Publier et gérer des documents

Akuiteo vous permet de publier et retirer à tout moment des documents.

La publication et la gestion des documents se fait au niveau de l'Application Desktop. Vous pouvez aussi publier directement depuis le Portail Client.

Rappel : Pensez bien à associer à vos clients les DMFs liés aux documents. Pour plus d'informations, voir Paramétrer le Portail Client.

Lorsque vous créez ou ajoutez un document depuis l'Application Desktop, vous pouvez le publier, le classer ou le retirer du Portail Client.

Depuis une fiche document

1 Ouvrez une fiche document et passez en mode modification.
2 Dans la section Publication, indiquez la période pendant laquelle le document sera accessible depuis le Portail Client. Si vous ne définissez pas de dates, le document sera visible tant que vous ne l'aurez pas retiré du Portail Client.
3 Entrez le nom de la catégorie et, si besoin, de la sous-catégorie dans le champ Classer dans.
4 Dans la section Tiers liés, associez le ou les clients qui auront accès au document depuis le Portail Client.
5 Sauvegardez puis sélectionnez le menu Edition > Publier le document.

Depuis l'onglet Documents liés

1 Ouvrez une liste de documents depuis l'onglet Documents liés d'une fiche client, fiche affaire, etc.
2 Faites un clic droit sur un ou plusieurs documents de la liste et sélectionnez Publier/Retirer.

Depuis un résultat de recherche

1 Lancez une recherche de documents.
2 Faites un clic droit sur un ou plusieurs documents de la liste et sélectionnez Publier/Retirer.

Classer un document dans une catégorie

1 Ouvrez une liste de documents :
  • Soit depuis l'onglet Documents liés d'une fiche client, affaire, etc.,
  • Soit depuis un résultat de recherche de documents.
2 Faites un clic droit sur le document de la liste puis sélectionnez Classer dans.
3 Dans la fenêtre Classer les documents, entrez le nom de la catégorie et sous-catégorie, puis cliquez Valider.

La mise à jour se fait automatiquement dans le Portail Client. Si vous recréez des catégories et sous-catégories, le contenu des doublons sera automatiquement écrasé.

Important

Les champs de la boîte de dialogue Classer les documents sont sensibles à la casse. Utilisez les majuscules et minuscules de manière cohérente.

Retirer un document

1 Ouvrez une liste de documents :
  • Soit depuis l'onglet Documents liés d'une fiche client, affaire, etc.,
  • Soit depuis une fiche document,
  • Soit depuis un résultat de recherche de documents.
2 Faites un clic droit sur le document de la liste puis sélectionnez Publier/Retirer.

L'écran de gestion des documents est accessible depuis le menu Documents.

Rappels

  • Il est conseillé de restreindre la taille autorisée d'un document ou d'autoriser seulement certaines extensions de fichiers. Pour cela, vous devez éditer les paramètres Tomcat suivants t9gest.uploadmaxsize, t9gest.allowext et t9gest.disallowext dans les fichiers de configuration. Pour plus d'informations, référez-vous à la documentation sur les paramètres Tomcat.
  • Par défaut, un document est publié sans date de fin.
  • Un document ajouté via le Portail Client figure au même endroit dans l'Application Desktop.

Ajouter un fichier depuis un ordinateur

1 Sélectionnez votre fichier en suivant la méthode que vous préférez :
  1. Glissez-déposez votre document sur la zone Déposer un document.
  2. Cliquez sur la zone Déposer un document et sélectionnez le fichier.
  3. Au-dessus de la zone Déposer un document, cliquez sur > Fichier puis sélectionnez votre fichier.
2 Dans la fenêtre Nouveau document, entrez un titre et sélectionnez la catégorie et sous-catégorie existante.
3 Validez en cliquant sur Sauvegarder.

Ajouter une adresse web

1 Cliquez sur puis sur Adresse web.
2 Dans la fenêtre Nouveau document, entrez l'adresse web du site Internet et sélectionnez la catégorie et sous-catégorie existante.
3 Validez en cliquant sur Sauvegarder.

Ajouter un fichier depuis une Dropbox

1 Cliquez sur puis sur Dropbox.
2 Depuis la page Dropbox, connectez-vous à votre compte et sélectionnez votre fichier. Pensez à autoriser le partage de votre document.
3 Dans l’écran Nouveau document, entrez un titre et sélectionnez la catégorie et la sous-catégorie existante. L'URL du document est partagée.

Gérer l'affichage de la liste

En bas de page, les icônes suivantes sont disponibles :

  • L'icône permet d'exporter au format Excel la liste. Un fichier est automatiquement téléchargé sur votre ordinateur.
  • L'icône ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez configurer les colonnes affichées à l'écran.
  • L'icône permet de rafraîchir la liste.

Supprimer un document

Pour supprimer un document que vous avez publié sur le Portail Client, cliquez sur dans la colonne ACTIONS.

Lorsque vous supprimez un document depuis le Portail Client, il est automatiquement supprimé de l'Application Desktop. Vous ne pouvez supprimer que les documents que vous avez vous-même publiés.

Vous pouvez rechercher depuis l'Application Desktop les documents déjà publiés ou chercher directement des documents depuis le Portail Client.

Les collaborateurs ont accès aux documents du Portail Client en fonction de leurs droits.

1 Allez dans Outils > Documents.
2 Lancez la recherche en fonction des tiers, dates de publication, mot-clés, propriétaires, etc.

Les documents publiés sont visibles dans le résultat de recherche grâce à l'icône .

Pour retrouver rapidement un document depuis le Portail Client, vous pouvez :

  • Saisir du texte dans la zone de recherche située en haut à droite : la recherche se fait sur le texte visible à l'écran (nom du document, du fichier, de la personne qui a publié, etc) et non sur le contenu du document.
  • Filtrer des documents : dans la partie gauche de l'écran, des champs de filtre sont disponibles. Vous pouvez filtrer par documents lus / non lus, catégories, sous-catégories, contacts qui ont publié ou périodes de publication.
  • faire défiler le tableau en cliquant sur les flèches de défilement en bas de la page.

Pour télécharger un document depuis le Portail Client, publié par vous-même ou par un autre contact :

  • Cliquez sur le titre du document ou sur le nom du fichier dans le tableau.
  • Cliquez sur .

Le fichier est téléchargé sur votre disque dur et l'action est automatiquement enregistrée dans l'historique de la fiche document consultable depuis l'Application Desktop.