Créer un événement

Vous pouvez créer des événements sur différents types d'objets :

  • des tiers (clients, prospects, fournisseurs…)
  • des affaires
  • des pièces de gestion (chaîne achat et vente)
  • d'autres objets (contrats de maintenance, chiffrages, lots, sous-lots…)

Il existe trois types d’événements : tâches, rendez-vous et notes. Les tâches et rendez-vous sont visibles dans le planning des collaborateurs, mais en consultation uniquement. Leur modification ne peut se faire que directement depuis leur fiche en faisant un double clic sur la zone du planning.

Si vous créez un événement depuis un module Akuiteo comme Achat, Tiers ou Affaire, les informations principales du module d'origine seront reprises.

Sur les fiches des tiers et des pièces de gestion liées, le lien vers l’événement est visible depuis la page "événement lié".

Pour créer un nouvel événement, ouvrez le menu Outils et sélectionnez l'événement de votre choix : Nouvelle tâche / Nouveau rendez-vous / Nouvelle note.

1 Sous l'onglet Détail, saisissez la catégorie et le libellé/objet de l'événement.
2 Précisez le Propriétaire. Par défaut, le collaborateur associé à l'utilisateur connecté est automatiquement affiché. Vous pouvez sélectionner un propriétaire différent si vous voulez, par exemple, qu'un rappel sur un rendez-vous ou événement soit affiché dans son TBI.
3 Indiquez si l'événement est lié au support en cochant la case correspondante.
4 Renseignez les dates et heures de l’événement :
  • date et heure limites à laquelle la tâche doit être réalisée ainsi que son état d'avancement (les différents états seront fixés dans Akuiteo et suivront les états Outlook : Non commencée / en cours / terminée …)
  • dates de début et fin et journée entière ou non du rendez-vous
  • date de fin de validité de la note
5 Indiquez le niveau d'importance de l’événement depuis le champ déroulant Priorité. Concernant une tâche, vous pouvez aussi sélectionner son état et son pourcentage d'avancement.
6 [Rendez-vous et tâche uniquement] Cochez la case Rappel et indiquez la date et l'horaire qui nécessitent un rappel (rappel de démonstration, rappel d'un prospect). La date de rappel sera exploitée par le tableau de bord Événements.
7 Renseignez le Client Principal et l'Affaire principale de l'événement. Si un client est renseigné, la liste d'aide du champ Affaire principale affiche uniquement les affaires de ce client. S'il n'y a qu'un seul client ou qu'une seule affaire associé(e) à l'événement, ce client ou cette affaire est renseigné(e) automatiquement.
8 Rajoutez un commentaire dans le champ Notes.
9 Liez un tiers (collaborateur, client/prospect, fournisseur ou un autre tiers) à l’événement en cliquant sur . Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous entrez les paramètres selon l'élément à lier :
  • Collaborateur : trigramme et nom,
  • Client/Prospect/Site/Contact : nom de la société, du site et des contacts
  • Fournisseur/Site/Contact : nom de la société, du site et des contacts
  • Un autre tiers : type (concurrent, partenaire, etc), nom, site
10 Liez une pièce de gestion de type en cliquant sur situé sous le tableau des tiers liés :
  • ventes : opportunité, devis, commande, etc.
  • achats : cotation, commande fournisseur, etc.
  • support : contrat de maintenance, demande, etc.
  • autre : stage, session, pays

En fonction du niveau de confidentialité de l'événement, vous pouvez indiquer un niveau d'habilitation pour consulter les informations à ce sujet.

1 Cliquez sur l'onglet Autorisation et précisez le niveau d’habilitation de l'utilisateur pour consulter l'événement :
  • Sans restriction,
  • Si vous sélectionnez les options Niveau d’habilitation égal/supérieur à, vous devez saisir un chiffre entre 0 et 999 dans le champ Niveau d'habilitation, correspondant au niveau d'habilitation paramétré dans la fiche utilisateur,
  • Si vous sélectionnez l'option Collaborateurs autorisés (non géré sur le portail client), vous pouvez préciser les employés autorisés à consulter la fiche dans le tableau Collaborateurs autorisés.
2 Sélectionnez les collaborateurs concernés pour les ajouter à la liste.

Cette fonction permet de créer une nouvelle fiche événement basée sur le contenu de l’événement précédent. Il est par exemple possible de créer un rendez-vous à partir d'une note ou d'une tâche

  • Depuis l'événement, allez dans Edition > Nouvel événement lié à l’événement courant et choisissez tâche, rendez-vous et note.

Cette fonction permet de modifier soit le contenu de l’événement, soit le type d’événement (rendez-vous / tâche / note) sans obligatoirement en changer le contenu.

  • Depuis l'événement, allez dans Edition > Modifier > Convertir en rendez-vous / tâche / note en fonction de votre événement à transformer.
  • Vous pouvez aussi y accéder depuis la flèche à droite de l'icône et cliquez sur Convertir en...
1 Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Paramètres spécifiques > Règles de gestion.
2 Activez le pilote V9_CONFID puis sauvegardez.
3 Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Sécurité > Gestion des DMF.
4 Activez les DMF suivants :
  • 1701** DONNEES EVENEMENTS *
  • 170101 DONNEES EVENEMENTS VOIR LES EVENEMENTS CONFIDENTIELS
  • 170201 DONNEES EVENEMENTS INS EVT CONFID DEFAUT

À la prochaine création d'un événement, celui-ci sera automatiquement considéré comme confidentiel. Vous pourrez également consulter les événements confidentiels.

Vous pouvez préciser les catégories par défaut à faire apparaître dans une note créée depuis un rendez-vous de planning ou d'un e-mail.

Pour cela :

1 Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Transverse > Catégories d'événements.
2 Ouvrez une catégorie ou créez-en une.
3 Sous la section Informations secondaires, cochez les cases Défaut depuis l'agenda et/ou Défaut depuis les mails.
4 Validez.
5 Ouvrez un agenda et ajoutez un événement.
6 Faites un clic droit et sélectionnez Créer une note.

Astuce

Il est possible de renseigner la préférence Catégorie par défaut pour l'agenda dans Edition > Préférences > Générales pour renseigner automatiquement le champ Catégorie à chaque création de note sur l'agenda.

Si la préférence n'est pas renseignée, le champ Catégorie comportera la valeur correspondant à la catégorie d'événement définie par défaut.

Si ni la préférence n'est renseignée, ni aucune catégorie n'est définie par défaut, le champ Catégorie sera vide à chaque création d'une note sur l'agenda.