Valider ou refuser des factures temporaires

Important

La validation d'une facture temporaire est irréversible.

Prérequis :

  • Tous les champs obligatoires de la facture temporaire doivent être renseignés.
  • La somme des montants de TVA des lignes doit être égale au montant de TVA de l'entête.
  • La somme des montants HT des lignes doit être égale au montant HT de l'entête.

Si une facture temporaire ne réunit pas ces conditions, elle devra être complétée et/ou corrigée (voir Lignes). Sinon, elle ne pourra pas être validée et la facture définitive ne sera pas générée.

Lorsqu'une facture temporaire est validée, elle ne peut plus être modifiée.

Note

Une facture définitive générée depuis le Portail Achats possède les particularités suivantes dans l'Application Desktop > Gestion > Achats > Factures :

  • Elle est comptabilisée.
  • Elle est cochée Multi affaires dans l'entête.
  • Elle est cochée Interface dans l'entête.
  • La Factur-X est jointe en tant que document lié de la facture définitive dans l'onglet Documents liés.
DMF 040908 ACHATS FACTURES TEMPORAIRES CREER FACTURE DÉFINITIVE

Prérequis : La facture temporaire doit être à l'état À traiter.

1 Depuis la facture temporaire, cliquez sur > Créer la facture définitive.
2 Confirmez la validation de la facture.

La facture temporaire passe à l'état Validée et la facture définitive est générée.

Dans le cas où la validation n'a pas fonctionné, un message d'erreur s'affiche et les champs obligatoires non renseignés sont mis en évidence.

DMF 040910 ACHATS FACTURES TEMPORAIRES VALIDER EN LOT

Prérequis : Les factures temporaires doivent être à l'état À traiter.

1 Lancez une recherche de factures temporaires.
2 Cochez les factures temporaires à valider.
3 En haut des résultats, cliquez sur > Valider les factures sélectionnées et confirmez la validation.

Note

Cette fonctionnalité est grisée si une ou plusieurs des factures temporaires cochées ont déjà été validées ou refusées.

Les factures temporaires passent à l'état Validée et les factures définitives sont générées avec leurs Factur-X en tant que documents liés.

Dans le cas où des factures temporaires n'ont pas pu être validées, un message d'erreur affiche le numéro des factures temporaires concernées.

Important

Le refus d'une facture temporaire est irréversible.

Le responsable peut refuser une facture temporaire :

  • Lorsqu'elle présente une erreur qui nécessite une modification, par exemple une erreur sur un montant. Le fournisseur devra donc transmettre soit une facture rectificative qui annule et remplace la facture initiale soit un avoir. Cette nouvelle Factur-X pourra être réimportée dans le Portail Achats. Une référence à la facture initiale devra être mentionnée dans la facture rectificative ou l'avoir.
  • Lorsqu'elle présente une erreur d'adressage, c'est-à-dire une erreur sur l'adresse de la société d'achat. Le fournisseur devra donc transmettre la facture avec l'adresse corrigée sous le même numéro de facture. Cette nouvelle Factur-X pourra être réimportée dans le Portail Achats.

Lorsqu'une facture temporaire est refusée, elle ne peut plus être modifiée.

DMF 040909 ACHATS FACTURES TEMPORAIRES REFUSER FACTURE TEMPORAIRE

Prérequis : La facture temporaire doit être à l'état À traiter.

1 Depuis la facture temporaire, cliquez sur > Refuser la facture temporaire.
2 Confirmez le refus de la facture.

La facture temporaire passe à l'état Refusée.

DMF 040911 ACHATS FACTURES TEMPORAIRES REFUSER EN LOT

Prérequis : Les factures temporaires doivent être à l'état À traiter.

1 Lancez une recherche de factures temporaires.
2 Cochez les factures temporaires à refuser.
3 En haut des résultats, > Refuser les factures sélectionnéesdans et confirmez le refus.

Note

Cette fonctionnalité est grisée si une ou plusieurs des factures temporaires cochées ont déjà été validées ou refusées.

Les factures temporaires passent à l'état Refusée, sans générer de factures définitives.