Créer les factures définitives

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0409** ACHATS FACTURES TEMPORAIRES *

Après avoir été importées, les factures temporaires sont dans un état À traiter. L'utilisateur ayant les droits requis doit ensuite les valider pour qu'elles passent à l'état Validée et que les factures définitives d'achat soient générées dans Akuiteo.

Avant de valider la facture temporaire, il est possible de sélectionner préalablement des lignes existantes de commandes, de réceptions ou de tableaux de facturation, afin de les facturer/réceptionner automatiquement lors de la validation de la facture temporaire (fonctionnalité soumise au feature flag Reconciliation Pieces Achat).

Il est également possible de refuser une facture temporaire afin de ne pas générer de facture définitive, par exemple en cas d'erreur ou d'information manquante. La facture temporaire passera alors à l'état Refusée.

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040912 ACHATS FACTURES TEMPORAIRES FACTURER LES COMMANDES

040913 ACHATS FACTURES TEMPORAIRES FACTURER LES RÉCEPTIONS

040914 ACHATS FACTURES TEMPORAIRES FACTURER LES TABLEAUX DE FACTURATION

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail achats > Libellé Reconciliation Pieces Achat.

Si des lignes de commandes, de réceptions ou de tableaux de facturation qui correspondent à la facture temporaire existent déjà dans Akuiteo, vous pouvez sélectionner préalablement ces lignes avant la validation de la facture temporaire. Elles seront ainsi facturées/réceptionnées automatiquement lors de la validation de la facture temporaire.

Cette vue permet de renseigner les quantités ou les montants de lignes de commandes à réceptionner et facturer. Les lignes de commandes affichées sont celles qui respectent toutes les conditions suivantes :

  • La société de la commande doit être la même que sur la facture temporaire ;
  • Le fournisseur de la commande doit être le même que sur la facture temporaire ;
  • La ligne de commande ne doit pas être réceptionnée ;
  • La commande doit être validée ;
  • Si la commande suit un processus d'approbation, la commande doit être approuvée ;
  • Si la commande est soumise à notification, la ligne de commande doit être notifiée.

Astuce

Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement les lignes souhaitées.

Pour chaque ligne de commande que vous souhaitez réceptionner et facturer :

1 Cliquez sur dans la colonne Actions de la ligne souhaitée.
2 Renseignez la Quantité à réceptionner ou le Montant à réceptionner puis cliquez sur Confirmer.

Note

Vous pouvez renseigner un Montant à réceptionner uniquement si la Quantité de la ligne est 1.

3 Cliquez sur Enregistrer pour prendre en compte votre sélection.

Lors de la validation de la facture temporaire :

  • Les quantités ou les montants renseignés seront réceptionnés.
  • Les réceptions générées seront marquées facturées et liées à la facture définitive générée.
  • La commande sera approvisionnée.

Note

Si la réception de la commande est partielle, une nouvelle commande approvisionnée contenant les lignes facturées est générée et la commande initiale conserve uniquement les lignes de reliquat.

Cette vue permet de sélectionner les réceptions à facturer. Les réceptions affichées sont celles qui respectent toutes les conditions suivantes :

  • La société de la réception doit être la même que sur la facture temporaire ;
  • Le fournisseur de la réception doit être le même que sur la facture temporaire ;
  • La réception ne doit pas être facturée ;
  • La réception doit être validée.

Astuces

Cliquez sur dans la colonne Actionspour ouvrir le détail d'une ligne.

Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement les lignes souhaitées.

Pour chaque ligne de réception que vous souhaitez facturer :

1 Cochez les cases à gauche des lignes à sélectionner.
2 Cliquez sur Enregistrer pour prendre en compte votre sélection.

Lors de la validation de la facture temporaire :

  • Les réceptions sélectionnées seront marquées facturées.
  • Ces réceptions seront liées à la facture définitive générée

Cette vue permet de sélectionner les lignes de tableaux de facturation à facturer. Les lignes des tableaux de facturation affichées sont celles qui respectent toutes les conditions suivantes :

  • La société du tableau de facturation doit être la même que sur la facture temporaire ;
  • Le fournisseur du tableau de facturation doit être le même que sur la facture temporaire ;
  • La ligne de tableau de facturation ne doit pas être facturée ;
  • Le tableau de facturation doit être validé.

Astuce

Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement les lignes souhaitées.

Pour chaque ligne de tableau de facturation que vous souhaitez facturer :

1 Cochez les cases à gauche des lignes à sélectionner.
2 Cliquez sur Enregistrer pour prendre en compte votre sélection.

Lors de la validation de la facture temporaire :

  • Les lignes de tableaux de facturation sélectionnées seront marquées facturées.
  • Ces lignes seront liées à la facture définitive générée.

Important

La validation d'une facture temporaire est irréversible.

Prérequis :

  • Tous les champs obligatoires de la facture temporaire doivent être renseignés.
  • La somme des montants de TVA des lignes doit être égale au montant de TVA de l'entête.
  • La somme des montants HT des lignes doit être égale au montant HT de l'entête.

Si une facture temporaire ne réunit pas ces conditions, elle devra être complétée et/ou corrigée (voir Description de l'écran d'une facture temporaire). Sinon, elle ne pourra pas être validée et la facture définitive ne sera pas générée.

Lorsqu'une facture temporaire est validée, elle ne peut plus être modifiée.

Note

Une facture définitive générée depuis le Portail Achats possède les particularités suivantes dans l'Application Desktop > Gestion > Achats > Factures :

  • Elle est comptabilisée.
  • Elle est cochée Multi affaires dans l'entête.
  • Elle est cochée Interface dans l'entête.
  • La Factur-X est jointe en tant que document lié de la facture définitive dans l'onglet Documents liés.
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040908 ACHATS FACTURES TEMPORAIRES CREER FACTURE DÉFINITIVE

Prérequis : La facture temporaire doit être à l'état À traiter.

1 Depuis la facture temporaire, cliquez sur Créer la facture définitive dans l'entête.
2 Confirmez la validation de la facture.

La facture temporaire passe à l'état Validée et la facture définitive est générée.

Dans le cas où la validation n'a pas fonctionné, un message d'erreur s'affiche et les champs obligatoires non renseignés sont mis en évidence.

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040910 ACHATS FACTURES TEMPORAIRES VALIDER EN LOT

Prérequis : Les factures temporaires doivent être à l'état À traiter.

1 Lancez une recherche de factures temporaires.
2 Cochez les factures temporaires à valider.
3 En haut des résultats, cliquez sur Valider et confirmez la validation.

Note

Le bouton Valider est grisé si une ou plusieurs des factures temporaires cochées ont déjà été validées ou refusées.

Les factures temporaires passent à l'état Validée et les factures définitives sont générées avec leurs Factur-X en tant que documents liés.

Dans le cas où des factures temporaires n'ont pas pu être validées, un message d'erreur affiche le numéro des factures temporaires concernées.

Important

Le refus d'une facture temporaire est irréversible.

Le responsable peut refuser une facture temporaire :

  • Lorsqu'elle présente une erreur qui nécessite une modification, par exemple une erreur sur un montant. Le fournisseur devra donc transmettre soit une facture rectificative qui annule et remplace la facture initiale soit un avoir. Cette nouvelle Factur-X pourra être réimportée dans le Portail Achats. Une référence à la facture initiale devra être mentionnée dans la facture rectificative ou l'avoir.
  • Lorsqu'elle présente une erreur d'adressage, c'est-à-dire une erreur sur l'adresse de la société d'achat. Le fournisseur devra donc transmettre la facture avec l'adresse corrigée sous le même numéro de facture. Cette nouvelle Factur-X pourra être réimportée dans le Portail Achats.

Lorsqu'une facture temporaire est refusée, elle ne peut plus être modifiée.

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040909 ACHATS FACTURES TEMPORAIRES REFUSER FACTURE TEMPORAIRE

Prérequis : La facture temporaire doit être à l'état À traiter.

1 Depuis la facture temporaire, cliquez sur dans l'entête.
2 Confirmez le refus de la facture.

La facture temporaire passe à l'état Refusée.

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040911 ACHATS FACTURES TEMPORAIRES REFUSER EN LOT

Prérequis : Les factures temporaires doivent être à l'état À traiter.

1 Lancez une recherche de factures temporaires.
2 Cochez les factures temporaires à refuser.
3 En haut des résultats, cliquez sur et confirmez le refus.

Note

Le bouton est grisé si une ou plusieurs des factures temporaires cochées ont déjà été validées ou refusées.

Les factures temporaires passent à l'état Refusée, sans générer de factures définitives.