Contrôle budgétaire - colonnes et postes

DMF	060601 AFFAIRE PARAMETRAGES CONTRÔLE BUDGÉTAIRE POSTES & COLONNES

Le contrôle budgétaire est un outil de reporting qui permet d'analyser la rentabilité d'une ou plusieurs affaires. Les principales fonctions du contrôle budgétaire sont :

le suivi de la main d’œuvre ;
l'avancement d'une affaire ;
le suivi des postes budgétaires (répartition des charges et des produits etc) ;
le suivi, l'ajustement et l'analyse du reste à faire (RAF) ;
le calcul d'une marge brute ou d'une marge à terminaison.

La règle de gestion CTRL_BUD_AFF permet, lorsqu'elle est activée, de gérer et personnaliser les modèles de contrôles budgétaires utilisés.

Il est possible de créer plusieurs contrôles budgétaires qui pourront être édités au format xls ou pdf. Néanmoins, il est recommandé de ne paramétrer qu'un seul contrôle budgétaire, en particulier s’il est utilisé pour stocker des valeurs de budget et reste à faire.

Le lancement du contrôle budgétaire d'une affaire s'effectue depuis Gestion > Affaires puis Edition > Tableau de bord > Contrôle budgétaire par affaire.

Paramétrer le contrôle budgétaire par poste

Ce paramétrage par poste permet de définir les contours du contrôle budgétaire. Il est à réaliser avant le paramétrage par colonne.

Ce paramétrage est accessible depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Affaire > Contrôle budgétaire - Postes.

Depuis l'onglet principal, renseignez les champs suivants :

Champ	Description
Code	Renseignez un code pour le contrôle budgétaire.
Libellé	Renseignez un libellé pour le contrôle budgétaire.
Etabl.	Depuis la liste d'aide, sélectionnez un établissement.
Fin validité	Renseignez une date de fin de validité. Lorsque cette date est atteinte, il n'est plus possible d'utiliser ce contrôle budgétaire.
Présentation par défaut	Sélectionnez depuis la liste déroulante l'option de présentation par défaut. Poste : La présentation du contrôle budgétaire est effectuée par poste. Lot : La présentation du contrôle budgétaire est effectuée par lot.
Niveau d'habilitation	Renseignez le niveau d'habilitation requis pour accéder au contrôle budgétaire.

Ajouter un poste

Cliquez sur pour ajouter un poste au contrôle budgétaire.

Dans la partie basse de l'écran, renseignez les champs suivants :

Champ	Description
Poste	Renseignez le code du poste (ACH, MOE, CA etc).
Libellé	Renseignez le libellé à donner au poste.
Signe	Renseignez un signe pour le poste : 1 lorsqu'il s'agit d'un produit et -1 lorsqu'il s'agit d'une charge. Ce signe sera repris dans le calcul en cas d’insertion d’un sous-total ou total.
Type de ligne	Sélectionnez le type de ligne depuis la liste déroulante. Total : Permet d'afficher la somme dans la colonne. Sous-total : Permet de diviser la colonne en sous-totaux. Poste comptable : Permet de rattacher plusieurs comptes comptables au poste. Lorsque la ligne est créée : quittez le mode modification, enregistrez, effectuez un clic droit sur la ligne, et cliquez sur Associer les comptes comptables. Poste calculé : Permet d'afficher le nombre d'heures passées lorsque le type de poste est MOE. Pourcentage : Permet d'afficher un résultat en pourcentage. Formule : Permet d'afficher le résultat d'une formule. Séparateur : Permet d'insérer un saut de ligne.
Type de poste	Sélectionnez le type de poste depuis la liste déroulante. Produit : Permet d'indiquer que le poste est un produit. Charge : Permet d'indiquer que le poste est une charge. Quantité MOE : Permet d'indiquer que le poste est une charge MOE en quantité. Valorisation MOE : Permet d'indiquer que le poste est une charge MOE valorisée. Quantité Produits : Permet d'indiquer que le poste est un produit en quantité. Quantité charges : Permet d'indiquer que le poste est une charge en quantité. Produit/Charge/MOE : Permet d'indiquer que le poste est composé de produits - charges et MOE. Quantité Produit/Charge/MOE : Permet d'indiquer que le poste est un mélange de produits - charges et MOE renseigné en quantité. Séparateur : Permet d'insérer un saut de ligne.
Sous-Total des postes	Renseignez les postes qui contiendront le sous-total de toutes les lignes.
Formule	Renseignez les formules à appliquer pour le poste.
Coefficient	Renseignez le coefficient multiplicateur à appliquer à la cellule.
Couleur de fond	Si besoin, sélectionnez une couleur à appliquer à la cellule.
Couleur de police	Si besoin, sélectionnez une couleur de police à appliquer à la cellule.
Commentaire	Si besoin, renseignez un commentaire pour le poste.
Exclusion du journal de paie	Cochez cette case pour exclure toutes les écritures saisies dans le journal de paie.
Poste visible	Cochez cette case pour que le poste soit visible dans l'édition.
Saisie des budgets et RAF	Sélectionnez le type de saisie des budgets et RAF. Affaire : La saisie est effectuée par affaire. Détail (Lot/Sous-lot) : La saisie est effectuée par lot et sous-lot, s'il en existe.
Resp. validation	Sélectionnez depuis la liste déroulante le type de responsable de la validation du contrôle budgétaire. Affaire : Le responsable d'affaire est responsable de la validation du contrôle budgétaire. Financier : Le responsable financier est responsable de la validation du contrôle budgétaire. Commercial : Le responsable commercial est responsable de la validation du contrôle budgétaire. Production : Le responsable de production est responsable de la validation du contrôle budgétaire.
Poste de base	Renseignez le poste du collaborateur devant valider le contrôle budgétaire.
Collaborateur	Sélectionnez depuis la liste d'aide le collaborateur devant valider le contrôle budgétaire.
Initialisation du budget	Sélectionnez depuis la liste d'aide le mot-clé à utiliser pour initialiser le contrôle budgétaire.

Sous l'ongletIndicateurs, renseignez les indicateurs à utiliser. Un indicateur est la rencontre du poste avec la colonne. L’indicateur permet de mettre en avant une donnée. Ces indicateurs se trouvent au-dessus du contrôle budgétaire.

Paramétrer le contrôle budgétaire par colonne

Ce paramétrage est à réaliser après le paramétrage par poste. Il vient compléter les postes créés pour le contrôle budgétaire.

Ce paramétrage est accessible depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Affaire > Contrôle budgétaire - Colonnes.

Depuis l'onglet principal, renseignez les champs suivants :

Champ	Description
Code	Renseignez un code pour le contrôle budgétaire.
Libellé	Renseignez un libellé pour le contrôle budgétaire.
Etabl.	Depuis la liste d'aide, sélectionnez un établissement.
Fin de validité	Renseignez une date de fin de validité. Lorsque cette date est atteinte, il n'est plus possible d'utiliser ce contrôle budgétaire.

Ajouter un poste

Cliquez sur pour ajouter un poste au contrôle budgétaire.

Sous l'onglet Général, renseignez les champs suivants :

Champ	Description
Code	Renseignez un code pour le poste à ajouter.
Titre	Renseignez un titre pour le poste à ajouter.
Type de Colonne	Sélectionnez le type de colonne à appliquer pour le poste depuis la liste déroulante. Vide : permet d'afficher le résultat brut. Formule : permet d'afficher le résultat d'une formule. Calcul en fonction paramètre ligne : permet d'afficher le résultat du calcul effectué selon le paramètre de la ligne. Saisie montant : permet de saisir un résultat en montant. Saisie en pourcentage : permet de saisir un résultat en pourcentage.
Description	Si besoin, renseignez une description.
Colonne visible	Lorsque cette case est cochée, la colonne est visible dans le contrôle budgétaire. Lorsque cette case est décochée, la colonne n'est pas visible dans le contrôle budgétaire.
Colonne à imprimer	Lorsque cette case est cochée, la colonne est inclue lors de l'impression du contrôle budgétaire. Lorsque cette case est décochée, la colonne n'est pas inclue lors de l'impression du contrôle budgétaire.
Opération à effectuer dans le total	Lorsque cette case est cochée, sélectionnez l'opération à effectuer dans le total depuis la liste déroulante. Somme : permet d'afficher le résultat de la somme. Moyenne : permet d'afficher une moyenne. Maximum : permet d'afficher le plus grand résultat. Minimum : permet d'afficher le plus petit résultat. Somme HH:MM : permet d'afficher la somme des heures minutes. Lorsque cette case est décochée, aucune opération n'est effectuée dans le total.
Afficher une date dans l'entête	Sélectionnez la date à afficher dans l'entête de la colonne depuis la liste déroulante. Le résultat affiché dans le contrôle budgétaire dépend de la date renseignée dans le champ au dans la section Critères de l'écran de lancement du contrôle budgétaire. Vide : Aucune mention de date n'est affichée dans la colonne du contrôle budgétaire. Arrêté : Permet d'afficher la date renseignée. Début - 1j : Permet d'afficher le début du mois - 1 jour. Arrêté précédent : Permet d'afficher la date de l'arrêté précédent. Arrêté + 1j : Permet d'afficher la date de l'arrêté précédent + 1 jour. Début : Permet d'afficher le début du mois correspondant. Fin : Permet d'afficher la fin du mois correspondant. Fin + 1j : Permet d'afficher la fin du mois + 1 jour.

Sous l'onglet Objets de gestion :

Dans les sous-sections Charges et Produits, sélectionnez les objets de gestion à prendre en compte pour chaque poste.
Dans la sous-section Périodes, sélectionnez la ou les périodes à prendre en compte pour les pièces de gestion et la valorisation de la main d’œuvre.
Dans la dernière sous-section, sélectionnez les autres informations à prendre en compte dans le contrôle budgétaire.

Sous l'onglet Sous-traitance, sélectionnez les options à prendre en compte dans le poste.

Sous l'onglet Données historisées, sélectionnez les données historisées calculées depuis l'historisation des affaires, des établissements, du CA ou des charges. Afin de réaliser cette action, il est nécessaire de paramétrer les libellés libres des montants historisés (voir Libellés libres des montants historisés).

Sous l'onglet Filtres, appliquez les filtres désirés. Lorsque des filtres sont appliqués, l'affichage du contrôle budgétaire est modifié.