Gérer une facture dématérialisée

Depuis l'onglet Finances de la fiche des clients concernés, cochez l'option Dématérialisation des factures dans la section Paramètres Comptables pour retrouver ce client grâce au critère de recherche Dématérialisation gérée dans la section Types de l'écran de recherche.

Pour pouvoir dématérialiser une facture, le site client associé à la facture doit être préparé pour la dématérialisation.

1 Depuis la fiche du client concerné, allez dans l'onglet Sites puis double-cliquez sur la ligne du site souhaité pour ouvrir sa fiche.
2 Assurez-vous que le numéro de SIRET soit correctement renseigné dans l'onglet Général > section Informations du Site > champ N° SIRET.
3 Assurez-vous que l'adresse et le Pays soient correctement renseignés dans l'onglet Général > section Coordonnées.
4 Ouvrez le menu Edition > Modifier la gestion de la dématérialisation.

La fenêtre Dématérialisation s'ouvre.

5 Cochez Dématérialisation des factures.
6 Dans le champ Code dématérialisation, sélectionnez le code CHORUS depuis la liste d'aide puis cliquez sur Valider.
7 Depuis l'onglet CHORUS, renseignez le Code service, le Nom du service et le Journal de trésorerie en fonction des exigences de l'établissement public.

Le site client est préparé pour la dématérialisation.

Ouvrez le menu Gestion > Ventes > Factures pour accéder à l'écran de recherche des factures.

Pour retrouver facilement les factures concernées par la dématérialisation, cochez le critère Dématérialisation gérée depuis l'onglet Critères principaux > section Types.

Avant de dématérialiser une facture, vous devez renseigner certains champs spécifiques à CHORUS afin de préparer cette facture pour la dématérialisation. Pour anticiper, vous pouvez également choisir de renseigner ces informations dès le devis, la commande, le tableau de facturation ou la livraison.

Depuis la fiche de la pièce de gestion côté vente, allez dans l'onglet CHORUS et renseignez les informations suivantes :

Champ Description
Numéro de contrat Numéro de contrat lié à la pièce.
Nom Marché Nom du marché lié à la pièce.
Numéro d'engagement

Numéro d'engagement juridique Chorus.

Ce numéro permet de lier la pièce et la facturation Chorus.
Date d'effet Date d'effet de l'engagement, du contrat ou du marché.
Code service Code du service Chorus utilisé dans la société.
Nom service Nom du service Chorus utilisé dans la société.

Il est également possible de renseigner les champs spécifiques à CHORUS au niveau du contrat, dans l'onglet CHORUS : Numéro de contrat, Nom Marché, Numéro d'engagement, Date d'effet et Journal de trésorerie.

Un contrôle est effectué par Akuiteo avant la génération du fichier dématérialisé. Vous devez donc vous assurer que :

  • le numéro SIRET de la société et du site de facturation de la facture sont renseignés,
  • l'adresse de la société de la facture est renseignée,
  • le numéro de la facture ne dépasse pas 20 caractères alphanumériques,
  • le code de la devise ne dépasse pas 3 caractères alphanumériques,
  • le code du pays (pour la société du client et le site de facturation du fournisseur) ne dépasse pas 2 caractères alphanumériques.

Une pièce jointe principale peut être ajoutée à la facture dématérialisée. Il s'agit de l'original de la facture éditée par Akuiteo.

Important

Il ne peut y avoir qu'une seule pièce jointe principale.

Pour ajouter une pièce jointe principale :

  • Lors de l'édition de la facture validée, assurez-vous que l'option Original soit cochée.
  • Dans l'onglet Documents liés de la facture, il doit y avoir un document au format .PDF accompagné de l'icône (pour indiquer qu'il s'agit de l'Original).

Un document qui n'est pas un Original et qui n'est pas au format .PDF ne sera pas ajouté comme pièce jointe principale.

Note

Chorus n'accepte pas les fichiers dont le nom dépasse 50 caractères. Si la pièce jointe principale possède un nom trop long, Akuiteo va automatiquement raccourcir la fin de ce nom lors de la génération du fichier XML.

Des pièces jointes complémentaires peuvent être ajoutées à la facture dématérialisée. Vous pouvez ajouter autant de pièces jointes complémentaires que nécessaire.

Pour ajouter une pièce jointe complémentaire :

  • Le document doit être au format .PDF.
  • Le document ne doit pas être l'Original. Dans l'onglet Documents liés de la facture, le document ne doit pas être accompagné de l'icône .
  • Le document doit être classé dans CHORUS :
    1. Faites un clic droit sur la ligne du document depuis l'onglet Documents liés de la facture, puis cliquez sur Classer dans.
    2. Dans le champ Classer dans, renseignez CHORUS.
    3. Cliquez sur Valider.

Les documents qui ne sont pas au format .PDF et qui ne sont pas classés dans CHORUS ne seront pas ajoutés comme pièces jointes complémentaires.

Note

Chorus n'accepte pas les fichiers dont le nom dépasse 50 caractères. Si une pièce jointe complémentaire possède un nom trop long, Akuiteo va automatiquement raccourcir la fin de ce nom lors de la génération du fichier XML.

Note

Le portail CHORUS PRO possède des quotas pour la transmission des factures dématérialisées :

  • Sur l'espace de test : 5 requêtes par seconde avec 50 000 requêtes par jour maximum
  • Sur l'espace de production : 20 requêtes par seconde avec 1 million de requêtes par jour maximum

Si ces quotas sont atteints, la transmission des factures est bloquée.

1 Ouvrez le menu Trésorerie > Editions et traitements en lots > Dématérialisation des factures.
2 Depuis l'écran de recherche, renseignez les critères de sélection des factures à dématérialiser puis lancez la recherche. Seul le Code dématérialisation est obligatoire.
3 Depuis les résultats de recherche, sélectionnez les factures à dématérialiser puis cliquez sur .

Les factures sélectionnées sont affichées dans un écran Dématérialisation des factures.

4 Pour imprimer le récapitulatif des factures à transmettre, ouvrez le menu Edition > Lancer l'édition afin de lancer une édition de synthèse.
5 Ouvrez le menu Edition > Générer les fichiers Chorus.

Les fichiers XML sont générés et mis à disposition dans le répertoire de stockage associé au code de dématérialisation. Un fichier compressé contenant tous les fichiers XML est également généré et stocké dans un sous-dossier \targz\ du répertoire de stockage. Vous pouvez ainsi transmettre les fichiers XML ou le fichier compressé à CHORUS.

Les factures dématérialisées passent en statut de transmission 2 - Transmise dans Akuiteo et la date de transmission est ajoutée dans l'onglet Entête.

Cas de l'interface avec CHORUS PRO

Lorsque les factures dématérialisées sont transmises automatiquement à CHORUS PRO, Akuiteo vérifie le paramétrage en fonction de la société de chaque facture :

  • Si le paramétrage spécifique est activé pour la société, les factures dématérialisées sont transmises automatiquement vers le portail CHORUS PRO en utilisant les paramètres de connexion renseignés.
  • Si le paramétrage spécifique n'est pas activé pour la société, Akuiteo utilise le paramétrage sur *****.
  • Si aucun paramétrage n'est activé, les factures ne sont pas transmises.

Pour chaque facture dématérialisée qui est transmise automatiquement, les informations récupérées par CHORUS PRO sont stockées dans l'onglet CHORUS d'une facture :

  • ID Transaction - L'identifiant de transaction est récupéré pour chaque facture dématérialisée transmise avec succès au portail CHORUS PRO.
  • Statut Facture - Le statut de la facture est le statut CHORUS PRO et permet de suivre le cheminement, depuis l'Application Desktop, de chaque facture dématérialisée. Pour mettre à jour ces statuts, vous devez paramétrer le batch CheckFacturesClientChorus.

Ces champs sont renseignés automatiquement par Akuiteo et ne peuvent pas être modifiés manuellement. Cependant, si le statut de transmission d'une facture est actualisé manuellement et revient à 1 - A transmettre, ces champs sont vidés.

Référence

Pour plus d'informations sur l'interface avec CHORUS PRO, voir Transmettre les factures dématérialisées automatiquement vers CHORUS PRO.

Ouvrez le menu Gestion > Ventes > Factures pour accéder à l'écran de recherche des factures, puis cliquez sur l'onglet CHORUS. Les champs spécifiques à CHORUS sont disponibles en critères de recherche.

Si vous êtes interfacés avec CHORUS PRO, il est également possible de rechercher les factures dématérialisées en fonction de leur Statut Chorus, à sélectionner depuis la liste déroulante.

Si une facture est refusée après sa transmission, le statut de dématérialisation doit être actualisé manuellement.

Si vous êtes interfacés avec CHORUS PRO pour transmettre automatiquement les factures, vous devez vérifier manuellement que toutes les factures dématérialisées ont bien été transmises. Lorsqu'une facture est transmise avec succès, un identifiant de transaction est récupéré et stocké dans le champ ID Transaction. Pour identifier les factures qui n'ont pas été transmises à CHORUS PRO, faites une recherche de factures avec le statut de dématérialisation 2 - Transmise et qui n'ont aucun identifiant de transaction.

1 Depuis la fiche de la facture dématérialisée, cliquez sur Edition > Modifier > Actualiser le statut de dématérialisation.

La fenêtre Statut de dématérialisation s'ouvre.

2 Sélectionnez le nouveau statut de dématérialisation depuis la liste déroulante du champ Statut.
3 Cliquez sur Valider.

Le statut de dématérialisation de la facture est actualisé.

1 Lancez une recherche de factures avec les critères nécessaires.
2 Depuis les résultats de recherche, faites un clic droit sur la facture concernée puis cliquez sur Actualiser le statut de dématérialisation.

La fenêtre Statut de dématérialisation s'ouvre.

3 Sélectionnez le nouveau statut de dématérialisation depuis la liste déroulante du champ Statut.
4 Cliquez sur Valider.

Le statut de dématérialisation de la facture est actualisé.