Natures de dépense

Les natures de dépense permettent de qualifier et de catégoriser les dépenses saisies dans une note de frais. Une dépense peut, par exemple, être de nature "Repas au restaurant", "Billets de train" ou encore "Péage".

Chaque nature de dépense peut être paramétrée différemment de sorte que le formulaire de saisie d'une dépense sera différent en fonction de la nature sélectionnée.

Exemple

Pour la nature de dépense "Repas au restaurant", il est possible de rendre la saisie des invités obligatoire et d'appliquer une triple TVA. Pour la nature de dépense "Billets de train", ces deux paramètres ne seront pas nécessaires.

Le paramétrage pour les natures de dépense est accessible depuis Paramétrage Général > Notes de frais > Nature de Dépense. Une fenêtre de résultats de recherche affiche la liste de toutes les natures de dépense paramétrées pour la société de l'utilisateur connecté. Pour modifier les natures de dépense en lot, faites un clic droit sur une sélection de natures et sélectionnez Modifier en lot les natures sélectionnées.

Cliquez sur dans la barre d'action pour créer une nouvelle nature ou double-cliquez sur une nature pour ouvrir sa fiche.

Paramétrer la nature

Dans la section Nature, paramétrez les champs suivants :

Champ	Description
Code	Renseignez le code unique de la nature de la dépense.
Date de fin	Si besoin, renseignez une date de fin pour la nature de dépense. Lorsque la date est atteinte, la nature ne peut plus être utilisée.
Libellé	Renseignez le libellé de la nature de la dépense.
Icône	Associez une icône à la nature de dépense. Cette icône sera visible sur l'Application Desktop et sur le Portail Collaborateur. Pour ajouter une icône : Cliquez sur pour ouvrir le catalogue d'icônes. Sélectionnez l'icône souhaitée puis cliquez sur Ok. Cliquez sur RAZ pour retirer l'icône sélectionnée.
Type	Sélectionnez le type de dépense associé à la nature : Cochez Normal si la dépense ne possède aucune particularité. Cochez Indemnités kilométriques pour que le montant de la nature soit quantifié en nombre de kilomètres et en fonction de la puissance fiscale. Cochez Péage pour utiliser les péages paramétrés afin de déterminer le prix unitaire. Cochez Restaurant / Triple TVA permet d'activer les deuxième et troisième taux de TVA lors de la saisie d'une dépense pour un repas.
Quote-part ticket restaurant	Renseignez le montant à déduire si vous devez prendre en compte les tickets restaurant. Ce champ est visible uniquement si le type Restaurant / Triple TVA est coché.
Par défaut, refacturer au client	Sélectionnez le comportement lors de la refacturation au client : Cochez le montant remboursé pour refacturer au client seulement le montant remboursé au collaborateur. Si une partie du montant de la dépense n'est pas remboursable, cette partie ne sera pas refacturée au client. Le champ Refacturable est coché par défaut sur la dépense. Cochez le montant saisi pour refacturer la totalité du montant saisi par le collaborateur, y compris les montants non-remboursables. Le champ Refacturable est coché par défaut sur la dépense. Cochez ne rien refacturer si aucun montant ne doit être refacturé au client. Le champ Refacturable n'est pas coché par défaut sur la dépense et il n'est pas possible de le cocher.
Ne pas relancer (TBI)	Lorsque la case est cochée, un contrôle est effectué dans le tableau de bord personnel interactif sur les notes de frais terminées mais non validées sur cette nature de dépense et qui appartiennent à l'utilisateur connecté. Lorsque la case n'est pas cochée, ce contrôle n'est pas effectué.
Saisie des invités requise	Lorsque la case est cochée, l'ajout d'un ou de plusieurs invités est obligatoire lors de la saisie d'une dépense sur cette nature. Lorsque la case n'est pas cochée, la saisie des invités est optionnelle.
Justificatif requis	Lorsque la case est cochée, il est obligatoire d'ajouter au moins un justificatif pour les dépenses créées sur cette nature. Sans justificatif, la note de frais ne pourra ni être terminée ni validée. Lorsque la case n'est pas cochée, l'ajout d'un justificatif est optionnel.

Paramétrer les éléments comptables

Dans la section Éléments comptables, paramétrez les champs suivants :

Champ	Description
Produit acheté	Sélectionnez le produit acheté depuis la liste d'aide à associer à la nature de dépense. C'est par le biais de cette association qu'Akuiteo peut générer une ou plusieurs factures d'achat à partir d'une note de frais.
TVA 1	Sélectionnez le code de TVA pour le premier taux de TVA. Ce taux sera utilisé par défaut pour les dépenses créées sur cette nature.
TVA 2	Sélectionnez le code de TVA pour le deuxième taux de TVA. Ce champ est visible uniquement si le type Restaurant / Triple TVA est coché.
TVA 3	Sélectionnez le code de TVA pour le troisième taux de TVA. Ce champ est visible uniquement si le type Restaurant / Triple TVA est coché.
TVA non modifiable et non affichée	Lorsque la case est cochée, les collaborateurs ne peuvent pas modifier la TVA et celle-ci est masquée, sauf pour les utilisateurs disposant du DMF 041543 ACHATS NOTES DE FRAIS MODIFIER 'TOUJOURS TVA'. Lorsque la case n'est pas cochée, la TVA est visible et peut être modifiée lors de la saisie d'une dépense sur cette nature. Ce champ est grisé si le type Restaurant / Triple TVA est coché.

Paramétrer le montant de la dépense

Dans la section Montant de la dépense, paramétrez les champs suivants :

Champ	Description
Montant par défaut	Renseignez un montant par défaut, qui sera renseigné automatiquement lors de la saisie d'une dépense sur cette nature.
Montant non modifiable	Lorsque la case est cochée, le Montant par défaut renseigné n'est pas modifiable par les collaborateurs lors de la saisie d'une dépense. Lorsque la case n'est pas cochée, le Montant par défaut est renseigné mais peut être modifié par les collaborateurs lors de la saisie d'une dépense.
Non remboursable	Lorsque la case est cochée, les dépenses saisies sur cette nature seront cochées par défaut comme non-remboursables.

Champ

Description

Montant par défaut

Renseignez un montant par défaut, qui sera renseigné automatiquement lors de la saisie d'une dépense sur cette nature.

Montant non modifiable

Lorsque la case est cochée, le Montant par défaut renseigné n'est pas modifiable par les collaborateurs lors de la saisie d'une dépense.

Lorsque la case n'est pas cochée, le Montant par défaut est renseigné mais peut être modifié par les collaborateurs lors de la saisie d'une dépense.

Non remboursable

Lorsque la case est cochée, les dépenses saisies sur cette nature seront cochées par défaut comme non-remboursables.

Paramétrer l'affichage sur le Portail Collaborateur et dans l'application Mobile

Dans la section Affichage Portail et Mobile, paramétrez les champs suivants :

Champ	Description
Commentaire obligatoire	Lorsque la case est cochée, l'ajout d'un commentaire est obligatoire lors de la saisie d'une dépense sur cette nature depuis le Portail Collaborateur et l'application mobile.
'Non remboursable' non modifiable	Lorsque la case est cochée, la case Non remboursable ne peut pas être modifiée lors de la saisie d'une dépense sur cette nature depuis le Portail Collaborateur et l'application mobile. Si le paramètre Non remboursable est coché pour cette nature, les collaborateurs ne pourront pas décocher cette case dans le formulaire de saisie.
'Refacturable' non modifiable	Lorsque la case est cochée, la case Refacturable ne peut pas être modifiée lors de la saisie d'une dépense sur cette nature depuis le Portail Collaborateur et l'application mobile. Si le paramètre Par défaut, refacturer au client est positionné sur ne rien refacturer, les collaborateurs ne pourront pas cocher la case Refacturable dans le formulaire de saisie.
Quantité affichée	Lorsque la case est cochée, le champ Quantité est affiché dans le formulaire de saisie depuis le Portail Collaborateur et l'application mobile. Lorsque la case n'est pas cochée, la quantité est réglée automatiquement sur 1 et le champ Quantité est masqué.
N° de justificatif affiché	Lorsque la case est cochée, le champ N° justificatif est affiché dans le formulaire de saisie depuis le Portail Collaborateur et l'application mobile. Lorsque la case n'est pas cochée, ce champ est masqué.
Suite commentaire affichée	Lorsque la case est cochée, le champ Commentaire (suite) est affiché dans le formulaire de saisie depuis le Portail Collaborateur et l'application mobile. Lorsque la case n'est pas cochée, ce champ est masqué.

Paramétrer les plafonds de remboursement

Dans la section Plafonds, paramétrez les champs suivants :

Champ	Description
Plafond par dépense	Renseignez le montant du plafond à appliquer pour chaque dépense saisie sur cette nature. Le montant du remboursement pour chaque dépense ne pourra pas excéder le plafond renseigné.
Plafond journalier pour ces dépenses	Renseignez le montant du plafond journalier à appliquer pour chaque dépense saisie sur cette nature. Le montant du remboursement par jour ne pourra pas excéder le plafond renseigné, peu importe le nombre de dépenses saisies avec cette nature. Lorsqu'un collaborateur saisit plusieurs dépenses pour une journée : Si le montant cumulé ne dépasse pas le plafond journalier, toutes les dépenses lui seront remboursées. Si le montant cumulé dépasse le plafond journalier, les dépenses lui seront remboursées à hauteur du montant du plafond et toute autre dépense saisie pour ce jour ne sera pas remboursée.
Pas de TVA si dépassement	Lorsque la case est cochée, la TVA est forcée à 0 et ne peut pas être modifiée si le montant de la dépense dépasse le plafond. Si le montant est modifié pour être inférieur au plafond, la TVA redevient modifiable.

Champ

Description

Plafond par dépense

Renseignez le montant du plafond à appliquer pour chaque dépense saisie sur cette nature. Le montant du remboursement pour chaque dépense ne pourra pas excéder le plafond renseigné.

Plafond journalier pour ces dépenses

Renseignez le montant du plafond journalier à appliquer pour chaque dépense saisie sur cette nature. Le montant du remboursement par jour ne pourra pas excéder le plafond renseigné, peu importe le nombre de dépenses saisies avec cette nature.

Lorsqu'un collaborateur saisit plusieurs dépenses pour une journée :

Si le montant cumulé ne dépasse pas le plafond journalier, toutes les dépenses lui seront remboursées.
Si le montant cumulé dépasse le plafond journalier, les dépenses lui seront remboursées à hauteur du montant du plafond et toute autre dépense saisie pour ce jour ne sera pas remboursée.

Pas de TVA si dépassement

Lorsque la case est cochée, la TVA est forcée à 0 et ne peut pas être modifiée si le montant de la dépense dépasse le plafond. Si le montant est modifié pour être inférieur au plafond, la TVA redevient modifiable.