Naviguer dans Project

Project permet d'accéder aux plannings des collaborateurs dans un calendrier annuel, mensuel ou hebdomadaire :

Le menu Planning présente un affichage mensuel et annuel. Ce menu est accessible en deux vues : une vue Projet qui permet d'afficher les plannings liés aux affaires et une vue Collaborateur pour les plannings liés aux collaborateurs.
Le menu Agenda présente un affichage hebdomadaire et permet de gérer le planning des collaborateurs en vue horodatée.

Important

Le cloisonnement utilisateur s'applique au portail Project. Si l'utilisateur connecté est cloisonné sur un(e) ou plusieurs sociétés, divisions, établissements, affaires ou clients, les affaires et collaborateurs disponibles seront filtrés en fonction.

Chaque élément de planning est représenté par un bloc dans le calendrier. L'affichage des plannings peut être contrôlé par trois éléments :

Des filtres qui sont appliqués aux affaires, aux ressources et aux éléments de planning afin de cibler les plannings affichés dans le calendrier. Lorsque l'on accède à une vue sans filtre sélectionné, aucun élément de planning n'est affiché par défaut. Il faut en effet appliquer des filtres pour afficher les éléments de planning correspondants.
Des options d'affichage qui permettent de différencier les éléments de planning ciblés en ajoutant des indicateurs, ou en affichant ou masquant certaines informations.
Des options de catégorisation qui permettent de trier la liste des ressources affichées.

Les filtres, options d'affichage et catégories sont sauvegardés d'une vue à l'autre et même si la période affichée est différente. Ainsi, l'utilisateur conserve son affichage et garde le même contexte. Cependant, certains éléments d'affichage peuvent ne pas être reportés s'ils ne sont pas disponibles dans une certaine vue.

Exemple

Depuis le menu Planning, l'option d'affichage TACE sera conservée dans n'importe quel affichage mensuel ou annuel en vue Collaborateur mais ne pourra pas être reportée en vue Projet ou dans le menu Agenda car elle n'est pas compatible.

La période affichée pour le calendrier est également sauvegardée. Quand une période est sélectionnée, celle-ci reste la période affichée même si l'utilisateur change de menu, de vue ou de filtres.

Quelles sont les ressources affichées ?

Quelles sont les affaires affichées dans la vue Projet ?

La liste dans la vue Projet affiche les affaires en cours en fonction de la période de temps affichée (et des filtres appliqués).

Une affaire en cours est une affaire avec un code état dont l'option Planning est cochée (Paramétrage Général > Affaire > Code état affaires).

Le paramétrage pour la ligne Planning depuis le menu Paramétrage Général > Affaire > Verrouillage affaire lots et sous-lots est également pris en compte :

Si l'option Date de début opérationnelle est cochée et que la production de l'affaire commence après la période affichée, l'affaire ne sera pas visible.
Si l'option Date de fin opérationnelle est cochée et que la production de l'affaire se termine avant la période affichée, l'affaire ne sera pas visible.
Si l'option Clôture administrative est cochée et que l'affaire est clôturée, l'affaire ne sera pas visible.

Dans la vue Projet, si la date de début d'une affaire appartient au mois affiché, l'affaire est visible et les jours précédant la date de début de l'affaire sont alors grisés. De même, si la date de fin d'une affaire appartient au mois affiché, l'affaire est visible mais les jours suivant la date de fin de l'affaire sont grisés.

Quels sont les collaborateurs affichés dans la vue Collaborateur ou dans le menu Agenda ?

La liste dans la vue Collaborateur ou dans le menu Agenda affiche les collaborateurs actifs en fonction de la période de temps affichée (et des filtres appliqués).

Un collaborateur n'est pas affiché si :

sa date d'arrivée dans la société est postérieure à la période affichée,
sa date de départ de la société est antérieure à la période affichée.

Si un collaborateur est multi-sociétés, la mention Affectation multi-sociétés est ajoutée en dessous de son nom dans la liste des ressources. Dans ce cas, le planificateur peut voir tous les plannings du collaborateur multi-sociétés sur toutes les sociétés (en fonction du cloisonnement du planificateur).

Dans la vue Collaborateur, si la date d'arrivée d'un collaborateur se trouve pendant le mois affiché, le collaborateur est visible et les jours précédant la date d'arrivée sont alors grisés. De même, si la date de départ d'un collaborateur se trouve pendant le mois affiché, le collaborateur est visible mais les jours suivant la date de départ sont grisés.

Comment sont gérées les affaires privées ?

Si des éléments de planning sont liés à des affaires privées ou à des affaires avec accès restreint auxquelles le planificateur n'a pas accès :

Dans la vue Projet, ces éléments ne sont pas affichés.
Dans la vue Collaborateur ou dans le menu Agenda, ces éléments sont affichés mais sans détail. L'élément et sa durée sont visibles, mais il n'y a aucun détail sur l'affaire liée et aucune action n'est possible.

Naviguer dans le menu Planning

Le menu Planning permet au planificateur de créer des éléments de planning dans une vue mensuelle ou annuelle. Le menu Planning est accessible :

en cliquant sur le menu Planning sur la gauche pour accéder à la page d'accueil, sans filtre appliqué,
depuis le menu Favoris sur la gauche, en cliquant sur une recherche enregistrée mise en favori depuis le Planning.

Deux vues sont disponibles depuis le menu Planning :

La vue Projet permet d'afficher la liste des affaires en cours et des plannings associés.
La vue Collaborateur qui permet d'afficher la liste des collaborateurs actifs et des plannings associés.

Cliquez sur la vue Projet ou Collaborateur, en haut à droite de l'écran du Project, en fonction de vos besoins. Les lignes affichées dans le calendrier et les possibilités d'affichage s'adaptent en fonction de la vue sélectionnée.

Le bandeau d'entête de l'écran peut être masqué en cliquant sur . Pour l'afficher à nouveau, cliquez sur .

Depuis le menu Planning, chaque élément de planning est représenté par un bloc de couleur dans le calendrier. Cette couleur peut être personnalisée unitairement ou en fonction de l'affaire ou du type d'affaire.

Référence

Pour personnaliser les couleurs attribuées à chaque type d'élément de planning, voir Personnalisation de la couleur des éléments de planning.

Chaque bloc affiche un certain nombre d'informations. Pour afficher plus d'informations, survolez un bloc de planning pour afficher plus de détails dans un tooltip ou cliquez sur un bloc pour ouvrir le formulaire détaillé de l'élément de planning sur la droite de l'écran.

Référence

Les informations affichées par défaut peuvent être personnalisées. Pour plus d'informations, voir Personnalisation des informations affichées dans un bloc de planning.

Sélectionner la période

Note

La période affichée est sauvegardée lorsque l'utilisateur change de vue, de filtres, etc.

Indépendamment de la vue sélectionnée, la période affichée pour le calendrier peut être :

Une vue hebdomadaire pour afficher le détail des heures pour chaque jour de la semaine sélectionnée. Cliquez sur SEMAINE en haut à droite du calendrier pour accéder à la vue hebdomadaire. Par défaut, le calendrier est affiché sur 1 semaine mais vous pouvez cliquer sur une autre durée (jusqu'à 6 semaines) depuis la liste déroulante dans l'en-tête du calendrier pour afficher plusieurs semaines d'affilée.

Note

Les plages horaires affichées dans la vue hebdomadaire dépendent des heures de début et de fin renseignées dans les préférences du menu Agenda.

Une vue mensuelle pour afficher tous les jours (regroupés en semaine) du mois sélectionné. Cliquez sur MOIS en haut à droite du calendrier pour accéder à la vue mensuelle. Par défaut, le calendrier est affiché sur 1 mois mais vous pouvez cliquer sur une autre durée (sur 2 mois, sur 3 mois, etc.) depuis la liste déroulante dans l'en-tête du calendrier pour afficher plusieurs mois d'affilée.
Une vue annuelle pour afficher tous les mois de l'année sélectionnée. Cliquez sur ANNÉE en haut à droite du calendrier pour accéder à la vue annuelle. Par défaut, le calendrier est affiché sur 12 mois mais vous pouvez cliquer sur une autre durée (sur 13 mois, sur 14 mois, etc.) depuis la liste déroulante dans l'en-tête du calendrier pour afficher plusieurs années d'affilée.

Cliquez sur les flèches et dans l'en-tête du calendrier pour naviguer d'une période à l'autre. Vous pouvez également cliquer sur la période affichée dans l'en-tête du calendrier (en rouge) pour afficher un calendrier et sélectionner la période souhaitée. Si la durée d'affichage est de plusieurs mois ou de plusieurs années, la période sélectionnée en rouge définit le mois ou l'année de départ.

Naviguer dans le menu Agenda

Important

La règle de gestion PLG_HORODATE doit être activée depuis l'Application Desktop pour afficher le menu Agenda.

Le menu Agenda permet au planificateur de planifier des plages horaires plus fines dans un calendrier hebdomadaire. Le menu Agenda est accessible :

en cliquant sur le menu Agenda sur la gauche pour accéder à la page d'accueil, sans filtre appliqué,
depuis le menu Favoris sur la gauche, en cliquant sur une recherche enregistrée mise en favori depuis l'Agenda,
depuis le menu Planning uniquement en vue Collaborateur, en faisant un clic droit sur une ressource et en sélectionnant Ouvrir l'agenda. Dans ce cas, le collaborateur correspondant est déjà sélectionné dans les filtres.

Gérer la liste des collaborateurs

Le menu Agenda permet d'afficher l'agenda hebdomadaire des collaborateurs sélectionnés depuis la Liste des collaborateurs. Les collaborateurs disponibles dans cette liste dépendent des filtres appliqués, de la même manière que pour la liste des collaborateurs dans la vue Collaborateur du menu Planning.

Pour afficher la liste des collaborateurs, activez le volet Liste des collaborateurs en haut à droite du menu Agenda. Depuis cette liste :

cochez un collaborateur pour afficher les éléments de planning qui lui sont affectés,
décochez un collaborateur pour masquer ses éléments de planning.

Par défaut, les 10 premiers collaborateurs correspondant aux filtres appliqués sont cochés. Vous pouvez cocher et décocher jusqu'à 30 collaborateurs maximum, en prenant en compte la lisibilité du planning.

Chaque collaborateur est associé à une couleur unique pour permettre d'identifier ses éléments de planning. Cette couleur peut être personnalisée unitairement, en fonction du collaborateur ou attribuée aléatoirement.

Référence

Pour plus d'informations sur les couleurs liées aux collaborateurs, voir Personnaliser la couleur d'un collaborateur.

Depuis la Liste des collaborateurs :

Recherchez le ou les collaborateurs souhaités en renseignant les 3 premiers caractères cherchés dans le champ de recherche . La liste des collaborateurs correspondants se met à jour automatiquement.
Cochez ou décochez tous les collaborateurs affichés dans la liste (jusqu'à 30 collaborateurs maximum).
Cliquez sur ou pour trier la liste dans l'ordre alphabétique ou inversé. Le tri est effectué sur le nom de famille du collaborateur.

Gérer l'agenda horodaté

Les plages horaires affichées dans l'Agenda dépendent :

Des préférences horaires définies par chaque utilisateur. L'heure de début et l'heure de fin pour l'affichage sont déterminées par des préférences utilisateurs. Les horaires précédant l'heure de début ou suivant l'heure de fin sont masquées dans l'agenda. Si les préférences ne sont pas renseignées, l'heure de début pour l'affichage correspond à l'heure de début la plus tôt des semaines type des collaborateurs affichés.

Référence

Pour plus d'informations sur les préférences, voir Préférences.

De la semaine type des collaborateurs. Les horaires précédant l'heure de début et suivant l'heure de fin définies dans la semaine type sont grisés. Si les collaborateurs affichés possèdent des semaines type différentes, c'est l'heure de début la plus tôt et l'heure de fin la plus tard qui sont prises en compte. Les horaires sont grisés à but informatif uniquement et il est possible d'ajouter des plannings sur un horaire grisé.

Les blocs de planning définis comme s'appliquant à la journée entière ou sur plusieurs jours sont affichés dans l'en-tête de l'Agenda, pour la ou les journées correspondantes.

Les blocs de planning de plusieurs heures (qui ne s'appliquent pas à la journée entière) sont affichés dans l'Agenda aux horaires correspondants.

Filtrer les éléments de planning

L'affichage des éléments de planning dans les menus Planning et Agenda repose sur l'utilisation de filtres : sans filtre sélectionné, aucun élément de planning ou ressource n'est affiché.

Il existe trois types de filtres :

Les Filtres complets : les ressources correspondant aux filtres complets renseignés sont affichées. Les éléments de planning qui ne correspondent pas à un filtre complet restent affichés dans le planning mais sont grisés, avec une bordure de couleur permettant d'identifier le type d'élément.
Les Filtres ressources : les filtres ressources permettent d'afficher ou de masquer les ressources qui correspondent ou non aux filtres renseignés.
Les Filtres sur plannings : les filtres sur plannings permettent de masquer les éléments de planning qui ne correspondent pas aux filtres renseignés.

Les valeurs disponibles pour les filtres suivants dépendent du cloisonnement appliqué au planificateur : société, division, établissement, affaire, client.

Les types de filtre disponibles sont différents en fonction du contexte :

Depuis la vue Collaborateur du menu Planning et depuis le menu Agenda, les filtres permettent de filtrer sur l'affichage des collaborateurs et des tâches liées à ces collaborateurs.
Depuis la vue Projet du menu Planning, les filtres permettent de filtrer sur l'affichage des affaires et des tâches liées à ces affaires.

Les filtres se combinent avec un ET logique. Cependant, si vous renseignez plusieurs valeurs pour le même type de filtre, ces filtres fonctionnent en OU logique.

Exemple

En vue Projet, vous renseignez deux filtres de type Collaborateur, avec les valeurs Jean Martin et Marie Dupont, ainsi qu'un filtre de type Client avec la valeur Client A.

Le calendrier affichera donc toutes les affaires liées au Client A pour lesquelles des tâches sont planifiées soit chez Jean Martin soit chez Marie Dupont.

Appliquer des filtres

Cliquez sur

dans la zone des filtres, en haut de l'écran de Project, puis sélectionnez le type de filtre à appliquer dans la liste.

Le type de filtre est sélectionné. L'icône associée au type de filtre est affichée à gauche de la zone de filtre et le nom du champ de filtre affiche Filtrer par type de filtre.

Dans le champ de filtre, renseignez au moins 3 caractères pour ouvrir la liste des valeurs correspondant à la recherche, puis sélectionnez le filtre à appliquer.

Astuce

Appuyez sur F2 dans le champ de filtre pour ouvrir directement la liste de toutes les valeurs disponibles pour le type de filtre.

La valeur sélectionnée est appliquée en filtre et le calendrier est mis à jour automatiquement pour correspondre au filtre.

Répétez l'opération avec autant de filtres que nécessaire.

Note

Pour le type de filtre Compétences secondaires, les différents niveaux de compétences secondaires sont affichés entre parenthèses.

Gérer l'affichage des éléments de planning

Le calendrier des différents menus affiche les éléments de planning en cours correspondant aux filtres appliqués et à la période affichée.

Un élément de planning en cours est un élément qui est lié à :

un lot avec un code état dont l'option Planning est cochée (Paramétrage Général > Affaire > Code état lots)
un sous-lot avec un code état dont l'option Planning est cochée (Paramétrage Général > Affaire > Code état Sous lots)

Utiliser les options d'affichage

Les options d'affichage permettent de mettre en évidence certains types d'éléments de planning ou de modifier l'affichage dans le calendrier. Ces options se situent au-dessus du calendrier.

Cliquez sur une option pour l'activer ou la désactiver. Les options qui ne sont pas activées sont grisées.

Options d'affichage du menu Planning

Option d'affichage	Description
Éléments validés	Lorsque l'option est activée, les éléments de planning validés sont grisés et en transparence afin de mettre en valeur les éléments de planning qui ne sont pas validés.
Éléments réalisés	Lorsque l'option est activée, les éléments de planning réalisés sont identifiés par une icône , ajoutés en haut à gauche du bloc de planning.
TACE (uniquement en vue Collaborateur)	Important La règle de gestion PLG_TACE doit être activée et paramétrée, sinon l'option d'affichage TACE n'est pas affichée. Référence Pour plus d'informations sur la règle de gestion PLG_TACE, voir Règles de gestion. Lorsque l'option est activée, le taux d'activité congés exclus (TACE) est affiché sous forme de pourcentage en dessous du nom de chaque collaborateur dans la première colonne du calendrier. Les règles de calcul du TACE sont paramétrées dans la règle de gestion. Pour la période, le calcul se base sur le 1er jour du mois jusqu'au dernier jour du mois. Le code couleur suivant est utilisé : si le TACE du collaborateur est en dessous de 100 %, c'est-à-dire s'il reste des créneaux libres au collaborateur. si le collaborateur est planifié à 100 % pour la période affichée. si le TACE du collaborateur dépasse les 100 %, c'est-à-dire si le collaborateur a plus d'éléments planifiés que de temps de travail effectif. Survolez l'indicateur du TACE pour afficher dans un tooltip les nombre de jours planifiés, de congés validés et de jours travaillés utilisés pour le calcul du TACE.
Planning sur devis	Lorsque l'option est activée, les éléments de planning générés depuis les devis client sont affichés dans le calendrier. Les plannings sur devis sont affichés sur fond blanc et ne reprennent pas le code couleur paramétré pour le planning. Lorsqu'un devis est transformé en commande, les plannings associés sont alors considérés comme des éléments de planning classiques. Note Tant qu'ils ne sont pas validés, les plannings sur devis ne sont pas pris en compte dans les calculs de suivi des charges, d'occupation et de TACE.
Journées sous/sur-occupées	Lorsque l'option est activée, une icône est ajoutée en bas à droite de la case de la journée pour identifier : les journées sous-occupées avec l'icône ; les journées sur-occupées avec l'icône . Cette icône est présente sur les journées avec au moins un élément de planning, dont la durée des éléments planifiés (validés ou non, réalisés ou non) n'atteint pas la journée complète.
Télétravail (uniquement en vue Collaborateur et en affichage MOIS)	Lorsque l'option est activée, les journées ou demi-journées déclarées en télétravail par les collaborateurs sont indiquées avec une couleur de fond : Une case complète si la matinée et l'après-midi sont déclarés en télétravail. La moitié supérieure gauche si la matinée seulement est télé-travaillée. La moitié inférieure droite si l'après-midi seulement est télé-travaillé.
Dépliés	Lorsque l'option est activée, tous les blocs de planning planifiés sont visibles pour chaque journée. Ainsi, la hauteur des lignes dépend du nombre d'éléments planifiés pour chaque journée. Lorsque l'option n'est pas activée, si plusieurs éléments sont planifiés sur la même journée, seul un bloc de planning est affiché : soit l'élément principal (c'est-à-dire l'élément avec la plus longue durée), soit le dernier élément créé si tous les éléments planifiés sont de même durée. Les éléments supplémentaires sont affichés au format +X. Cliquez sur +X pour ouvrir une pop-up qui affiche tous les éléments de planning de la journée.
Weekends	Lorsque l'option est activée, les jours du weekend sont affichés dans la calendrier. Lorsque l'option n'est pas activée, les jours affichés pour chaque semaine vont du lundi au vendredi.

Options d'affichage du menu Agenda

Option d'affichage

Description

Éléments validés

Lorsque l'option est activée, les éléments de planning validés sont grisés et en transparence afin de mettre en valeur les éléments de planning qui ne sont pas validés.

Télétravail

Cette option est uniquement disponible lorsque vous utilisez le filtre par collaborateur et que vous renseignez un seul collaborateur.

Lorsque l'option est activée, les journées ou demi-journées déclarées en télétravail par les collaborateurs sont indiquées avec une couleur de fond.

Weekends

Lorsque l'option est activée, les jours du weekend sont affichés dans la calendrier.

Lorsque l'option n'est pas activée, les jours affichés pour chaque semaine vont du lundi au vendredi.

Ajouter une affaire au calendrier

Depuis n'importe quel affichage en vue Projet du menu Planning, il est possible d'ajouter une affaire à la liste des affaires affichées dans le calendrier. Il peut s'agir :

d'une affaire qui ne correspond pas aux filtres appliqués,
depuis la vue détaillée d'un collaborateur, d'une affaire qui n'a pas d'élément planifié avec ce collaborateur.

Cliquez sur Ajouter une affaire en bas du calendrier.

Dans le champ Affaire, renseignez le code ou le nom de l'affaire recherchée, ou ouvrez la liste déroulante pour afficher toutes les affaires disponibles.

Sélectionnez l'affaire souhaitée puis cliquez sur Valider.

L'affaire sélectionnée est ajoutée au calendrier, avec tous ses éléments de planning.

Il est ainsi possible d'ajouter des éléments de planning à une affaire spécifique ou, depuis la vue détaillée d'un collaborateur, d'affecter des éléments de planning sur une affaire qui n'est pas déjà liée à ce collaborateur.

Note

Les affaires ajoutées ne sont pas sauvegardées si vous rafraîchissez la page. Si vous ne planifiez pas le collaborateur sur une affaire ajoutée, celle-ci ne sera pas conservée dans la liste la prochaine fois que vous consultez la vue détaillée de ce collaborateur.

Ajouter un collaborateur au calendrier

Depuis n'importe quel affichage en vue Collaborateur du menu Planning et depuis le menu Agenda, il est possible d'ajouter un collaborateur à la liste des collaborateurs affichés dans le calendrier. Il peut s'agir :

d'un collaborateur qui ne correspond pas aux filtres appliqués,
depuis la vue détaillée d'une affaire, d'un collaborateur qui n'a aucun élément de planning lié à cette affaire.

Cliquez sur Ajouter un collaborateur en bas du calendrier.

Dans le champ Collaborateur, renseignez le code ou le nom du collaborateur recherché, ou ouvrez la liste déroulante pour afficher tous les collaborateurs disponibles.

Sélectionnez le collaborateur souhaité puis cliquez sur Valider.

Le collaborateur sélectionné est ajouté au calendrier, avec tous ses éléments de planning.

Il est ainsi possible d'affecter des éléments de planning à un collaborateur spécifique ou, depuis la vue détaillée d'une affaire, d'affecter des éléments de planning à un collaborateur qui n'est pas déjà lié à cette affaire.

Note

Les collaborateurs ajoutés ne sont pas sauvegardés si vous rafraîchissez la page. Si vous n'affectez aucune tâche de l'affaire à un collaborateur ajouté, celui-ci ne sera pas conservé dans la liste la prochaine fois que vous consultez la vue détaillée de cette affaire.

Catégoriser les éléments de planning

La catégorisation permet de regrouper par catégories et de trier la liste des affaires dans la vue Projet ou la liste des collaborateurs dans la vue Collaborateur.

Les niveaux de catégorisation disponibles dépendent de la catégorie sélectionnée et sont limités à 4 niveaux maximum. Si vous sélectionnez Collaborateur en Catégorie 1, vous n'aurez qu'un niveau de catégorisation disponible. Cependant, vous pouvez également catégoriser en sélectionnant Compétence principale > Service > Responsable hiérarchique > Famille 1, et vous aurez ainsi 4 niveaux de catégorisation.

Les catégories disponibles sont différentes en fonction des menus :

Depuis la vue Projet, les catégories comprennent les éléments communs, comme la société ou l'établissement, et les éléments propres aux affaires (client, famille d'affaire, etc.).
Depuis la vue Collaborateur, les catégories comprennent également les éléments communs, et ceux propres aux collaborateurs (responsable hiérarchique, service, etc.).

Cliquez sur CATÉGORIE dans l'en-tête du calendrier.

Sélectionnez la Catégorie 1 à utiliser depuis la liste déroulante.

En fonction de la précédente catégorie sélectionnée, renseignez les Catégorie 2, Catégorie 3 et Catégorie 4.

Cliquez sur Valider.

Les éléments de la première colonne du calendrier sont regroupés en fonction de la ou des catégories sélectionnées, et les catégories sont triées dans l'ordre alphabétique.

Exemples

Depuis la vue Projet, si vous sélectionnez la catégorie Client, les affaires seront regroupées par client (triés dans l'ordre alphabétique) : Client A avec les affaires de ce client > Client B avec ses affaires > etc.

Depuis la vue Collaborateur, si vous sélectionnez les catégories Service puis Responsable hiérarchique :

Les collaborateurs seront regroupés par service (triés dans l'ordre alphabétique) : Commerce avec les collaborateurs de ce service > Développement avec ses collaborateurs > Support > etc.
Dans chaque service, les collaborateurs seront regroupés par responsable hiérarchique (triés dans l'ordre alphabétique). Dans le service Développement : Responsable A avec ses collaborateurs > Responsable B avec ses collaborateurs > etc.