Documents - Gestion des PDF originaux par type de document

DMF 090171 ADMINISTRATEUR PARAMETRAGE PARAMÉTRAGE DE LA GESTION DES PDF ORIGINAUX

Le paramétrage des PDF originaux par type de document permet de définir si un PDF original doit être généré ou doit être obligatoire pour les pièces de gestion suivantes : notes de frais, factures et avoirs client et fournisseur.

Pour les pièces de gestion concernées, il est possible de rendre obligatoire :

  • la présence d'un PDF original pour pouvoir facturer une note de frais ou comptabiliser une facture ou un avoir fournisseur ;
  • la génération d'un PDF original lors de la facturation d'une note de frais ou de la comptabilisation d'une facture ou d'un avoir client ;
  • le cachetage d'un PDF original grâce à un certificat de type RGS*.

Le paramétrage pour la gestion des PDF originaux en fonction du type de document est accessible depuis Paramétrage Général > Documents > Gestion des PDF originaux par type de document.

L'écran de paramétrage affiche le paramétrage pour la société de l'utilisateur connecté. Il est également possible de paramétrer la gestion des PDF originaux sur la société ***** pour que celle-ci soit disponible pour toutes les sociétés.

Notes de frais

La section Lors de la facturation de la note de frais permet de gérer les PDF originaux et le cachetage pour les notes de frais :

Champ Description
Aucun Sélectionnez cette option si le PDF original ne doit ni être généré ni contrôlé.
Génération d'un PDF original

Sélectionnez cette option pour que le PDF original soit automatiquement généré lors de la facturation d'une note de frais.

Si cette option est sélectionnée :

  • la note de frais ne peut posséder qu'un seul document original ;
  • le document original est généré lors de la facturation (y compris à travers Edition > Facturer et éditer la note de frais) ;
  • la case Fusionner les justificatifs (disponible seulement pour l'option Génération d'un PDF original) est cochée par défaut lors de la facturation, que ce soit unitairement ou en lot.
Contrôle de la présence d'un PDF original

Sélectionnez cette option pour vérifier qu'il existe un PDF original lors de la facturation de la note de frais.

Si cette option est sélectionnée :

  • un contrôle est effectué lors de la facturation de la note de frais ;
  • si la note de frais ne possède pas de PDF original, celle-ci ne pourra pas être facturée ;
  • la note de frais peut posséder plusieurs documents originaux ;
  • lorsqu'un document PDF est lié à la note de frais, une pop-up propose d'ajouter le document comme PDF original.

Note

Cette option n'impacte pas la refacturation intra-groupe des notes de frais.
Cachetage

Cochez cette case pour signer le PDF original grâce à un certificat de sécurité paramétré sur le serveur.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage du cachetage des PDF originaux, voir Paramétrer le cachetage des PDF originaux.
Verrouiller les autres documents liés

Cette case est seulement disponible si l'option Génération d'un PDF original est sélectionnée.

Si cette case est cochée, les autres documents liés à la note de frais seront automatiquement verrouillés et ne pourront donc plus être modifiés ou supprimés.

Factures et avoirs client

La section Lors de la comptabilisation de la facture / avoir client permet de gérer les PDF originaux et le cachetage pour les factures et avoirs client :

Champ Description
Génération d'un PDF original

Sélectionnez cette option pour que le PDF original soit automatiquement généré lors de la comptabilisation d'une facture ou d'un avoir client.

Si cette option est sélectionnée :

  • la facture ou l'avoir client ne peut posséder qu'un seul document original ;
  • le document original est généré lors de la comptabilisation et/ou de l'édition de la facture ou de l'avoir client (et uniquement à ce moment).
Cachetage

Cochez cette case pour signer le PDF original grâce à un certificat de sécurité paramétré sur le serveur.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage du cachetage des PDF originaux, voir Paramétrer le cachetage des PDF originaux.
Verrouiller les autres documents liés

Cette case est seulement disponible si l'option Génération d'un PDF original est sélectionnée.

Si cette case est cochée, les autres documents liés à la facture ou à l'avoir client seront automatiquement verrouillés et ne pourront donc plus être modifiés ou supprimés.

Factures et avoirs fournisseur

La section Lors de la comptabilisation de la facture / avoir fournisseur permet de gérer les PDF originaux et le cachetage pour les factures et avoirs fournisseur :

Champ Description
Contrôle de la présence d'un PDF original

Sélectionnez cette option pour vérifier qu'il existe un PDF original lors de la comptabilisation de la facture ou de l'avoir fournisseur.

Si cette option est sélectionnée :

  • un contrôle est effectué lors de la comptabilisation de la facture ou de l'avoir fournisseur ;
  • si la facture ou l'avoir fournisseur ne possède pas de PDF original, la comptabilisation sera impossible ;
  • la facture et l'avoir fournisseur peuvent posséder plusieurs documents originaux ;
  • lorsqu'un document PDF est lié à la facture ou à l'avoir fournisseur, une pop-up propose d'ajouter le document comme PDF original.
Cachetage

Cochez cette case pour signer le PDF original grâce à un certificat de sécurité paramétré sur le serveur.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage du cachetage des PDF originaux, voir Paramétrer le cachetage des PDF originaux.

Akuiteo permet de cacheter électroniquement les PDF originaux grâce à des certificats de type RGS*. L'action de cacheter un document permet d'assurer qu'un document n'a pas été modifié ou altéré depuis sa création et depuis que le cachet a été apposé.

Activez le pilote applicatif DOC_ORIG_CACHETAGE pour activer le cachetage et afficher les champs Cachetage et Répertoire dans l'écran de paramétrage Gestion des PDF originaux par type de document.

Akuiteo dispose de son propre certificat RGS* qui est fourni directement avec les fichiers sources Akuiteo.

Si vous souhaitez utiliser votre propre certificat RGS*, ajoutez les variables d'environnement suivantes dans le paramétrage du serveur Tomcat :

  • pdf.sign.pfxfile - chemin d'accès vers le fichier pfx contenant le certificat de signature des PDF
  • pdf.sign.pfxpassword - mot de passe du fichier pfx

Dans l'écran de paramétrage Gestion des PDF originaux par type de document, le cachetage peut être paramétré pour les types de document suivants : notes de frais, factures et avoirs client, factures et avoirs fournisseur.

Renseignez les champs suivants :

Cachetage

Cochez la case correspondante pour chaque type de document afin de signer le PDF original grâce à un certificat de sécurité paramétré sur le serveur.

Le cachetage du document s'effectue au moment où le PDF est marqué comme original :

  • Pour les notes de frais, le cachet est apposé sur l'édition du justificatif des notes de frais associée à la facture fournisseur et marquée comme originale. Pour que ce traitement soit automatique, cochez la case Génération d'un PDF original dans le paramétrage des PDF originaux pour les notes de frais.
  • Pour les factures et avoirs client, le cachet est apposé lorsque le document est marqué comme original.
  • Pour les factures et avoirs fournisseur, le cachet est apposé lorsque le document est marqué comme original. Cette action est manuelle pour les factures et avoirs fournisseur et le cachet ne doit être apposé que sur les originaux reçus par les fournisseurs et associés en document lié.

Note

Une fois que le cachetage est activé, toutes les pièces marquées comme originales sont automatiquement cachetées. Cependant, les pièces marquées comme originales avant l'activation du cachetage ne peuvent pas être cachetées automatiquement : il faut alors démarquer puis remarquer comme original manuellement. Pour plus d'informations, contactez votre chef de projets Akuiteo.

Les documents cachetés peuvent ensuite être archivés.

Note

Pour les notes de frais, si vous souhaitez archiver les justificatifs de notes de frais, il faut marquer comme originale l'édition des justificatifs de dépenses associée à la facture fournisseur qui comprend tous les justificatifs de la note de frais et vérifier que l'édition comprend les dépenses refacturables et non-refacturables.

Référence

Pour plus d'informations sur l'archivage des documents cachetés, voir le Batch Arkhineo.
Répertoire

Ce champ est uniquement disponible si l'option Cachetage est cochée. Ce champ est optionnel et permet d'indiquer l'endroit où seront stockés les PDF originaux et cachetés pour chaque type de document. Si aucun répertoire n'est renseigné, les PDF cachetés sont stockés dans l'entrepôt des documents.

Tous les documents générés par ou créés dans Akuiteo sont stockés dans un entrepôt général de stockage des documents. Si le cachetage est activé et qu'un Répertoire est renseigné, les documents seront désormais stockés et recherchés au répertoire indiqué.

Important

Lorsqu'un Répertoire est renseigné, les documents qui se trouvent dans l'entrepôt général doivent être déplacés au répertoire indiqué pour le type de document concerné. Pour cela, faites une demande d'assistance auprès d'Akuiteo ou contactez votre chef de projets avant de renseigner ce répertoire.