Le compte d'exploitation

Akuiteo vous aide à établir rapidement un compte d'exploitation fiable et détaillé.

Les étapes suivantes sont nécessaires pour mettre en place le compte d'exploitation.

AF_CPTE_EXPLOIT : Permet d'activer le compte d'exploitation

AF_CE_REAL_VE: Le réalisé des ventes sur une période non arrêtée est affiché à zéro. Exemple : la date de prochain arrêté est le 28/02/2014. Quand on lance le compte d'exploitation au 28/02/2014, on a date de situation = date de prochain arrêté donc Akuiteo affiche le réalisé des ventes. En revanche, si on lance le compte d'exploitation à une date de situation antérieure à la date de prochain arrêté, au 20/02/2014 par exemple, on affiche bien le réalisé des ventes car la date de situation se trouve avant la date d'arrêté.

AF_CE_RAFR : Si ce pilote est activé, dans le compte d'exploitation, on gère un RAF (Reste à faire) au lieu d'un RAE (Reste à engager).

Note

Le RAF ne tiendra pas compte des données prévisionnelles (colonne Reprévision).

Choix RAE/RAF

On affiche en fonction du paramétrage la colonne RAE ou RAF (jamais les deux en même temps) :

Si le paramètre est absent ou désactivé :

  • Une colonne RAE est visible
  • On peut saisir le RAE (Reste à engager) et la reprévision
  • Reste à engager = Reprévision - Réalisé – Engagé non réalisé

Si le paramètre est activé :

  • La colonne RAF est visible et la colonne RAE est masquée
  • On peut saisir le RAF (Reste à faire) et la reprévision
  • RAF = Reprévision - Réalisé
Saisie d’un RAE ou d’une reprévision
  • L’utilisateur consulte l’engagé (prévisionnel issu des objets de gestion) et saisit un delta de prévisionnel dans la colonne Reste à engager. Par exemple : sur un budget d’achats de 1000, j’ai un réalisé de 100 (factures) et un engagé de 600 (commandes en cours non facturées), je saisis un reste à engager de 300 (il me reste 300 en commandes à saisir dans Akuiteo).
  • L’utilisateur saisit une reprévision globale. Par exemple : sur un budget d’achats de 1000, j’ai un réalisé de 100 (factures) je saisis une reprévision de 1150 alors qu’Akuiteo affiche un engagé de 600 (commandes en cours non facturées); Akuiteo calcule donc un reste à engager de 450 (il me reste 450 en commandes à saisir dans Akuiteo).
Saisie d’un RAF ou d’une reprévision
  • L’utilisateur consulte le réalisé et la reprévision et saisit un Reste à faire (sans tenir compte des données prévisionnelles dans la colonne "Engagé non réalisé"). Par exemple : si j’ai un réalisé de 100 (factures), je saisis un reste à faire de 900 (même si j’ai 600 en commandes fournisseurs dans Akuiteo). Akuiteo recalcule donc la reprévision à 1000.
  • L’utilisateur saisit une reprévision globale. Par exemple : sur un budget d’achats de 1000, j’ai un réalisé de 100 (factures), je saisis une reprévision de 1150. Akuiteo calcule donc un reste à faire de 1050 (quel que soit les commandes en cours non facturées).

DMF 061701 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / INITIALISER BUD.

DMF 061702 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / VALIDER BUD.

DMF 061703 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / PURGER BUD

DMF 061704 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / REVISER BUD

DMF 061705 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / MAJ RAE

DMF 061706 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / MAJ REPREV.

DMF 061707 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / VALIDER REPREV.

DMF 061708 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / DEVALIDER REPREV.

DMF 061709 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / PURGER RAE.

DMF 061710 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / RAZ REPREV.

DMF 061713 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / EDITION.

DMF 061719 AFFAIRE COMPTE EXPLOITATION ANALYSE DES COMPTES D'EXPLOITATION

DMF 060184 AFFAIRE AFFAIRE RECHERCHE D'HISTORIQUE D'AFFAIRES

Lors de la première utilisation du compte d’exploitation vous devez définir la date du prochain arrêté dans Akuiteo sur la fiche société.

1 Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Société > Société.
2 Saisissez la date d'arrêté et validez.

Dans le paramétrage des éditions communes (Outils > Paramétrage > Paramétrage des éditions > Communes), il existe un type d’édition intitulé Compte d’exploitation d’affaire.

Par défaut, Akuiteo dispose d’édition standard.

1 Vous pouvez lancer le compte d'exploitation depuis :
  • une fiche affaire > Edition > Tableau de bord > Compte d'exploitation.
  • d’une liste d’affaires obtenues après une recherche > > Compte d'exploitation.
2 Dans la fenêtre Paramètres du compte d'exploitation qui s'ouvre, sélectionnez les informations à afficher :
  • La date de situation est obligatoire. Sa valeur par défaut est le dernier jour du mois précédant le jour courant.
  • Budget initial (cochée par défaut)
  • Réalisé (cochée par défaut)
  • Engagé non réalisé (cochée par défaut)
  • Reste à engager ou Reste à faire (si pilotage applicatif AF_CE_RAFR) (cochée par défaut)
  • Reprévision (cochée par défaut)
  • Reprévision précédente (décochée par défaut)
  • Écart au budget (décochée par défaut)
  • Impayés (décochée par défaut)

Note

Un contrôle paramétrable est possible sur les champs de cette fenêtre afin de cocher ou décocher par défaut certaines cases.

3 Cliquez sur Valider pour ouvrir le compte d'exploitation.

Cette fonction est soumise au DMF 061701 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / INITIALISER BUD.

Elle permet l’alimentation automatique du budget en fonction des pièces de gestion existantes dans l’affaire au moment où elle est lancée. Cette entrée est grisée si le budget initial a été validé.

Cliquez sur le bouton Initialisation du budget depuis la section Paramètres.

Les pièces prises en comptes sont :

  • Pour les postes de type MOE (en jours) : part des plannings (non réalisés), des temps passés, et des charges non-générées de type MOE sur devis validés, pour créer une ligne par ressource. La valorisation se fait à la date d’initialisation en fonction de la règle définie dans les options d’affaires.
  • Pour les postes de types vente : part des devis validés, commandes non-livrées (non liées à des tableaux de facturation), livraisons non facturées, lignes non-facturées de tableaux de facturation et factures, pour créer une ligne par famille de produit vendu.
  • Pour les postes de types achat: part des charges non-générées de type ACH sur devis validés, des cotations validées, commandes non-livrées (non liées à des tableaux de facturation), réceptions non facturées, lignes non-facturées de tableaux de facturation et factures, pour créer une ligne par famille de produit acheté et par fournisseur. Additionne les quantités. Ne renseigne pas les PU.

L’utilisateur peut modifier les valeurs suggérées et enregistrer ou annuler.

Soumis au DMF 061701 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / INITIALISER BUD. Cette entrée est grisée si le budget initial a été validé.

Depuis le bouton Budget en haut de l'écran, cliquez sur Saisir le budget. Cliquez sur à gauche de la ligne souhaitée. Une boîte de dialogue s'ouvre dans laquelle vous devez sélectionner un type :

Type Main d’œuvre
  • Nombre de jours. (valeur par défaut 1)
  • Liste d’aide de ressources à sélection multiple : cette liste est filtrée avec les collaborateurs habilités à saisir des temps sur l’affaire, si l’onglet « ressources associées » de la fiche affaire est renseignée

Important

Toute mise à jour du collaborateur (taux journalier, compétence …) ne sera pas prise en compte dans le COEX car les données sont stockées à la création du budget. Il vous faudra donc supprimer et recréer la ligne pour prendre en compte ses modifications.

Type Achats
  • Liste d’aide à sélection multiple des familles de produits achetés
  • Liste d’aide des fournisseurs (à sélection unique).
  • Quantité. Valeur par défaut = 1
  • PU. Valeur par défaut = 0.
Type Ventes
  • Liste d’aide à sélection multiple des familles de produits vendus
  • Quantité. Valeur par défaut = 1
  • PU. Valeur par défaut = 0.

Lors de la modification de la colonne Total pour le Budget initial, la colonne PU se recalcule selon la règle Nouveau total divisé par Qté affichée.

Soumis au DMF 061702 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / VALIDER BUD.

Cette fonction permet de valider les données enregistrées relatives au groupe de colonnes Budget initial.

Depuis le bouton Budget en haut de l'écran, cliquez sur Valider le budget.

Le budget initial validé aura pour nom Budget r°1.

Soumis au DMF 061703 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / PURGER BUD

Cette fonction, après validation du message de confirmation, supprime les valeurs enregistrées et remet à vide tous les champs de la colonne Budget initial.

Depuis le bouton Budget en haut de l'écran, cliquez sur Purger le budget.

Si le budget est validé, la fonction n’est plus accessible.

Soumis au DMF 061704 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / REVISER BUD

Cette fonction ouvre une fenêtre pour saisir le nom de la révision. La valeur révision s’incrémente de 1 (passe de 1 à 2 quand on révise le budget initial).

Depuis le bouton Budget en haut de l'écran, cliquez sur Réviser le budget.

Lors de l’enregistrement, Akuiteo enregistre l’ensemble de ces nouvelles valeurs (en incluant que c’est une révision budgétaire ainsi que le nom de la révision). Vous devez valider cette révision via Valider le budget.

Les pièces prises en compte à la date de situation (en se basant sur la date de la pièce) sont :

Ventes "Réalisé"

  • Factures (validées ou non).
  • Écritures en classe 7 ou 97 avec code transaction (OD, FAE, PCA,..). Valeur signée en fonction du sens débit/crédit.

Achats "Réalisé"

  • Factures (validées ou non).
  • Écritures en classe 6 ou 96 avec code transaction (OD, FNP, CCA,..). Valeur signée en fonction du sens débit/crédit.

Main d’œuvre "Réalisé"

  • Temps passés (validés)

Les pièces prises en compte à la date de situation (en se basant sur la date de la pièce) sont :

Ventes "Engagé non réalisé"

  • Commandes non-livrées, non liées à un tableau de facturation (validées ou non)
  • Livraisons non facturées (validées ou non)
  • Lignes de tableau de facturation non facturées (validés ou non)

Achats "Engagé non réalisé"

  • Commandes non-réceptionnées non liées à un tableau de facturation (validées ou non)
  • Réceptions non facturées (validées ou non)
  • Lignes de tableau de facturation non facturées (validés ou non)

Main d’œuvre "Engagé non réalisé"

  • Plannings non-réalisés (validés ou non)
  • Temps passés (non validés)

Si la reprévision est inférieure au réalisé : le RAE/RAF affiché est négatif, ce qui est considéré par Akuiteo comme une anomalie. Cela apparaîtra en rouge et conditionnera la possibilité de le valider

Soumis au DMF 061705 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / MAJ RAE.

Si un RAE/RAF validé existe à la date de situation, il ne sera pas possible de le modifier.

On affichera systématiquement la précédente reprévision stockée en base de données. Le RAE/RAF est re-calculé en fonction de cette reprévision.

Cas de la saisie d’un RAE (sans pilotage applicatif AF_CE_RAFR):

On entre en modification pour les seuls champs saisissables du groupe de colonnes RAE et initialiser ces champs avec les dernières valeurs du RAE.

Main d’œuvre : Saisie des Quantités RAE :

Quand on saisit une quantité RAE, à la sortie du champ, on recalcule le Total RAE en fonction du PU.

On recalcule le Total reprévision et la quantité reprévision : Reprévision = Réalisé + Engagé + RAE.

Les champs Total et PU ne seront pas modifiables.

Le PU sera le taux journalier du collaborateur, à la date de situation (non modifiable).

Ventes et Achats : Saisie du Total RAE :

Quand on saisit un Total en RAE, à la sortie du champ, on recalcule le Total reprévision : Reprévision = Réalisé + Engagé + RAE

Les champs quantité et PU ne seront pas visibles.

Cas de la saisie d’un RAF (avec pilotage applicatif AF_CE_RAFR) :

On entre en modification pour les seuls champs saisissables du groupe de colonnes RAF et initialiser ces champs avec les dernières valeurs du RAF.

Main d’œuvre : Saisie des Quantités RAF :

Quand on saisit une quantité RAF, à la sortie du champ, on recalcule le Total RAF en fonction du PU.

On recalcule le Total reprévision et la quantité reprévision : Reprévision = Réalisé + RAF.

Les champs Total et PU ne seront pas modifiables.

Le PU sera le taux journalier du collaborateur, à la date de situation (non modifiable).

Ventes et Achats : Saisie du Total RAF :

Quand on saisit un Total en RAF, à la sortie du champ, on recalcule le Total reprévision : Reprévision = Réalisé + RAF.

Les champs quantité et PU ne sont pas saisissables.

Cette fonction permet de pré-renseigner ma colonne RAF avec les informations issues de la colonne Engagé.

Cette fonction écrase toutes les données déjà saisies ou calculées dans mon RAF.

Soumis au DMF 061709 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / PURGER RAE.

Si la reprévision est validée, il sera impossible de purger le RAE/RAF.

Après message de confirmation, cette fonction supprime les valeurs enregistrées et remet à vide tous les champs saisissables de la colonne RAE/RAF. La colonne reprévision sera recalculée.

Il sera possible via le calendrier des arrêtés de bloquer la saisie du RAF.

Exemple : lorsqu’un utilisateur voudra saisir courant octobre son reste à faire en date du 30 septembre, il ne pourra le faire que jusqu’à la date inscrite dans le calendrier d’arrêté.

Exemple du calendrier d’arrêté pour les données de septembre :

  • temps passé jusqu’au 3 octobre,
  • facturation fournisseurs jusqu’au 6 octobre,
  • facturation client jusqu’au 10 octobre,
  • compte d’exploitation jusqu’au 12 octobre.

Cette fonction permet de figer la saisie dans les comptes d’exploitation, à une date d’arrêté. Cette fonction sera accessible par le DMF 061714 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / FIN SAISIE

Si les comptes d’exploitation ne sont pas validés sur toutes les affaires, Akuiteo affichera un message d’alerte non bloquant ou non en fonction du DMF 061715 AFFAIRE / COMPTE EXPLOITATION / FIN SAISIE NONVALID.

  • Si l’utilisateur confirme la fonction, tous les comptes d’exploitation non validés seront automatiquement marqués comme validés (avec la date et l’utilisateur en cours).
  • Les données saisies seront historisées dans la table des comptes d’exploitation à la date d’arrêté : RAE/RAF, Reprévision pour chaque poste, date de validation de la saisie avec utilisateur.
  • On mémorisera que l’arrêté a été fait en base de données (T_HISTO_ARRETE) et tous les comptes d’exploitation apparaitrons à nouveau comme non validés.
  • On calcule la date de prochain arrêté (accessible dans le paramétrage société) par défaut à la date du dernier jour du mois suivant
  • A ce moment-là, dès lors qu’un utilisateur ouvrira à nouveau le compte d’exploitation, il sera positionné sur le mois suivant du précédent arrêté.

Par exemple, le 14 octobre, le contrôleur de gestion termine la saisie des comptes d’exploitations des valeurs de reprévision du 30 septembre. L’utilisateur qui ouvrira son compte d’exploitation à partir du lendemain verra les valeurs réalisées jusqu’à fin octobre (et non plus celles de fin septembre).