Alerter quand une demande change de statut

Une alerte peut être envoyée dans 4 cas après enregistrement d’une demande :

  • Ouvert : premier enregistrement de la demande avec description externe.
  • Résolution : la résolution contractuelle a été marquée sur la demande.
  • Clôture : la demande a été clôturée côté client.
  • Changement d'état : le statut de la demande a été modifié.

Ces alertes dépendent des contrats d'engagement et doivent être activées depuis un contrat.

Vous devez en premier lieu définir les contacts qui seront destinataires des alertes. Ils doivent être liés au contrat et avoir un mode de réception ‘e-mail’ ou ‘fax’ actif.

Plusieurs types de contacts sont possibles, à savoir les contacts et collaborateurs liés :

Aux produits

1 Allez dans Support > Produits maintenus > lancez une recherche.
2 Ouvrez la fiche correspondante et cliquez sur l'onglet Interlocuteurs contacts ou Interlocuteurs collaborateurs selon vos besoins puis passez en modification.
3 Cliquez sur , ajoutez les destinataires et sauvegardez.

Aux sites du contrat

On parle aussi de site du client lié au contrat.

1 Allez dans Support > Contrats > Contrats clients > lancez une recherche.
2 Ouvrez la fiche correspondante et cliquez sur l'onglet Principal.
3 Cliquez sur le lien hypertexte du client pour accéder à sa fiche.
4 Dans la fiche du client, cliquez sur l'onglet Sites et double-cliquez sur le site.
5 Depuis la fiche Site, allez dans Edition > Gestion des alertes.
6 Cliquez sur , ajoutez les destinataires et sauvegardez.

Au contrat

1 Allez dans Support > Contrats > Contrats clients > lancez une recherche.
2 Ouvrez la fiche correspondante et cliquez sur l'onglet Contact alertes.
3 Cliquez sur , ajoutez les destinataires et sauvegardez.

Aux prestations du contrat

1 Allez dans Support > Contrats > Contrats clients > lancez une recherche.
2 Ouvrez la fiche correspondante et cliquez sur l'onglet Prestations > > cliquez sur le sous-onglet Interlocuteurs des alertes.
3 Cliquez sur l'icône Insérer un interlocuteur puis sur pour valider.
4 Sauvegardez.

Aux clients

1 Allez dans Support > Contrats > Contrats clients > lancez une recherche.
2 Ouvrez la fiche correspondante et cliquez sur l'onglet Principal.
3 Cliquez sur le lien hypertexte du client pour accéder à sa fiche.
4 Dans la fiche du client, allez dans Edition > Gestion du Support > Gestion des alertes.
5 Cliquez sur , ajoutez les destinataires et sauvegardez.
1 Allez dans Support > Contrats > Contrats clients > lancez une recherche > ouvrez la fiche correspondante.
2 Allez dans Edition > Gestion des alertes.
3 Dans la section Gestion des alertes du contrat de l'onglet Maintenance et pénalités, cochez les cases des destinataires selon vos besoins et sauvegardez.

Ces cases permettent d'enclencher l'alerte dans Akuiteo qui va se baser sur les contacts définis auparavant.

Remarque : le contact doit être lié au site principal du client.

1 Ouvrez la fiche d'un client lié au contrat depuis Tiers > Client / Prospects.
2 Depuis la fiche Client, allez dans Edition > Gestion du Support > Gestion des alertes. L'onglet Alertes support s'ajoute à la fiche client.
3 Passez en modification, cliquez sur et sélectionnez le format des mails qui seront envoyés automatiquement.
4 Sélectionnez le type de la demande qui provoquera une alerte : ouverture, résolution, clôture externe / interne et changement d'état.
5 Pour chaque option, indiquez le mot clé à afficher dans l'objet du mail et le modèle de mail de type ALERTE.
6 Rajoutez des détails sur le contact dans la section Interlocuteurs des alertes et cliquez sur pour valider.
7 Cliquez sur l'onglet Contacts et sélectionnez votre contact.
8 Dans la fiche Contacts, cliquez sur l'onglet Alertes support et sélectionnez les cases adéquates.
1 Ouvrez la fiche de votre collaborateur depuis Tiers > Collaborateurs.
2 Cliquez sur l'onglet Paramètres et passez en modification.
3 Cochez les cases adéquates et sauvegardez.