Gérer les indemnités kilométriques

DMF

1905** PORTAIL NOTES DE FRAIS *

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Transverse > Libellé Puissance Fiscale Par Vehicule.

Akuiteo permet de saisir des notes de frais contenant des indemnités kilométriques depuis le Portail Collaborateur > Collaborateur > Notes de frais, qui sont ensuite validées depuis le Portail Collaborateur > Manager > Notes de frais puis remboursées au collaborateur selon un barème défini par l'administration fiscale. Ces notes de frais sont saisies sur une nature de dépense de type Indemnités kilométriques.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des natures de dépenses, voir Natures de dépense.

Pour toutes les informations concernant la création, la saisie et la gestion des dépenses dans les notes de frais, voir Notes de frais. Les informations suivantes présentent uniquement les spécificités des indemnités kilométriques avec le feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule activé.

1 Depuis le module Collaborateur > menu Notes de frais, cliquez sur + Dépense à droite de l'écran.
2 Depuis le formulaire, dans le champ Nature, sélectionnez une nature de dépense de type Indemnités kilométriques.
3 Renseignez les champs suivants concernant les indemnités kilométriques :
Champ Description
Adresse de départ et Adresse d'arrivée

Important

Ces champs sont visibles uniquement si les conditions suivantes sont réunies :

  • Les API Google sont paramétrées depuis la Console d'administration.
  • L'option Calculer le nombre de kilomètres avec les API Google est cochée dans le paramétrage de cette nature.

Renseignez un texte dans chaque champ d'adresse pour rechercher les adresses de départ et d'arrivée. L'adresse suggérée par l'API Place Autocomplete est affichée automatiquement en dessous du champ d'adresse. Cliquez sur le résultat pour renseigner l'adresse correspondante.

L'action de renseigner les adresses de départ et d'arrivée permet à l'API Distance Matrix de calculer le nombre de Kilomètres.

Pour inverser les adresses de départ et d'arrivée, cliquez sur ou à droite du champ Adresse de départ ou Adresse d'arrivée.
Kilomètres

Renseignez le nombre de kilomètres associés à la dépense.

Calculer les kilomètres grâce à l'API Distance Matrix

Important

Cette fonction est disponible uniquement si les conditions suivantes sont réunies :

  • Les API Google sont paramétrées depuis la Console d'administration.
  • L'option Calculer le nombre de kilomètres avec les API Google est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense.

Cliquez sur pour calculer et renseigner automatiquement le nombre de kilomètres grâce à l'Adresse de départ et l'Adresse d'arrivée renseignées.

Plusieurs choix sont disponibles :

  • Calculer en incluant les péages et les autoroutes ;
  • Calculer en évitant les péages et en incluant les autoroutes ;
  • Calculer en évitant les autoroutes et en incluant les péages ;
  • Calculer en évitant les péages et les autoroutes.

Si l'option Ne pas autoriser la saisie libre de kilomètres est activée dans le paramétrage de la nature de dépense, le champ Kilomètres ne peut pas être renseigné manuellement et peut uniquement être renseigné en cliquant sur .

Véhicule

Ce champ remplace le champ Puissance.

Sélectionnez le véhicule du collaborateur.

La liste d'aide affiche les véhicules associés au collaborateur et à la nature sélectionnée.

Km parcourus total

Affiche le nombre de kilomètres parcouru par le collaborateur qui correspond à la somme du nombre de kilomètres renseigné sur la dépense actuelle et du nombre total de kilomètres parcouru par le collaborateur :

  • avec le Véhicule renseigné ;
  • sur la nature de dépense renseignée ;
  • sur l'année de la date de la dépense ;
  • sur la société de connexion.

Montant calculé

Affiche le montant calculé qui correspond au montant total de la dépense actuelle et des dépenses kilométriques déjà saisies par le collaborateur :

  • avec le Véhicule renseigné ;
  • sur la nature de dépense renseignée ;
  • sur l'année civile de la date de la dépense ;
  • sur la société du collaborateur.

Note

En cas de passage à un seuil de remboursement supérieur sur la note de frais, le changement de seuil est reflété dans les montants uniquement après avoir terminé la note de frais.

Montant déjà remboursé

Affiche le montant déjà remboursé qui correspond au montant total des dépenses kilométriques déjà saisies par le collaborateur :

  • avec le Véhicule renseigné ;
  • sur la nature de dépense renseignée ;
  • sur l'année civile de la date de la dépense ;
  • sur la société du collaborateur.

Montant à rembourser

Affiche le montant à rembourser qui correspond au montant de la dépense actuelle. Il est calculé selon la formule suivante :

Montant calculé - Montant déjà remboursé

Note

Lorsque le feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule est activé, les champs Chevaux fiscaux et Total sont masqués.

4 Renseignez les autres champs de la dépense puis cliquez sur Enregistrer.

La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais appropriée dans le menu Notes de frais.

DMF

190505 PORTAIL NOTES DE FRAIS TERMINER NDF

190506 PORTAIL NOTES DE FRAIS ANNULER LA TERMINAISON NDF

Les notes de frais doivent être terminées dans l'ordre. Ainsi, il n'est pas possible de terminer une note de frais si sa date est postérieure à la date d'une autre note de frais non terminée.

Exemple

Le collaborateur A saisit une note de frais pour le mois de févier 2025 et possède déjà une note de frais non terminée pour le mois de janvier 2025. Il devra en premier lieu terminer la note de frais de janvier 2025 avant de pouvoir terminer la notre de frais de février 2025.

L'annulation de la terminaison d'une note de frais doit s'effectuer dans l'ordre. Ainsi, il n'est pas possible d'annuler la terminaison d'une note de frais s'il existe une note de frais postérieure terminée.

Exemple

Le collaborateur B possède deux notes de frais terminées. L'une pour la semaine du 17 février 2025 et l'autre pour la semaine du 24 février 2025. S'il souhaite modifier sa note de frais du 17 février 2025, il doit :

  1. annuler la terminaison de sa note de frais du 24 février 2025 ;
  2. annuler la terminaison de sa note de frais du 17 février 2025 ;
  3. modifier puis terminer sa note de frais du 17 février 2025 ;
  4. terminer sa note de frais du 24 février 2025.
DMF

1908** PORTAIL VALIDATION NOTES DE FRAIS *

190805 PORTAIL VALIDATION NOTES DE FRAIS VALIDER UNE NDF NON TERMINEE

Les notes de frais doivent être validées dans l'ordre. Ainsi, il n'est pas possible de valider une note de frais si sa date est postérieure à la date d'une autre note de frais non validée.

Exemple

Le manager A doit valider deux notes de frais : l'une pour le mois de févier 2025 une autre pour le mois de janvier 2025. Il devra en premier lieu valider la note de frais de janvier 2025 avant de pouvoir valider la notre de frais de février 2025.

L'annulation de la validation d'une note de frais doit s'effectuer dans l'ordre. Ainsi, il n'est pas possible d'annuler la validation d'une note de frais s'il existe une note de frais postérieure validée.

Exemple

Le collaborateur B possède deux notes de frais validées. L'une pour la semaine du 17 février 2025 et l'autre pour la semaine du 24 février 2025. S'il souhaite modifier sa note de frais du 17 février 2025, il doit :

  1. demander l'annulation de la validation de sa note de frais du 24 février 2025 ;
  2. demander l'annulation de la validation de sa note de frais du 17 février 2025 ;
  3. modifier puis terminer sa note de frais du 17 février 2025 ;
  4. terminer sa note de frais du 24 février 2025.