Gérer les flux

Vous devrez dans un premier temps définir les différents types de flux qui peuvent être générés dans Akuiteo.

Puis nous verrons comment on crée, à partir de la génération des flux, le budget initial, le budget prévisionnel, le réalisé et la prévision actualisée (re-prévision) d'une affaire.

Enfin, nous verrons comment contrôler la cohérence des flux générés afin de pouvoir éditer des états de synthèses cohérents.

Depuis une fiche Affaire, allez dans Analyse des flux > section Flux > Créer / Simuler le budget initial.

La création des budgets initiaux d'une affaire se fait à partir des objets de gestions suivant :

  • Devis validé et non associé à un tableau de facturation
  • Commande client non validée et non associée à un tableau de facturation
  • Commande client validée et non associée à un tableau de facturation
  • Tableau de MOE validé
  • Tableau de facturation validé
  • Demande de cotation validée
  • Commande fournisseur non validée
  • Commande fournisseur validée

Tant que les budgets initiaux ne sont pas figés, il est impossible de livrer ou de réceptionner une commande. De même, il est impossible de créer une facture à partir du tableau de facturation.

Si vous utilisez un tableau de facturation dans votre affaire, il doit être validé pour être pris en compte dans votre budget initial. De même, les devis et commandes gérés par le tableau de facturation doivent être associés à ce tableau de facturation. Pour ce faire, il suffit de renseigner la rubrique "N° tableau de facturation".

Note

Si lorsque vous créez votre budget initial, tous vos devis et commandes client sont associés à un tableau de facturation non validé, vous obtiendrez un budget initial de vente nul. D'autre part, la création des budgets initiaux en AUTres coûts (AUI) se fait manuellement.

Cette fonction consiste à valider le flux sélectionné.

Depuis une fiche Affaire, allez dans Analyse des flux > section Flux > cliquez sur l'icône de validation.

Depuis une fiche Affaire, allez dans Analyse des flux > section Flux > Mise à jour des flux prévisionnels.

La re-prévision correspond à la valeur actualisée d'une affaire : Reste à réaliser (Prévisionnel) + réalisé. La création ou la révision des différents objets de gestion font varier mécaniquement le prévisionnel et le réalisé de vos affaires.

Après les générations et re-génération des flux, la valeur actualisée d'une affaire est donc mise à jour automatiquement. Pour la consulter, il suffit d'imprimer l'état de synthèse de l'affaire.

Depuis une fiche Affaire, allez dans Analyse des flux > section Flux > Créer / Générer les flux MOI / MOE.

Pour générer les flux initiaux, il existe trois possibilités :

  • À la validation d'un devis client
  • À la validation d'une commande client
  • À partir de la fiche d'analyse des flux

Dans le premier cas, cette opération vous permet de faire une simulation. Ainsi vous pouvez après révision de votre devis et après avoir modifié les différents objets de gestion de votre affaire revalider le devis et mettre à jour votre budget initial.

Dans le second cas, la création du budget initial est définitive. Il ne pourra plus être modifié. Il convient donc de faire des simulations avant de valider une commande.

Enfin, l'analyse de flux vous permet soit de faire une simulation, soit de créer définitivement le budget initial de l'affaire sur laquelle vous travaillez.

Budget prévisionnel

Lorsque vous constituez votre budget initial, le budget prévisionnel est calculé automatiquement. La mise à jour se fera sur toutes les affaires non terminées (Date de fin réelle non renseignée dans la fiche affaire).

Les objets de gestion pris en compte dans le recalcul du prévisionnel sont les suivants :

  • Devis validé et non associé à un tableau de facturation.
  • Commande client non validée et non associée à un tableau de facturation.
  • Commande client validée et non associée à un tableau de facturation.
  • Livraison client non facturée.
  • Facture client non validée.
  • Réception fournisseur non facturée.
  • Facture fournisseur non validée.
  • Tableau de Main d’œuvre validé.
  • Lignes non facturées des tableaux de facturation validés.
  • Demande de cotation validée.
  • Commande fournisseur non validée.
  • Commande fournisseur validée.

Ainsi, le prévisionnel de votre affaire évolue automatiquement avec les révisions de devis, de commandes, de tableaux de main d’œuvre ou de facturation, avec les livraisons ou les réceptions et enfin avec la facturation émise.

Note

Le budget prévisionnel en AUTres coûts (AUP) se fait manuellement.

Réalisé

Le réalisé d'une affaire se fait à partir des objets de gestions suivant :

  • Les factures et avoirs client validés (FAC)
  • Les factures et avoirs fournisseur validés (ACH et AUT)
  • Les écritures comptables validées saisies manuellement avec l'application de comptabilité générale (FAC, ACH et AUT)
  • Les mouvements de sortie de stock (ISS)
  • Les temps passés (MOE)

Le calcul des flux réalisés pour les achats et les ventes se fait uniquement en lot pour toutes les affaires et par période (FAC, ACH et AUT).

Pour la main d’œuvre, les deux possibilités vous sont offertes : en lot ou par affaire.

Pour la réalisation d'une affaire, il est parfois nécessaire de prendre des éléments présents dans les stocks pour les affecter à l'affaire. Pour constater ce coût, on crée automatiquement des flux de type ISS en validant un mouvement de sortie direct du stock.

Note

Après avoir généré des flux réalisés, si vous modifiez des objets de gestion qui sont déjà transférés dans les flux, vous avez la possibilité de régénérer les trois types de flux (FAC, ACH et MOE) en lot pour toutes les affaires ou affaire par affaire et ce sur une période donnée.

On entend par génération le fait de créer des flux à partir d'objets de gestion qui n'ont jamais été transférés dans les flux.

On entend par régénération, le fait de supprimer les flux existants et de les recréer à partir d'objets de gestion qui ont déjà été transférés dans les flux.

Dans le cas d'une régénération des flux, il convient de faire très attention à la période, car Akuiteo commence par détruire tous les flux de cette période.

De façon générale, avant toute création de flux, il convient de contrôler les objets de gestion.

  • Depuis une fiche Affaire, allez dans Analyse des flux > section Flux > Re-générer les flux MOI > MOE > FAC > ACH > ISS.