Réceptionner une commande

Le module Réceptions est une étape intermédiaire entre la commande et la facturation. Les réceptions sont issues du module commande. Ce module permet de constater une réception effective du produit ou de la prestation. Chaque commande peut faire l’objet d’une réception.

Depuis une commande, vous pouvez réceptionner de deux manières : sur quantité ou sur montant.

Astuce

Activez la règle de gestion CF_HISTO_AUTO pour historiser automatiquement une commande fournisseur lors de sa réception.

A savoir :

Une commande peut être réceptionnée sur les quantités. La quantité à réceptionner doit être précisée ligne à ligne.

Une commande peut être réceptionnée complètement ou partiellement. Lorsque la réception est partielle, un reliquat de commande est généré. Ce dernier garde le numéro de la commande et la commande réceptionnée est renumérotée.

Dans le cas d'une commande fournisseur de sous-traitance Groupe, la cotation signée est créée automatiquement chez la société qui sous-traite lorsque celle-ci réceptionne la commande réalisée par la société sous-traitante.

Vous pouvez également décider de renuméroter le reliquat en activant la règle de gestion CF_CHG_NUM_RELIQUAT. Le reliquat pourra ainsi être :

  • numéroté automatiquement : le champ Numéro de reliquat de la commande ne doit pas être renseigné.
  • numéroté manuellement.
1 Depuis une commande, allez dans Edition > Réceptionner la commande sur quantité.
2 Dans l'écran Réceptionner une commande sur quantité, vérifiez si les informations sur la réception sont correctes.
3 Saisissez le numéro de reliquat dans le cas d'une réception partielle.
4 Modifier les dates de réception ou d'achèvement de la prestation si besoin.
5 Indiquez le choix de l'action qui déclenchera le calcul du prix de revient.
6 Dans le tableau du dessous, ajustez la quantité à réceptionner si besoin.
7 Sélectionnez au choix :
  • Toutes les lignes : mettre le même nombre en quantités commandées et réceptionnées.
  • Les lignes sélectionnées pour mettre les quantités à réceptionner une à une.
  • Aucune ligne pour réinitialiser à 0 les quantités à réceptionner.
8 Cliquez sur Créer la réception et validez les lignes de commandes.

La commande est réceptionnée et l'écran de la réception s'ouvre.

A savoir : La réception sur montant est possible si la quantité des lignes est égale à 1 et si la gestion des stocks n'est pas activée.

Dans le cas d'une commande fournisseur de sous-traitance Groupe, la cotation signée est créée automatiquement chez la société qui sous-traite lorsque celle-ci réceptionne la commande réalisée par la société sous-traitante.

1 Depuis une commande, allez dans Edition > réceptionner la commande sur montant.
2 Suivez la procédure pour réceptionner la commande sur quantité en saisissant des montants au lieu de quantités.
1 Depuis les résultats de recherche de commande, ou depuis l'onglet Lignes d'une commande, sélectionnez les lignes à réceptionner. Les lignes à réceptionner doivent appartenir à la même commande.
2 Faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Réceptionner les lignes sélectionnées.

La fenêtre de réception multiple s'ouvre.

Numéro de la commande, Date de la commande et Prévision.

Informations de la commande actuelle.

Elles sont indiquées à titre indicatif et ne sont pas modifiables.
Date de réception

Renseignez la date qui sera renseignée dans le champ Date dans l'entête de la nouvelle réception.
Numéro de la commande créée Renseignez le numéro de la nouvelle commande réceptionnée générée automatiquement lors de la réception des lignes.
Calcul des prix de revient à la Facturation ou Calcul des prix de revient à la Réception

Sélectionnez l'action qui déclenchera le calcul des prix de revient :

  • Cochez Calcul des prix de revient à la Facturation si vous souhaitez que le calcul des prix de revient soit effectué lors de la facturation.
  • Cochez Calcul des prix de revient à la Réception si vous souhaitez que le calcul des prix de revient soit effectué lors de la réception.
Période du xx au xx

Renseignez la période qui sera renseignée dans les champs Période Début et Période Fin sur les lignes de la nouvelle réception.
Créer une réception par ligne

Cochez cette case si vous souhaitez générer autant de réceptions que de lignes de commande à réceptionner.

Sinon, laissez décochée cette case et une seule réception sera générée pour toutes les lignes de commande à réceptionner.
Texte associé à la réception Renseignez le texte qui sera renseigné dans la section Texte sur réception de l'entête de la nouvelle réception.
3 Cliquez sur Valider et confirmez l'action.

Les lignes de commande sont réceptionnées.

L'administrateur l'utilise, quand par erreur ou dans le cadre de la reprise de données manuelle, une facture a été émise sans respecter le cycle de réception d'une commande puis de facturation de la réception.

1 Depuis l'écran d'une réception, allez dans Edition > Administration > Marquer la réception comme facturée. Si la réception est déjà facturée, cette fonction permet de démarquer la réception comme facturée.
2 Avant la confirmation, renseignez la date de réception.

Vous pouvez éclater une réception de deux manières :

Sur quantité :

1 Cliquez sur la flèche pour l'icône et sélectionnez Éclater une réception sur quantité.
2 Dans l'écran Éclater la réception, allez dans Edition > Valider l'éclatement de la réception. Cela crée une nouvelle fiche réception.

Sur montant :

1 Cliquez sur la flèche pour l'icône et sélectionnez Éclater une réception sur montant.
2 Dans l'écran Éclater la réception, allez dans Edition > Valider l'éclatement de la réception. Cela crée une nouvelle fiche réception.
1 Depuis une commande, allez dans Edition > Administration > Afficher Changer le fournisseur à facturer.
2 Dans la liste des fournisseurs liés, sélectionnez le nouveau fournisseur à facturer puis validez.
3 Sélectionnez le site de réception et validez.

Pour lier une facture existante à la réception, allez dans Edition > Rattacher une facture à la réception depuis la fiche de la réception.