Demandes internes

Les demandes internes permettent aux collaborateurs de saisir des demandes spécifiques aux besoins de chaque entreprise. Par exemple, une entreprise peut créer une catégorie de demande interne pour que les collaborateurs puissent demander des journées de travail à distance, un déplacement ou encore faire une demande d'achat. Chaque entreprise peut utiliser autant de catégories de demande interne qu'elle le souhaite pour gérer ses processus internes.

Lorsqu'une demande interne est créée, celle-ci est en état "À demander". Le collaborateur doit ensuite demander l'approbation pour la demande interne afin de transférer cette demande en approbation à son manager ou à une personne habilitée. La demande interne est ainsi en état "À approuver". Les demandes internes approuvées sont affichées dans l'état "Approuvé".

Une demande interne est constituée :

d'un socle de champs communs à toutes les demandes internes ;
de données personnalisées propres à chaque demande interne.

Note

En fonction des données personnalisées, certaines demandes internes peuvent ne pas être exploitables dans le portail.

Dans l'Application Desktop, la demande interne est constituée de plusieurs onglets : un onglet principal qui contient les champs communs à toutes les demandes internes et un nombre indéterminé d'onglets contenant les données personnalisées (entièrement paramétrable en fonction des besoins de l'entreprise). Il est possible d'afficher quelques-unes de ces données personnalisées dans l'onglet principal.

Dans le portail, le nombre de données personnalisées qui peuvent être affichées est limité. Si certaines données personnalisées nécessaires ne sont pas accessibles depuis le formulaire de demande interne du portail, la demande interne ne sera pas exploitable.

Les catégories de demandes internes sont créées et paramétrées depuis l'Application Desktop, mais ces demandes peuvent être exploitées depuis le portail, dans des menus spécifiques du module Collaborateur.

Saisir une demande interne

Les demandes internes peuvent être saisies :

À partir d'une demande interne vide ;
À partir des temps, pour reprendre automatiquement tous les champs renseignés dans un bloc de temps et modifier uniquement les valeurs souhaitées ;
En dupliquant une demande interne existante.

À partir d'une demande interne vide

Depuis le menu correspondant à la catégorie de demande interne souhaitée, cliquez sur Nouveau.

Un écran de saisie de la demande interne s'ouvre. Cet écran affiche les champs communs à toutes les demandes internes ainsi que les données personnalisées propres à la demande interne.

Dans l'écran de saisie, renseignez les champs communs à toutes les demandes internes :

Champ	Description
Nom d'appel	Renseignez le nom de la demande interne.
Client	Renseignez les premières lettres du client souhaité. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec les clients correspondants. Sélectionnez le client souhaité depuis la liste d'aide.
Date	Cliquez sur pour sélectionner la date et l'heure de la demande interne. Exemple Je souhaite effectuer une journée de formation le 3 mars. Lorsque je saisis ma demande interne de formation, je renseigne la date du 3 mars.
Description	Renseignez un commentaire pour apporter plus de précisions sur la demande.
Devise	Sélectionnez la devise depuis la liste d'aide. Cette devise sera utilisée si la demande interne implique des dépenses.
Dépenses	Cochez la case Avec dépense si la demande interne implique des dépenses ou Sans dépense sinon. Exemple Je souhaite effectuer un déplacement professionnel, je coche donc la case Avec dépense lorsque je saisis ma demande interne de déplacement. Je souhaite effectuer une journée de télétravail, je coche donc la case Sans dépense lorsque je saisis ma demande interne de télétravail.
Affaire, Lot et Sous-lot	Sélectionnez l'affaire, le lot et le sous-lot depuis les listes d'aide respectives. S'il n'y a qu'une seule valeur possible pour un champ, celle-ci est renseignée automatiquement.
Multi affaires	Cochez cette case si la demande interne concerne plusieurs affaires. Si la case est cochée, les champs Client, Affaire, Lot et Sous-lot sont grisés.

Dans l'écran de saisie, ajoutez un ou plusieurs justificatifs ou documents liés à la demande interne, par exemple une convention de formation pour une demande interne de formation. Pour cela, vous pouvez :

glisser et déposer les justificatifs souhaités dans le cadre Ajouter un justificatif ;
cliquer sur le cadre Ajouter un justificatif pour ouvrir l'explorateur de documents et sélectionner les justificatifs souhaités.

Renseignez les données personnalisées propres à la catégorie de demande interne.

Cliquez sur Sauvegarder.

La demande interne est créée mais n'est pas encore transférée pour approbation. La demande interne est classée dans la catégorie À demander dans le menu correspondant.

À partir des temps

Pour créer une demande interne directement liée à des temps :

Depuis le menu Agenda, cliquez sur le bloc de temps concerné pour ouvrir la palette Temps passés, puis cliquez sur .
Depuis le menu Mon activité, cliquez sur dans la colonne Actions pour la ligne de temps concernée, puis cliquez sur .

Une fenêtre de saisie de la demande interne s'ouvre. Le client et l'affaire renseignés dans les temps sont repris automatiquement.

Dans la fenêtre de saisie, renseignez les champs nécessaires. Pour plus d'informations sur les champs à remplir, voir À partir d'une demande interne vide.

Cliquez sur Valider.

La demande interne est créée mais n'est pas encore transférée pour approbation. La demande interne est classée dans la catégorie À demander dans le menu correspondant.

Gérer les dépenses prévues

Un collaborateur peut ajouter une ou plusieurs dépenses prévues dans une demande interne. S'il s'agit d'un ordre de mission par exemple, le collaborateur peut renseigner les dépenses prévues pour son déplacement (hôtel, transport, repas, etc.).

Les dépenses prévues sont gérées dans la section Dépenses prévues de l'écran d'une demande interne.

Ajouter une ligne de dépense

Depuis la section Dépenses prévues, cliquez sur Ajouter.

Une fenêtre de saisie s'ouvre. Les informations relatives au client et à l'affaire sont déjà renseignées avec les valeurs de la demande interne.

Dans la fenêtre de saisie, renseignez les informations suivantes :

Champ	Description
	Sélectionnez la nature de dépense prévue depuis la liste d'aide.
	Renseignez la quantité et le prix unitaire pour la nature sélectionnée. La devise est renseignée automatiquement en fonction de la devise sélectionnée pour la demande interne.
	Renseignez une description pour apporter plus de précisions sur la dépense.
Notes de frais	Cochez cette case pour reporter automatiquement la dépense prévue en note de frais à la date de la demande interne.

Cliquez sur Valider.

La ligne de dépense est ajoutée à la demande interne dans la section Dépenses prévues.

Ajouter des dépenses depuis un modèle

Des modèles de dépenses prévues peuvent être paramétrés afin de simplifier la saisie des dépenses pour les collaborateurs. Un modèle contient une ou plusieurs lignes de dépense déjà renseignées. Ces lignes sont ainsi ajoutées automatiquement à la demande interne et le collaborateur peut seulement modifier les informations nécessaires au lieu de devoir ajouter chaque dépense manuellement.

Depuis la section Dépenses prévues, cliquez sur Ajouter depuis modèle.

Une fenêtre s'ouvre pour afficher la liste des modèles paramétrés.

Sélectionnez le modèle souhaité puis cliquez sur Ajouter les lignes.

Les lignes paramétrées dans le modèle sont ajoutées automatiquement à la demande interne dans la section Dépenses prévues.

Demander l'approbation

Lorsqu'une demande interne est créée, cette demande n'est pas automatiquement transférée au manager pour approbation, ce qui permet au collaborateur de modifier et compléter sa demande. Cependant, il faut absolument demander l'approbation du manager pour lui transmettre la demande interne.

Depuis le menu correspondant à la catégorie de demande interne souhaitée, ouvrez la catégorie À demander.

Cliquez sur

pour la ligne de la demande afin d'ouvrir l'écran de la demande interne.

Cliquez sur Demander l'approbation.

La demande interne est transférée au manager ou à la personne habilitée pour approbation. La demande interne est classée dans la catégorie À approuver dans le menu correspondant.