Gérer les regroupements de modèles

Les demandes peuvent être créées rapidement à partir de modèles. Ces modèles sont organisés en regroupements : pour pouvoir créer un modèle, il faut obligatoirement créer son regroupement au préalable.

Un regroupement peut contenir un ou plusieurs modèles et permet de catégoriser ces modèles en fonction des critères définis par l'utilisateur. Si un regroupement est sélectionné, ses modèles sont visibles et peuvent être utilisés.

Lorsqu'un utilisateur crée un regroupement, il en devient propriétaire. Pour les autres utilisateurs, le regroupement n'est pas visible, sauf si celui-ci est partagé.

Les modèles et les regroupements sont gérés dans le même écran. Cet écran permet également de créer une nouvelle demande à partir d'un modèle. Pour ouvrir l'écran Nouvelle demande, cliquez sur Support > Nouvelle demande à partir d'un modèle dans le menu supérieur.

1 Dans l'écran Nouvelle demande, cliquez sur dans la section Regroupements.

La fenêtre de création s'ouvre.

2 Dans la fenêtre de création, renseignez les champs suivants :
Champ Description
Code

Attribuez un code au regroupement pour l'identifier. Ce code doit être unique.

Si la numérotation automatique a été paramétrée pour les regroupements, ce champ peut être laissé vide et le code sera attribué automatiquement à la création du regroupement.
Couleur

Cliquez sur ce champ pour sélectionner une couleur. La couleur sélectionnée est utilisée comme couleur de fond pour le regroupement et pour tous les modèles qui appartiennent à ce regroupement.

Cliquez sur pour supprimer la couleur sélectionnée.
Fin de validité

Renseignez une date de fin de validité.

Lorsque la date renseignée est passée, le regroupement est automatiquement archivé.
Libellé Renseignez le nom d'appel du regroupement.
Groupes de travail liés

Cette section permet de partager le regroupement avec un ou plusieurs groupes de travail. Ainsi, le regroupement peut être partagé avec tous les collaborateurs faisant partie d'un groupe de travail, sans avoir à lier les collaborateurs individuellement. Pour plus d'informations, voir Partager un regroupement.

Pour lier un groupe de travail, sélectionnez le groupe souhaitée depuis la liste d'aide du champ Groupe de travail. Le groupe ajouté apparaît dans le tableau de la section Groupes de travail liés.

Pour retirer un groupe de travail lié, sélectionnez le groupe dans le tableau puis cliquez sur .

Les groupes de travail sont des groupes thématiques de collaborateurs, qui correspondent à des équipes ou à des services. Les groupes de travail permettent d'affecter à ces équipes des interventions dans le module des demandes.
Collaborateurs liés

Cette section permet de partager le regroupement avec un ou plusieurs collaborateurs. Pour plus d'informations, voir Partager un regroupement.

Pour lier un collaborateur, sélectionnez le collaborateur souhaité depuis liste d'aide du champ Collaborateur. Le collaborateur ajouté apparaît dans le tableau de la section Collaborateurs liés.

Pour retirer un collaborateur lié, sélectionnez le collaborateur dans le tableau puis cliquez sur .
3 Une fois les champs renseignés, cliquez sur Valider.

Le regroupement est créé et affiché dans la section Regroupements.

Un regroupement peut être partagé à un ou plusieurs Groupes de travail liés ou Collaborateurs liés. Le partage d'un regroupement permet à certains collaborateurs :

  • d'afficher le regroupement ;
  • de créer des demandes en utilisant les modèles inclus dans le regroupement.

Cependant, un regroupement partagé ne peut pas être modifié, archivé et supprimé par les autres collaborateurs, sauf s'ils possèdent le DMF 142625. Il est impossible d'utiliser le regroupement pour créer des nouveaux modèles, ainsi que de modifier, dupliquer et supprimer les modèles du regroupement partagé.

Note

Un regroupement partagé par un autre utilisateur est facilement reconnaissable : le regroupement est affiché en italique et le code de l'utilisateur propriétaire est indiqué entre parenthèses.

1 Dans l'écran Nouvelle demande, faites un clic droit sur le regroupement souhaité dans la section Regroupements puis cliquez sur Modifier le regroupement.

La fenêtre de modification s'ouvre. Les champs disponibles sont identiques aux champs pour Créer un regroupement.

2 Dans la fenêtre de modification, modifiez les champs souhaités puis cliquez sur Valider.

Le regroupement est mis à jour.

Lorsqu'un regroupement est sélectionné, les modèles qui appartiennent à ce regroupement sont affichés dans la section Saisies rapides. Si plusieurs regroupements sont sélectionnés, leurs modèles sont affichés les uns à la suite des autres, dans des sous-sections nommées selon les regroupements et avec leurs couleurs respectives.

Si un regroupement n'est pas sélectionné, les modèles qui appartiennent à ce regroupement sont masqués dans la section Saisies rapides et il n'est pas possible d'utiliser ces modèles.

Pour sélectionner un regroupement, cochez la case du regroupement dans la section Regroupements de l'écran Nouvelle demande. Pour désélectionner un regroupement, décochez la case.

Note

Un regroupement qui ne contient aucun modèle ne peut pas être archivé, il peut seulement être supprimé.

L'archivage d'un regroupement permet de masquer ce regroupement sans avoir à supprimer ses modèles.

Lorsqu'un regroupement est archivé :

  • le regroupement n'est plus visible par défaut dans la section Regroupements ;
  • les modèles du regroupement ne sont pas visibles dans la section Saisies rapides ;
  • le regroupement ne peut plus être sélectionné pour créer des nouveaux modèles.

Pour archiver un regroupement :

1 Dans l'écran Nouvelle demande, faites un clic droit sur le regroupement souhaité dans la section Regroupements, puis cliquez sur Archiver le regroupement.
2 Confirmez l'archivage.

Le regroupement et ses modèles ne sont plus visibles par défaut.

Pour rendre les regroupements archivés visibles à nouveau, cliquez sur dans la section Regroupements. Les regroupements archivés apparaissent grisés mais peuvent être utilisés. Si un regroupement archivé est sélectionné, ses modèles sont à nouveau visibles dans la section Saisies rapides.

Pour annuler l'archivage d'un regroupement :

1 Dans l'écran Nouvelle demande, faites un clic droit sur le regroupement archivé dans la section Regroupements, puis cliquez sur Modifier le regroupement.

La fenêtre de modification s'ouvre.

2 Dans la fenêtre de modification, supprimez la date de Fin de validité ou renseignez une date dans le futur, puis cliquez sur Valider.

Le regroupement n'est plus archivé.

Important

La suppression d'un regroupement est définitive.

Note

Un regroupement qui contient des modèles ne peut pas être supprimé, il peut seulement être archivé.

1 Dans l'écran Nouvelle demande, faites un clic droit sur le regroupement souhaité dans la section Regroupements puis cliquez sur Supprimer le regroupement.
2 Confirmez la suppression.

Le regroupement est supprimé.