Introduction

Le Règlement du Parlement européen et du Conseil fixe des règles pour la protection des personnes physiques quant au traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE. Akuiteo s’adapte en offrant à ses clients une gestion sécurisée des données personnelles dans le logiciel Akuiteo.

Références

Pour en savoir plus sur le Règlement général pour la protection (RGPD), consultez le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/se-preparer-au-reglement-europeen

Infographie explicative : http://ec.europa.eu/justice/smedataprotect/index_fr.htm

Pour vous préparer au RGPD, Akuiteo vous donne les éléments clés pour le paramétrage à mettre en place et les usages liés aux exigences du RGPD.

Dans votre feuille de route RGPD, il vous faut :

  • établir un inventaire de vos usages des données personnelles ;
  • vérifier vos paramétrages pour limiter l'accès à ces données aux seules personnes qui en ont besoin, puisque les données personnelles gérées dans Akuiteo concernent des collaborateurs et des contacts.

Le paramétrage à mettre en place est de deux types :

  • les options de paramétrage qui sont disponibles à partir de la 3.7 et 3.8 pour gérer les données personnelles dans Akuiteo ;
  • les évolutions disponibles depuis la version 4.1 pour gérer de manière plus détaillée la sécurité des données personnelles et faciliter la mise en place du droit à l'oubli.

Les DMF suivants sont requis pour utiliser certaines fonctionnalités et protéger les données personnelles dans les modules Akuiteo :

DMF 040132 Accéder aux fiches fournisseurs collaborateurs, voir Fiche fournisseur
DMF 040650 Accéder aux factures et aux avoirs des fournisseurs collaborateurs, voir Fiche fournisseur
DMF 041504 Rechercher des notes de frais, voir Dans les versions 3.7 et 3.8
DMF 060204 Rechercher des plannings, voir Dans les versions 3.7 et 3.8
DMF 060245 Afficher les natures d'absence dans les plannings, voir Dans les versions 3.7 et 3.8
DMF 060304 Rechercher des fiches de temps, voir Dans les versions 3.7 et 3.8
DMF 100119 Accéder aux documents marqués comme contenant des données personnelles, voir Fiche document
DMF 100120 Marquer un document contenant des données personnelles
DMF 100121 Marquer en lot des documents contenant des données personnelles
DMF 100708 Autoriser l'export Excel lorsque la règle de gestion BLOK_EXP_EX est active, voir Accès aux fonctions d'export Excel
DMF 160204 Rechercher dans la gestion des absences, voir Dans les versions 3.7 et 3.8
DMF 160414 Exporter une liste de contacts au format Excel, voir Accès aux fonctions d'export Excel
DMF 160417 Marquer une fiche contact « à anonymiser »
DMF 160418 Marquer en lot des fiches contacts à anonymiser
DMF 160419 Accéder à l'onglet Coordonnées personnelles de la fiche contact, voir DMF spécifiques
DMF 160420 Accéder aux coordonnées personnelles du contact, voir DMF spécifiques
DMF 1608** Plusieurs DMF pour voir et modifier les différentes sections ou informations sur la fiche collaborateur.
DMF 160816 Exporter une liste de collaborateurs au format Excel, voir Accès aux fonctions d'export Excel
DMF 160869 Marquer une fiche collaborateur « à anonymiser »
DMF 160870 Marquer en lot des fiches collaborateurs à anonymiser