Le planning graphique

Akuiteo permet de saisir des charges prévisionnelles de main d'oeuvre par affaire / lot / sous-lot. Par ce module Planning, il va être possible de visualiser les taches prévues sur une ou un ensemble d'affaire et / ou vérifier le plan de charge des collaborateurs.

Le contenu des vues est fonction de la vue elle même et de la présentation :

  • Présentation Année : le plan de charge est ventilé par mois (1 colonne par mois = 12 mois de l'année sélectionnée)
  • Présentation Mois : le plan de charge est ventilé par semaine (1 colonne par semaine = 4 à 6 semaines du mois sélectionné)
  • Présentation Semaine : le plan de charge est ventilé par jour (1 colonne par jour = 7 jours de la semaine sélectionné)
  • Présentation Jour : 1 colonne correspondant à la charge du jour sélectionné

Note

Les jours non travaillés et les jours fériés sont basés sur le paramétrage du calendrier par défaut de la société, depuis le menu Paramétrage Général > Paramètres régionaux > Calendrier.

Grâce au planning personnalisé, vous pouvez lier une affaire à vos tâches et ainsi automatiquement mettre à jour votre emploi du temps et vos temps passés. Notez que vous pouvez ajouter une tâche pour n'importe quel type d'affaire comme une affaire d'absence par exemple.

1 Allez dans Favoris > Mon planning graphique > .
2 Sous l'onglet Affectation, indiquez le client, l'affaire et son découpage (ex: DEV).
3 Renseignez le nom de la tâche (ex: Développement version X) à réaliser et son code action liée (ex : Étude).
4 Précisez le lieu de réalisation de la tâche si besoin et un commentaire.
5 Cochez l'option Réunion Visio si l'élément de planning est prévu à distance, grâce à un outil de visioconférence. Cette option permet de transférer un rendez-vous en visio dans un agenda Outlook grâce au batch PlanningExchange.

Référence

Pour plus d'informations sur le batch Planning Exchange, voir Batch PlanningExchange.

6 Indiquez la date de début de la tâche et sa durée en nombre de jours. Sinon, sélectionnez le type de journée de travail (journée entière, demi-journée, etc). Sélectionnez ensuite la période de déroulement de la tâche : journée, matinée ou après-midi.

Note

La règle de gestion PLG_HORODATE permet de saisir des plannings en horodaté. Si cette règle est activée, vous devez alors saisir une date et une heure de Début et de Fin pour votre élément de planning. Vous pouvez également définir la planification en journées entières.

Cochez l'option Journée entière si vous souhaitez définir la planification en journées entières. Dans ce cas, les dates de début et de fin de l'élément sont toujours saisissables, mais les heures de début et de fin sont masquées. La durée est indiquée en jours dans le champ Durée.

Dans ce cas :

  • Cochez Termine à midi si vous souhaitez planifier un élément de planning de plus d'une journée qui se termine en fin de matinée.
  • Cochez Commence l'après-midi si vous souhaitez planifier un élément de planning de plus d'une journée qui commence en début d'après-midi.

Exemples

Vous souhaitez planifier un élément sur la journée du lundi 25 : vous planifiez du 25 au 25 et cochez Journée entière. L'élément créé a une durée d'1 jour.

Vous souhaitez planifier 2 jours et demi, du lundi 25 au mercredi 27 : vous planifiez du 25 au 27 et cochez Journée entière.

  • Si vous cochez Termine à midi, l'élément sera planifié du lundi matin au mercredi midi. L'élément créé a une durée de 2 jours et demi.
  • Si vous cochez Commence l'après-midi, l'élément sera planifié du lundi en début d'après-midi au mercredi soir. L'élément créé a une durée de 2 jours et demi.
  • Si vous cochez à la fois Commence l'après-midi et Termine à midi, l'élément sera planifié du lundi en début d'après-midi au mercredi midi. L'élément créé a dans ce cas une durée de 2 jours.
7 Précisez si vous voulez créer la tâche à partir de la date de fin et les jours de travail autorisés.
8 Cliquez sur pour ajouter la tâche dans le planning graphique.
9 Double-cliquez dessus pour voir le détail de l'affaire liée à l'affectation.

Une fois ajoutée, vous pouvez apporter des changements ou réaliser de nouvelles actions à partir de cette affectation.

Dupliquer une ligne permet de récupérer le contenu d'une tâche existante sur N années, mois, semaines, jours ou à une date précise, tout en spécifiant le statut planifié/non planifié.

1 Faites un clic droit sur la tâche à dupliquer dans le planning graphique > Dupliquer l'affectation sélectionnée ou sélectionnez-la et cliquez sur .
2 Dans la fenêtre de duplication, indiquez sur quelle période de temps vous souhaitez répéter cette affectation :
  • Par période : sur combien d'années, de trimestres, de mois, de semaines ou de jours.
  • A une date précise : date de la tâche.
3 Indiquez le statut que doit avoir la ligne par défaut : validé / non validé ou même statut que l'affectation dupliquée.
4 Validez.

La tâche est dupliquée.

Réaffecter la ligne sélectionnée permet de modifier le contenu d'une ou de toutes les composantes des lignes de planning sélectionnées, à l'exception de la date et de la charge.

1 Faites un clic droit sur la tâche à réaffecter dans le planning graphique > Réaffecter les lignes de planning ou sélectionnez-la et cliquez sur .
2 Indiquez la nouvelle affaire ou le nouveau collaborateur de la tâche et validez. La tâche est réaffectée.

Reporter les lignes sélectionnées permet de décaler le planning de N années, mois, semaines, jours ou à une date précise.

1 Faites un clic droit sur la tâche à reporter dans le planning graphique > Reporter l'affectation sélectionnée ou sélectionnez-la et cliquez sur .
2 Cochez la case Dissocier le planning si vous voulez scinder en 2 la tâche sur une période pré-définie :
  • Saisissez un nombre de jours dans le champ.
  • Sélectionnez l'option jours à reporter/conserver selon vos besoins.
3 Dans la fenêtre de report de l'affectation, indiquez sur quelle période de temps vous souhaitez répéter cette affectation :
  • Par période : sur combien d'années, de trimestres, de mois, de semaines ou de jours.
  • A une date précise : date de la tâche.
4 Indiquez le statut que doit avoir la ligne par défaut : validé / non validé ou même statut que l'affectation dupliquée.
5 Validez.

La tâche est reportée.

Transférer les lignes de planning dans les temps permet d'ajouter des temps passés à partir des lignes de planning et ainsi automatiser la saisie des temps passés.

1 Faites un clic droit sur la tâche à transférer dans les temps passés > Transférer l'affectation sélectionnée dans les temps ou sélectionnez-la et cliquez sur .
2 Confirmez le transfert.
1 Faites un clic droit sur la tâche à supprimer du planning > Supprimer l'affectation sélectionnée ou sélectionnez-la et cliquez sur .
2 Confirmez la suppression.

Le planning hebdomadaire vous permet de visualiser en un coup d’œil votre planning et vos temps passés de la semaine en cours. Vous pouvez aussi visualiser les semaines suivantes ou précédentes et modifier le planning si besoin.

Pour apporter des modifications dans le planning :

1 Allez dans Favoris > Mon activité hebdomadaire > .
2 Cliquez sur pour ajouter une ligne ou pour supprimer une ligne.
3 Faites un clic droit sur une ligne de planning pour :
  • Exporter la ou les lignes dans Excel.
  • Valider la ligne sélectionnée.
  • Passer la ligne sélectionnée dans les temps passés. Pour plus d'informations sur les temps passés, voir la section Les temps passés.
  • Définir l'activité sélectionnée comme activité par défaut. Voir la section Saisir des activités récurrentes.
4 Faites un clic droit sur une ligne de temps passés pour :
  • Exporter la ou les lignes dans Excel.
  • Passer la ligne sélectionnée dans le planning.
5 Sauvegardez.