestion nécessite un Reste à Faire (RAF) uniquement si Akuiteo n’est pas suffisamment alimenté pour calculer une colonne de prévisionnel (ex : PR).

Les saisies du budget et du RAF permettent de réaliser un contrôle budgétaire plus riche en gérant les données du mois (M) et du mois précédent (M-1).

Les données de l'historique sont figées et ne peuvent plus être modifiées, ce qui facilite la gestion du RAF du mois en cours.

Si le RAF doit être géré, il faut activer la règle AFF_MEMO_ARRETE.

L’arrêté société

Depuis la recherche d’affaires, allez dans le menu Edition > Arrêté société (la règle AFF_MEMO_ARRETE doit être activée).

Cette fonction permet d’historiser le RAF présent jusqu’à la date d’arrêté. Cette date est, par défaut, le dernier jour du mois précédent. Cela permettra la saisie du RAF pour le mois en cours.

Donc tout le RAF présent sur toutes les affaires en cours, jusqu’à cette date sera historisé dans le RAF n-1.

Mise à jour du budget et du RAF

Depuis le contrôle budgétaire, cliquez sur la flèche à droite de l'icône dans la barre de menu pour afficher les différentes options de mise à jour.

Ainsi, en fonction du choix fait pendant le paramétrage de votre contrôle budgétaire sur la saisie du budget et du RAF (détail ou affaire), vous pouvez choisir votre type de mise à jour. Cette option permet de saisir le budget puis le RAF.

Visibilité des postes pour la saisie des budgets et RAF

Dans le paramétrage des postes, une option de visibilité est ajoutée sur la saisie des budgets et RAF. Cochez cette option pour autoriser la saisie du budget et RAF dans la fonction de mise à jour du budget et RAF pour ce poste. Sinon, vous ne pourrez pas saisir de montant dans les colonnes saisissables pour ce poste.

Nouvelles colonnes

Dans le paramétrage des postes, vous pouvez ajouter des colonnes en standard.

Toutes les colonnes (n-1) correspondent aux données de la période précédente qui ont été historisées (si l’on historise les données à chaque fin de mois, alors le RAF n-1 correspond au RAF du mois précédent).

Visibilité des colonnes pour la saisie des budgets et RAF

Dans le paramétrage des colonnes > onglet Général, plusieurs options sont ajoutées pour choisir de masquer les colonnes lors de la mise à jour du budget et RAF (c’est-à-dire la saisie des montants). Par défaut, toutes les colonnes sont invisibles, hormis les colonnes saisissables.

Nouvelles périodes

Dans le paramétrage des colonnes > onglet Objets de gestion, plusieurs options sont disponibles pour les Périodes.

Vous devez cocher les périodes pertinentes pour que la colonne récupère les données correspondantes pour chaque poste.

Exemples de postes à paramétrer

Dans le paramétrage expert, toutes les cases des colonnes standards sont cochées sauf le budget.

Code Libellé Type de ligne Type de poste Signe Valeurs associées/Formules Description des colonnes/Formules
VE Ventes Poste comptable Produit 1   Sous-total des postes : MARGE
MOE Main d’œuvre Poste MOE valorisé Valorisation MOE -1   Sous-total des postes : MARGE
ACH Achats Poste comptable Charge -1   Sous-total des postes : MARGE
MARGE Marge Sous-total ou Formule Produit 1 retour=MARGE=VE-MOE-ACH Si on utilise le champ Sous-total des postes alors pas besoin de saisir une formule.
TXM Taux de marge Formule Produit 1 retour=pourcentage(MARGE,VE); On peut aussi calculer le taux de marge grâce aux champs n° 2 et n° 3 du Sous-total des postes qui permet de diviser le numérateur par le dénominateur de notre choix (saisir les codes correspondant aux postes).

Exemples de colonnes à paramétrer

Code Libellé Type de ligne Valeurs associées/Formules Description des colonnes/Formules
RE Réalisé Calcul en fonction paramètre ligne    
PR Prévisionnel Calcul en fonction paramètre ligne    
RP Re-prévision Formule retour=RP=RE+PR  
DB Dépassement du budget Formule retour=DB=budget-RE-PR Si l’on utilise le RAF, il faut ajouter la colonne dans le paramétrage expert, puis ajouter le calcul suivant dans la colonne DB : retour=DB=budget-RE-resteafaire