Les demandes internes

Vous pouvez utiliser la fonction de demandes internes pour répondre à différents types de besoins, par exemple :

  • Un collaborateur doit partir en déplacement (de manière ponctuelle ou récurrente). Pour cela, il crée sa demande interne dans Akuiteo qui doit être approuvée (afin de pouvoir ensuite réserver un billet de transport ou voiture de location, hôtel, etc.)
  • Un collaborateur fait une demande d'achat.
  • Un collaborateur fait une demande de travail à distance.

Avant d'utiliser la fonction de demandes internes, vous devez effectuer les paramétrages suivants.

1 Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Demandes internes > Catégories de demande.
2 Indiquez les informations suivantes :
  • Code / Libellé / Date fin de validité
  • Gestion de la visibilité de la catégorie
  • Gestion des lieux
  • Niveaux d'habilitation
  • Profils utilisateurs
  • Création possible depuis le planning ou les temps passés
3 Ajoutez des données personnalisées par catégorie de demande si besoin.
4 Paramétrez les natures de dépense prévues (note de frais) pour faire une comparaison entre le montant de dépense prévu et le montant de dépense réel.
5 Paramétrez les modèles de lignes de NDF pour faciliter la saisie en utilisant des modèles récurrents.
6 Paramétrez vos éditions / envoi de mail.
1 Allez dans Gestion > Demandes internes > .
2 Entrez les informations suivantes :
  • titre de la demande de déplacement
  • dates et heures
  • affaire ou multi-affaires
  • description
  • modèle paramétré de lignes de frais.
3 Cochez Sans frais si cette demande est faite sans aucune dépense prévue.
4 À l’enregistrement, un numéro est attribué. La demande est alors en état A demander.
5 Allez dans Édition > Terminer pour terminer la demande qui devient A approuver.
6 Imprimez la demande ou envoyez-la par mail si besoin.

Vous pouvez créer une note de frais depuis une demande interne. Pour cela, allez dans le menu Edition > Créer une note de frais depuis une demande approuvée.

1 En tant que Manager, pour valider (ou approuver) une demande interne, allez dans le menu Favoris > Mes approbations. Vous serez alerté des validations à effectuer par un mail envoyé automatiquement par Akuiteo.
2 Validez les demandes internes une par une dans Akuiteo.

Vous pouvez suivre les demandes déjà approuvées pour visualiser les dépenses réelles.

En outre, depuis l’écran de suivi, vous pouvez ouvrir une demande et consulter l’écran de synthèse des dépenses de cette demande.