Administrer une affaire

Cette fonction permet d'indiquer qu'une affaire a été budgétée ou non. Elle permet de régénérer les budgets initiaux comme s'ils n'avaient pas déjà été fixés.

• Cliquez sur le menu Edition > Administration de l'affaire > Marquer comme budgété et validez. Une fois l'affaire budgétée, la mention budgétée apparaît à côté du titre de la fiche Affaire.
• Pour marquer l'affaire comme non budgétée, cliquer à nouveau sur la fonction.

Au prochain calcul du budget, les nouvelles lignes de budget ajoutées porteront la valeur de l'indice en cours (ex : commande supplémentaire ajoutée à l'affaire).

• Pour incrémenter un budget, cliquez sur le menu Edition > Administration de l'affaire > Incrémenter l'indice de révision du budget.

Avant la génération des budgets initiaux, il est utile que le chargé d'affaire ait un indicateur lui indiquant que son affaire a bien été visée par son supérieur et qu'il peut par conséquent générer ses flux initiaux.

Cette fonction permet aux supérieurs du chargé d'affaire d'indiquer que son affaire a été contrôlée à une date donnée.

• Pour viser une affaire, cliquez sur le menu Edition > Administration de l'affaire > Visa de contrôle.

Cette fonction permet d'indiquer la clôturée administrative d'une affaire. Elle permet d'éviter d'associer l'affaire à des objets de gestion - en fonction du paramétrage effectué dans les options de la gestion d'affaire. Une affaire clôturée n’apparaît plus dans la liste d'aide d'affaire.

• Pour clôturer une affaire (ou la dé-clôturer), cliquez sur le menu Edition > Administration de l'affaire > Clôturer l'affaire.

Cette fonction vous permet de changer le client d'une affaire rapidement. Deux contraintes existent :

• Il n'est pas possible de modifier un client si au moins une facture de l'affaire a été validée au préalable.
• Cette fonction n'est pas utilisable si votre affaire comporte plusieurs clients (case Multi-clients cochée). Elle n'est utilisable qu'avec une affaire comportant un seul client.

Pour modifier le client d'une affaire, cliquez sur le menu Edition > Administration de l'affaire > Modifier le client de l'affaire.

Exemple : vous voulez passer votre affaire commandée en affaire interne.

Vous pouvez modifier l’établissement de l'affaire à la volée.

Cliquez sur Edition > Administration de l'affaire > Changer l'établissement de l'affaire et validez.

L'affaire peut être liée à une campagne et ainsi faire ressortir les coûts de cette campagne. Vous pouvez donc changer à tout moment une campagne directement depuis une affaire.

L'affaire est en général issue d'une opportunité. Vous pouvez changer à tout moment une opportunité directement depuis une affaire.

Vous pouvez transférer une affaire ou seulement des lots et sous-lots à la volée vers une autre affaire.

Une affaire peut être millésimée, c’est-à-dire associée à une année.

Vous pouvez ainsi créer en avance, une affaire pour l’année suivante (en 2017, créer une affaire qui débutera en 2018). Lors de la création de l'affaire, vous pouvez ainsi choisir le millésime : 2017 ou 2018.

Ainsi, après la fin de l'exercice 2017, vous ne pourrez plus saisir une affaire avec le millésime 2017, mais vous pourrez tout de même rechercher les affaires du Millésime 2017.

Pour cela, deux actions :

1. Paramétrer le millésime depuis le menu Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Affaire > Millésimes.
2. Ajouter l’année dans le champ Millésime sur une fiche Affaire.

Vous retrouvez ensuite cette information dans les écrans suivants :

• Fiche opportunité et recherches d'opportunités, d'affaires et de lots
• Fiche affaire et Recherche d'affaires : Recherche d'historique d'affaire, Analyse des contrôles budgétaires, Analyse des comptes d'exploitation, Historisation du rattachement des charges, Historisation du rattachement des produits
• Recodification en lot des affaires
• La recherche d'écritures comptables (Menu Comptabilité > Ecritures > Ecritures, dans la section « Sélection »).
• Etat de situation analytique (« Critères à sélection multiple »).
• Les tableaux de bord
• Facturation prévisionnelle (Menu Tableaux de bord > Ventes > Facturation prévisionnelle)
• Le tableau de bord des ventes et achats (Menu Tableaux de bord > Ventes > TDB des ventes).
• Le tableau de bord du planning (Menu Tableaux de bord > Main d'œuvre > Planning)
• Le tableau de bord des tâches (Menu Tableaux de bord > Main d'œuvre > Tâches)
• Validation et analyse des temps passés (Menu Tableaux de bord > Main d'œuvre > Validation des Temps Passés / Analyse des temps passés)
• Tableau de bord des temps et des plannings (Menu Tableaux de bord > Main d'œuvre > TDB temps et planning)
• Les états financiers (Menu Tableaux de bord > Comptabilité > Etats financier)
• Les pièces de gestion ventes et achats et leur recherche
• Les favoris
• Mes temps passés
• Mes saisies rapides
• Planning / Planning hebdomadaire
• Les événements et recherche d'événements
• Les documents et recherche

Pour cela, renseignez les champs suivants :

• Code (10 caractères alphanumérique) : code du millésime (obligatoire)
• Libellé (100 caractères) : libellé du millésime (obligatoire)
• Millésime précédent (10 caractères) : liste d'aide de tous les millésimes paramétrés.
• Date de fin de validité : JJ/MM/AAAA (masque la valeur en critère de recherche)
• Inactif : JJ/MM/AAAA (inactif pour créer/modifier une affaire)
• Récurrent : Si "Récurrent" est coché pour un millésime, il sera possible de dupliquer en lot plusieurs affaires du-dit millésime. Si le millésime n'est pas récurrent il ne sera pas possible de réaliser cette action : Akuiteo bloquera la création en lot.