Contacts, prospects et clients

Pour mener à bien ses missions, un commercial a besoin d'un carnet d'adresses rassemblant ses prospects et clients, ainsi que les différents contacts associés. Le commercial peut ainsi créer des nouveaux prospects lorsqu'il en a besoin, rechercher dans son carnet d'adresses pour retrouver un client, prospect ou contact et consulter les différentes fiches pour retrouver toutes les informations utiles.

Les prospects et les contacts peuvent être créés directement depuis le portail. Cependant, les clients doivent être créés depuis l'Application Desktop.

Les contacts, prospects et clients sont accessibles depuis le menu Comptes & contacts dans le module CRM. Cependant, il est également possible d'accéder aux fiches des clients et des prospects depuis le menu Opportunités.

Le menu Comptes & contacts permet de rechercher parmi tous les contacts, prospects et clients existants.

Depuis le champ de recherche, renseignez les premières lettres du nom recherché. Les contacts, prospects et clients correspondant à la recherche sont affichés dans la liste déroulante en temps réel. Sélectionnez le contact, prospect ou client souhaité pour ouvrir la fiche correspondante.

Note

L'affichage des clients fermés et de leurs contacts associés dans les résultats de recherche est soumis au DMF 191516 PORTAIL SOCIETES & CONTACTS AFFICHER LES COMPTES ET CONTACTS FERMES.

Le menu Comptes & contacts permet de rechercher un contact, un prospect et un client et d'ouvrir les fiches correspondantes directement depuis les résultats de recherche.

Pour ouvrir une fiche, vous pouvez également :

  • Cliquer sur le nom d'appel du prospect ou client depuis le portefeuille des opportunités ou le calendrier des signatures dans le menu Opportunités.
  • Cliquer sur le nom d'un contact dans l'onglet Contacts d'une fiche opportunité, client ou prospect.
1 Depuis le menu Comptes & contacts, cliquez sur .

Une fiche prospect vide s'ouvre.

2 Dans la fiche prospect, renseignez les champs obligatoires pour créer le prospect.

Si l'API SIRENE est configurée, renseignez le numéro de SIRET ou de SIREN dans le champ SIREN/SIRET (onglet Marketing dans la bibliothèque des champs). Cliquez ensuite sur pour renseigner automatiquement les champs suivants à partir du numéro de SIRET ou de SIREN : le nom d'appel, le code APE, l'adresse complète (SIRET seulement), et le SIREN (seulement si le SIRET est renseigné).

Référence

Pour plus d'informations sur la configuration de l'API SIRENE, voir Configurer la connexion à l'API SIRENE.

3 Cliquez sur Sauvegarder dans le bandeau en bas de l'écran.

Le prospect est créé et la mention Prospect brouillon est affichée. Pour valider le prospect, voir Valider un prospect brouillon.

1 Depuis la fiche d'un prospect ou d'un client, cliquez sur à la droite de l'écran.

Une fiche contact vide s'ouvre.

2 Dans la fiche contact, renseignez les champs obligatoires pour créer le contact.
3 Cliquez sur Sauvegarder dans le bandeau en bas de l'écran.

Le contact est créé.

Note

Lorsqu'un numéro de téléphone est renseigné dans le champ Ligne directe et/ou une adresse mail est renseignée dans le champ E-mail, il est possible de rapidement téléphoner et envoyer un mail au contact en survolant sur l'entête puis en cliquant sur :

  • pour appeler le numéro du contact grâce à une application de téléphone sur l'ordinateur ;
  • pour ouvrir l’application de messagerie par défaut de l’ordinateur en créant un brouillon et en renseignant automatiquement l’adresse mail du contact en tant que destinataire.

Dans une fiche contact, prospect ou client, les informations sont affichées dans la colonne de gauche. Modifiez les valeurs nécessaires puis cliquez sur Sauvegarder dans le bandeau en bas de l'écran.

Référence

Les champs affichés dépendent de la personnalisation paramétrée. Pour plus d'informations sur la personnalisation des champs, voir Personnaliser l'interface.

Si l'API SIRENE est configurée, il est possible de modifier le SIRET/SIREN grâce à cette API dans Actions > Mise à jour par API SIRENE.

Important

Seuls les champs vides peuvent être renseignés par l'API SIRENE. Les champs déjà renseignés ne seront pas modifiés.

Référence

Pour plus d'informations sur la configuration de l'API SIRENE, voir Configurer la connexion à l'API SIRENE.

DMF 191515 PORTAIL SOCIETES & CONTACTS VALIDER UN PROSPECT
1 Depuis CRM > Comptes & contacts, ouvrez le prospect brouillon.
2 À droite de l'entête, allez dans Actions > Valider le prospect.

Le prospect est validé. La mention Prospect validé est affichée dans l'entête.

Ajouter une action

Une action peut être ajoutée à un contact, prospect ou client :

  • Depuis l'onglet Activités d'une fiche opportunité, grâce au premier cadre dans la colonne de gauche qui permet d'ajouter des actions.
  • Depuis une fiche opportunité en cliquant sur à la droite de l'écran.

Référence

Pour en savoir plus sur la création d'une action et les champs nécessaires, voir Créer une action.

Ajouter un document

Un document peut être ajouté depuis une fiche contact, prospect ou client :

  • En cliquant sur à la droite de l'écran.
  • Depuis l'onglet Documents en cliquant sur le cadre Déposer un document.
  • En glissant et déposant le document dans le cadre Déposer un document.

Les documents ajoutés sont visibles depuis l'onglet Documents de la fiche contact, prospect ou client.

Pour consulter un document, cliquez sur le document souhaité pour le télécharger.

Pour retirer un document, cliquez sur puis sur Supprimer.

DMF

191517 PORTAIL SOCIETES & CONTACTS ACCES A L'ONGLET LIENS GESTION CLIENT

191518 PORTAIL SOCIETES & CONTACTS MODIFIER ONGLET LIENS GESTION CLIENT

191519 PORTAIL SOCIETES & CONTACTS ACCES A L'ONGLET LIENS GESTION PROSPECT

191520 PORTAIL SOCIETES & CONTACTS MODIFIER ONGLET LIENS GESTION PROSPECT

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail ventes > Libellé Liens Gestion Crm.

Un lien de gestion permet de lier un client ou prospect à un autre client ou prospect. Il existe 2 liens de gestion qui ont un impact fonctionnel dans Akuiteo :

  • Le lien de gestion donneur d'ordre / client à facturer. Il permet de sélectionner un client à facturer différent du client principal sur les pièces de vente.

Exemple

Le client A effectue une commande qui sera facturée à son partenaire, le client B. Dans cette configuration, le client A est le client donneur d'ordre et le client B est le client facturé.

Sur la fiche du client A, je crée donc le lien de gestion suivant :

  • Type de lien de code DONORDRE pour le client A ;
  • Type de lien de code CL_A_FACT pour le client B.

Sur la commande effectuée par le client A, je pourrai ainsi sélectionner le client B en tant que client à facturer.

  • Le lien de gestion donneur d'ordre / site de livraison. Il permet de pouvoir sélectionner un site de livraison chez un client différent du client du devis.

Exemple

Le client A effectue une commande qui sera livrée à son partenaire, le client B. Dans cette configuration, le client A est le client donneur d'ordre et le client B est le site de livraison.

Sur la fiche du client A, je crée donc le lien de gestion suivant :

  • Type de lien de code DONORDRE pour le client A ;
  • Type de lien de code SITE_LIV pour le client B.

Sur la commande effectuée par le client A, je pourrai ainsi sélectionner un site de livraison du client B.

Important

Un lien de gestion doit toujours comporter un type de lien de code DONORDRE.

Référence

Pour plus d'informations sur les types de liens de gestion, voir Paramétrer les types de liens de gestion et de filiation.

Prérequis : Les types de lien de codes DONORDRE et CL_A_FACT doivent être créés.

1 Depuis CRM > Comptes & contacts, ouvrez la fiche du prospect ou client et cliquez sur à droite de l'écran.
2 Dans la section Client ou Prospect, sélectionnez le Type de lien correspondant au client ou prospect.
3 Dans la section Tiers lié, renseignez les informations :
Champ Description
Client et Prospect

Cochez Client ou Prospect en fonction du type de tiers à lier.

Renseignez ensuite ce tiers dans le champ associé. La liste d'aide s'affiche après avoir renseigné au moins 3 caractères.
Type de lien

Renseignez le type de lien souhaité pour le tiers lié.

La liste déroulante affiche les types de lien paramétrés sur la société de connexion et la société *****.
Défaut

Cochez cette option si vous souhaitez que le tiers à facturer soit renseigné par défaut sur les pièces de vente du donneur d'ordre.

Note

Il ne peut y avoir qu'un seul lien de gestion par défaut sur une fiche client/prospect.
4 Cliquez sur Valider.

Le lien de gestion est créé.

Pour modifier le lien de gestion, cliquez sur .

Pour supprimer le lien de gestion, cliquez sur et confirmez l'action.

Prérequis : Les types de lien de codes DONORDRE et SITE_LIV doivent être créés.

1 Depuis CRM > Comptes & contacts, ouvrez la fiche du prospect ou client et cliquez sur à droite de l'écran.
2 Dans la section Client ou Prospect, sélectionnez le Type de lien correspondant au client ou prospect.
3 Dans la section Tiers lié, renseignez les informations :
Champ Description
Client et Prospect

Cochez Client ou Prospect en fonction du type de tiers à lier.

Renseignez ensuite ce tiers dans le champ associé. La liste d'aide s'affiche après avoir renseigné au moins 3 caractères.
Type de lien

Renseignez le type de lien souhaité pour le tiers lié.

La liste déroulante affiche les types de lien de gestion paramétrés sur la société de connexion et la société *****.
Défaut

Cette option n'a pas d'effet dans le cas d'un lien de gestion donneur d'ordre / site de livraison.

Note

Il ne peut y avoir qu'un seul lien de gestion par défaut sur une fiche client/prospect.
4 Cliquez sur Valider.

Le lien de gestion est créé.

Pour modifier le lien de gestion, cliquez sur .

Pour supprimer le lien de gestion, cliquez sur et confirmez l'action.

DMF

191521 PORTAIL SOCIETES & CONTACTS ACCES A L'ONGLET LIENS FILIATION CLIENT

191522 PORTAIL SOCIETES & CONTACTS MODIFIER ONGLET LIENS FILIATION CLIENT

191523 PORTAIL SOCIETES & CONTACTS ACCES A L'ONGLET LIENS FILIATION PROSPECT

191524 PORTAIL SOCIETES & CONTACTS MODIFIER ONGLET LIENS FILIATION PROSPECT

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail ventes > Libellé Liens Filiation Crm.

Prérequis : Les types de lien de filiation doivent être créés.

Référence

Pour plus d'informations sur les types de liens de filiation, voir Paramétrer les types de liens de gestion et de filiation.

Un lien de filiation permet de lier deux tiers (prospects, clients, fournisseurs, autres tiers) entre eux lorsqu'ils font partie d'un même réseau (ex : lien maison mère/filiale ou siège social/agence). Selon le paramétrage, les types de liens peuvent comporter un sens (ascendant, descendant, ou transverse) afin d'indiquer la hiérarchie entre les tiers liés. Les liens de filiation sont créés à titre informatif en fonction des besoins et n'ont pas d'impact fonctionnel dans Akuiteo. Ils peuvent toutefois servir de critères de recherche à des fins analytiques, par exemple sur le tableau de bord des ventes ou l'état de situation analytique de l'Application Desktop.

1 Depuis CRM > Comptes & contacts, ouvrez la fiche du prospect ou client et cliquez sur à droite de l'écran.
2 Dans la section Client ou Prospect, sélectionnez le Type de lien correspondant au client ou prospect.
3 Dans la section Tiers lié, renseignez les informations :
Champ Description
Client et Prospect

Cochez Client, Prospect, Fournisseur ou Autre tiers en fonction du type de tiers à lier.

Renseignez ensuite ce tiers dans le champ associé. La liste d'aide Client ou Prospect s'affiche après avoir renseigné au moins 3 caractères. La liste d'aide Fournisseur et Autre tiers peut s'ouvrir sans minimum de caractères.
Type de lien

Renseignez le type de lien souhaité pour le tiers lié.

La liste déroulante affiche les types de lien de filiation paramétrés sur la société de connexion et la société *****.
4 Cliquez sur Valider.

Le lien de filiation est créé.

Pour modifier le lien de filiation, cliquez sur .

Pour supprimer le lien de filiation, cliquez sur et confirmez l'action.

Note

Sur l'entête du bloc d'un type de lien, la flèche indique le sens du lien :

  • si le type de lien est ascendant ;
  • si le type de lien est descendant ;
  • si le type de lien est transverse.

Prérequis : Au moins un modèle d'édition de type Fiche Client Prospect doit être paramétré.

1 Depuis la fiche souhaitée, cliquez sur Actions dans l'en-tête puis cliquez sur Éditer.
2 Sélectionnez le Modèle d'édition depuis la liste déroulante puis le format d'édition.

Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop.

3 Cochez l'option Associer le document si vous souhaitez ajouter l'édition dans la liste des documents liés.
4 Cliquez sur Valider.

La fiche du tiers est éditée et enregistrée sur votre machine.

Important

La suppression d'un contact, d'un client ou d'un prospect est définitive.

Depuis la fiche du contact, du prospect ou du client, cliquez sur Actions dans l'en-tête puis cliquez sur Supprimer et confirmez la suppression.