Réaliser un inventaire

L’inventaire se fait en plusieurs étapes.

Astuce

Pour automatiser la saisie des quantités, vérifiez que la case Quantités saisies des inventaires pré-renseignées avec quantité théorique est cochée dans les paramètres généraux.

Vous devez créer un inventaire par dépôt et par inventaire.

1 Allez dans Gestion > Stocks > Inventaires > Recherche des inventaires > .
2 Sélectionnez le code du dépôt et entrez un code d’inventaire (ex : DEP_140822).
3 Sélectionnez un responsable d’inventaire, un regroupement éventuel et une description.
4 Sauvegardez.

À travers cette fonction, vous allez réaliser une "image instantanée" de l’état de votre stock.

1 Depuis votre fiche inventaire, allez dans Edition > Initialiser l’inventaire.
2 Lisez bien les détails affichés dans la fenêtre.
3 Modifiez la date de référence si besoin, c'est-à-dire la date réelle de l’inventaire (date du jour par défaut).
4 Cochez la case correspondante si vous voulez exclure les produits sérialisés inexistants de l’inventaire.
5 Cochez la case Enregistrer les fichiers Excel pour générer un document Excel automatiquement à l’emplacement indiqué.
6 Validez.

L’initialisation est effectuée.

Note

Vous pouvez aussi initialiser l’inventaire depuis un résultat de recherche d’inventaire, en sélectionnant la ligne et en cliquant sur la coche verte.

À travers cette fonction, après l’initialisation, vous allez compter physiquement l’inventaire.

1 Depuis votre inventaire, allez dans Edition > Saisie de l’inventaire.
2 Vérifiez les données calculées par Akuiteo.
3 Si vous voulez modifier une quantité, passez en modification et changez le nombre dans la colonne Qté comptée puis enregistrez. La colonne Qté comptée peut être déjà pré-remplie si vous avez prévu l'automatisation de la saisie des quantités.

À savoir : si 3 est indiqué dans la colonne Qté info mais que vous avez 5 produits comptabilisés en stock, alors vous devez saisir 5 dans la colonne Qté comptée (et non le delta, à savoir 2).

Si vous remarquez une erreur importante dans votre inventaire, utilisez l’option de purge. À utiliser avec précaution.

1 Depuis votre inventaire, allez dans Edition > Purger l’inventaire.
2 Validez.

Si vous voyez qu’un élément manque en stock ou qu’au dernier moment un produit est arrivé et n’a pu être ajouté automatiquement, vous avez la possibilité de saisir du stock manuellement.

1 Depuis l’inventaire, allez dans Edition > Entrée manuelle dans l’inventaire.
2 Sélectionnez les éléments de l’affaire/lot/sous-lot liés à cet inventaire.
3 Indiquez le dépôt où stocker le produit.
4 Sélectionnez la "référence constructeur" issue du produit stocké dans le champ Regroupement. Le champ Référence est automatiquement mis à jour avec le nom d’appel de votre produit ainsi que les informations de conditionnement.
5 Indiquez la quantité à stocker et son prix dans les champs correspondants.
6 Si besoin, saisissez le numéro de série et ajoutez un commentaire.
7 Sauvegardez.

Le stock est mis à jour automatiquement.

1 Depuis l’inventaire, allez dans Edition > Clôturer l’inventaire.
2 Dans la fenêtre Clôture d’inventaire, vérifiez bien la cohérence des dates dans l’inventaire.
3 Cochez la case si vous voulez générer automatiquement un fichier Excel et sélectionnez le type de présentation tabulaire souhaitée.

Lorsque vous relancez une recherche de mouvements de stock, vous voyez qu'Akuiteo a généré automatiquement des mouvements EIN ou SIN en se basant sur la différence entre quantité comptée et quantité info.

À noter que le mouvement est à la date de clôture de l'inventaire.