Créer une affaire

Une affaire peut être structurée en lot, sous-lot et tâches.

  • Le lot et le sous-lot sont à privilégier dans le cadre d'une analyse de votre projet.
  • La tâche est à privilégier pour l’utilisation du planning.

Astuce

Pour une cohérence optimale de votre projet et de vos analyses, il est important de choisir un seul type de structure et de l'appliquer pour toutes vos affaires.

Exemple

  • Affaires : Développement (DEV)
  • Lot 1 : Version majeure
  • Sous lot 1.1 : Version mineure 1
  • Sous lot 1.2 : Version mineure 2
  • Tâche : Développement (DEV)

Prérequis : Le code état d'une affaire doit être paramétré depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Affaire > Code état affaires. Vous pouvez en paramétrer plusieurs.

1 Allez dans Gestion > Affaires > et sélectionnez le code état de votre affaire (ex: affaire interne, en-cours, commercial, etc).
2 Dans la section Affaire, glissez-déposez si besoin une image sur la zone Logo puis indiquez :
  • le code unique de l'affaire (10 caractères max.). Ce code peut être généré automatiquement si vous avez activé Numérotation automatique des pièces avec un type AFF depuis le module Paramétrage.
  • le nom d'appel de l'affaire qui permet de rechercher une affaire et qui figurera dans les éditions d'affaire.
  • si l'affaire est récurrente ou non. Ce critère permet d'identifier les affaires susceptibles d'être dupliquées chaque année. Une affaire peut toujours être dupliquée, qu'elle soit récurrente ou non.
  • le marché qui contient l'affaire. Si le code marché sur la fiche affaire n'existe pas, il est créé à partir du code affaire.
  • le budget initial à caractère informatif. Si l'affaire a été créée à partir d'une opportunité, la somme des lignes se retrouve dans ce champ.
  • la langue et le pays de référence de l'affaire.
3 Dans la section Client, indiquez les informations liées au client de l'affaire. Par défaut, une affaire ne peut être rattachée qu'à un seul client.
4 Cochez la case Multi-Clients pour pouvoir ajouter plusieurs clients par la suite. Le client indiqué dans le champ Client est le client principal de l'affaire.
5 Il est toutefois possible de modifier le client d'une affaire si aucune facture n'a été validée via le menu Edition > Administration de l'affaire > Modifier le client de l'affaire.
6 Dans la section Responsables, indiquez les collaborateurs responsables (Commercial, Financier et Production de l'affaire) ainsi que le collaborateur responsable ou le chargé d'affaire.

Note

Lorsque la règle de gestion COLLAB_GEN_AFF est activée, les ressources génériques peuvent être définies pour les champs Responsable commercial et Responsable affaire.

7 Dans la section Client Final, indiquez le code du client pour lequel l'affaire va être réalisée. Le client et le client final sont par défaut les mêmes. Notez que c'est le client de l'affaire qui est affiché par défaut, et non le client final.
8 Dans la section Calendrier, indiquez :
  • la date réelle de début de la phase d'avant vente face à la ligne Début de prospection.
  • les dates initiales, prévisionnelles et réelles de signature de la commande face à la ligne Signature 1ère cde.
  • les dates initiales, prévisionnelles et réelles d'entrée en production face à la ligne Début Production. À la création de l'affaire, il faut renseigner la date d'entrée en production prévisionnelle pour voir l'affaire s'afficher dans le planning graphique. Quant à la date d'entrée en production, sa saisie indique que l'affaire est en cours.
  • les dates finales, prévisionnelles et réelles de production prévue face à la ligne Fin Production.

Note

Une fois l'affaire en production, il faut renseigner la date pour voir l'affaire dans le planning graphique et pouvoir mettre à jour la date prévisionnelle lors d'une révision d'affaire. Aucune information ne doit être saisie sur l'affaire après avoir renseigné la date réelle si le contrôle est activé dans le paramétrage.

9 Dans la section Classification, indiquez :
  • l'établissement de la société auquel l'affaire a été affectée. Lors des recherches d'objets de gestion par établissement (commande, facture, écritures comptables, etc.), la recherche se fait par établissement de l'affaire lié à la pièce de gestion.
  • le département auquel l'affaire est lié et l'activité de la société.
  • la famille et sous famille d'affaire basées sur la nature des contrats (ex :projet, maintenance, SAV, distribution forfait).
  • le millésime de l'affaire.
1 Cliquez sur l'onglet Informations secondaires.
2 Renseignez les données de gestion :
  • Interne : affaire interne ou affaire de coût. Pour cela, il faut associer l'affaire à un client interne (onglet Finances de la fiche client). Si l'affaire est associée à un client interne et que l'indicateur Interne n'est pas coché, il s'agit d'une affaire indirecte externe (affaires d'investissement et de R&D qui vont déboucher sur des affaires externes directes).
  • Absence : permet de créer une Affaire de gestion d'absences (Congés, RTT, Maladie …)
  • Stock : l'affaire utilise une gestion par stocks, il faut renseigner le code du dépôt.
  • Parc : l'affaire utilise une gestion par parc. Les cases Stock et Parc ne peuvent pas être cochées toutes les deux en même temps.
  • Exonérée de TVA sur les ventes : Cochez l'option si les lignes des pièces de vente sont exonérées de TVA pour cette affaire.
  • Formation : permet de créer une Affaire de gestion des Formations.
  • Fiscale : répartition des charges indirectes : valorisation fiscale (données éventuellement utilisées dans les états de situation analytique).
  • Comptable : répartition des charges indirectes : valorisation comptable (données éventuellement utilisées dans les états de situation analytique).
  • Mode de tarification : mode de tarification pour la facturation des temps et la refacturation des notes de frais.
  • Budget : permet la saisie du budget initial à titre informatif (non exploité par l'application). Ce budget est le même que celui présent dans le premier onglet, de ce fait une modification de la valeur impacte automatiquement l'autre champ.
  • Indice de révision du budget : non saisissable (Cet indice est incrémenté automatiquement lorsqu'on demande une révision du budget de l'affaire).
  • Numéro Cote : numéro de cote de l'affaire (informatif, peut être utilisé pour mémoriser un n° de document physique correspondant à l'affaire).
  • Nature affaire : code regroupement libre sans contrôle de saisie.
3 Renseignez les conditions contractuelles de règlement :
  • Mode de règlement : sélectionnez un mode de règlement depuis la liste déroulante.
  • Nombre de jours : nombre de jours à partir de la date de livraison.
  • Le : jour de règlement.
  • Journal de banque : choix du journal (en comptabilité) de la banque utilisée pour le règlement.
  • Flux analytiques non gérés : si cette case est cochée alors la gestion des flux sera désactivée pour l'affaire.
  • Devise : devise monétaire utilisée.
4 Renseignez le Nombre de jours dans la section Retenue de garantie. Ce nombre de jours permet de calculer la date d'échéance pour les retenues de garantie associées à cette affaire. Si aucune valeur n'est renseignée, l'information sera cherchée au niveau de la fiche client ou fournisseur.
5 Saisissez une description de l'affaire si vous le souhaitez.
6 Saisissez le code de l'action à ajouter dans la liste dans la section Actions autorisées sur l'affaire. Seules les actions figurant dans ce tableau seront autorisées avec cette affaire.
7 Renseignez les champs de la section Règle de génération des échéanciers de paiement si vous souhaitez appliquer automatiquement un échéancier de règlement aux factures liées à cette affaire :

Important

L'échéancier défini sur une affaire ne peut pas s'appliquer à des factures multi-affaires.

Option Description
Générer un échéancier de paiement sur les factures mono-affaire

Cochez la case pour activer l'échéancier de règlement sur les factures liées à l'affaire.

L'échéancier sera calculé et ajouté quelle que soit la méthode de création de la facture (manuellement, à partir d'une commande, refacturation intra-groupe, etc.).

Les échéances sont affichées dans l'onglet Echéances des factures.
Nombre d'échéances Renseignez le champ pour définir en combien d'échéances le montant de chaque facture sera réglé.
Périodicité Sélectionnez le rythme des échéances (mensuelle, trimestrielle, etc.).
Fin de mois Cochez la case si vous souhaitez que les dates d'échéances soient toujours fixées au dernier jour du mois.

Note

Lorsque l'échéancier est paramétré à la fois sur les contrats, les clients et/ou les affaires, Akuiteo détermine l'échéancier à prendre en compte selon l'ordre de priorité suivant :

  1. L'échéancier paramétré sur le contrat si la facture est issue d'un contrat pour lequel un échéancier est paramétré ;
  2. Sinon, l'échéancier paramétré sur la fiche affaire ;
  3. Sinon, l'échéancier paramétré sur la fiche client.

L'échéancier paramétré sur une affaire ne peut pas être utilisé si la facture est multi-affaires. Dans ce cas, l'échéancier paramétré sur le client sera pris en compte s'il est paramétré.

Cliquez sur l'onglet Clients.

Cet onglet présente tous les clients liés à l'affaire sous forme de tableau, y compris le client principal. Afin de pouvoir ajouter des clients dans cette liste, vous devez avoir coché la case Multi-Clients sous l'onglet Informations Principales.

Cochez la case Masquer les clients fermés pour masquer les clients fermés, c'est-à-dire les clients avec une date dans la colonne Fermeture dans le tableau des clients. Lorsque la case n'est pas cochée, les clients fermés sont affichés.

Cochez les cases à prévoir lorsque l’affaire passera en pièce de gestion en fonction du type de facturation et selon les notes de frais et d’achats que cela implique.

Cet onglet permet le rattachement d'un ou plusieurs services de la société à cette affaire (si des services ont été créés dans le Paramétrage).

1 Cliquez sur l'onglet Services.
2 Lancez une recherche de service dans le champ jaune puis sélectionnez le service.
3 Pour supprimer un service, cliquez sur l’icône de suppression ou faites un clic droit et sélectionnez Supprimer le service.
1 Après avoir enregistré la nouvelle affaire, cliquez sur l’onglet Lots et tâches.
2 Effectuez les opérations suivantes et sauvegardez :
1 Cliquez sur l'icône .
2 Cliquez sur le sous-onglet Détail du lot et saisissez les informations suivantes :
  • Code du lot
  • Nom d'appel : désignation courante du lot.
  • Responsable : nom du collaborateur responsable.
  • État : code état du lot.
  • N° d'ordre : numéro d'ordre du lot.
  • Cote Numéro : n° cote du lot.
  • Contact client : nom du contact chez le client.
  • Nom et coordonnées du site de réalisation du lot. Vous pouvez choisir un site déjà paramétré en cliquant sur .
  • Dates de début et de fin prévisionnelles et réelles.
  • Description complémentaire du lot
3 Cliquez sur l’onglet Données personnalisées et saisissez les informations personnalisées d'un lot, que vous pouvez paramétrer via Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Affaire > Données personnalisées des lots.
4 Cliquez sur l’onglet Documents liés pour ajouter un nouveau document lié au lot.
5 Cliquez sur l’onglet Événements liés puis sur la flèche à droite de l'icône pour associer un événement au lot (rendez-vous, tâche ou note) de l'affaire.
1 Sélectionnez un lot puis cliquez sur l'icône .
2 Cliquez sur le sous-onglet Détail du sous-lot et saisissez les informations suivantes :
  • Code du lot : code du lot auquel appartient le sous-lot.
  • Code du sous-lot : code du sous-lot.
  • Nom d'appel : désignation courante du sous-lot.
  • Responsable : nom du collaborateur responsable.
  • État : code état du sous-lot.
  • N° d'ordre : numéro d'ordre du sous-lot.
  • Dates de début et de fin prévisionnelles et réelles.
  • Description complémentaire du sous-lot.
3 Cliquez sur l’onglet Données personnalisées et saisissez les informations personnalisées d'un sous-lot, que vous pouvez paramétrer via Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Affaire > Données personnalisées des sous-lots.
4 Cliquez sur l’onglet Documents liés pour ajouter un nouveau document lié au sous-lot.
5 Cliquez sur l’onglet Événements liés et cliquez sur la flèche à droite de l'icône pour associer un événement au sous-lot (rendez-vous, tâche ou note) de l'affaire.
1 Cliquez sur l'icône .
2 Cliquez sur le sous-onglet Détail d’une tâche et saisissez les informations suivantes :
  • Tâche normale : tâche avec une durée dans le temps.
  • Jalon fixe : tâche ponctuelle.
  • Jalon non fixe : tâche ponctuelle non fixe.
  • Resp. tâche : responsable de la tâche.
  • Collab. associé : collaborateur qui doit réaliser la tâche.
  • Lot : code du lot auquel appartient la tâche.
  • Sous-lot : code du sous-lot auquel appartient la tâche.
  • Libellé : intitulé de la tâche / du jalon.
  • N° d'ordre : numéro d'ordre de la tâche.
  • Lieu où se déroule la tâche.
  • Commentaires supplémentaires concernant la tâche.
  • Date de début et date de fin.
  • Charge : valeur du budget.
  • Reste à faire : reste à faire sur la tâche en heures.
  • Avancement %: pourcentage d'avancement de la tâche dans le temps par rapport aux dates prévues.
  • Niveau de risque : évaluation du niveau de risque de l'avancement.
  • Compétences liées: compétence(s) demandées pour réaliser la tâche.
3 Cliquez sur l’onglet Collaborateurs et sélectionnez l’employé qui peut saisir la tâche.

L'onglet Position comptable est un onglet contextuel. Il s'ouvre depuis une affaire en cliquant dans la barre de menu sur Edition > Tableau de bord > Comptabilité > Position comptable.

Trois tableaux liés à l'affaire sont visibles grâce à cette fonction :

  • Liste des factures ventes : ce tableau liste les factures de ventes de l'affaire (soldées ou non) ainsi que le montant total.
  • Liste des factures achats : ce tableau liste les factures d'achats de l'affaire ainsi que le montant total.
  • Liste des encaissements : ce tableau liste tous les encaissements comptabilisés de l'affaire.

Par défaut, cet onglet n'est pas affiché.

1 Après avoir enregistré la nouvelle affaire, cliquez sur l’onglet Contacts.
2 Cliquez sur la flèche à droite de l'icône pour ajouter différents contacts à l’affaire :
  • Créer contact : affiche une fenêtre de création de contact avec les informations essentielles (e-mail, noms et site).
  • Contacts du client : affiche une liste de contact du client de l’affaire.
  • Contacts du répertoire : affiche une fenêtre de recherche dans votre répertoire.
  • Clients : affiche une fenêtre de recherche de clients.
  • Répertoires : affiche une fenêtre de recherche de clients de votre répertoire.
  • Collaborateurs : affiche une liste de vos collaborateurs.
3 Pour retirer des contacts, faites un clic droit sur le contact puis sélectionnez Supprimer l’association.
4 Pour contacter rapidement par mail un contact, faites un clic droit sur le contact puis sélectionnez Envoyer un mail aux contacts sélectionnés.
5 Pour définir un contact comme principal ou donneur d’ordre, faites un clic droit sur le contact et sélectionnez l’option correspondante.

Un collaborateur contrôleur d'affaire possède certaines responsabilités, paramétrés dans des modèles de contrôles. Les alertes s'affichent ainsi sur son Tableau de Bord Interactif et il est le seul autorisé à saisir des temps sur l'affaire (planning/temps passés). Pour plus d'informations, consultez Définir des modèles de contrôle.

1 Après avoir enregistré la nouvelle affaire, cliquez sur l’onglet Resp. contrôles.
2 Cliquez sur pour ajouter un collaborateur. Lorsque vous le sélectionnez, ses tâches de contrôles sont affichées.
3 Pour supprimer le collaborateur contrôleur, cliquez sur .

Les ressources associées à l'affaire sont les seuls collaborateurs habilités à saisir des temps, du planning et des notes de frais liés à l'affaire. Votre affaire est ainsi cloisonnée et sécurisée.

1 Après avoir enregistré la nouvelle affaire, cliquez sur l'onglet Ressources associées.
2 Lancez une recherche de ressource dans le champ jaune puis sélectionnez-la. Elle est automatiquement ajoutée dans le tableau.
3 Pour supprimer une ressource, cliquez sur la ressource puis sur .

La fonction Dupliquer l'Affaire courante consiste à créer une nouvelle Fiche affaire basée sur le contenu de l'affaire précédente.

Cliquez sur Edition > Dupliquer l'affaire courante.