Créer des événements
La fonction CatchMail permet de créer automatiquement un événement dans Akuiteo en envoyant un mail depuis une application de messagerie électronique.
L’intérêt est de tracer rapidement toute correspondance pertinente pour un tiers ou une pièce de gestion via un événement (notes, document ou rendez-vous).
Prérequis
La fonction CatchMail doit être paramétrée (voir Paramétrer la fonction CatchMail).
Les types de pièce ou de tiers sur lesquels vous allez lier des événements doivent être paramétrés pour la fonction CatchMail (voir Paramétrer le parseur CatchMail).
L'adresse mail de la personne qui crée l'événement doit être renseignée dans sa fiche collaborateur : Depuis l'Application Desktop, allez dans Tiers > Collaborateurs pour ouvrir le collaborateur et renseignez l'adresse mail sous la section Coordonnées professionnelles.
Les DMF suivants sont requis :
- 160101 SERVICES EVENEMENT INSERER ;
- 020104 VENTES FICHE CLIENT RECHERCHER.
Sur la fiche de l'utilisateur lié au collaborateur, l'option Utilisateur Catchmail doit être cochée pour lui donner le droit d'utiliser le CatchMail.
Note
Le collaborateur peut être lié à davantage d'utilisateurs à condition que ceux-ci ne possèdent pas les droits requis, car un seul utilisateur doit les posséder afin qu'Akuiteo puisse déterminer celui qui effectue l'action.
L'adresse mail peut également être renseignée sur plusieurs collaborateurs mais un seul utilisateur lié doit posséder les droits requis.
Pour créer des événements sur :
- la société ***** ou sur des pièces de la société *****, le DMF 160114 SERVICES EVENEMENT MODIFIER EVT 5 ETOILES est requis.
- une société autre que celle du collaborateur ou que la société *****, le DMF 160116 SERVICES EVENEMENT MODIFIER EVT TOUTES SOCIETES est requis.
Pour lier l'événement à une pièce ou un tiers, le DMF permettant d'ouvrir la pièce ou le tiers en question est requis.
Exemple
Pour créer l'événement sur une commande client, je dois posséder le DMF 020304 VENTES COMMANDES RECHERCHER.
Le cloisonnement du collaborateur doit lui permettre d'accéder à la société de la pièce ou du tiers (voir Restreindre l'accès de l'utilisateur).
Transférer l’e-mail
| 1 | Après avoir reçu l’e-mail, cliquez sur Transférer depuis votre boite mail. |
| 2 | Dans la zone Destinataire, entrez l’adresse catchmail@mycompany.com. |
Rédiger précisément l’objet du mail
Si vous saisissez exactement le nom du tiers ou de la pièce de gestion, voire la catégorie, la création de l'événement se fera immédiatement.
Dans l’Objet du mail, entrez au moins une des informations suivantes puis cliquez sur Envoyer :
| Type | Format | Exemple |
|---|---|---|
| Nom ou code du tiers |
Par exemple @nomduclient ou @codeduclient ou @"nom du client" si il y a des espaces dans le nom. Cela peut être un client, collaborateur ou fournisseur. Note : obligatoire si aucun numéro d’affaire n’est renseigné. |
@AKUITEO |
| Pièce de gestion |
#numeroAffaire Renseignez le code/numéro d'une affaire, commande client, commande fournisseur, cotation, devis, facture client, facture fournisseur, livraison, opportunité ou session de formation. Note : obligatoire si aucun nom de client n’est renseigné. |
#AFF_1234 |
| Catégorie de l'événement | /nomcategorie | /NEGO |
Important
Les pièces et/ou les tiers doivent être répartis sur la société ***** et/ou sur une seule autre société au maximum. Ils ne doivent pas être répartis sur plus d'une société en plus de *****.
À savoir
- Vous pouvez combiner toutes ces informations dans le sujet du mail.
- Chaque information doit être précédée par un espace.
- L'ordre des éléments dans l'objet du mail n'a pas d'importance.
- Ces informations ne sont pas sensibles à la casse, majuscules ou minuscules sont autorisées.
- Les guillemets simples ' ou doubles " peuvent être utilisés pour retrouver une chaîne de caractères avec espace.
- Si vous renseignez une valeur partielle dans l'objet, Akuiteo effectue d'abord une recherche stricte sur l'élément renseigné. Si aucun résultat n'est trouvé, alors Akuiteo va rechercher les noms d'appel qui commencent par la chaîne de caractères renseignée.
Exemples
| Objet du mail : FW: titre du mail @AKUITEO |
Ou
| Objet du mail : FW: titre du mail @AKUITEO #AFF_1234 |
Ou
| Objet du mail : FW: titre du mail @akuiteo /NEGO |
Ou
| Objet du mail : FW: titre du mail #AFF_1234 /nego |
Ou
| Objet du mail : @AKUITEO FW: titre du mail #aff_1234 /NEGO |
Ou
| Objet du mail : FW: titre du mail @"nom du client" |
Ou
| Objet du mail : FW: titre du mail @'nom du client' |
Rédiger partiellement l’objet du mail
Si vous ne connaissez pas exactement le nom de la pièce de gestion ou du tiers, vous pouvez n’en saisir qu’une partie, à condition qu'il n'y ait qu'une seule pièce de gestion ou qu'un seul tiers portant ce nom.
Exemples
| Objet du mail : FW: titre du mail #aff_ |
Ou
| Objet du mail : FW: titre du mail @AK |
Créer l’événement dans Akuiteo
Akuiteo crée automatiquement l'événement après le transfert du mail.
Depuis Akuiteo, faites une recherche d’événement et ouvrez-le.
Liens entre le mail et l'événement
Dans l'événement, vous retrouvez bien toutes les informations contenus dans l'e-mail.
| Élément du mail | Devient dans la fiche Événement... |
|---|---|
| Corps du mail | Contenu de la zone Notes |
| Nom de l'expéditeur | Tiers dans la zone Tiers lié |
| Affaire saisie dans l’objet du mail | Affaire dans la zone Objets liés |
| Date de réception du mail par le serveur de mail | Date de début de l’événement |
| Personne qui a transféré l'e-mail | Propriétaire de l’événement |
|
Objet du mail Pensez à changer l'objet si besoin avant de transférer le mail. |
Titre de l’événement |
Liens avec un type de pièce de gestion ou un tiers
Si vous avez saisi des éléments sur une pièce de gestion ou un tiers, Akuiteo fait le lien dans la fiche Événement.
| Élément du mail | Conséquences |
|---|---|
| Une seule pièce de gestion ou un seul tiers commence par une partie de l'objet saisi | Akuiteo crée directement la fiche Événement liée à la pièce de gestion ou au tiers en question. |
| Plusieurs pièces de gestion ou tiers commencent de la même manière | Un mail est envoyé à l’adresse de l’expéditeur pour qu’il donne plus de précision et affine son envoi. Dans ce cas, aucun événement n'est créé. |
| Plusieurs pièces de gestion ou tiers commencent de la même manière et une seule pièce de gestion ou tiers correspond exactement à cette partie | Akuiteo crée directement la fiche Événement liée à la pièce de gestion ou au tiers en question. |
Pièces jointes
Si le mail contient des pièces jointes, elles seront bien récupérées dans Akuiteo sous l’onglet Documents liés.
Catégories d'événements automatiquement créées
Le type d’événement créé par défaut dépend du paramétrage des catégories d’événement, depuis le menu de paramétrage Paramétrage Général > Transverse > Catégories d’évènements.
Pour déterminer la catégorie de l'événement :
- CatchMail commence par chercher le code de la catégorie dans l'objet du mail (par exemple /NEGO, /CREA, /NOTE, etc.).
- S'il n'y a pas de catégorie dans l'objet du mail, CatchMail recherche ensuite la catégorie d'événement cochée Défaut depuis les mails depuis le paramétrage.
- Si aucune catégorie n'est paramétrée comme Défaut depuis les mails, CatchMail recherche alors la catégorie d'événement paramétrée avec le code MAIL.
- Si la catégorie MAIL n'est pas paramétrée, un log d'erreur indiquera que l'événement n'a pas pu être créé.
Une fois la catégorie trouvée, le type d'événement est déterminé en fonction des cases cochées dans la fenêtre de paramétrage des catégories d'événements, avec l'ordre de priorité suivant :
- La case Notes
- La case Rendez-vous
- La case Tâches
Exemple
| NEGO |
 Tâches
|
Rendez-vous
|
Notes
|
|
Tâches
|
Rendez-vous
|
 Notes
|
|
| PVRecette |
Tâches
|
Rendez-vous
|
Notes
|
Dans cet exemple :
- Une note sera créée pour la catégorie NEGO
- Un rendez-vous sera créé pour la catégorie MAIL
- Une tâche sera créée pour la catégorie PVRecette
Adresse e-mail dans le corps du texte
Si une adresse e-mail se trouve dans le corps du mail, Akuiteo fait une recherche automatique dessus.
| Adresse e-mail... | Conséquences dans la Fiche Événement |
|---|---|
| D'un seul contact client | Le client s’affiche dans la zone Tiers lié. |
| D'un collaborateur | Le collaborateur ne s’affiche PAS dans la zone Tiers lié. |
| D'un groupe de plusieurs contacts | Les contacts ne s’affichent PAS dans la zone Tiers lié. |
Événement non créé
Il arrive qu'un événement ne puisse être créé, notamment dans les cas ci-dessous.
| Si... | Alors... |
|---|---|
| Plusieurs tiers sont associés à l'affaire | Aucun événement n'est créé. |
| Mauvaise saisie du tiers ou de la catégorie | Aucun événement n'est créé et un mail d'erreur est envoyé. |
Cas du multi-société
La fonction CatchMail prend en compte les utilisateurs dans un contexte multi-sociétés :
| Si... | Alors... |
|---|---|
| Aucun collaborateur n'est trouvé à partir du mail de l'expéditeur au sein de toutes les sociétés | Un mail de retour d'erreur est envoyé et l'événement n'est pas créé |
| Un seul collaborateur est trouvé à partir du mail de l'expéditeur au sein de toutes les sociétés | La société qui sera prise en compte sera celle du collaborateur à la date du jour. |
| Plusieurs collaborateurs sont trouvés à partir du mail de l'expéditeur sur différentes sociétés | La société sera déterminée selon les tags qui permettent au programme de déterminer la société. |
