Lancer la facturation
Akuiteo permet la facturation des contrats de prestation client sous forme de bons de livraison qui pourront être transformés en factures par la suite.
Un contrat client contient tous les éléments de facturation :
- Condition de facturation et de règlement,
- Périodicité,
- Détail des produits à facturer,
- Dates de validité,
- Révision des prix par variation d’indice…
La facturation des contrats peut se faire unitairement ou en lots, il en va de même pour la révision des prix par variation d’indice.
Mettre à jour les contrats
Plusieurs étapes sont à prévoir pour mettre à jour correctement les contrats.
Réviser les prix et les indices en lot
La révision des prix peut se faire pour un contrat ou pour un ensemble de contrat, à une date de révision des prix définie.
Note
Pensez bien à définir l’utilisation des indices de révision des prix des contrats au préalable.
Exemple :
On a, à une date T, les éléments suivants :
- Un montant MN connu
- Un indice IN connu
Lors du calcul du nouveau montant, ces précédents éléments deviennent N-1 et nous avons alors :
- Un montant MN-1 = au précédent montant MN
- Un indice IN-1 = au précédent indice IN
- Un nouvel indice IN, connu
- Un nouveau montant MN inconnu
Les deux indices étant connus, on peut calculer le rapport R définissant l’évolution : R = IN / IN-1
Sur une prestation, on peut définir un coefficient, compris entre 0 et 1, qu’on nommera C.
Ce coefficient correspond à la part sur laquelle s’applique la révision du prix. Autrement dit, un indice de 1 implique que la révision s’applique sur la totalité du prix. Un indice de 0.8 implique que la révision du prix ne s’applique que sur 80% du prix, les 20% restant ne changeant pas. Ce qui veut aussi dire qu’un indice de 0 signifie que le prix ne variera pas, quelque soit l’évolution de l’indice.
La formule pour calculer le nouveau montant est la suivante :
MN = MN-1 x [ C x (R-1) + 1 ]
Prenons un exemple :
Montant N-1 = 3840
Indice N-1 = 245.10
Indice N = 272
- R = 272/245.10 = 1,10975
Coefficient = 0.8
Le nouveau montant = 3840 x ( 0.8 x ( 1,10975 – 1) + 1 ) = 4177.15
Si on raisonne différemment :
L’indice ne s’applique que sur 80% du montant, donc M = 3840 * 80% * 1.10975 + 3840 * 20% = 4177.15
À propos des périodes et prorata des prix
Akuiteo calcule automatiquement les périodes correspondant au montant de la facture émise, avec un prorata si besoin.
La période est calculée en fonction de :
- La date de prochaine échéance,
- La périodicité de facturation
La date de début de période peut être ajustée en fonction de :
- La date d’effet (en terme échu),
- La date de début de validité d’une ligne de contrat.
La date de fin de période peut être ajustée en fonction de :
- La date de fin de validité du contrat,
- La date de résiliation effective du contrat,
- Le code "Anniversaire", saisit au format "MMJJ" (Mois en 2 chiffres + Jour en 2 chiffres) qui va déterminer la prochaine échéance (correspondant à la date de fin de la facture plus 1 jour),
- La date de fin de validité d’une ligne de contrat.
En fonction de la période calculée sur chaque ligne de contrat, Akuiteo calcule le prix au prorata choisit sur l’onglet prestation du contrat :
- Mois entamé = dû
- Nombre de jours exacts
- Base 360 : considère tous les mois comme des mois de 30 jours
- Mois complet si fin après le 15
Envoyer des contrats par mail en lot
| DMF | 141539 SUPPORT CONTRAT CLI ENVOI EMAIL EN LOT |
Prérequis : Un ou plusieurs destinataires doivent être renseignés dans l'onglet Destinataires des contrats à envoyer par mail.
L'envoi en lot de contrats par mail permet de sélectionner plusieurs contrats et d'envoyer, pour chaque contrat sélectionné, un mail contenant l'édition du contrat au client respectif.
| 1 | Dans Support > Contrats > Contrats clients, lancez une recherche de contrats. |
| 2 | Sélectionnez les contrats souhaités puis faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Envoyer par email les contrats sélectionnés. |
| 3 | Renseignez les informations : |
| Champ | Description |
|---|---|
| Collaborateur |
Sélectionnez un collaborateur depuis la liste d'aide pour l'ajouter en tant qu'expéditeur ou en copie. Il est possible d'ajouter autant de collaborateurs que nécessaire. Le collaborateur sélectionné est ajouté automatiquement dans le tableau :
|
|
Renseignez une adresse mail puis appuyez sur la touche Tab pour l'ajouter en tant qu'expéditeur ou en copie. Il est possible d'ajouter autant d'adresses mail que nécessaire. L'adresse est ajoutée automatiquement dans le tableau :
|
|
| Modèle |
Sélectionnez le modèle d'édition du contrat depuis la liste déroulante. La liste déroulante affiche les modèles d'édition de type Contrat et Liste de contrats. |
| Format du corps du mail | Sélectionnez le format du corps du mail. |
| Mettre en copie... |
Cochez les responsables que vous souhaitez inclure en copie du mail :
Ces responsables sont renseignés depuis le contrat en vue classique uniquement :
|
| Corps du mail |
Renseignez le mot-clé à inclure dans le corps du mail. La liste d'aide affiche les mots-clés déjà créés dans Akuiteo. Si le Corps du mail n'est pas renseigné, un corps générique par défaut sera utilisé. |
| Format de la pièce jointe | Sélectionnez le format des pièces jointes depuis la liste déroulante. |
| Joindre le fichier | Si la case est cochée, les contrats seront également générés au Format de la pièce jointe sélectionné et ajoutés en pièce jointe des mails. Si la case n'est pas cochée, les informations du contrat seront seulement présentes dans le corps des mails. |
| Associer le document à la pièce de gestion | Cochez cette case si vous souhaitez que les contrats édités s'ajoutent sous l'onglet Documents liés des contrats. |
| 4 | Cliquez sur : |
- Envoyer pour envoyer directement les mails.
- Ouvrir Outlook pour ouvrir les mails depuis l'interface d'Outlook afin de vérifier chaque mail avant de l'envoyer.
Les contrats sélectionnés sont envoyés par mail. Les destinataires de chaque mail sont les contacts renseignés dans l'onglet Destinataires des contrats correspondants, sauf les contacts partis.
Générer les livraisons en lot
Pour générer des livraisons en lot :
| 1 | Dans Support > Contrats > Contrats clients, lancez une recherche de contrats facturables pour une échéance donnée. |
| 2 | Dans les résultats de recherche, sélectionnez les contrats à livrer. |
| 3 | En haut à droite des résultats de recherche, cliquez sur  . |
L'écran de génération des livraisons en lot s'affiche et comprend les contrats sélectionnés.
| 4 | Cochez Ouvrir les livraisons générées en résultat de recherche si vous souhaitez que les livraisons générées soient automatiquement affichées sous forme de résultats de recherche à la fin du traitement. |
| 5 | Cliquez sur Lancer la génération des livraisons. |
Les livraisons sont générées. Vous pouvez les retrouver depuis Gestion > Ventes > Livraisons.
Les cases À traiter, Traité et Echec s'affichent afin de filtrer les lignes en fonction de l'état du traitement.
Facturer les livraisons en lot
Prérequis : Les montants indiqués dans les livraisons doivent être vérifiés.
| 1 | Dans les résultats de recherche de livraisons depuis Gestion > Ventes > Livraisons, sélectionnez les livraisons non facturées que vous souhaitez facturer. |
| 2 | En haut à droite des résultats de recherche, cliquez sur  . |
| 3 | Renseignez la Date de facturation. |
| 4 | Cochez Ouvrir les factures générées en résultat de recherche si vous souhaitez que les factures générées soient automatiquement affichées sous forme de résultats de recherche à la fin du traitement. |
| 5 | Cliquez sur Lancer la facturation. |
Les factures sont générées. Vous pouvez les retrouver depuis Gestion > Ventes > Factures.
Les cases À traiter, Traité et Echec s'affichent afin de filtrer les lignes en fonction de l'état du traitement.
Mettre à jour les dates de prochaine facturation en lot
Pour les contrats qui ne disposent d'aucune ligne facturable, les livraisons ne peuvent pas être générées. La date de prochaine facturation n'est donc pas mise à jour automatiquement à la prochaine échéance pour ces contrats.
Cette date est visible :
- depuis le contrat simplifié dans l'onglet Facturation > champ Prochaine échéance.
- depuis le contrat classique dans l'onglet Contrat client > section Entête > champ Prochaine facturation.
Dans ce cas, les dates de prochaine facturation peuvent être mises à jour en lot afin de décaler la date de facturation des contrats souhaités à la prochaine échéance, en se basant sur la périodicité de chaque contrat.
| 1 | Dans Support > Contrats > Contrats clients, lancez une recherche de contrats qui ne disposent d'aucune ligne facturable. |
Important
Cette fonction ne tient pas compte de la présence ou non de lignes facturables sur les contrats sélectionnés. La date de prochaine facturation sera mise à jour à la prochaine échéance même pour les contrats sélectionnés qui contiennent des lignes facturables.
| 2 | Sélectionnez les contrats souhaités puis faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Calculer la date de prochaine facturation. |
| 3 | Cliquez sur Oui. |
Les dates de prochaine facturation des contrats sélectionnés sont mises à jour à la prochaine échéance.
Comptabiliser les factures en lot
| 1 | Depuis la fenêtre de résultats de recherche de factures client (Gestion > Ventes > Factures), sélectionnez les factures et avoirs souhaités puis faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Comptabiliser les factures / avoirs sélectionnés. |
L'écran de comptabilisation en lot s'ouvre et comprend les factures et avoirs sélectionnés.
| 2 | Dans la section Paramètres, renseignez les informations suivantes : |
| Champ | Description |
|---|---|
| Choix du modèle Factures |
Sélectionnez le modèle d'édition à utiliser pour les factures depuis la liste déroulante. La liste affiche tous les modèles d'édition paramétrés pour le type Liste de factures de vente dans les éditions communes. Ce champ est affiché uniquement si la sélection contient des factures. |
| Choix du modèle Avoirs |
Sélectionnez le modèle d'édition à utiliser pour les avoirs depuis la liste déroulante. La liste affiche tous les modèles d'édition paramétrés pour le type Liste d'avoirs client dans les éditions communes. Ce champ est affiché uniquement si la sélection contient des avoirs. |
| Ouvrir les factures comptabilisées en résultat de recherche |
Lorsque cette case est cochée, les factures comptabilisées seront automatiquement affichées sous forme de résultats de recherche. Astuce Cette option permet notamment de directement télécharger les documents originaux des factures comptabilisées par clic droit sur les résultats de recherche > Télécharger les documents originaux. |
| Fusionner dans un seul document (uniquement si PDF) | Lorsque cette case est cochée, les factures éditées dans un modèle d'édition au format PDF sont fusionnées dans un seul document, à la suite les unes des autres. |
| Ajoute une page vierge après les éditions impaires recto verso |
Cette case est seulement disponible si l'option Fusionner dans un seul document (uniquement si PDF) est cochée. Lorsque cette case est cochée, des pages blanches sont ajoutées dans le document fusionné afin que chaque facture commence sur une page impaire. |
| Imprimer |
Cette option est seulement disponible si l'option Fusionner dans un seul document (uniquement si PDF) est cochée. Sélectionnez cette option pour imprimer le document fusionné après la comptabilisation. |
| Aperçu |
Cette option est seulement disponible si l'option Fusionner dans un seul document (uniquement si PDF) est cochée. Sélectionnez cette option pour ouvrir le document fusionné après la comptabilisation. |
| 3 | Cliquez sur Lancer la comptabilisation et confirmez le lancement. |
Les factures et avoirs sélectionnés sont comptabilisés. Les écritures comptables correspondantes sont créées et les factures et avoirs ne sont plus modifiables.
Important
Pensez bien à comptabiliser les factures sinon elles ne seront pas prises en compte.
